Predstavte si, že máte celú serverovňu s technickým vybavením: niekoľko desiatok klimatizačných zariadení, množstvo dieselových generátorov a neprerušiteľné zdroje napájania. Aby hardvér fungoval tak, ako má, pravidelne kontrolujete jeho výkon a nezabúdajte na preventívnu údržbu: vykonajte skúšobné jazdy, skontrolujte hladinu oleja, vymeňte diely. Aj pre jednu serverovňu potrebujete uložiť množstvo informácií: register zariadení, zoznam spotrebného materiálu v sklade, harmonogram preventívnej údržby, ako aj záručné dokumenty, zmluvy s dodávateľmi a dodávateľmi.
Teraz vynásobme počet sál desiatimi. Vyskytli sa logistické problémy. V ktorom sklade čo uskladniť, aby ste nemuseli behať po každom náhradnom diele? Ako doplniť zásoby včas, aby vás neplánované opravy nezaskočili? Ak je veľa vybavenia, je nemožné udržať všetku technickú prácu v hlave a ťažko na papieri. Tu prichádza na pomoc MMS alebo systém riadenia údržby.
V MMS zostavujeme harmonogramy preventívnych a opravárenských prác a uchovávame pokyny pre technikov. Nie všetky dátové centrá majú takýto systém, mnohí ho považujú za príliš drahé riešenie. Ale z vlastnej skúsenosti sme o tom presvedčení Nie je dôležitý nástroj, ale prístup pracovať s informáciami. Prvý systém sme vytvorili v Exceli a postupne sme z neho vyvinuli softvérový produkt.
S rozhodli sme sa podeliť o naše skúsenosti s vývojom vlastných MMS. Ukážem, ako sa systém vyvinul a ako pomohol zaviesť najlepšie postupy údržby. Alexey vám povie, ako zdedil MMS, čo sa počas tejto doby zmenilo a ako systém teraz uľahčuje život inžinierom.
Ako sme prišli k vlastnej MMS
Najprv to boli priečinky. Pred 8-10 rokmi boli informácie uložené v rozptýlenej forme. Po údržbe sme podpisovali protokoly o vykonanej práci, papierové originály sme uložili do archívov a naskenovali kópie v sieťových priečinkoch. Rovnakým spôsobom sa informácie o náhradných dieloch: náhradných dieloch, náradí a príslušenstve zhromažďovali do priečinkov rozdelených podľa zariadení. Takto môžete žiť, ak pre tieto priečinky vytvoríte štruktúru a úrovne prístupu.
Ale potom máte tri problémy:
- navigácia: prepínanie medzi rôznymi priečinkami trvá dlho. Ak chcete vidieť opravy na konkrétnom zariadení v priebehu niekoľkých rokov, budete musieť veľa klikať.
- štatistika: nebudete ju mať a bez nej je ťažké predpovedať, ako rýchlo sa rôzne zariadenia pokazia alebo koľko náhradných dielov naplánovať na budúci rok.
- včasná reakcia: nikto vám nepripomenie, že komponenty sa už míňajú a je potrebné ich doobjednať. Nie je tiež zrejmé, že to nie je prvýkrát, čo rovnaké zariadenie zlyhalo.
Chvíľu sme takto ukladali dokumenty, no potom sme objavili Excel :)
MMS do Excelu. Postupom času sa štruktúra dokumentácie presunula do Excelu. Vychádzal zo zoznamu zariadení s priloženými plánmi údržby, kontrolnými zoznamami a odkazmi na osvedčenia o vykonaní práce:
V zozname zariadení boli uvedené hlavné charakteristiky a umiestnenie v dátovom centre:
Výsledkom je akýsi navigátor, z ktorého rýchlo pochopíte, čo sa deje so zariadením a jeho údržbou. V prípade potreby si môžete jednotlivé úkony pozrieť z harmonogramu údržby pomocou odkazov:
Ak svedomito udržiavate dokument v Exceli, riešenie je celkom vhodné pre malú serverovňu. Ale je to tiež dočasné. Aj keď používame jednu klimatizáciu a robíme údržbu raz za mesiac, za päť rokov sa nám nahromadia stovky chýb a náš Excel nafúkne. Ak pridáte ďalšiu klimatizáciu, jeden dieselový generátor, jeden UPS, musíte vytvoriť niekoľko listov a prepojiť ich. Čím je príbeh dlhší, tým je ťažšie okamžite uchopiť potrebné informácie.
Prvý „dospelý“ systém. V roku 2014 sme prešli prvým auditom Management & Operations podľa štandardov Operational Sustainability od Uptime Institute. Prešli sme takmer rovnakým programom Excel, ale v priebehu roka sme ho výrazne zlepšili: pridali sme odkazy na pokyny a kontrolné zoznamy pre inžinierov. Audítori zistili, že tento formát je celkom funkčný. Dokázali sledovať všetky operácie so zariadením a ubezpečili sa, že informácie sú aktuálne a procesy fungujú. Audit potom prešiel s veľkým úspechom a získal 92 bodov zo 100 možných.
Vyvstala otázka: ako ďalej žiť. Rozhodli sme sa, že potrebujeme „serióznu“ MMS, pozreli sme sa na niekoľko platených programov, ale nakoniec sme sa rozhodli napísať softvér sami. Rovnaký Excel bol použitý ako rozšírená technická špecifikácia. Toto sú úlohy, ktoré sme stanovili pre MMS.
Čo sme chceli od MMS
Vo väčšine prípadov je MMS súbor adresárov a správ. Naša hierarchia adresárov vyzerá asi takto:
Úplne prvá referenčná kniha najvyššej úrovne je zoznam budov: strojovne, sklady, kde sa nachádzajú zariadenia.
Nasleduje ďalší zoznam inžinierskych zariadení. Zozbierali sme ho podľa nasledujúcich systémov:
- Klimatizačný systém: klimatizácie, chladiče, čerpadlá.
- Systém napájania: UPS, dieselagregáty, rozvodné dosky.
Pre každé zariadenie zhromažďujeme základné údaje: typ, model, sériové číslo, údaje výrobcu, rok výroby, dátum uvedenia do prevádzky, záručná doba.
Keď máme vyplnený zoznam vybavenia, zostavíme ho program údržby: ako a ako často vykonávať údržbu. V programe údržby popisujeme súbor operácií, napríklad: vymeňte túto batériu, upravte činnosť konkrétnej časti atď. Operácie popisujeme v samostatnej príručke. Ak sa operácia opakuje v rôznych programoch, nie je potrebné ju zakaždým znovu opisovať - jednoducho vezmeme hotovú operáciu z referenčnej knihy:
Operácie „Zmena nastavených hodnôt teploty“ a „Výmena rýchloupínacích káblových spojov“ budú spoločné pre chladiče a klimatizačné systémy toho istého výrobcu.
Teraz pre každé zariadenie, ktoré môžeme vytvoriť plán údržby. Program údržby prepojíme s konkrétnym zariadením a systém sám vyhľadá v programe, ako často je potrebné vykonať údržbu, a vypočíta čas práce od dátumu uvedenia do prevádzky:
Prípravu takéhoto rozvrhu môžete dokonca automatizovať pomocou vzorcov Excelu.
Nie úplne jasný príbeh: udržiavame samostatný adresár odložená práca. Rozvrh je rozvrh, ale všetci sme živí ľudia a chápeme, že sa môže stať čokoľvek. Napríklad spotrebný materiál neprišiel včas a službu je potrebné preložiť o týždeň. Toto je normálna situácia, ak si to dávate pozor. Vedieme štatistiky o odložených a nedokončených prácach a snažíme sa zabezpečiť, aby zrušenia údržby mali tendenciu k nule.
Pre každé zariadenie sa vedú aj štatistiky nehody a neplánované opravy. Štatistiky využívame na plánovanie nákupov a hľadanie slabých miest v infraštruktúre. Napríklad, ak kompresor vyhorí na rovnakom mieste trikrát za sebou, je to signál na hľadanie príčiny poruchy.
Táto história údržby a opráv sa nahromadila počas 4 rokov pre konkrétnu klimatizáciu.
Nasledujúci návod je náhradné diely. Zohľadňuje, aký spotrebný materiál je potrebný pre zariadenie, kde a v akom množstve je skladovaný. Tu ukladáme aj informácie o dodacích lehotách, aby sme mohli lepšie plánovať príchody do skladu.
Počet náhradných dielov vypočítame z ročnej štatistiky opráv na jeden kus zariadenia. Pre všetky náhradné diely uvádzame minimálny zostatok: aké minimálne náhradné diely sú potrebné v každom zariadení. Ak sa minú náhradné diely, ich množstvo v adresári sa zvýrazní:
Minimálny zostatok snímačov vysokého tlaku by mal byť aspoň dva, ale zostáva len jeden. Teraz je čas zadať objednávku.
Hneď ako príde zásielka náhradných dielov, vyplníme adresár údajmi z faktúry a uvedieme miesto skladovania. Okamžite vidíme aktuálny stav takýchto náhradných dielov na sklade:
Vedieme samostatný adresár kontaktov. Zapisujeme do nej údaje dodávateľov a zhotoviteľov, ktorí vykonávajú údržbu:
Certifikáty a skupiny povolení na elektrickú bezpečnosť sú priložené ku karte každého dodávateľa-inžiniera. Pri zostavovaní harmonogramu vidíme, ktorí špecialisti majú požadované povolenie.
Od existencie MMS sa práca s povoleniami lokality zmenila. Pribudli napríklad dokumenty s metodickými pokynmi na vykonávanie údržby. Ak sa predtým súbor operácií zmestil do malého kontrolného zoznamu, potom podrobné pokyny pokrývajú všetko: ako sa pripraviť, aké podmienky sú potrebné atď.
Povie vám, ako celý proces teraz funguje, na príklade. .
Ako funguje údržba v MMS?
Kedysi dávno dokončené práce boli zdokumentované dodatočne. Jednoducho sme vykonali údržbu a po nej podpísali potvrdenie o vykonaní prác. Robí to 99% serverov, ale zo skúseností to nestačí. Aby sme na nič nezabudli, najprv formujeme pracovné povolenie. Ide o dokument popisujúci prácu a podmienky jej realizácie. Akákoľvek údržba a oprava v našom systéme začína tým. Ako sa to stane:
- Pozeráme sa na ďalšie plánované práce v pláne údržby:
- Vytvárame nové povolenie. Vyberáme dodávateľa údržby, ktorý riadi proces z našej strany a koordinuje práce s nami. Uvádzame, kde a kedy bude práca prebiehať, vyberieme typ zariadenia a program, ktorým sa budeme riadiť:
- Po uložení karty prejdite na podrobnosti. Označíme dodávateľa a skontrolujeme, či má povolenie na vykonanie požadovaných prác. Ak neexistuje žiadne povolenie, pole je zvýraznené červenou farbou a nemôžete zadať pracovný príkaz:
- Uvádzame konkrétne vybavenie. V závislosti od typu práce sú v programe údržby predpísané predbežné činnosti, napríklad: objednanie paliva na stavenisko, naplánovanie úvodného brífingu pre inžinierov a upovedomenie kolegov Zoznam činností sa zobrazí automaticky, môžeme však pridať vlastné položky , všetko je dosť flexibilné:
- Uložíme objednávku, pošleme list schvaľujúcej osobe a čakáme na jej odpoveď:
- Po príchode inžiniera vytlačíme pracovný príkaz priamo zo systému.
- Pracovný príkaz obsahuje kontrolný zoznam operácií pre program údržby. Manažér práce v dátovom centre riadi údržbu a zaškrtáva políčka.
Na chvíľu stačil krátky kontrolný zoznam. Potom sme zaviedli metodické pokyny, príp MOP (metóda postupu). Pomocou takéhoto dokumentu môže každý certifikovaný inžinier skontrolovať akékoľvek zariadenie.
Všetko je popísané čo najpodrobnejšie, až po šablóny oznamovacích listov a poveternostných podmienok:
Vytlačený dokument vyzerá takto:
Podľa štandardov Uptime Institute by takýto MOP mal existovať pre všetky prevádzky. Ide o pomerne veľké množstvo dokumentácie. Na základe skúseností ich odporúčame vyvíjať postupne, napríklad jeden MOP mesačne.
- Po vykonaní práce inžinier vydá osvedčenie o vykonaní práce. Naskenujeme ho a priložíme ku karte spolu so skenmi ďalších dokumentov: povolenia a MOP.
- V objednávke prác uvádzame vykonanú prácu:
- Karta zariadenia obsahuje históriu údržby:
Ukázali sme, ako náš systém funguje teraz. Práca na MMS sa však neskončila: už je naplánovaných niekoľko vylepšení. Napríklad teraz ukladáme veľa informácií do skenov. V budúcnosti plánujeme bezpapierovú údržbu: pripojiť mobilnú aplikáciu, kde môže technik zaškrtnúť políčka a okamžite uložiť informácie na kartu.
Samozrejme, na trhu je množstvo hotových produktov s podobnými funkciami. Chceli sme ale ukázať, že aj z malého excelovského súboru sa dá vyvinúť plnohodnotný produkt. Môžete to urobiť sami alebo zapojiť dodávateľov, hlavná vec je správny prístup. A nikdy nie je neskoro začať.
Zdroj: hab.com