Predstavte si, že máte kompletné serverové inžinierske vybavenie: niekoľko desiatok klimatizácií, množstvo DGU a záložných zdrojov. Aby „železo“ fungovalo tak, ako má, pravidelne kontrolujete jeho funkčnosť a nezabúdajte na prevenciu: vykonávate testovacie štarty, kontrolujete úroveň oleja, meníte diely. Aj pre jeden server je potrebné uchovávať množstvo informácií: register vybavenia, zoznam spotrebného materiálu na sklade, plán preventívnych prác, a ešte záruka dokumenty, zmluvy s dodávateľmi a dodávateľmi.
Teraz vynásobíme počet miestností desiatimi. Objavili sa otázky logistiky. Na ktorom sklade čo skladovať, aby ste nemuseli behať za každou náhradnou súčiastkou? Ako včas doplniť zásoby, aby vás neplánovaná oprava nezaskočila? Ak je vybavenia veľa, udržať všetky technické práce v mysli nie je možné a na papieri – ťažko. Tu prichádza na pomoc MMS, teda systém riadenia údržby, – systém správy technickej údržby vybavenia.
V MMS vytvárame plány preventívnych a opravárskych prác a uchovávame pokyny pre inžinierov. Nie všetky dátové centrá tento systém majú, mnohí ho považujú za príliš drahé riešenie. Ale na vlastnej skúsenosti sme sa presvedčili, že dôležitý nie je nástroj, ale prístup k práci s informáciami. Prvý systém sme vytvorili v Exceli a postupne sme ho vylepšovali na softvérový produkt.
Spolu s sme sa rozhodli podeliť o skúsenosti s rozvojom vlastného MMS. Ukážem vám, ako sa systém vyvíjal a ako pomohol zaviesť najlepšie postupy údržby. Alexej povie, ako dostal MMS do dedičstva, čo sa za tento čas zmenilo a ako systém uľahčuje život inžinierom teraz.
Ako sme sa dostali k vlastnému MMS
Najprv boli složky. Pred 8-10 rokmi sa informácie uchovávali v roztrhnutom stave. Po technickej údržbe sme podpisovali zápisnice o vykonaných prácach, uchovávali papierové originály v archívoch a naskenované kópie – na sieťových složkách. Presne tak isto sme v složkách s rozdelením podľa vybavenia zhromažďovali informácie o ZIP: súčiastkach, nástrojoch a vybavení. Takto sa dá žiť, ak pre tieto zložky zostavíte štruktúru a úrovne prístupu.
Ale potom máte tri problémy:
- Navigácia: dlhé prepínanie medzi rôznymi priečinkami. Ak by ste chceli zobraziť opravy konkrétneho zariadenia za niekoľko rokov, musíte urobiť veľa kliknutí.
- Štatistika: nebudete ju mať, a bez nej je ťažké predpovedať, ako rýchlo sa rôzne zariadenia porušujú alebo koľko ZIP naplánovať na nasledujúci rok.
- Včasnosť reakcie: nikto vás nepripomenie, že súčiastky sa už míňajú a treba doobjednať. A tiež nie je zjavné, že to isté zariadenie sa porušuje už nie po prvý raz.
I keď sme nejaký čas dokumenty uchovávali takto, neskôr sme objavili Excel 🙂
MMS v Exceli. Postupom času sa štruktúra dokumentácie presunula do Excelu. V základe bol zoznam zariadení, ku ktorému boli pripojené grafy údržby, kontrolné zoznamy a odkazy na vykonané práce:
V zozname zariadení sme uviedli hlavné charakteristiky a umiestnenie v DC:
Vytvoril sa akýsi navigátor, z ktorého je rýchlo možné zistiť, čo sa deje so zariadením a jeho údržbou. Ak je to potrebné, z grafu údržby môžete nahliadnúť do samostatných aktov pomocou odkazov:
Ak dôsledne vediete dokument v Exceli, riešenie sa celkom hodí pre malú serverovňu. Ale je to tiež dočasné. Aj keď používame len jednu klimatizáciu a robíme údržbu raz mesačne, za päť rokov nazbierame stovky chýb a náš Excel sa nafúkne. Ak pridáme ešte jednu klimatizáciu, jeden diesel-generátor, jeden UPS, bude potrebné vytvoriť niekoľko listov a prepojiť ich medzi sebou. Čím dlhšia história, tým ťažšie je okamžite získať potrebné informácie.
Prvý „dospelý“ systém. V roku 2014 sme prechádzali prvým auditom Management & Operations podľa štandardov Operational Sustainability od Uptime Institute. Prechádzali sme takmer s tou istou excelkou, ale za rok sme ju výrazne vylepšili: pridali sme odkazy na inštrukcie a kontrolné zoznamy pre technikov. Audítori považovali tento formát za plne funkčný. Dokázali sledovať všetky operácie so zariadením a uistili sa, že informácie sú aktuálne a procesy sú usporiadané. Audit sme prešli „na výbornú“, získali sme 92 bodov z 100 možných.
Stál otázka: ako žiť ďalej? Rozhodli sme sa, že potrebujeme „serióznu“ MMS, pozreli sme sa na niekoľko platených programov, ale nakoniec sme sa rozhodli napísať si softvér sami. Ten istý Excel sme použili ako rozšírené TŠ. Tu sú úlohy, ktoré sme si dávali pred MMS.
Čo sme od MMS chceli
V drvivej väčšine prípadov je MMS súbor databáz a správ. Naša hierarchia databáz vyzerá približne takto:
Najprv je databáza na najvyššej úrovni – zoznam budov: strojovne, sklady, kde je umiestnené vybavenie.
Ďalej nasleduje zoznam technického vybavenia. Ten sme zostavili podľa systémov:
- Chladenársky systém: klimatizačné jednotky, chiller-y, čerpadlá.
- Systém napájania: UPS, dieselové generátory, rozvodné panely.
Pre každé vybavenie zhromažďujeme základné údaje: typ, model, sériové číslo, údaje od výrobcu, rok výroby, dátum uvedenia do prevádzky, záruka.
Keď vyplníme zoznam vybavenia, vytvoríme pre neho program údržby: akým spôsobom a ako často vykonávať údržbu. V programe údržby popisujeme súbor operácií, napríklad: vymeniť túto akumulátorovú batériu, nastaviť činnosť konkrétnej súčiastky a tak ďalej. Operácie popisujeme v osobitnej databáze. Ak sa operácia opakuje v rôznych programoch, nie je potrebné ju zakaždým znova popisovať – jednoducho si vezmeme hotovú z databázy:
Operácie „Zmena nastavení teploty“ a „Výměna rýchloupínacích spojení” budú spoločné pre chillery a klimatizačné systémy jedného výrobcu.
Teraz pre každé vybavenie môžeme vytvoriť harmonogram údržby. Prepojujeme program údržby s konkrétnym vybavením, a systém sám kontroluje v programe, ako často je potrebné vykonávať údržbu, a počíta čas prác od dátumu uvedenia do prevádzky:
Zostavenie takého harmonogramu môžeme automatizovať aj pomocou Excelu.
Nie je to úplne jasný proces: vedeme osobitnú databázu odložených prác. Harmonogram je harmonogram, ale sme živí ľudia a chápeme, že sa môže stať čokoľvek. Napríklad spotrebný materiál neprišiel včas a je potrebné presunúť údržbu na týždeň. To je normálna situácia, ak je sledovaná. O odložených a nevykonaných prácach vedeme štatistiku a snažíme sa, aby zrušenia údržby smerovali k nule.
Tiež pre každé vybavenie vedeme štatistiku havárií a neplánovaných oprávŠtatistiky používame na plánovanie nákupov, hľadanie slabých miest v infraštruktúre. Napríklad, ak sa na tom istom mieste trikrát po sebe spáli kompresor, je to signál hľadať príčinu porúch.
Takáto história údržby a opráv sa nazbierala za 4 roky pre konkrétny klimatizačný systém.
Nasledujúci adresár – ZIP. V ňom zohľadňujeme, aké spotrebné materiály sú potrebné pre zariadenia, kde a v akých množstvách sa uchovávajú. Tu taktiež uchovávame informácie o dodacích lehoch, aby sme lepšie plánovali príchody na sklad.
Množstvo ZIP vypočítavame na základe ročných štatistík opráv na jeden kus zariadenia. Pre všetky ZIP uvádzame minimálny zostatok: aké minimum náhradných dielov je potrebné na každom objekte. Ak sa ZIP končí, jeho množstvo v adresári sa zvýrazní:
Minimálny zostatok senzorov vysokého tlaku musí byť aspoň dva, a ostal len jeden. Naliehavo je potrebné urobiť objednávku.
Hneď ako dorazí dávka ZIP, doplníme adresár údajmi z dodacieho listu a uvedieme miesto uloženia. Okamžite vidíme aktuálny zostatok takých ZIP na sklade:
Samostatne vedieme adresár kontaktov. Ukladáme do neho údaje o dodávateľoch a dodávateľoch, ktorí vykonávajú údržbu:
K karte každého dodávateľa-inžiniera sú priradené certifikáty a skupiny prístupu v oblasti elektrobezpečnosti. Pri zostavovaní rozvrhu si môžeme pozrieť, ktorý z odborníkov má potrebný prístup.
Počas existencie MMS sa práca s prístupmi na plochu zmenila. Napríklad sa pridali dokumenty s metodickými pokynmi na vykonávanie údržby. Ak predtým sa súbor operácií zmestil do malého kontrolného zoznamu, v podrobných pokynoch je zahrnuté všetko: ako sa pripraviť, aké podmienky sú potrebné a tak ďalej.
Ako je celý proces teraz usporiadaný, na príklade vysvetlí .
Ako prebieha údržba v MMS
Kedysi sa vykonané práce dokumentovali už ex post. Jednoducho sme vykonali údržbu a po nej sme podpísali záznam o vykonaných prácach. Takto to robí 99% serverovní, no, podľa skúseností, to nie je dostatočné. Aby sme na nič nezabudli, najprv vytvoríme povolenie na prácu. Je to dokument s popisom prác a podmienok ich vykonávania. Akákoľvek údržba a oprava v našom systéme sa začína s ním. Ako sa to deje:
- Pozeráme sa na najbližšie naplánované práce v rozvrhu údržby:
- Vytvárame nový zápis o povolení. Vyberáme dodávateľa na údržbu, ktorý riadi proces z našej strany a schvaľuje práce u nás. Uvádzame, kde a kedy sa budú vykonávať práce, vyberáme typ zariadenia a program, podľa ktorého budeme konať:
- Po uložením karty prechádzame k detailom. Uvádzame vykonávateľa a kontrolujeme, či má povolenie na potrebné práce. Ak povolenie neexistuje, pole sa zvýrazní červenou farbou a vystavenie povolenia nie je možné:
- Uvádzame konkrétne zariadenie. V závislosti od typu prác sú v programe údržby uvedené predbežné opatrenia, napríklad: objednať palivo na plochu, naplánovať úvodný školenie inžinierov a informovať kolegov. Zoznam opatrení sa objaví automaticky, ale môžeme pridať aj vlastné položky, všetko je dosť flexibilné:
- Ukladáme zápis, posielame e-mail schvaľujúcemu a čakáme na jeho odpoveď:
- Na príchod inžiniera vytlačíme zápis priamo zo systému.
- V zápise je kontrolný zoznam operácií pre program údržby. Vedúci práce v dátovom centre monitoruje údržbu a zaškrtáva políčka.
Niekoľko časov stačil krátky kontrolný zoznam. Potom sme zaviedli metodické pokyny, alebo MOP (metóda postupu). S pomocou takého dokumentu môže akýkoľvek certifikovaný inžinier vykonať kontrolu akéhokoľvek zariadenia.
Všetko je podrobne opísané, vrátane šablón e-mailov a poveternostných podmienok:
Tlačený dokument vyzerá takto:
Podľa štandardov Uptime Institute by taký MOP mal byť pre všetky operácie. Toto je dosť veľký objem dokumentácie. Z našich skúseností odporúčame vypracovávať ich postupne, napríklad jeden MOP za mesiac.
- Po prácach inžinier vystaví protokol o vykonaní prác. Jeho skenujeme a prikladáme k karte spolu so skenmi iných dokumentov: zápisom o povolení a MOP.
- V zápise označujeme vykonané práce:
- V karte zariadenia sa zachovala história údržby:
Ukázali sme, ako je náš systém aktuálne nastavený. Ale práca na MMS sa nekončí: už sú naplánované niektoré vylepšenia. Napríklad, v súčasnosti uchovávame veľa informácií vo skenoch. V budúcnosti plánujeme urobiť údržbu bezpapierovú: pripojiť mobilnú aplikáciu, kde inžinier môže zaškrtávať políčka a ihneď uložiť informácie do karty.
Samozrejme, na trhu je veľa už hotových produktov s podobnými funkciami. Ale chceli sme ukázať, že aj malú tabuľku Excel je možné rozvinúť na plnohodnotný produkt. Môžete to urobiť sami alebo zapojiť dodávateľov, hlavné je mať správny prístup. A nikdy nie je neskoro to začať.
Zdroj: habr.com
