V 20. storočí sa život a práca ľudí riadili plánom. Na pracovisku (zjednodušene - predstavte si továreň) mali ľudia jasný plán na týždeň, mesiac a rok dopredu. Zjednodušene: treba vyrobiť 20 kusov. Nikto nepríde a nepovie, že je potrebné vyrobiť 37 kusov a okrem toho napísať článok s úvahami o tom, prečo má forma týchto kusov práve takú podobu - a najlepšie včera.
V bežnom živote ľudí to bolo približne rovnaké: vyššia moc bola skutočnou vyššou mocou. Neexistovali mobilné telefóny, nemohol ti zavolať priateľ a požiadať ťa, aby si „naliehavo prišiel pomôcť vyriešiť problém“, žil si na jednom mieste prakticky celý život („presťahovanie ako požiar“) a na pomoc rodičom si vôbec uvažoval „prísť v decembri na týždeň“.
V týchto podmienkach sa vytvoril kultúrny kód, kde si sa cítil uspokojený, ak si splnil všetky úlohy. A to bolo skutočne možné. Nesplnenie všetkých úloh - odchýlka od normy.
Teraz je všetko inak. Nástrojom práce sa stal intelekt, a v pracovných procesoch je núdzne ho využívať v rôznych podobách. Moderný manažér (najmä vrcholový manažér) prechádza desiatkami rôznych úloh počas dňa. A hlavné - riadiť množstvo "prichádzajúcich správ" človek nemôže. Nové úlohy môžu zrušiť staré, zmeniť ich prioritu, zmeniť samotné zadanie starých úloh. V týchto podmienkach je takmer nemožné vytvoriť dopredu plán a potom ho realizovať po etapách. Na prichádzajúcu úlohu "máme naliehavú žiadosť od daňového úradu, musíme odpovedať dnes, inak pokuta" nemôžeš povedať "naplánujem na budúci týždeň".
Ako s tým žiť - aby zostával čas na život mimo práce? A dá sa použiť nejaké pracovné algoritmy manažmentu v každodennom, domácom živote? Pred 3 mesiacmi som radikálne zmenil celý systém stanovovania úloh a kontroly nad nimi. Chcem sa podeliť o to, ako som k tomu dospel a čo nakoniec vzniklo. Hra bude v 2 častiach: v prvej - trošku o, ak sa to tak dá povedať, ideológii. A druhá - úplne o praxi.
Myslím si, že problém pre nás nespočíva v tom, že je viac úloh. Problém je v tom, že náš sociokultúrny kód je stále nastavený na vykonávanie „všetkých úloh naplánovaných na dnes“. Prežívame, keď sa plány narušia, prežívame, keď nesplníme všetko, čo bolo naplánované. Zároveň školy a univerzity stále fungujú v rámci predchádzajúceho kódu: je daný súbor hodín, sú presne naplánované domáce úlohy a dieťa si v hlave vytvára model, ktorý predpokladá, že život bude ďalej takýto. Ak si predstavíme prísnu verziu, v živote totiž začínaš na hodine angličtiny rozprávať o geografii, druhá hodina namiesto štyridsiatich minút trvá hodinu a pol, tretia hodina sa ruší a na štvrtej hodine ti uprostred vyučovania volá mama a naliehavo ťa prosí, aby si kúpil a priniesol domov potraviny.
Tento sociokultúrny kód núti človeka dúfať, že môže zmeniť prichádzajúci tok – a práve týmto spôsobom si usporiadať svoj život, zatiaľ čo život, opísaný vyššie, je nenormálny, pretože v ňom nie je žiadny jasný plán.
To je základný problém. Musíme si uvedomiť a prijať, že nemôžeme ovládať množstvo prichádzajúcich správ, môžeme ovládať len to, aký máme k tomu prístup a ako spracovávame prichádzajúce správy.
Nemusíme sa obávať, že prichádzajú stále nové a nové požiadavky na zmenu plánov: už viac nepracujeme na strojach (s výnimočnými prípadmi), správy sa nevybavujú mesiac (áno, som optimista) a pevnú linku sa stal anachronizmom. Preto musíme zmeniť proces spracovania správ a prijať súčasný život taký, aký je, a uvedomiť si, že predchádzajúci sociokultúrny kód nefunguje.
Čo teda môžeme urobiť, aby to bolo jednoduchšie? Veľmi ťažko sa „vytvára dobrý web“, ale s presným technickým zadáním (alebo aspoň s presnejším popisom stanoveného úlohy) dosiahnuť správny výsledok (a nakoniec dosiahnuť aspoň nejaký výsledok) je oveľa jednoduchšie.
Najlepší príklad je ten môj, preto sa pokúsim dekomponovať svoje želania. Určite je mi jasné, že s spracovaním životných a pracovných plánov to neprebieha takto: teraz je to „zlé“, a ja chcem, aby to bolo „dobré“.
Čo znamená „zlé“ a „dobré“ na „vysokej“ úrovni dekompozície?
Zlé: cítim úzkosť z neistoty, či dokážem splniť všetko, čo som sľúbil iným ľuďom alebo sebe, som frustrovaný, pretože sa neviem dostať k úlohám, ktoré som si dlhodobo naplánoval, pričom ich musím odkladať buď kvôli naliehavým úlohám, alebo sú príliš zložitými; nemôžem sa venovať všetkému, čo ma zaujíma, pretože väčšinu času mi zaberajú práca a domáce povinnosti, a je mi ľúto, že nemôžem tráviť čas s rodinou a oddychovať. Samostatný bod: nie som v nepretržitom režime prepínania kontextu, od čoho sa do značnej miery odvíja všetko vyššie uvedené.
Dobré: necítim úzkosť, pretože viem, čím sa budem čoskoro zaoberať, absencia tejto úzkosti mi umožňuje tráviť voľný čas kvalitnejšie, necítim pravidelný pocit únavy (slovo „nepretržitý“ pre mňa nie je vhodné, je to presne pravidelný), nemusím sa rozptyľovať a prepínať na akékoľvek prichádzajúce komunikácie.
Celkovo mnohé, čo som opísal vyššie, môžem zhrnúť jednou jednoduchou vetou: „zníženie neistoty a neznáma“.
Týmto sa technický cieľ stáva niečím v duchu:
- Modifikácia procesu spracovania prichádzajúcich úloh — tak, aby sa kontext prepínal.
- Práca so systémom zadávania úloh — tak, aby sa aspoň aktuálne veci a nápady nezabúdali a časom boli spracované.
- Usporiadanie predvídateľnosti zajtrajška.
Predtým, než niečo zmením, musím pochopiť, čo môžem zmeniť a čo nie.
Zložitou a obrovskou úlohou je pochopiť a uznať, že na prichádzajúci tok nemôžem vplývať, a tento tok je súčasťou môjho života, do ktorého som sa dostal z vlastnej vôli; výhody takéhoto života prevažujú nad nevýhodami.
Možno by ste na prvej úrovni riešenia problému mali premýšľať: či vôbec chcete to miesto v živote, v ktorom sa nachádzate, alebo chcete niečo iné? A ak sa vám zdá, že chcete niečo iné, možno by ste mali súčasne pracovať práve na tom s psychológom/psychoanalytikom/psychoterapeutom/guru, nazývajte ich akýmikoľvek menami — táto otázka je tak hlboká a vážna, že sa sem radšej nebudem púšťať.
Takže som tam, kde som, páči sa mi tu, mám firmu so 100 zamestnancami (vz always som chcel podnikať), robím zaujímavú prácu (ide o interakciu s ľuďmi, vrátane dosahovania pracovných cieľov — a vždy ma zaujímala „sociálna inžinieria“ a technológie), podnikanie je postavené na „riešení problémov“ (a vždy sa mi páčilo byť „fixerom“), doma sa mi darí. Mám to tu rád, s výnimkou „nepríjemností“, ktoré sú uvedené v časti „zlé“.
Vzhľadom na to, že ma takýto život baví, nemôžem zmeniť (okrem delegovania úloh, o čom nižšie) prichádzajúci prúd, ale môžem zmeniť jeho spracovanie.
Akým spôsobom? Som zástancom konceptu, že je potrebné ísť od menšieho k väčšiemu — najprv vyriešiť najpálčivejšie problémy, ktoré je možné vyriešiť jednoduchými zmenami, a postúpiť k väčším zmenám.
Všetky zmeny, ktoré som urobil, môžem zhrnúť do troch smerov; vymenujem ich od jednoduchých (pre mňa) zmien po zložité:
1. Spracovanie a uchovávanie úloh.
Nikdy som nemohol (a ani teraz nemôžem) normálne viesť papierové diários, zapísať a formulovať úlohu — je to pre mňa veľmi zložitá úloha, a pravidelne sedieť v nejakom sledovači úloh — to je úplne ťažké.
Prijal som to, a mojou základnou koncepciou bolo, že úlohy, ktoré mám v hlave — sú najdôležitejšie.
Spracovanie úloh prebiehalo v takomto režime:
- úloha, na ktorú si pamätám — vykonať, keď budem mať voľnú chvíľu;
- prichádzajúca úloha — ak sa robí rýchlo, vykonať hneď, ako ju dostanem, ak to trvá dlhšie — sľúbiť, že to spravím;
- úlohy, na ktoré som zabudol — vykonať len vtedy, keď ma na ne niekto upozorní.
S týmto sa žilo celkom normálne nejaký čas, kým „úlohy, na ktoré som zabudol“ sa nestali problémom.
V problém to prešlo v dvoch podobách:
- Takmer každý deň prišli zabudnuté úlohy, ktoré bolo treba spraviť v ten deň (hardcore, ktorý ma dorazil — sms správa od súdu o zrážke peňazí z účtov za pokutu GIBDD pred odletom do Štátov a naliehavá potreba zistiť, či ma vôbec pustia odletieť).
- Obrovské množstvo ľudí považuje za nesprávne pýtať sa znova na žiadosť a necháva si to pre seba. Ľudia sú urazení, keď niečo zabudneš, ak ide o osobnú žiadosť, a ak je to pracovná žiadosť — nakoniec sa z toho stane požiar, ktorý treba vyrobiť dnes (pozri prvý bod).
S tým sa muselo niečo robiť.
Hoci mi to bolo nezvyčajné, začal som zapisovať všetky úlohy. Skutočne všetky. Mal som šťastie, že som na to prišiel sám, ale celá myšlienka sa veľmi prelína s konceptom .
Prvým krokom bolo jednoducho zapiť všetky úlohy z hlavy do najjednoduchšieho systému pre mňa. Ukázalo sa, že je to : rozhranie je veľmi rýchle, postup vytvárania úlohy zaberá minimum času, existuje jednoduchá aplikácia na telefón (následne som prešiel na Todoist, ale o tom v druhej, technickej časti).
Bohu díky, už 10 rokov sa tým alebo oným spôsobom zaoberám manažmentom v IT a chápem, že "vytvoriť aplikáciu" je úloha odsúdená na neúspech, rovnako ako "ísť k lekárovi". Preto som začal rozdeľovať úlohy na dekomponované úlohy vo forme akcií.
Jasne chápem, že som človek, veľmi závislý od pozitívnej spätnej väzby, ktorú vo forme spätnej väzby "pozri, čo si dnes urobil" môžem dať aj sám sebe (ak to vidím). Preto úloha "ísť k lekárovi" sa premení na úlohy "vybrať, k akému lekárovi ísť", "vybrať čas, kedy sa dá ísť k lekárovi", "zavolať a zarezervovať si návštevu". Pri tom sa nechcem namáhať: každú z úloh je celkom možné urobiť v priebehu jedného dňa v týždni a byť spokojný, že si už prešiel nejakým stupňom v úlohe.
Kľúčový bod: dekompozícia úloh a zapisovanie úloh vo forme krátkych akcií.
Pokým máš úlohu v hlave, pokým si myslíš, že ju treba niekedy splniť, nebudeš pokojný.
Ak ešte nie je zapísaná a zabudol si na ňu — budeš sa trápiť, keď si na ňu spomenieš a uvedomíš si, že si zabudol.
Toto sa týka všetkých úloh, vrátane domácich: odísť do práce a po ceste si spomenúť, že si zabudol vyhodiť odpadky, nie je vôbec cool.
Tieto pocity sú proste zbytočné. Preto som začal zapisovať naozaj všetky úlohy.
Cieľom je, aby som, cvičiac v sebe vykládku všetkých (absolútne všetkých) úloh do akéhokoľvek trackeru, v ďalšom kroku začal prestávať premýšľať o zapísaných úlohách v hlave.
Keď si uvedomíš, že všetko, čo si plánoval urobiť, je zapísané a skôr alebo neskôr sa k tomu dostaneš, obavy ustupujú.
Prestávaš sa nervózne správať, keď si uprostred dňa spomenieš, že si chcel vymeniť žiarovky na chodbe, porozprávať sa s kolegom alebo napísať dokument (a náhle sa do toho pustiť).
Minimalizovaním množstva zabudnutých (v tomto kontexte - nezapísaných) úloh minimalizujem obavy, ktoré vznikajú, keď si spomeniem na tieto zabudnuté úlohy.
Nie všetko sa dá zapísať a spomenúť, ale ak predtým takých úloh bolo 100, tak k určitému momentu zostáva len 10 a jednoducho "incidentov" obáv je menej.
Kľúčový bod: zapisujeme všetko, úplne všetko, aj keby sme si boli istí, že si to zapamätáme.
Nedá sa všetko zapamätať: akokoľvek hlúpo to znie, zapisujem všetko, až po "vyvenčiť psa".
Čo som takto dosiahol? Znížili sa obavy z toho, že som sa neustále bál, že niečo zabudnem (premýšľal som o plánoch, sľuboch, úlohách, atď.), a celkovo zmizli zbytočné prežívanie v hlave o "myslenie, čo som ešte mohol sľúbiť".
2. Zníženie reaktivity.
Nemôžeme znížiť prichádzajúci tok, ale môžeme zmeniť spôsob, akým naň reagujeme.
Vždy som bol reaktívny človek a tešil sa z toho, okamžite som odpovedal na žiadosť niekoho niečo urobiť po telefóne, snažil som sa okamžite splniť úlohu v živote alebo v domácnosti, celkovo som bol maximálne rýchly a cítil som z toho radosť. Nie je to problém, ale stáva sa problémom, keď sa takáto reakcia stane inštinktom. Prestávaš rozlišovať, kde si naozaj potrebný práve teraz, a kde môžu ľudia pokojne počkať.
Problém je v tom, že z toho vznikajú aj negatívne pocity: po prvé, ak som nestihol niečo urobiť alebo zabudol, že som sľúbil reagovať, znova som sa veľmi sklamal, ale to nie je kritické. Kritické to bolo v momente, keď sa počet úloh, na ktoré som chcel okamžite inštinktívne reagovať, stal vyšším než moje fyzické možnosti to urobiť.
Začal som sa učiť nereagovať na úlohy okamžite. Najprv to bola čisto technická stratégia: na akúkoľvek prichádzajúcu žiadosť „prosím, urob to“, „prosím, pomôž“, „poďme sa stretnúť“, „poďme si zavolať“, som začal namiesto reakcie a dokonca aj analýzy, kedy to urobím, ako svoju prvú úlohu plánovať jednoducho spracovanie tejto prichádzajúcej žiadosti a naplánovať, kedy to vykonám. To znamená, že prvou úlohou v trackeru sa stalo nie splnenie požiadavky, ale úloha „zítra prečítať, čo napísal Ivan na Telegrame, a zistiť, či to môžem urobiť a kedy, ak môžem“. Najnáročnejšie je tu bojovať so svojimi inštinktmi: obrovské množstvo ľudí žiada o rýchlu reakciu a ty, ak si zvyknutý žiť v rytme takejto reakcie, sa cítiš nepohodlne, ak si hneď neodpovedal na požiadavku.
Ale stalo sa zázrak: ukazuje sa, že 9 z 10 ľudí, ktorí žiadajú o niečo urobiť „včera“, celkom môžu počkať do „zajtra“, keď sa k ich úlohe dostaneš, ak im jednoducho povieš, že sa k tomu zajtra dostaneš. To, spolu so zapisovaním úloh a plnením sľubov, že sa na to dostaneš, tak veľmi uľahčuje život, že ti začne pripadať, že teraz žiješ v štruktúrovanom pláne (a možno je to naozaj tak). Samozrejme, potrebná je veľká príprava, ale v skutočnosti, pokiaľ si si nastavil takúto zásadu, môžeš sa to rýchlo naučiť. A to vo veľkej miere rieši problémy s prepínaním kontextu a nesplnením stanovených plánov. Všetky nové úlohy sa snažím naplánovať na zajtra, všetky žiadosti, na ktoré som predtým reagoval reaktívne, tiež plánujem na zajtra a už „zajtra“ ráno zistím, čo s tým môžem urobiť a kedy. Plány na „dnes“ sa stávajú menej rozplynutými.
3. Stanovenie priorít a zaznamenávanie náhlych úloh.
Ako som povedal na začiatku, priznal som si, že tok úloh každého dňa je väčší, než s čím môžem narábať. Sada reaktívnych úloh predsa zostáva. Preto každé ráno zisťujem, aké úlohy sú naplánované na dnes: ktoré skutočne treba urobiť dnes, ktoré sa môžu presunúť na zajtrajšie ráno, aby som určil, kedy ich je rozumné urobiť, ktoré sa oplatí delegovať a ktoré je možné úplne zrušiť. Ale tým sa veci nekončia.
Obrovská frustrácia nastáva, keď si večer uvedomíš, že si neurobil kritické úlohy, ktoré si mal na dnes naplánované. Najčastejšie to vzniká preto, že sa dnes objavili neplánované záležitosti, na ktoré, napriek maximálnemu úsiliu odložiť reakciu, bolo potrebné reagovať dnes. Začal som si zapisovať všetky úlohy, ktoré som dnes urobil, hneď po ich dokončení. A na večer som si prezeral zoznam splnených úloh. Zastavil sa právnik - zapísal som, zavolal klient - zapísal. Stala sa nehoda, na ktorú trebalo reagovať - zapísal. Zavolal autoservis a povedal, že auto musím priniesť práve dnes, aby ho opravili do nedele - zapísal. To mi umožňuje pochopiť, prečo som sa nedostal k úlohám naplánovaným na dnes a netrápiť sa z toho (ak boli nečakané úlohy naozaj potrebné), a tiež zafixovať, kde som mohol menej reaktívne spracovávať prichádzajúce úlohy (povedať servisu, že to nestíham a auto prinesiem až zajtra, a zistiť, že ho predsa len stihnú opraviť do nedele, ak ho prinesiem zajtra). Snažím sa zapisovať absolútne všetky vykonané úlohy, od „podpísal som dva dokumenty od účtovníctva“ až po minútový rozhovor s kolegom.
4. Delegovanie.
Najťažšia téma pre mňa. A tu som skôr rád, že prijímam, než dávam rady. Iba sa učím, ako to robiť správne.
Problém v delegovaní spočíva v organizácii procesov delegovania. Tam, kde sú tieto procesy nastavené, s ľahkosťou prenášame úlohy. Tam, kde procesy nie sú dolaďené, sa delegovanie zdá buď príliš zdĺhavé (v porovnaní s tým, keď si úlohu urobíš sám), alebo jednoducho nemožné (túto úlohu nikto, okrem mňa, určite nemôže splniť).
Toto absencia procesov vytvára blok v hlave: ani ma nenapadne, že by som mohol delegovať úlohu. Doslova pred pár týždňami, keď som sa rozhodol prejsť z Trello do Todoist, som sa prichytil pri tom, že už tri hodiny prenášam úlohy z jedného systému do druhého, ani som si neuvedomil, že to môže urobiť niekto iný.
Hlavným experimentom pre mňa teraz je prekonať vlastnú blokáciu žiadať ľudí, aby robili niečo v prípadoch, keď si som istý, že nebudú súhlasiť alebo nevedia, ako to urobiť. Strácať čas vysvetľovaním. Prijať, že veci sa budú robiť dlhšie. Ak sa so svojím skúsenosťami podelíte, budem veľmi rád.
Pasce
Všetky vyššie uvedené zmeny sú popísané pomerne technickými odporúčaniami pre prácu so softvérom, o ktorých napíšem v ďalšej časti, a v závere tejto - o dvoch pasciach, do ktorých som sa dostal počas celej tejto mojej životnej reorganizácie.
Pojem únavy.
Keďže s vami nepracujeme fyzicky, ale mentálne, vyvstáva obrovský a neočakávaný problém - pochopiť a zachytiť moment, keď začínate byť unavení. To umožňuje včas si oddýchnuť.
Pracovník za strojom taký problém v zásade nemal. Po prvé, pocit fyzickej únavy je nám zrejmý už od detstva, a okrem toho je pomerne ťažké pokračovať v činnosti, keď telo na to nie je schopné. Nemôžeme, urobiac 10 prístupov v posilňovni, spraviť ešte 5 'pretože to treba'. Táto motivácia nefunguje z úplne jasných biologických dôvodov.
S myslením je situácia o niečo iná: nemyslíme prestane. Neskúmal som túto sféru, ale celkovo sú hypotézy nasledovné:
- Osoba, ktorá je neustále v ťažkých podmienkach, si mentálnu únavu nevšimne hneď. Nedochádza to k tomu, aby som myslel, že 'už ďalej nemôžem myslieť, odpočiniem si' — najprv to ovplyvňuje emocionálne spektrum, schopnosti myslenia, potom vnímanie, a až niekde tu možno pocítiť, že to na vás prišlo.
- Na to, aby ste sa odpojili od toku, nestačí len prestať sa zaoberať pracovnými záležitosťami. Všimol som si, že ak napríklad prestanem pracovať, ležím a pozerám do telefónu, čítam, pozorujem a mozog naďalej pracuje, únava ma neopúšťa. Skutočne pomáha si ľahnúť a prinútiť sa nerobiť vôbec nič (vrátane hrania sa s telefónom). Prvé minúty 10 je veľmi ťažké vystúpiť z aktivity, ďalších 10 minút prichádza do hlavy milión nápadov, ako všetko správne urobiť, ale potom — už nastáva čistota.
Je dôležité a potrebné dať mozgu odpočinok, a keďže je ťažké ten moment zachytiť, treba to robiť pravidelne.
Čas na odpočinok / život / rodinu.
Ja, ako som už písal, som závislý od pozitívnej väzby, ale môžem si ju generovať sám: to je bonus aj problém.
Odkedy som začal sledovať všetky úlohy, chválim sa za splnené. V istom momente som prešiel zo stavu 'usporiadal som pracovný život' do stavu 'teraz som superhrdina a zvládnem maximum vecí', dosiahnuc 60 úloh za deň.
Vyvažoval som pracovné a domáce povinnosti a určite som do denného plánu zahrnul aj domáce práce, ale problém spočíva v tom, že to sú práce. Treba si však vyhradiť čas na odpočinok a rodinu.
Pracovníka z dielne vyhadzujú o 18:00, zatiaľ čo podnikateľ má z práce aj radosť. Vzniká teda približne tá istá situácia, ako pri neschopnosti zachytiť moment 'duševnej únavy': v eufórii z vykonaných úloh zabúdaš, že vlastne musíš žiť.
Je veľmi ťažké vypadnúť z toku, keď všetko funguje a ty z toho máš radosť, tiež si to musíš vynútiť.
Únava prichádza nie z túžby 'poležať si', ale z emocionálneho rozrušenia ('všetko ma od rána vytáča'), zložitosti vnímania informácií a zhoršenia schopnosti prepínať kontexty.
Kriticky dôležité je vyčleniť si čas na odpočinok, aj keď je to veľmi nepríjemné. Je dôležité, aby sa to neskôr neodrazilo na tebe. Nie je fajn dva mesiace sa tešiť zo svojej produktivity, a potom sa ocitnúť v stave, keď ťa všetko štve a nemôžeš vidieť ľudí.
Nakoniec nežijeme len pre produktivitu, vo svete je obrovské množstvo zaujímavých a prekvapujúcich vecí 😉
Celkový názor je, že takto by sa mali (re)organizovať pracovné a mimo pracovné procesy. V druhej časti poviem, aké nástroje som na to použil a aké výsledky sa mi podarilo dosiahnuť.
P.S. Téma sa pre mňa ukázala ako natoľko dôležitá, že som si dokonca založil samostatný kanál na Telegrame, kde zdieľam svoje názory na túto tému, pridajte sa —
Zdroj: habr.com
