Častou chybou začínajúcich podnikateľov je, že nevenujú dostatočnú pozornosť zberu a analýze dát, optimalizácii pracovných procesov a sledovaniu kľúčových ukazovateľov. To má za následok zníženú produktivitu a neoptimálne plytvanie časom a zdrojmi. Keď sú procesy zlé, musíte niekoľkokrát opraviť rovnaké chyby. S rastúcim počtom klientov sa služby zhoršujú a bez analýzy údajov nie je jasné, čo je potrebné zlepšiť. V dôsledku toho sa rozhodnutia prijímajú z rozmaru.
Aby bol moderný biznis konkurencieschopný, musí mať okrem kvalitných produktov a služieb aj transparentné procesy a zbierať analytické dáta. Bez toho je ťažké pochopiť skutočný stav vecí v podnikaní a robiť správne rozhodnutia. Preto je dôležité mať vo svojom arzenáli potrebné nástroje, ktoré sú nielen pohodlné na používanie, ale tiež vám umožnia zjednodušiť prácu a vytvoriť čo najtransparentnejšie procesy.
Dnes existuje obrovské množstvo nástrojov a riešení. Väčšina podnikateľov ich však nepoužíva, pretože v nich buď nevidia hodnotu, alebo nerozumejú, ako ich používať, alebo sú drahé, komplikované alebo o 100500 XNUMX viac. Ale tí, ktorí na to prišli, našli alebo vytvorili takéto nástroje pre seba, už majú v strednodobom horizonte výhodu.
Už viac ako 10 rokov vytváram IT produkty a riešenia, ktoré pomáhajú firmám zvyšovať zisky prostredníctvom automatizácie a digitálnej transformácie procesov. Pomohol som založiť desiatkam startupov a vytvoril desiatky online nástrojov, ktoré používajú státisíce ľudí po celom svete.
Tu je jeden z dobrých príkladov z mojej praxe, ktorý ukazuje výhody digitálnej transformácie. Pre jednu malú americkú právnickú firmu sme s tímom vytvorili nástroj na generovanie právnych dokumentov, ktorý umožnil právnikom rýchlejšie generovať dokumenty. A neskôr, po rozšírení funkčnosti tohto nástroja, sme vytvorili online službu a kompletne transformovali spoločnosť. Teraz obsluhujú zákazníkov nielen vo svojom meste, ale po celej krajine. Za tri roky sa kapitalizácia spoločnosti niekoľkonásobne zvýšila.
V tomto článku sa s vami podelím o reálne skúsenosti s vytvorením transparentného systému sledovania kľúčových obchodných ukazovateľov. Pokúsim sa vštepiť hodnotu používania digitálnych riešení, ukážem, že to nie je ťažké a nie vždy drahé. Tak, poďme!
Ako to všetko začalo
Ak chcete mať niečo, čo ste nikdy nemali, budete musieť urobiť niečo, čo ste nikdy neurobili.
Coco Chanel
Manželka bola unavená z materskej dovolenky a rozhodli sme sa, že si otvoríme malý podnik – detskú herňu. Keďže mám vlastnú firmu, o herňu sa stará celá moja manželka a ja pomáham so strategickými záležitosťami a rozvojom.
Detaily otvorenia podniku sú úplne iný príbeh, ale vo fáze zberu údajov a analýzy konkurentov sme okrem zdôrazňovania špecifických problémov tohto podniku venovali pozornosť aj problémom interných procesov, s ktorými väčšina konkurentov nezápasila. .
Na moje prekvapenie v XNUMX. storočí takmer nikto neviedol CRM v akejkoľvek forme, mnohí si viedli záznamy písomne, v zošitoch. Zároveň sa samotní majitelia sťažovali, že zamestnanci kradnú, robia chyby pri výpočte a veľa času musia stráviť prepočítavaním a kontrolou so zápismi v účtovnej knihe, strácajú sa údaje o rezerváciách a zálohách, klienti odchádzajú z neznámych príčin. ich.
Analýzou zozbieraných dát sme si uvedomili, že nechceme opakovať ich chyby a potrebujeme transparentný systém, ktorý tieto riziká zníži na minimum. V prvom rade sme začali hľadať hotové riešenia, no nenašli sme také, ktoré by plne vyhovovali našim požiadavkám. A potom som sa rozhodol urobiť si vlastný systém, aj keď nie ideálny, ale fungujúci a lacný (takmer zadarmo).
Pri výbere nástroja som bral do úvahy nasledujúce kritériá: mal by byť lacný, mal by byť flexibilný a dostupný a mal by byť ľahko použiteľný. Mohol by som napísať plnohodnotný, výkonný a drahý systém pre toto podnikanie, ale mali sme málo času a malý rozpočet, navyše sme úplne nechápali, či náš projekt bude fungovať, a bolo by nerozumné míňať veľa zdrojov na tento systém. Preto som sa v čase testovania hypotézy rozhodol začať s MVP (Minimum Viable Product - minimálny životaschopný produkt) a v čo najkratšom čase s minimálnou investíciou urobiť pracovnú verziu a časom ju dokončiť alebo prerobiť.
Tým pádom moja voľba padla na služby Google (Disk, Tabuľky, Kalendár). Hlavným zdrojom vstupných/výstupných informácií sú Tabuľky Google, keďže moja manželka má skúsenosti s prácou s tabuľkami, v prípade potreby si môže urobiť zmeny sama. Zohľadnil som aj fakt, že nástroj využijú aj zamestnanci, ktorí nemusia byť veľmi zdatní v ovládaní počítača a naučiť ich zadávať údaje do tabuľky bude oveľa jednoduchšie, ako naučiť pracovať s nejakými špecializovanými program ako 1C.
Údaje zadané do tabuliek sa menia v reálnom čase, to znamená, že kedykoľvek môžete vidieť situáciu v podnikaní, je zabudovaná bezpečnosť, môžete obmedziť prístup k určitým osobám.
Vývoj architektúry a dátovej štruktúry
Detská herňa poskytuje niekoľko základných služieb.
- Štandardná návšteva — keď si klient kupuje čas strávený v herni svojich detí.
- Prehliadka pod dohľadom — keď si klient kupuje čas strávený v detskej herni a pripláca si za dozor. To znamená, že klient môže opustiť dieťa a venovať sa svojej práci a pracovník izby bude sledovať a hrať sa s dieťaťom počas neprítomnosti rodiča.
- Otvorené narodeniny — klient si prenajme samostatný stôl na jedlo a sedenie hostí a zaplatí štandardnú návštevu herne, pričom miestnosť funguje ako obvykle.
- Zatvorené narodeniny — klient si prenajme celý priestor, počas doby prenájmu miestnosť neprijíma ďalších klientov.
Pre majiteľa je dôležité vedieť, koľko ľudí miestnosť navštívilo, koľko mali rokov, koľko času strávili, koľko peňazí zarobil, koľko mal výdavkov (často sa stáva, že správca potrebuje niečo kúpiť alebo zaplatiť za niečo, napríklad donáška alebo voda), Koľko bolo narodenín?
Ako každý IT projekt som začal premýšľaním nad architektúrou budúceho systému a vypracovaním dátovej štruktúry. Keďže obchod má na starosti manželka, vie všetko, čo potrebuje vidieť, ovládať a riadiť, a tak vystupovala ako zákazník. Spoločne sme spravili brainstorming a zostavili požiadavky na systém, na základe čoho som premyslel funkčnosť systému a vytvoril nasledujúcu štruktúru súborov a priečinkov na Google Drive:
Dokument „Súhrn“ obsahuje všeobecné informácie o spoločnosti: príjmy, výdavky, analýzy
Doklad Výdavky obsahuje informácie o mesačných výdavkoch firmy. Pre väčšiu transparentnosť rozdelené do kategórií: kancelárske výdavky, dane, personálne výdavky, reklamné výdavky, ostatné výdavky.
mesačné výdavky
Súhrnná tabuľka výdavkov za r
Priečinok Príjem obsahuje 12 súborov Tabuliek Google, jeden na každý mesiac. Toto sú hlavné pracovné dokumenty, ktoré zamestnanci vypĺňajú každý deň. Obsahujú povinnú kartu dashboard a karty pre každý pracovný deň. Karta dashboard zobrazuje všetky potrebné informácie pre aktuálny mesiac pre rýchle pochopenie záležitostí a tiež vám umožňuje nastaviť ceny a pridať služby.
Karta Dashboard
Denná karta
V procese rozvoja podnikania sa začali objavovať ďalšie potreby vo forme zliav, predplatného, doplnkových služieb a podujatí. To všetko sme časom aj implementovali, no tento príklad ukazuje základnú verziu systému.
Vytvorenie funkčnosti
Keď som zistil hlavné ukazovatele, vypracoval architektúru a výmenu dát medzi subjektmi, začal som s implementáciou. Prvá vec, ktorú som urobil, bolo vytvorenie dokumentu Google Sheet v mojom priečinku príjmov. Vytvoril som v ňom dve záložky: dashboard a prvý deň v mesiaci, do ktorých som pridal nasledujúcu tabuľku.
Hlavný pracovný list
Toto je hlavný pracovný hárok, s ktorým bude administrátor pracovať. Stačí vyplniť povinné polia (označené červenou farbou) a systém automaticky vypočíta všetky potrebné ukazovatele.
Na zníženie chýb pri zadávaní a pohodlia bolo pole „Typ návštevy“ implementované ako rozbaľovací zoznam poskytovaných služieb, ktorý môžeme upravovať na stránke dashboardu. Za týmto účelom do týchto buniek pridáme overenie údajov a uvedieme rozsah, z ktorého sa majú údaje prevziať.
Aby som znížil ľudskú chybu pri výpočtoch, pridal som automatický výpočet hodín, ktoré klient strávil na izbe a dlžnej sumy.
K tomu musí Administrátor jednoducho označiť čas príchodu klienta (stĺpec E) a čas odchodu (stĺpec F) vo formáte HH: MM. Na výpočet celkového času, ktorý klient strávi v herni, používam tento vzorec:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Na automatický výpočet množstva peňazí za využívanie služieb sme museli použiť zložitejší vzorec, keďže cena za hodinu sa môže líšiť v závislosti od typu služby. Preto som musel naviazať údaje na tabuľku služieb na stránke dashboard pomocou funkcie QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)K hlavným úkonom som pridal doplnkové funkcie na odstránenie nežiaducich chýb IFERROR či ISBLANK a tiež funkciu ROUNDDOWN - aby som sa netrápil maličkosťami, zaokrúhlil som výslednú sumu smerom nadol, smerom ku klientovi.
Okrem hlavného príjmu (čas prenájmu) je v detskej herni dodatočný príjem vo forme služieb alebo predaja hračiek a zamestnanci robia nejaké malé výdavky, napríklad zaplatenie pitnej vody alebo nákup sladkostí za komplimenty, toto všetko treba tiež brať do úvahy.
Preto som pridal ďalšie dve tabuľky, do ktorých budeme tieto údaje zaznamenávať:
Pre uľahčenie práce so znamienkami som ich vyfarbil a do buniek pridal podmienené formátovanie.
Hlavné tabuľky sú pripravené, teraz je potrebné umiestniť hlavné ukazovatele do samostatnej tabuľky, aby ste jasne videli, koľko ste za deň zarobili a koľko z týchto peňazí je v pokladni a koľko je na karte.
Na sčítanie peňazí podľa typu platby som opäť použil funkciu QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Na konci pracovného dňa musí správca iba dvakrát skontrolovať tržbu a nemusí robiť manuálne prepočítavanie. Nenútime človeka robiť ďalšie práce a majiteľ sa môže kedykoľvek pozrieť a kontrolovať situáciu.
Všetky potrebné tabuľky sú pripravené, teraz len duplikujeme kartu pre každý deň, očíslujeme ju a získame nasledovné.
Skvelé! Takmer všetko je pripravené, zostáva len zobraziť všetky hlavné ukazovatele za mesiac na karte palubnej dosky.
Ak chcete získať celkový príjem za mesiac, môžete napísať nasledujúci vzorec
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1kde D1 je bunka s dennými výnosmi a '1', '2' atď. sú názov karty. Presne rovnakým spôsobom získavam údaje o dodatočných príjmoch a výdavkoch.
Pre prehľadnosť som sa rozhodol zobraziť celkovú ziskovosť podľa kategórií. Aby som to urobil, musel som urobiť zložitý výber a zoskupenie zo všetkých kariet a potom filtrovať a odstraňovať prázdne a nepotrebné riadky.
Ziskovosť podľa kategórie
Hlavný nástroj účtovania príjmov je pripravený, teraz len duplikujeme súbor pre každý mesiac v roku.
Po vytvorení nástroja na účtovanie a sledovanie príjmov som sa pustil do vytvorenia tabuľky výdavkov, v ktorej budeme zohľadňovať všetky mesačné výdavky: nájomné, mzdy, dane, nákup tovaru a ďalšie výdavky.
V priečinku aktuálny rok som vytvoril dokument Google Sheet a pridal som k nemu 13 kariet, informačný panel a dvanásť mesiacov.
Karta Dashboard
Pre prehľadnosť som v záložke dashboard zhrnul všetky potrebné informácie o finančných výdavkoch za daný rok.
A na každej mesačnej karte som vytvoril tabuľku, v ktorej budeme sledovať všetky hotovostné výdavky spoločnosti podľa kategórií.
Karta Mesiac
Ukázalo sa, že je to veľmi pohodlné, teraz môžete vidieť a kontrolovať všetky výdavky spoločnosti av prípade potreby sa pozrieť na históriu a dokonca robiť analýzy.
Keďže informácie o príjmoch a výdavkoch sa nachádzajú v rôznych súboroch a nie je ich veľmi pohodlné sledovať, rozhodol som sa vytvoriť jeden súbor, do ktorého som zhromaždil všetky relevantné informácie potrebné pre majiteľa na kontrolu a riadenie spoločnosti. Tento súbor som nazval „Summary“.
kontingenčnej tabuľky
V tomto súbore som vytvoril tabuľku, ktorá prijíma mesačné údaje z tabuliek, na to som použil štandardnú funkciu:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")kde ako prvý argument odovzdám ID dokumentu a ako druhý parameter importovaný rozsah.
Potom som zostavil ročnú bilanciu: koľko sa zarobilo, koľko minulo, aký bol zisk, ziskovosť. Vizualizoval potrebné údaje.
A pre pohodlie, aby majiteľ firmy videl všetky údaje na jednom mieste a neprebiehal cez súbory, som integroval možnosť vybrať si ľubovoľný mesiac v roku a zobraziť kľúčové ukazovatele v reálnom čase.
Na tento účel som vytvoril prepojenie medzi mesiacom a ID dokumentu
Potom som vytvoril rozbaľovací zoznam pomocou „Údaje -> Overenie údajov“, špecifikoval rozsah odkazu a nakonfiguroval import s dynamickým odkazom na dokument
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Záver
Ako vidíte, zlepšovanie procesov vo vašom podnikaní nie je také ťažké, ako by sa mohlo zdať, a nepotrebujete na to žiadne super schopnosti. Tento systém má, samozrejme, veľa nedostatkov a ako sa podnik rozrastá, nebude ho možné použiť, ale pre malú firmu alebo na začiatku pri testovaní hypotézy je to vynikajúce riešenie.
Táto herňa na tomto riešení pracuje už tretí rok a až tento rok, keď už jasne rozumieme všetkým procesom, poznáme nášho klienta a trh. Rozhodli sme sa vytvoriť plnohodnotný online nástroj na riadenie podnikania.
PS
Používanie Tabuliek Google na sledovanie vašej firmy nie je príliš pohodlné, najmä z telefónu. Tak som spravil , ktorá zobrazuje všetky kľúčové obchodné ukazovatele v reálnom čase v pohodlnom formáte
Zdroj: hab.com