Hneď viete odpovedať na otázku, koľko IT systémov máte vo firme? Donedávna sme nemohli ani my. Preto vám teraz povieme o našom prístupe k vytvoreniu jednotného zoznamu IT systémov spoločnosti, ktorý bol potrebný na vyriešenie nasledujúcich problémov:
- Jediný slovník pre celú spoločnosť. Presné pochopenie pre biznis a IT, aké systémy má spoločnosť.
- Zoznam zodpovedných osôb. Okrem získania zoznamu IT systémov bolo potrebné pochopiť, kto je za jednotlivé systémy zodpovedný, a to ako na strane IT, tak aj na strane biznisu.
- Klasifikácia IT systémov. Na strane IT architektúry bolo potrebné klasifikovať existujúce IT systémy podľa stupňa vývoja, podľa použitých technológií a pod.
- Výpočet nákladov na IT systémy. Najprv musíte pochopiť, čo sú IT systémy, a potom prísť s algoritmom na alokáciu nákladov. Hneď poviem, že v tomto bode sme dosiahli veľa, ale o tom v inom článku.
Hneď si odpovedzme na otázku z nadpisu – koľko IT systémov má firma? V priebehu roka sme sa snažili zostaviť zoznam a vyšlo nám, že existuje 116 uznávaných IT systémov (teda, za ktoré sa nám podarilo nájsť zodpovedných v IT a zákazníkov medzi podnikmi).
Či je to veľa alebo málo, bude možné posúdiť po podrobnom popise toho, čo sa u nás považuje za IT systém.
prvý krok
V prvom rade boli všetky oddelenia IT riaditeľstva požiadané o zoznamy IT systémov, ktoré podporujú. Potom sme začali spájať všetky tieto zoznamy a vytvárať jednotné názvy a kódovania. V prvej fáze sme sa rozhodli rozdeliť IT systémy do troch skupín:
- Externé služby.
- Informačné systémy.
- Infraštruktúrne služby. Toto je najzaujímavejšia kategória. V procese zostavovania zoznamu IT systémov sa našli softvérové produkty, ktoré používa iba infraštruktúra (napríklad Active Directory (AD)), ako aj softvérové produkty, ktoré sú nainštalované na lokálnych počítačoch používateľov. Všetky tieto programy boli rozdelené do infraštruktúrnych služieb.
Pozrime sa bližšie na každú skupinu.
Externé služby
Externé služby sú IT systémy, ktoré nevyužívajú našu serverovú infraštruktúru. Za ich prácu je zodpovedná spoločnosť tretej strany. Sú to z väčšej časti cloudové služby a externé API iných spoločností (napríklad služby fiskalizácie platieb a šekov). Termín je diskutabilný, ale nemohli sme prísť s lepším. Všetky hraničné prípady sme zaznamenali v „informačných systémoch“.
Informačné systémy
Informačné systémy sú inštalácie softvérových produktov, ktoré firma používa. V tomto prípade sa brali do úvahy iba softvérové balíky, ktoré sú nainštalované na serveroch a poskytujú interakciu pre mnohých používateľov. Lokálne programy, ktoré sú nainštalované na počítačoch zamestnancov, sa nezohľadnili.
Bolo tam niekoľko jemných bodov:
- Pre mnohé úlohy sa používa architektúra mikroservisov. Mikroslužby sú vytvorené na spoločnej platforme. Dlho sme rozmýšľali, či rozdeliť každú službu alebo skupiny služieb do samostatných systémov. V dôsledku toho celú platformu identifikovali ako systém a nazvali ju MSP – Mvideo (micro) Service Platform.
- Mnohé IT systémy využívajú komplexnú architektúru klientov, serverov, databáz, balancerov atď. Toto všetko sme sa rozhodli spojiť do jedného IT systému bez toho, aby sme osobitne vyzdvihovali také technické časti, ako sú balancery, TOMCAT a mnohé ďalšie.
- Technické IT systémy – ako AD, monitorovacie systémy – boli zaradené do samostatnej skupiny „služieb infraštruktúry“.
Infraštruktúrne služby
Patria sem systémy, ktoré sa používajú na prevádzku IT infraštruktúry. Napríklad:
- Prístup k internetovým zdrojom.
- Služba archivácie údajov.
- Zálohovacia služba.
- telefonovanie.
- Video konferencia.
- Poslovia.
- Adresárová služba Active Directory.
- E-mailová služba.
- Antivírus.
Všetky programy, ktoré sú nainštalované na lokálnych počítačoch používateľov, klasifikujeme ako „Pracovisko“.
Diskusia o súbore služieb ešte nie je ukončená.
Výsledok prvého kroku
Po zostavení všetkých zoznamov prijatých z oddelení sme dostali všeobecný zoznam IT systémov spoločnosti.
Zoznam bol jednoúrovňový, t.j. nemali sme subsystémy. Táto komplikácia zoznamu bola odložená do budúcnosti. Celkovo sme dostali:
- 152 informačných systémov a externých služieb.
- 25 infraštruktúrnych služieb.
Obrovskou výhodou tohto adresára je, že okrem zoznamu IT systémov si pre každý z nich dohodli aj zoznam zodpovedných zamestnancov.
druhý krok
Zoznam mal niekoľko nedostatkov:
- Ukázalo sa, že je to jednoúrovňové a nie úplne vyrovnané. Napríklad systém predajní bol v zozname zastúpený 8 samostatnými modulmi alebo systémami a web bol zastúpený jedným systémom.
- Otázkou zostávalo, či máme kompletný zoznam IT systémov?
- Ako udržiavať zoznam aktuálny?
Prechod z jednoúrovňového zoznamu na dvojúrovňový zoznam
Hlavným zlepšením, ku ktorému došlo v druhej etape, bol prechod na dvojúrovňový zoznam. Boli predstavené dva koncepty:
- IT systém.
- modul IT systému.
Do prvej kategórie patria nielen jednotlivé inštalácie, ale logicky nadväzujúce systémy. Napríklad predtým boli webový reportovací systém (SAP BO), ETL a úložisko uvádzané ako samostatné IT systémy, no teraz sme ich spojili do jedného systému s 10 modulmi.
Po takýchto transformáciách zostalo v katalógu 115 IT systémov.
Vyhľadajte nezohľadnené IT systémy
Problém hľadania nezaúčtovaných IT systémov riešime alokáciou nákladov na IT systémy. Tie. Spoločnosť vytvorila systém pre distribúciu všetkých platieb oddelení do IT systémov (viac o tom v ďalšom článku). Teraz kontrolujeme zoznam platieb za IT na mesačnej báze a prideľujeme ich IT systémom. Hneď na začiatku bolo objavených množstvo platených systémov, ktoré neboli zahrnuté v registri.
Ďalším krokom je zavedenie jednotnej platformy IT architektúry (EA Tool) pre plánovanie vývoja.
Klasifikácia IT systémov
Okrem zostavovania zoznamu IT systémov a identifikácie zodpovedných zamestnancov sme začali IT systémy klasifikovať.
Prvým klasifikačným atribútom, ktorý sme zaviedli, je štádium životného cyklu. Takto vznikol jednotný zoznam systémov, ktoré sa v súčasnosti implementujú a ktoré sa plánujú vyradiť z prevádzky.
Okrem toho sme začali sledovať životný cyklus dodávateľov IT systémov. Nie je žiadnym tajomstvom, že softvérové produkty majú rôzne verzie a dodávatelia podporujú len niektoré z nich. Po analýze zoznamu IT systémov boli identifikované tie, ktorých verzie už výrobca nepodporuje. Teraz je veľká diskusia o tom, čo robiť s takýmito programami.
Používanie zoznamu IT systémov
Na čo používame tento zoznam:
- V IT architektúre používame pri kreslení prostredia riešení bežné názvy pre IT systémy.
- V systéme rozdeľovania platieb naprieč IT systémami. Takto vidíme celkové náklady na ne.
- Prestavujeme ITSM, aby sme v každom incidente zachovali informáciu o tom, v ktorom IT systéme bol incident zistený a v ktorom bol vyriešený.
Zoznam
Keďže zoznam IT systémov je dôvernou informáciou, nie je možné ho tu prezentovať celý, ukážeme si vizualizáciu.
Na obrázku:
- Moduly IT systému sú označené zelenou farbou.
- DIT oddelenia v iných farbách.
- IT systémy sú naviazané na manažérov, ktorí sú za ne zodpovední.
Zdroj: hab.com