Zatiaľ čo koronavírus zachváti planétu, záchod vedie na burze a celé krajiny sú v karanténe, stále viac spoločností je nútených presúvať zamestnancov na prácu na diaľku. My v RUVDS sme neboli výnimkou a rozhodli sme sa podeliť s Habrom o naše skúsenosti s organizáciou workflow na diaľku v celej spoločnosti. Okamžite stojí za zmienku, že článok nebude obsahovať kapitánske rady typu „ak si doma, obleč si nohavice“, iba tvrdú realitu a pokyny, ako konať.
Aby sme sa vyhli neznesiteľnej bolesti v dôsledku presunu zamestnancov na prácu na diaľku, rozdelili sme celý proces na malé etapy.
Fáza 1: Rozdeľte spoločnosť do skupín/smerov
Keďže máme malú firmu (do 20 ľudí), je to pre nás v tomto smere jednoduchšie, pretože tu nie je veľké množstvo oddelení, divízií a menších jednotiek deliacich ľudí. Celkovo dokáže RUVDS rozlíšiť 5 podmienených skupín/smerov:
- Technická podpora;
- Správcovia systému;
- Vývojári;
- Finančné služby (účtovníctvo, platby a tok dokumentov);
- Manažérske a marketingové služby.
V našom prípade je rozdelenie podmienené, pretože štrukturálne odlišné skupiny ľudí, ako v našom prípade manažment a marketing, potrebujú podobné prístupové práva. Súcitíme s tými, ktorí nemajú 5, ale oveľa viac skupín, z ktorých každá vyžaduje svoju vlastnú úroveň prístupu.
Fáza 2: Stanovte pracovné potreby skupín/smerov a nastavte prístup
- Na udržanie efektívnosti potrebujú chlapci z technickej podpory – ktorú máme nepretržite – prístup k nášmu internému systému lístkov (OTRS) a schopnosť promptne reagovať na klientov, čo znamená, že musia presmerovať hovory z práce na mobilné čísla zamestnancov. . V dobrom slova zmysle na umiestnení TP vôbec nezáleží, pokiaľ je podpora kompetentná a pohotová.
Aby ste sa mohli pripojiť k tiketovému systému odkiaľkoľvek, je založený na jednom z virtuálnych serverov a duplikovaný v inom dátovom centre, v kancelárii nie je nič. Ak jeden server spadne, druhý sa zdvihne do minúty; pracovníci si ani vždy nevšimnú, že došlo k výmene. - Správcovia systému pracujú priamo so servermi, ktoré nie sú prepojené s kanceláriou, takže prechod na prácu z domu je pre nich bezbolestný. Všetky naše servery sú navyše vybavené špeciálnym rozhraním pre správu, oveľa funkčnejším ako klasický KVM. Naše rozhranie umožňuje administrátorom pracovať so serverom aj z Antarktídy (toto bola skúsenosť ).
- Vývojári vždy dokázali pracovať na diaľku a ich presun do práce z domu vôbec neovplyvní produktivitu.
- Platby, účtovníctvo a tok dokladov sú možno najviac mätúce z hľadiska ich prenosu na diaľku, no aj tu existuje množstvo riešení, na ktoré využívame vlastné virtuálne servery.
Platby, ktoré vyžadujú overenie od jednotlivcov, sú teda kontrolované na servisných virtuálnych strojoch umiestnených v dvoch našich dátových centrách. Platby prijaté od právnických osôb, ktoré vyžadujú spojenie s bankou klienta, sa zbierajú a opäť spracúvajú na virtuálnom stroji umiestnenom v jednom z dátových centier. Šeky sú spracovávané online a nezávisia od našej kancelárie alebo dokonca dátového centra a vracanie sa uskutočňuje manuálne a znova na jednom z virtuálnych serverov.Účtovné databázy sú umiestnené na serveri v našom dátovom centre v Koroľove na území závodu na obranu kompozitov - v bývalom protileteckom kryte - a pre spoľahlivosť sú duplikované v dátovom centre M9 (objekt strategického významu pre celé Rusko ). V určitom čase dochádza ku kopírovaniu, čo umožňuje v prípade straty jedného zo serverov rýchlo pokračovať v práci účtovného oddelenia s minimálnymi nákladmi.
- Zautomatizovali sme aj tok dokumentov - v Osobnom účte si klient môže stiahnuť zmluvu a výpisy o odsúhlasení s pečaťami sám, pre fyzické osoby to zvyčajne stačí. Ale väčšina našich klientov sú právnické osoby, ktoré potrebujú originálne doklady. V tomto prípade si učtáreň všetko potrebné vytlačí doma a pošle poštou alebo kuriérom kamkoľvek. Všetka prichádzajúca korešpondencia je zhromažďovaná bezpečnostnou službou a odosielaná kuriérskou službou na podpis do účtovného oddelenia a potom sú dokumenty odoslané späť do kancelárie odosielateľa. No jeden človek z vedenia príde do kancelárie párkrát do týždňa, pre každý prípad. Napriek tomu, ak ide o papierové dokumenty, návšteva úradu je absolútne nemožná.
- Najjednoduchší spôsob práce na diaľku je pre manažérske a marketingové oddelenia, ktoré pracujú z notebookov, kde stačí zaviesť certifikát na prístup k zdrojom spoločnosti a máte hotovo.
3. fáza: Poistite sa proti rizikám, informáciám a žehličke
Jednou z hlavných ťažkostí pri práci na diaľku je únik dát, a preto sa stáva problémom pre mnohých bezpečnostných profesionálov. Na diaľku uplatňujeme rovnaké pravidlá ako v kancelárii – prístup k citlivým zdrojom je zabezpečený dvojfaktorovou autentifikáciou pomocou certifikátu a loginu/hesla. Týmto spôsobom môžete okamžite zakázať prístup konkrétnemu zamestnancovi zrušením jeho certifikátu.
Ako sa hovorí, je lepšie byť v bezpečí, ako ľutovať, preto sme takéto ťažké časy použili ako dôvod na neplánovaný test pevnosti „hardvéru“ infraštruktúry. Za jeho dostupnosť v DC sú zodpovedné tri služby: technici v službe, ktorí sú na svojich miestach XNUMX hodín denne, technická podpora a správcovia systému.
Všetky kľúčové uzly našich dátových centier sú rezervované podľa schémy N+1 v súlade so štandardmi nie nižšími ako Tier III, vrátane telekomunikačných zariadení a napájania. Aj keď sa musí stať niečo vážnejšie ako všeobecná karanténa, aby sa obmedzilo napájanie, napriek tomu sme vykonali cvičenia na prepnutie napájania v dátových centrách na dieselové generátory. Dohody o dodávke paliva pre nich umožnia vlajkovej lodi RUCLOUD dátové centrum fungovať autonómne počas dlhodobého odpojenia od elektrickej siete. Zároveň sme vykonali audit všetkých opravných sád, pre prípad problémov s dodávkou nových komponentov.
Keďže pandémia koronavírusu je už uznávaná ako vyššia moc, ktorá umožňuje neplniť záväzky, preverili sme, ktorá z protistrán by to mohla využiť a v ťažkej chvíli zlyhať.
Na základe skúseností z Číny a Talianska môžeme konštatovať, že ani rozsiahle šírenie choroby priamo neovplyvňuje poskytovateľov internetu, najmä preto, že každé dátové centrum má minimálne 2 nezávislé komunikačné kanály, ktoré sa navzájom duplikujú.
4. fáza: Predpíšte pravidlá pre prácu na diaľku
Pravidlá umožňujú tímu nepoľaviť a prejsť na prácu na diaľku bez straty kvality práce. Spravili sme si pre seba malý zoznam:
- Dodržiavanie pracovného času aj s prihliadnutím na skutočnosť, že práca je zameraná na výsledok, nie na proces. Je to dôležité najmä pre technickú podporu, ktorá musí byť k dispozícii nepretržite. Pracovná doba je konštanta, v rámci ktorej môžu všetci medzi sebou komunikovať.
- Určite hlavné miesto komunikácie (tímový chat) o všetkých dôležitých otázkach. Tradične ide o prácu Slack. Pre tých, ktorí majú radi Slack, ale neradi zaň darujú, vyskúšajte open source Mattermost.
- Využite videohovory na zložité úlohy a diskusie (Zoom nemá konkurenciu). Všetko, čo bolo dohodnuté počas videohovoru, musí byť zaznamenané a zverejnené vo všeobecnom tímovom chate alebo vo vlákne chatu, ktorého členovia sa týkajú podrobností vášho hovoru. Táto fixácia umožňuje celému tímu byť v jedinom informačnom poli.
- V podmienkach dlhodobej práce na diaľku je potrebné viesť pravidelné tímové a individuálne video stretnutia. Napríklad dvakrát týždenne s prehľadom o stave vašich úloh. To je opäť potrebné, aby sa pochopilo, kto čo robí.
Zoznam je maximálne jednotný, ale môžete ho brať ako základ a robiť úpravy a doplnky na základe špecifík vašej práce.
Na záver by som rád poznamenal, že trendom práce na diaľku nie je stagnácia, ale skôr evolúcia, v ktorej prežijú len tí, ktorí sa aktívne prispôsobujú zmenám prostredia. Preto tí, ktorí sa naučia pracovať bez neustálej kontroly kancelárie, sústredia sa na výsledok, a nie na strávený čas, budú zo súčasnej situácie len profitovať.
Aké kroky podnikáte na prechod na prácu na diaľku vo vašom tíme alebo spoločnosti? Možno sa máme jeden od druhého čo učiť.
Zdroj: hab.com