História e-mailu siaha niekoľko desaťročí do minulosti. Počas tejto doby sa tento štandard podnikovej komunikácie nielenže nestal zastaraným, ale každým rokom sa stáva čoraz obľúbenejším vďaka zavádzaniu systémov spolupráce v rôznych podnikoch, ktoré sú spravidla založené špecificky na e-mailoch. Kvôli nedostatočnej efektívnosti e-mailu ho však stále viac používateľov opúšťa a uprednostňuje textové chaty, hlasové hovory a videohovory a videokonferencie. Takéto spôsoby firemnej komunikácie pomáhajú zamestnancom šetriť veľa času a v dôsledku toho byť efektívnejší a prinášajú spoločnosti viac peňazí.
Používanie chatov a videokomunikácií na riešenie pracovných problémov však často vedie k vzniku nových hrozieb pre informačnú bezpečnosť podniku. Faktom je, že pri absencii vhodného podnikového riešenia môžu zamestnanci nezávisle začať korešpondovať a komunikovať vo verejných službách, čo môže viesť k úniku dôležitých informácií. Na druhej strane vedenie podniku nie je vždy ochotné vyčleniť finančné prostriedky na implementáciu podnikových platforiem pre videokonferencie a chaty, pretože mnohí sú presvedčení, že viac odvádzajú pozornosť zamestnancov od práce ako zvyšujú ich efektivitu. Východiskom z tejto situácie by mohlo byť nasadenie firemného chatu a videokonferencií na základe existujúcich informačných systémov. Tí, ktorí používajú Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition ako platformu na spoluprácu, môžu vyriešiť problém vytvárania firemného chatu a videokonferencií so Zextras Teamom, čo je riešenie, ktoré do Zimbra OSE pridáva množstvo nových funkcií súvisiacich s podnikovou online komunikáciou.
Zextras Team prichádza v dvoch edíciách: Zextras Team Basic a Zextras Team Pro a líšia sa v sade poskytovaných funkcií. Prvá možnosť doručenia je úplne bezplatná a umožňuje vám organizovať textové rozhovory vo formátoch jeden na jedného a skupinového chatu, ako aj videorozhovory jeden na jedného a zvukové hovory založené na Zimbra OSE. V tomto prípade budú všetky tieto funkcie dostupné priamo z webového klienta Zimbra OSE. Používatelia Zextras Team Basic môžu navyše využívať mobilnú aplikáciu, ktorá je dostupná na platformách iOS a Android. Tieto aplikácie vám umožňujú prístup k súkromným a textovým rozhovorom a v budúcnosti vám umožnia uskutočňovať videohovory. Okamžite si všimnime, že pre videorozhovory a audiohovory budú používatelia Zextras Team potrebovať správne fungujúcu webovú kameru a/alebo mikrofón.
Zextras Team Pro však poskytuje oveľa bohatšie funkcie. Okrem už uvedených schopností budú mať používatelia Zextras Team možnosť vytvárať videokonferencie pre veľký počet zamestnancov. To vám umožňuje organizovať stretnutia medzi zamestnancami, ktorí sa geograficky nachádzajú na rôznych miestach, a tým ušetriť čas, ktorý bol predtým strávený zhromažďovaním účastníkov stretnutia v jednej miestnosti, a stráviť ho hlbším štúdiom problémov alebo riešením konkrétnych pracovných úloh.
Zextras Team Pro vám tiež umožňuje vytvárať virtuálne priestory a virtuálne stretnutia pre zamestnancov. Priestor môže obsahovať niekoľko zasadacích miestností naraz, v ktorých môžu rôzni účastníci priestoru diskutovať o spoločných témach. Predstavte si napríklad podnik, ktorý má obchodné oddelenie so 16 ľuďmi. Z toho 5 zamestnancov pracuje v b2c predaji, 5 zamestnancov vykonáva b2b predaj a ďalších 5 zamestnancov pracuje v b2g. Celé oddelenie vedie vedúci obchodného oddelenia.
Keďže všetci zamestnanci pracujú na tom istom oddelení, bolo by rozumné vytvoriť pre nich spoločný priestor na diskusiu o všetkých témach, ktoré sa týkajú každého obchodného zamestnanca. Zároveň sa často objavujú témy, ktoré sa týkajú len oddelenia pracujúceho napríklad s b2b. Zamestnanci obchodného oddelenia, ktorí pracujú v iných oblastiach, sa samozrejme nemusia zúčastňovať diskusií na takéto témy, ale vedúci oddelenia by sa mal zúčastňovať diskusií každého oddelenia. Preto je možné v rámci priestoru vyčleneného pre potreby obchodného oddelenia pre každý smer vyčleniť samostatné virtuálne stretnutia, aby na každom z nich mohli zamestnanci komunikovať medzi sebou aj s vedúcim oddelenia. Sám manažér bude mať zároveň všetky tri virtuálne stretnutia pohodlne zhromaždené v samostatnom priestore. A ak si uvedomíte, že všetka komunikácia prebieha na serveroch spoločnosti a údaje sa z nich nikam neprenášajú, potom sa takéto chaty dajú z hľadiska informačnej bezpečnosti nazvať celkom bezpečné. Okrem obchodného oddelenia možno koncept priestorov a virtuálnych zasadacích miestností aplikovať na celý podnik.
Okrem videostretnutí sú používateľom k dispozícii aj audiohovory. Okrem toho, že oveľa menej zaťažujú komunikačné kanály, mnohí zamestnanci sú často jednoducho v rozpakoch komunikovať vo formáte videa a často dokonca zakrývajú webovú kameru na svojich notebookoch.
Okrem videorozhovorov a zvukových hovorov so zamestnancami vám Zextras Team umožňuje vytvárať videorozhovory a zvukové hovory s akýmkoľvek používateľom, ktorý nie je zamestnancom podniku, vygenerovaním a odoslaním špeciálneho odkazu na pripojenie k schôdzi. Keďže Zextras Team vyžaduje iba moderný prehliadač, pomocou tejto funkcie môžete vždy rýchlo komunikovať s klientom alebo protistranou v prípadoch, keď by bežná korešpondencia zabrala príliš veľa času. Zextras Team navyše podporuje zdieľanie súborov, ktoré si môžu zamestnanci posielať priamo počas videohovoru alebo textovej konverzácie.
Nemožno nespomenúť špeciálnu mobilnú aplikáciu Zextras Team, ktorá umožňuje zamestnancom zúčastňovať sa firemných chatov aj mimo svojho pracoviska. Aplikácia je k dispozícii pre platformy iOS a Android a v súčasnosti umožňuje používateľom:
- Vykonajte korešpondenciu prijímaním a odosielaním správ na vašom smartfóne
- Vytvárajte, odstraňujte a pripájajte sa k súkromným rozhovorom
- Vytvárajte, odstraňujte a pripájajte sa k skupinovým rozhovorom
- Pripojte sa k virtuálnym priestorom a konverzáciám, ako aj ich vytvárajte a odstraňovajte
- Pozvite používateľov do virtuálnych priestorov a konverzácií, alebo naopak, odstráňte ich odtiaľ
- Prijímajte upozornenia push a vytvorte zabezpečené spojenie s podnikovým serverom.
V budúcnosti aplikácia pridá možnosti pre súkromnú video komunikáciu, ako aj videokonferencie a funkciu zdieľania súborov.
Ďalšou zaujímavou funkciou Zextras Team je možnosť vysielania obsahu obrazovky počítača v reálnom čase, ako aj prenos kontroly nad ňou na iného používateľa. Táto funkcia môže byť veľmi užitočná pri realizácii školiacich webinárov, počas ktorých je potrebné oboznámiť zamestnancov s novým rozhraním. Táto funkcia môže tiež pomôcť podnikovému IT oddeleniu pomôcť zamestnancom vyriešiť problémy s ich počítačmi bez fyzickej prítomnosti IT osoby.
Zextras Team je teda kompletným riešením na organizovanie pohodlnej online komunikácie medzi zamestnancami v rámci internej siete podniku aj mimo neho. Vzhľadom na to, že Zextras Backup je schopný kompletne zálohovať všetky informácie, ktoré sa vygenerujú v tíme Zextras, informácie odtiaľ sa nikam nestratia a v závislosti od závažnosti bezpečnostných politík bude môcť správca systému nezávisle konfigurovať rôzne obmedzenia pre používateľov.
So všetkými otázkami týkajúcimi sa apartmánu Zextras sa môžete e-mailom obrátiť na zástupkyňu Zextras Ekaterinu Triandafilidi [chránené e-mailom]
Zdroj: hab.com