Viacero krát sme písali o tom, ako naše technológie pomáhajú a dokonca spracovávať informácie z akýchkoľvek typov dokumentov a zadávať údaje do účtovných systémov. Dnes vám prinesieme príbeh o tom, ako sme implementovali v najväčšiemu dodávateľovi tepla a teplej vody v Moskve.
Predstavte si, že ste obyčajný účtovník. Chápeme, že to nie je jednoduché, ale predsa len to skúste. Každý deň dostávate obrovské množstvo papierových faktúr, dodacích listov, potvrdení a podobne. A obzvlášť veľa – v dňoch pred odovzdaním účtov. Všetky údaje a sumy treba rýchlo a pozorne skontrolovať, prepísať a zadať do účtovného systému, ručne vykonať transakcie a odoslať dokumenty do archívu, aby ste ich neskôr mohli včas predložiť na kontrolu interným auditorom, daňovému úradu, orgánom regulácie taríf a iným. Je to ťažké? Ale to je roky trvajúca obchodná prax, ktorá existuje v mnohých spoločnostiach. Spolu s MOÉK sme zjednodušili túto zdĺhavú prácu a urobili ju pohodlnejšou. Ak vás zaujíma, ako to prebiehalo, vitajte pod kat.
Na fotografii je moskovská TČE-21, najväčší výrobca tepelnej energie v Európe. Teplo vyrobené na tejto stanici dodáva MOÉK 3 miliónom obyvateľov severnej Moskvy. .
MOÉK má v Moskve pätnásť pobočiek. Tieto pobočky obsluhujú 15 811 km teplovodných sietí, 94 teplárne a kotolne, 10 000 teplárenských staníc a 24 čerpacích staníc, a navyše budujú a organizujú nové systémy zásobovania teplom. Spoločnosť nakupuje množstvo zariadení a služieb na podnikateľskú činnosť: . Obehaním dokumentov v každom iniciátorovom oddelení nákupu sa zaoberajú špeciálni zamestnanci – garanti zmlúv.
Ako sú usporiadané zmluvy vo veľkej spoločnosti? Keď kurátori uzatvárajú zmluvu, dostávajú od obchodných partnerov množstvo dôležitých papierových dokumentov: dodacie listy, záznamy o poskytovaných službách, faktúry, osvedčenia a iné. Zvyčajne kurátor skenuje obchodné dokumenty a následne prikladá skeny k objednávke v systéme na riadenie podnikových zdrojov. Finančný kontrolór manuálne overuje všetky údaje. Po tom kurátor odváža originály dokumentov do účtovníctva. Alebo to robí kuriér, a vtedy môže preprava dokumentov trvať dlhšie — od niekoľkých hodín do niekoľkých dní.
A všetko by bolo v poriadku, lenže, ako v mnohých iných spoločnostiach:
- Dokumenty môžu prichádzať do účtovníctva niekoľko dní pred odovzdaním správy. Vtedy musia účtovníci prenocovať na pracovisku. Je potrebné manuálne overiť, či sú všetky faktúry, dodacie listy a iné správne vyplnené. Potom, ak je všetko v poriadku, zamestnanec prepíše údaje do účtovného systému a vykoná zápisy. Pri tom 90% času účtovníka zaberá prepisovanie údajov — identifikačných údajov, súm, dátumov, čísel nomenklatúr atď. Z toho dôvodu vzniká riziko chyby.
- Dokumenty môžu prísť už s chybami. A niekedy chýbajú niektoré faktúry alebo osvedčenia. Niekedy sa to zisťuje v posledných dňoch pred odovzdaním správy. Z toho dôvodu sa termíny schvaľovania dokumentov môžu predlžovať.
- Po vykonaní zápisov účtovníci ukladajú dodacie listy, faktúry a záznamy do roztrhnutých papierových a elektronických archívov. Prečo to spôsobuje ťažkosti? Napríklad MOEK pracuje na tarífách, preto je povinná pravidelne reportovať svoje náklady pred orgánmi výkonej moci. A keď do účtovníctva príde ďalšia štátna alebo daňová kontrola, zamestnanci musia dlho hľadať dokumenty.
Ako predtým vyzerala schéma práce účtovníctva MOEK:
MOEK ako prvá v energetickom sektore sa rozhodla prekonať a zjednodušiť túto schému, aby rýchlejšie uzatvárala obchody a odovzdávala správy, lepšie hodnotila trhové zmeny pri nákupoch a plánovala svoju finančnú stratégiu. Samostatne, osamelo, bolo ťažké zmeniť dlhoročnú už zavedenú schému práce účtovníctva, preto sa spoločnosť rozhodla transformovať ju spoločne s partnerom – ABBYY.
Urobím
Tím odborníkov z ABBYY implementoval do MOEK univerzálnu platformu na inteligentné spracovanie informácií a nakonfiguroval:
- flexibilné popisy (šablóny na extrakciu údajov) na spracovanie dokumentov. O tom, čo to je a na čo slúži, sme podrobne hovorili na Habbere a . MOEK spracováva pomocou riešenia viac než 30 typov dokumentov (napríklad, akt osadeného zariadenia alebo akt na agentúrnu odmenu) a extrahuje z nich viac ako 50 atribútov (číslo dokumentu, celková suma s DPH, názov kupujúceho, predávajúceho, dodávateľa, množstvo tovaru a pod.);
- konektor na vykonávanie kontrol a export údajov, ktorý prepojil ABBYY FlexiCapture, SAP a OpenText. Vďaka konektoru je možná automatická kontrola údajov z objednávky a zmluvy podľa rôznych prehľadov. O tom sa dozviete nižšie;
- export dokumentov do elektronického archívu založeného na OpenText. Teraz sú všetky skeny dokumentov uložené na jednom mieste;
- návrhy účtovných zápisov v SAP ERP s odkazmi na skenované obrazy dokumentov.
Následne zamestnanci ABBYY a MOEK vyvinuli vyhľadávací formulár, aby mohli účetní nájsť dôležité faktúry v elektronickom archíve za sekundy a poskytnúť ich na kontrolu daňovým úradom.
Vyhľadávanie je možné podľa 26 rôznych kritérií (obrázok je klikateľný):
Po úspešnom teste celej systému MOEK spustil jeho prevádzku. Celý projekt, vrátane schvaľovania, upresnení a úprav, bol realizovaný za 10 mesiacov.
Schéma práce po implementácii ABBYY FlexiCapture:
Zdá sa vám, že sa nič nezmenilo? Áno, obchodný proces zostal rovnaký, len väčšinu funkcií teraz vykonáva stroj.
Zápis, staň sa!
Ako to teraz vyzerá? Predpokladajme, že kurátor zmluvy dostal súbor prvotných dokumentov k transakcii na dodávku čerpadiel pre elektráreň alebo napríklad na výstavbu teplovodov. Špecialistovi už nemusí samostatne kontrolovať úplnosť a obsah dokumentov, volať kuriera a posielať originály dokumentov do účtární. Kurátor jednoducho naskenuje podpísaný súbor prvotných dokumentov a technológie sa potom postarajú o zvyšok.
S pomocou systému sieťového skenovania pracovník odosiela skeny vo formáte TIFF alebo PDF do svojej horúcej zložky alebo na e-mail. Potom otvorí webovú stanicu vstupu ABBYY FlexiCapture a vyberie typ súpravy dokumentov na spracovanie. Napríklad „nákup prác/služieb s províziou“, „príjem hmotných a technických zdrojov (MTR)“ alebo „evidencia majetku“.
Z typu súpravy závisí počet a druhy potrebných dokumentov a údajov, ktoré systém musí klasifikovať, rozpoznať a overiť.
Kurátor nahráva skeny na rozpoznávanie. Systém automaticky kontroluje prítomnosť všetkých dokumentov, obsah každej súvisiacej listiny a na serveri prebieha rozpoznávanie údajov – dátum zmluvy, suma, adresa, IČO, DIČ a ďalšie údaje. Mimochodom, MOEK je prvá energetická spoločnosť v Rusku, ktorá používa takýto prístup.
Ak kurátor nenahral všetky dokumenty alebo v niektorom dodacom liste sú uvedené nie všetky údaje, systém to zaznamená a okamžite požiada pracovníka o opravu chyby:
Systém upozorňuje a žiada o pridanie chýbajúcich dokumentov (ďalej sú snímky obrazovky klikateľné):
Systém si všimol, že dokument je premlčaný:
Takto pracovník už nemusí určovať, či je dokument správne vyhotovený. Ak je všetko v poriadku, tak priamo na webovej stanici vstupu automaticky prebieha väčšina kontrol údajov. Stačí zadať číslo objednávky uvedené v SAP ERP. Následne prebieha porovnávanie rozpoznaných údajov s informáciami spracovávanými v SAP: IČO a DIČ dodávateľa, číslami a sumami zmluvy, DPH, nomenklatúrou tovaru alebo služby. Spracovanie a kontrola jedného dokumentu trvá len niekoľko minút.
Podľa údajov – IČO a DIČ – je možné vybrať z databázy potrebnú spoločnosť:
Ak v účte alebo dodacom liste je chyba, systém ju nevpustí do exportu do archívu. Napríklad, ak je dokument nepresne vyhotovený alebo jeden zo znakov bol nesprávne rozpoznaný, systém na to upozorní a požiada pracovníka o opravu všetkých nepresností. Uveďme príklad:
Systém objavil, že ZAO „Vasiliek“ nie je v zozname dodávateľov MOEK.
To umožňuje pracovníkom sledovať chyby ešte predtým, ako dokument vstúpi do účtovníctva.
Ak všetky kontroly prebehli úspešne, skenovaná kópia dokumentu sa jedným kliknutím odosiela do elektronického archívu OpenText a v SAP sa objavujú odkaz a karta s jeho metadátami. Účetník alebo vedúci môžu vždy v elektronickom archíve skontrolovať zoznam dokumentov k požadovanej objednávke a informácie o tom, kto, v akých lehotách a s akým výsledkom spracoval dokumenty.
Petr Petrovich nahliadol do elektronického archívu, …
…aby zistil, kto nahrával dokumenty k objednávke č. 1111.
Po exporte údajov a skenov z ABBYY FlexiCapture sa v SAP objavuje návrh zápisu s predvyplnenými údajmi a odkazmi na sken-obrázky dokumentov.
Návrh zápisu:
Potom účetníkovi na e-mail príde notifikácia s odkazom na hotový návrh a skeny. Odborník už nemusí zápasiť s papiermi. Ostáva mu iba skontrolovať v skenoch konečnú sumu transakcie, prítomnosť pečiatky, podpisu a uskutočniť zápis. Na to teraz účetníkovi stačí menej ako minúta.
Záver projektu
- S pomocou technológií ABBYY MOEK zjednodušila a urýchlila nielen účtovníctvo, ale aj finančnú kontrolu. Na uskutočnenie zápisu už zamestnanci nemusia čakať na kuriéra s originálmi dokumentov — stačí jedným kliknutím získať sken s už overenými údajmi z elektronického archívu. Pravda, písomný dokument je stále potrebný. Ale teraz ho možno poslať na účtovníctvo neskôr. Keď dorazí, zamestnanec zaškrtneme v účtovnom systéme položku „Originál prijatý“.
- Zamestnanci ihneď získavajú všetky potrebné údaje o transakcii zo skenov, včas uskutočňujú zápisy a vopred pripravujú všetky dokumenty pre reportovanie. Teraz sa neboja ani vnútorných, ani vonkajších kontrol.
- Účetní vykonávajú finančné operácie trikrát rýchlejšie a MOEK uzatvára účtovné obdobie o 10 dní skôr.
- Všetky pobočky MOEK uchovávajú účetné dokumenty v jedinom elektronickom archíve. Vďaka tomu je možné nájsť akýkoľvek účet faktúru, zmluvu alebo doklad o vykonaní prác, ako aj akékoľvek atribúty z nich (súmy, DPH, nomenklatúry tovaru alebo služby) štyrikrát rýchlejšie ako predtým.
- Riešenie v priebehu roka spracováva viac ako 2,6 milióna strán dokumentov.
Na záver
MOEK využíva Už 2 roky sme nazbierali štatistiky. Ukázalo sa, že účtovníci robia 95% transakcií bez zásahov do konceptov. To znamená, že takéto transakcie bude možné v budúcnosti prestúpiť úplne automaticky. Tak vznikol tento produkt, ktorý sa stal v podstate prvým krokom spoločnosti na ceste k integrácii prvkov "umelého inteligencie" do obchodných procesov spoločnosti: MOEK vyvíja príslušný program.
Iné ruské spoločnosti tiež automatizujú účetné procesy: zjednodušujú a zefektívňujú prácu. Napríklad pomocou technológií ABBYY služba finančného kontroly "" dvakrát rýchlejšie dostáva dôležité obchodné informácie a stráca o 20% menej času hľadaním potrebných faktúr a dodacích listov. Technológie inteligentného spracovania informácií pomáhajú zamestnancom účtovníctva holdingu "" okamžite nájsť potrebné finančné dokumenty počas hromadných daňových kontrol. V roku 2019 plánujú odborníci spoločnosti spracovať približne 10 miliónov strán dokumentov.
Chcete sa dozvedieť viac o projekte MOEK a ABBYY? 3. apríla o 11:00 zástupca riaditeľa Centra informačných technológií MOEK Vladimir Feoktistov predstaví podrobnosti prípadu na bezplatnom Pripojte sa, ak chcete klásť otázky.
Elizaveta Titarenko,
redaktorka firemného blogu ABBYY
Zdroj: habr.com
