Médiá sú plné správ o epidemiologickej situácii a odporúčaní na samoizoláciu.
Neexistujú však žiadne jednoduché odporúčania týkajúce sa podnikania. Manažéri firiem čelia novej výzve – ako previesť zamestnancov na diaľku s minimálnymi stratami na produktivite a štruktúrovať ich prácu tak, aby bolo všetko „ako predtým“.
To, čo fungovalo v kancelárii, často nefunguje ani na diaľku. Ako môžu distribuované tímy udržiavať efektívnu spoluprácu a komunikáciu v rámci tímu aj mimo neho?
Dostupnosť mobilnej komunikácie, rýchly internet, pohodlné aplikácie a ďalšie moderné technológie vo všeobecnosti pomáhajú prekonávať mnohé bariéry a budovať produktívnu prácu s partnermi či kolegami.
Musíme sa však pripraviť.
Všetko pôjde podľa plánu. Ak je
Práca na diaľku si vyžaduje špeciálnu konštrukciu interných procesov a komunikácie. A prípravná fáza môže eliminovať mnohé otázky a problémy skôr, ako vzniknú.
V kancelárii aj v podmienkach práce na diaľku je všetko postavené na štyroch pilieroch:
- plánovanie
- Organizácia
- Ovládanie
- Motivácia
V prvom rade si vy a váš tím musíte nastaviť správne ciele, prebudovať systém podávania správ a správne skombinovať asynchrónnu a synchrónnu komunikáciu v rámci tímu. Asynchrónna komunikácia zahŕňa listy, chaty, aktualizované správy a akékoľvek komunikačné možnosti, ktoré nevyžadujú okamžitú reakciu. Synchrónna komunikácia je komunikácia v reálnom čase s rýchlou spätnou väzbou.
Je veľmi dôležité pamätať na to, že pri práci na diaľku si plánovanie vyžaduje pravidelnosť. Je potrebné udržiavať rovnováhu práce so strategickými a operačnými úlohami, stanovovať tempo práce na prioritných úlohách týždenne alebo dokonca denne. Správne plánovanie a stanovenie cieľov sprehľadní prácu a pomôže vyhnúť sa vyhoreniu zamestnancov. Nebudú sa cítiť izolovaní od procesu.
Videokonferencie: nástroj číslo jedna
Izolácia vzdialených zamestnancov je skôr informačná ako sociálna. Sedenie vedľa niekoho im až tak nechýba (hoci je to rôzne), väčšinou sa obávajú nedostatku rýchleho prístupu k informáciám a komunikácie s kolegami. Nemajú možnosť položiť otázku kolegovi a dostať okamžitú odpoveď, osláviť malé víťazstvo alebo brífing, brainstormovať alebo si len tak pokecať o plánoch na víkend.
Tento deficit čiastočne kompenzujú videokonferenčné služby.
Videokonferencie umožňujú jednému alebo viacerým ľuďom konverzovať v reálnom čase, buď cez telefón alebo prostredníctvom online videokonferenčných platforiem. Hovory sú synchrónnym komunikačným kanálom, ale možno ich použiť aj vtedy, keď so skupinou hovorí iba jedna osoba – napr. . Príklady takýchto služieb: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Výhody:
- Videohovory prenášajú intonáciu, emócie, tvárové a iné verbálne signály partnera, čím pomáhajú objasniť a pochopiť jeho náladu.
- Ďalšie informácie robia správy jasnejšie, pridávajú emocionálny obsah a pomáhajú budovať spojenie a dôveru.
Nevýhody:
- Koordinácia v priebehu času. Hovory sa môžu uskutočňovať iba v reálnom čase, čo sťažuje komunikáciu tímu v rôznych časových pásmach.
- Priebeh komunikácie nie je nijako zdokumentovaný. Výzvy nezanechávajú písomný výsledok.
- Výklad. Kvalita komunikácie nie je optimálna pre každého (najmä pre tých, ktorí sa v krajine izolujú). Slová nie sú vždy vnímané správne.
Kedy použiť videokonferenciu?
- Pravidelné stretnutia, individuálne aj skupinové
- Tímové stretnutia
- Plánovanie a brainstorming (najlepšie s videom)
- Riešenie nedorozumení alebo riešenie eskalujúcich alebo emocionálnych situácií z iných kanálov (ako je e-mail, chat)
Ak si myslíte, že vaša vzdialená tímová práca nie je dostatočne produktívna, nestrácajte čas – pokúste sa zmeniť situáciu.
- Zaviesť denné check-iny s tímom.
- Dôsledne dodržujte načasovanie a ciele stretnutia, zapíšte si ich do pozvánky a pripomeňte hneď na začiatku.
- Urob si domácu úlohu. Pripravte sa na stretnutie a napíšte si na papier, aké myšlienky vás na toto stretnutie priviedli, aké očakávania máte od účastníkov a čo oni od vás?
- Požiadajte účastníkov, aby si rozdelili roly (robenie poznámok, prezentovanie informácií, pôsobenie ako moderátor schôdze).
- Neorganizujte stretnutia pre veľký tím (viac ako 8 ľudí).
- Nezabudnite synchronizovať stretnutia s časovým pásmom účastníkov.
Keď sú všetci spolu: ako organizovať valné zhromaždenia
Obľúbeným spôsobom výmeny informácií sa stali stretnutia všetkých zamestnancov spoločnosti.
Existuje niekoľko tipov, ako ich najlepšie usporiadať:
- Čas. Pre spoločnosti v Rusku je najlepšie organizovať takéto stretnutia o 11-12 hod. Snažte sa vybrať čas, ktorý vyhovuje čo najväčšiemu počtu zamestnancov. Stretnutie si určite nahrajte. Na mnohých platformách, vrátane MegaFon, to možno urobiť jedným kliknutím a potom nahrať vo formáte mp4.
- Živý prenos. Pre malé spoločnosti to nemusí byť potrebné, ale pre veľké s distribuovanou sieťou pobočiek má zmysel viesť živé vysielanie.
- Otázky a odpovede. Môžete požiadať ľudí, aby sa vopred pýtali na otázky, ktoré sa ich týkajú, potom môžete pripraviť informácie, ktoré sú pre publikum relevantné.
- Nezabúdajte na humor. Toto nie je zostava v škole, ale príležitosť poskytnúť osobné spojenie a pomôcť vybudovať dôveru medzi distribuovanými tímami.
Brainstorming: Odstráňte zmätok
Pokiaľ ide o brainstorming, je dôležité, aby distribuované tímy používali spoločný digitálny nástroj. Umožňuje vám zbierať, zoskupovať a kategorizovať nápady počas brainstormingu.
Tu je niekoľko dôležitých tipov, ktoré vám pomôžu efektívne zaútočiť:
- Vzdialený tím si môže vybrať kolaboratívny nástroj na riadenie projektov, ktorý podporuje funkčnosť kanban-boardu, ktorú mnohé tímy už poznajú, ako napríklad Trello.
- Alternatívou môže byť tá, ktorú poskytuje platforma. Nástroj je kresliaca doska, ktorú môže vidieť každý a ktorýkoľvek z účastníkov ju môže upravovať.
- Pomocou možnosti hlasovania zhodnoťte, ktorý nápad je najzaujímavejší na realizáciu. Všetky štatistiky si môžete neskôr stiahnuť vo formáte csv alebo xlsx.
- Prax ukazuje, že je lepšie upozorniť zamestnancov na napadnutie vopred, aby mali čas premýšľať o nápadoch. Keď sa skupina zíde, účastníci už neprídu s prázdnymi rukami.
Synchrónna komunikácia, ako napríklad videohovory, môže byť pri správnom používaní vynikajúcim nástrojom na vedenie tímovej práce, sledovanie jej výsledkov a poskytovanie emocionálnej podpory všetkým členom tímu. A v kombinácii s asynchrónnymi nástrojmi pomáhajú distribuovaným účastníkom procesu byť rovnako (a niekedy aj viac) produktívnejšími ako ich kolegovia v kancelárii.
Zdroj: hab.com