Ahoj všetci, volám sa Konstantin Kuznetsov, som CEO a zakladateľ RocketSales. V IT oblasti je celkom bežný príbeh, keď vývojové oddelenie žije vo svojom vlastnom vesmíre. Tento vesmír má na každej pracovnej ploche zvlhčovače vzduchu, množstvo pomôcok a čistiacich prostriedkov na monitory a klávesnice a s najväčšou pravdepodobnosťou aj vlastný systém riadenia úloh a projektov.
Čo je v tom?
Možno pre niekoho je to nič. Narazili sme však na problém. Budujeme a automatizujeme predajné systémy, implementujeme CRM, vytvárame cloudovú infraštruktúru pre biznis. Okrem vývojových a výrobných oddelení sú súčasťou klientskych projektov často aj marketéri, predajcovia, účtovníci a ďalší zamestnanci. A začali sme uvažovať o tom, ako zorganizovať efektívny proces projektového riadenia.
Ak je proces vývoja a výroby organizovaný na platforme ako Jira alebo GitLab, potom nikto okrem vyvoja nechape co je co. Ak chcete k projektu pripojiť zamestnanca tretej strany, musíte sa s ním stretnúť, vysvetliť mu kontext, niekde opraviť úlohu, potom kontrolovať stupeň pripravenosti v pracovných chatoch, získať výsledok cez chat a pridať ho do Jira. A tak zakaždým.
Vývoj je odrezaný od ostatných oddelení vo firme, nevedia nás zapojiť a my nevieme, či potrebujú našu účasť.
Pred pár rokmi sme objavili platformu Asana. V tomto článku vám chcem povedať, ako sme organizovali proces riadenia vývoja a výroby, aby sme:
- celá spoločnosť pracovala v jedinom ekosystéme,
- každý mal dostatok funkcií,
- bolo možné odhadnúť náklady na každý projekt v hodinách a peniazoch,
- práca s klientmi bola dlhodobá: nie v rámci jednej úlohy, ale v rámci celého projektu s neustálym hromadením nápadov.
Trochu o spoznávaní Asany
Strávil som 10 rokov hľadaním vhodného softvéru na riadenie projektov. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 a desiatky ďalších sledovačov úloh neprešli testom sily. Potom som našiel Asanu. A všetko vyšlo.
Podľa nášho názoru je to najlepšia a najrýchlejšie rastúca platforma na riadenie úloh a projektov. Dnes je Asana svetovým lídrom v popularite a spokojnosti používateľov. Svedčí o tom graf hodnotenia g2.
Sme fanúšikmi Asany, dokonca sme získali certifikáciu, aby sme ju mohli implementovať našim zákazníkom.
Stručne popíšem proces od predaja až po realizáciu projektu
Keďže predávame IT služby, náš lievik je dosť dlhý a ku koncu smeruje do výrobného oddelenia a niekedy aj do vývoja.
Obchodné oddelenie vykonáva štandardné manipulácie: audit, schválenie obchodného návrhu, podpis zmluvy, prevod transakcie do výroby. Produkcia nesmie zmluvu akceptovať: musí obsahovať rozpočet, dátum prevodu do výroby, predpokladaný časový fond na realizáciu projektu.
Vďaka balíku amoCRM + Asana pri prenose obchodu z obchodného oddelenia do výroby a späť nie je práca nikde prerušená. Oblasť zodpovednosti obchodného oddelenia je vyznačená modrou, výrobné oddelenie oranžovou a vývojové oddelenie ružovou farbou.
Dôležité je, že vývojové oddelenie, na rozdiel od konštrukčného, nie je zapojené do každého projektu. Niekedy nastavenie systému nevyžaduje vlastné riešenia.
Takže, keď manažér prijal projekt do výroby, manažér predaja prejde do Asany jedným kliknutím (snímka obrazovky). Projekt sa automaticky vytvorí z amoCRM v Asane.
Úloha (úloha) s mapou projektu a komerčnými ponukami sa automaticky vytvorí na spoločnej klientskej nástenke projektu. Zobrazujú sa tu všetci klienti, ktorí sú momentálne vo výrobe. Tu sa určí zodpovedný vedúci, stanovia sa termíny, vyberie sa typ práce a zmenia sa stavy úloh.
Manažér môže v úlohe spustiť ktorýkoľvek z navrhovaných automatických obchodných procesov:
- Nájsť/vytvoriť klientsky projekt + tam pripojiť úlohu
- Vyplňte úlohu s informáciami o obchode
- Vytvorte dohodu z aktuálnej úlohy
Projekt je naplnený všetkými údajmi špecifikovanými v amoCRM. V závislosti od typu služieb sa okamžite vytvorí súbor čiastkových úloh na realizáciu skutočných blokov práce. Zostáva na projektovom manažérovi rozložiť podrobné úlohy, určiť zodpovedné osoby a termíny.
Táto tabuľa pomáha realizovať nové projekty. Je však nepohodlné kontrolovať aktuálny stav a prítomnosť ohrozených projektov na ňom.
Ako zoskupujeme úlohy a projekty klientov
Zo spoločnej rady všetkých projektov manažér pridá projekt do ďalších 3 dosiek:
- osobná tabuľa klienta;
- portfólio aktívnych klientov;
- manažérske portfólio.
Poďme zistiť, prečo potrebujeme každú z entít.
Na snímke obrazovky vidíte osobná tabuľa klienta.
Prečo táto doska?
Kedysi sme uvažovali v zmysle úloh. Dokončil úlohu, šiel urobiť ďalšiu. Ukázalo sa, že pre klienta robíme presne toľko práce, o ktorú žiadal. Chceli sme ale budovať dlhodobé vzťahy, a tak sme od práce s úlohami prešli k práci s klientmi.
Dbáme na to, aby sme pre klienta zapísali všetky nápady na vylepšenia. Aj keď ide o myšlienku, ktorú klient náhodne vyhodí do vzduchu, opravíme ju a dokončíme. Takto sa tvorí backlog úloh, práca s klientom nekončí.
Čo je na tejto doske?
Naša Asana je prepojená s niekoľkými službami:
- CRM systém (pre interakciu s obchodným oddelením),
- TimeDoctor (na sledovanie času),
- ERP-systém (na agregáciu všetkých údajov v jednom rozhraní).
Do Asany sme pridali rýchly ovládací panel zdrojov. Umiestnite kurzor myši na úlohu a uvidíte, kto a koľko na úlohe pracoval, aký bonus zarobil.
Práca výrobného oddelenia sa odhaduje na hodiny, preto bolo pre nás dôležité dôsledne sledovať, koľko času každý zamestnanec venoval riešeniu úloh klienta.
Čo dáva použitie dosky?
V dôsledku toho v systéme ERP vidíme Správa o projekte. Stav transakcie, účastníci projektu, rozpočet na projekt, počet odpracovaných hodín a termíny.
Vieme predpovedať náklady na podobné developerské projekty, výpočet KPI sa stáva absolútne transparentným a nie je priestor na ilúzie, že vývoj trvá len pár hodín. V prípade potreby máme vždy k dispozícii rozhranie, ktoré môžeme klientovi ukázať na reportovanie.
Aktovky Asana
Táto funkcionalita je v Asane implementovaná už dlho. Ale neocenili sme to hneď. Najprv sme jednoducho zhromaždili všetky projekty našich manažérov do portfólií. Ukázalo sa, že Denis Kiselev počas svojho pôsobenia v spoločnosti pracoval so 61 klientmi.
Vedieť to je skvelé, ale nestačí to na ospravedlnenie času stráveného zbieraním. A zabodovali sme v portfóliách. Všetko sa zmenilo, keď sme prirovnali projekt v Asane k jednému obchodu v CRM systéme.
Predtým sa manažér prihlásil na odber všetkých projektov a dostával upozornenia na všetky zmeny v priečinku Doručená pošta (informačný kanál). Pri každej aktualizácii stavu sa vo feede zobrazil nový komentár, počnúc najnovším. V pondelok si manažér sadol a plnil úlohy z doručenej pošty postupne. Nehovorilo sa o prioritách, niekedy sa neplnili dôležité úlohy.
Teraz existuje portfólio zamestnancov a portfólio projektového oddelenia. V prvej riadi manažér svoje projekty, v druhej dáva manažérovi kontrolu nad aktuálnou náplňou práce všetkých zamestnancov.
Portfólio dizajnu
Na snímke obrazovky môžete vidieť projekty zoradené podľa zamestnancov.
Raz týždenne projektový manažér aktualizuje stav každého projektu. Píše, čo sa robilo minulý týždeň a čo sa plánuje na ďalší. Nastavuje jednu z troch značiek: pod kontrolou, v ohrození, sú problémy.
Manažér môže rýchlo posúdiť:
- aktuálny objem klientov v oddelení dizajnu,
- počet projektov v práci každého manažéra,
- počet oneskorených projektových úloh,
- prítomnosť problémov a potreba zapojiť sa do projektov,
- termíny projektu, strávený čas, štádium lievika a prioritu projektu.
Portfóliá nám tiež pomáhajú reportovať. Po aktualizácii stavu projektu sa na chat s klientom automaticky odošle report o vykonanej a naplánovanej práci.
Zamestnanecké portfólio
Aj vedúci projektového oddelenia má svoje portfólio. Ak sa, pah-pah-pah, odstráni, nová osoba uvidí všetky projekty pod svojou kontrolou, ktoré musí naďalej monitorovať.
Zamestnanci linky tiež ocenili pohodlie plánovania portfóliovej záťaže. Na karte „Načítať“ Asana analyzuje objem úloh s prihliadnutím na termíny a varuje, ak zamestnanec naplánoval neúnosné množstvo úloh. Môžete zmeniť termíny a upraviť podrobnosti bez opustenia tejto karty.
Riešenie chýb a vlastný vývoj
Za náš rozvoj je zodpovedný samostatný tím. Ako súčasť obchodného procesu dostáva úlohy dvoch typov:
- chyba,
- nový vývoj.
Chyby sa skontrolujú, posúdia z hľadiska kritickosti a prenesú sa do práce služby technickej podpory.
Vývojové úlohy pochádzajú buď z nevybavených interných produktov spoločnosti, alebo od projektového manažéra, ak existuje zodpovedajúca požiadavka od klienta.
Proces vývoja vo všeobecnosti vyzerá takto.
Úlohy padajú na vývojovú dosku v Asane. Tu je.
Zadávateľ úloh vyberá typ „chyby“ alebo „vlastnosti“, nastavuje stupeň kritickosti, označuje zákazníka, interné oddelenia spoločnosti, ktorých sa úloha týka. Keď úloha spĺňa všetky požiadavky interných predpisov, riaditeľ klikne na ikonu blesku v hornej lište nad úlohou a spustí automatický obchodný proces „Posúdiť vo vývoji“.
Vedúci vývojového oddelenia dostáva notifikáciu o novej úlohe na hodnotenie, samotná úloha sa pri hodnotení presúva na samostatnú nástenku s rovnakým názvom.
Po vyhodnotení manažér presunie úlohu do sprintu zodpovedajúceho mesiacu plánovaného dokončenia. Úlohy sú vždy na viacerých nástenkách súčasne:
- v osobnej rade projektového manažéra,
- na nosnej doske
- na vývojovej rade.
Všetci účastníci a zamestnanci kontrolujúci úlohu vidia priebeh, dostávajú upozornenia a diskutujú priamo v komentároch k úlohe. Keď je úloha dokončená, projektový manažér alebo zodpovedný špecialista technickej podpory ju „vezme“ na svoju stranu, aby mohol pokračovať v práci na projekte.
Čo sa stalo, keď sme vrátili vývojové a výrobné oddelenia do jednotného prostredia s tímom?
Po prvé, klientske projekty sa stali dlhodobejšími. Vzhľadom na neustále dopĺňané nevybavené položky sa priemerná kontrola zvýšila.
Po druhé, kvalita projektov sa výrazne zlepšila, keďže vývojové oddelenie mohlo kedykoľvek položiť otázku marketingu, obchodu, účtovníctvu atď. Dostali sme možnosť včas prepojiť potrebné kompetencie tímu a ponúknuť riešenia úplne inej úrovne.
Po tretie, a zamestnanci, manažéri a zákazníci získali úplnú transparentnosť v plánovaných a dokončených úlohách. Naučili sme sa RIADIŤ projekty, uvedomili sme si, že ide o absolútne technický proces, z ktorého možno takmer úplne vylúčiť ľudský faktor.
Po štvrté, Tím sa stal súdržnejším. Predtým mali zamestnanci len malú predstavu o tom, čo robili mýtické oddelenia vývoja a výroby.
Teraz, keď vidíte proces vývoja a technického nastavenia systémov:
- obchodné oddelenie v ňom nachádza nápady a inšpiráciu, ako predávať,
- marketéri pravidelne prijímajú užitočný obsah pre príspevky, články, umiestnenie a reklamné texty,
- manažéri analyzujú potreby a správanie zákazníkov, upravujú stratégiu.
Ukázalo sa, že ide o obojstranne výhodnú transformáciu, v ktorej sme zvíťazili my, naši klienti a naši partneri. Budem rád, ak sa v komentároch podelíte o svoj názor: bolo v mojom článku niečo užitočné a aké metódy projektového riadenia pri vývoji používate!
Zdroj: hab.com