Všetci sú ohromení efektívnosťou

V minulom vydaní „Cínového predaja“ sme diskutovali o troch článkoch o efektívnosti rôznych procesov. O tom „Ako Bezos vypol PowerPoint«, «Majiteľ jednej spoločnosti núti žiť 5 hodín denne bez rozptýlení“ a „Asynchrónna komunikácia dualistov«.

Tento článok je kompiláciou krátkych výťahov zo všetkých troch s mojimi subjektívnymi úvahami pod záštitou všeobecnej nespokojnosti s neefektívnosťou.

V priemernej spoločnosti, v ktorej som pracoval a pracujem, sa všetky problémy, ktoré sa snažia vyriešiť títo chlapci, vyskytujú v úplnej miere.

O tom, ako Bezos vypínal PowerPoint

Ako nám hovorí článok, pán Bezos zmenil pravidlá korporátnych meetingov. Teraz sa kolegovia schádzajú a približne pol hodiny po začiatku meetingu čítajú sami (pre seba) v tichosti zápisnice, ktoré pripravil rečník.

Potom tí, ktorí nemajú čo pridať alebo sú Informed (z RACI matice), môžu vstať a odísť. Tí, ktorí sa priamo podieľajú na návrhoch, zostávajú a kladú otázky, navrhujú nápady a organizujú ďalšie meetingy.

Podľa môjho názoru je to celkom normálny nápad, pretože na korporátnych meetingoch sa veľmi často stráca čas na „kapovské“ otázky a zhrnutia od tých, ktorí sa chcú zapáčiť vedeniu. Taktiež na rôzne vtipy.

Ďalšou výhodou čítania dokumentov pre seba je, že niektorí rečníci môžu čítať pomaly (alebo príliš rýchlo) alebo mať rôzne nepríjemné rečové vady.

Chápem, že zavádzať také radikálne zmeny v pravidlách meetingov nie je ľahká úloha, ale dúfam, že zasadiť racionálne jadro do myslí tých, ktorí sa ich zúčastňujú.

CEO, ktorý núti žiť 5 hodín denne bez rozptýlení

CEO jednej nemeckej spoločnosti nedávno priznal zaviedol, že nútil ľudí pracovať 5 hodín a zakázal im počas tejto doby rozptýlenia na telefóne a sociálnych sieťach. Ľudia sú v šoku, ale stali sa šťastnejšími a produktívnejšími.

Taktiež povedal, že podobný zážitok mal aj predtým, keď sa dohodol so zamestnávateľom na nižšej mzde v srdci, aby mu dal dva ďalšie voľné dni v týždni. Po určitom čase, keď si všimol, že vykonáva rovnaký objem práce ako predtým, sa dohodol so zamestnávateľom na obnovení predchádzajúcej úrovne mzdy.

Dnes sa čoraz častejšie objavujú články o startupoch a spoločnostiach, ktoré uplatňujú podobné praktiky. Podľa môjho názoru v tom je racionálne jadro, a ak sa pozrieme na efektívnu časť pracovného dňa, väčšina z nás pravdepodobne nepracuje viac ako 6 hodín.

V niektorých spoločnostiach existuje aj „kultúra nadčasov“, keď sa tí, ktorí chcú preukázať svoju oddanosť firme, zdržujú v práci 10 - 12 hodín alebo aj dlhšie. S každou ďalšou hodinou sa však priemerná efektivita takýchto zamestnancov blíži k nule. Týchto ľudí často nájdete v sieni slávy vyhorených.

Pracovať menej, ale efektívnejšie — to je, ako sa mi zdá, vynikajúci trend, ktorý môže oslobodiť niekoľko hodín týždenne na komunikáciu s tými, ktorí sú vám naozaj dôležití (so sebou a rodinou).

Asynchrónna komunikácia dualistov

Duoisti — to sú chalani zo spoločnosti doist, ktorí robia známe todoist. Ich CEO píše v článku „Asynchrónna komunikácia“, o tom, ako implementovali tento systém vo svojej spoločnosti. Z nej je niekoľko zaujímavých téz.

Definície:

• Asynchrónna komunikácia je, keď posielate správu a nečakáte okamžitú odpoveď. Napríklad v e-maile;
• Súčasná komunikácia — naopak, keď posielate správu, okamžite ju prijíma príjemca, a takisto okamžite začína odpovedať. Sem môžeme zaradiť aj real-time komunikáciu (stretnutia a 1 na 1 schôdzky).

Podľa článku v Harvard Business Review sa za posledných 10 rokov čas na komunikáciu v kancelárii zvýšil o 50 %. Zamestnanci trávia až 80 % svojho času odpovedaním na e-maily a komunikáciou.

Nevýhody súčasnej komunikácie:

• Stále rozptýlenia. Ako píše a hovorí prokrastinológ Maxim Dorofejev, aby sme boli produktívnejší, musíme vypnúť všetky upozornenia v messengeroch. Tu je to naopak. Obrovské množstvo notifikácií v pracovnom chate neustále odvádza pozornosť od práce. Často je nemožné sa sústrediť;
• Ľudia dávajú prednosť byť stále dostupní, než byť produktívni;
• Zvyšuje stres, pretože neustále rozptýlenia bránia rovnomernému rozdeleniu záťaže a musíme sa ponáhľať;
• Vedie to k rýchlym a nekvalitným rozhodnutiam.

Výhody asynchrónnej komunikácie:

• Kontrola nad plánovaním svojho pracovného času;
• Vysokokvalitná komunikácia namiesto 'reaktívnych' odpovedí. Komunikácia je oveľa pomalšia a núti ľudí byť efektívnejšími a prijímať rozvážnejšie rozhodnutia;
• Menej stresu. Môžete konať úplne podľa svojho pracovného plánu;
• Predvolene stav toku (t.j. nič neodvádza pozornosť);
• Automatické dokumentovanie, ak sa používajú verejné prostriedky komunikácie (napríklad Github alebo nejaký fórový motor);
• Tolerancia voči rôznym časovým zónam (môžeme nastaviť akýkoľvek časový posun v očakávaní odpovede).

Úplne odstrániť synchrónnu komunikáciu nie je možné. Duisti navrhujú vytvárať dôležité synchronické chaty (napríklad v telegrame, ak server vypadne), 1 na 1 stretnutia a tímové retreaty.

Čo majú duisti?:

• 70% async komunikácie Twist, Github, Paper;
• 25% sync komunikácie Zoom, Appear.in, Google Meet;
• 5% offline stretnutí a retreatov.

Čo odporúčajú na zavedenie kultúry asynchrónnej komunikácie:

• Prekomunikujte. V korešpondencii popisujte všetko maximálne podrobne, predpokladajúc možné otázky;
• Interakcie plánujte dopredu. Príklad: 'Chcem to dokončiť za 2 dni a budem vďačný za váš príspevok' namiesto 'Čakám na tvoj feedback do hodiny';
• Vždy kontrolujte nastavenia zdieľania dokumentov (zjavne s tým mali problémy a niekto čakal na zdieľanie dokumentu viac ako deň);
• Pred meetingom zdieľte so všetkými účastníkmi všetky potrebné dokumenty, aby boli všetci informovaní;
• Po meetingu by sa do dokumentu z meetingu malo dostať všetko, čo bolo na ňom diskutované (duisti dokonca praktikujú nahrávanie meetingu, aby sa niekto mohol zúčastniť asynchrónne);
• Vypnite všetky notifikácie;
• Vyplňte čas čakania produktívne.

Tipy pre lídrov od duistov:

• Podporujte písomnú komunikáciu;
• Hodnoťte ľudí podľa výkonu, a nie podľa toho, aké majú soft skills a koľko času trávia v práci;
• Zabudnite na pracovný čas. (Kto kedy prichádza a odchádza);
• Vytvorte atmosféru dôvery (duisti tým myslia, že každý zodpovedá za svoje slová a tím by mal byť presvedčený, že ak ste sľúbili dodať kód zajtra, tak to aj urobíte);
• Zvýšte osobnú zodpovednosť na miestach;
• Stanovte prijateľný čas na odpoveď. U duistov je to 24 hodín;
• Zamerajte na transparentnosť. To znamená, že maximálny počet otázok by sa mal diskutovať verejne v rámci spoločnosti;
• Pridajte kanály rýchlej núdzovej komunikácie.

Dva body ma obzvlášť znepokojujú:

• O zanedbávaní soft skills. Podľa mojej skúsenosti je dobrý, udržiavaný kód zriedka výsledkom mizantropov (proste to odporuje ich pocitom). A myslím si, že code review s takými chalanmi rozvráti aj najvyrovnanejší tím;
• O tom, čo duelisti nazývajú „atmosférou dôvery“ (ak sľúbil doručiť zajtra, tím by sa mal cítiť istý, že kód doručíš zajtra). Tento bod, podľa môjho názoru, pridá to nepokojenie, ktorého sme sa zbavili počas prechodu na asynchrónne komunikovanie.

Celkově se mi líbily nápady, které duelisti navrhují. Myslím si však, že to bude výměna „šidla za mýdlo“, t.j. i když vyhrajeme v neustálých rozptýleních, stále sa stretávame s problémami, ktoré nikam nezmiznú — termíny a bubnovanie galéristu.

Na záver

Nápady na 24-hodinové vynucovanie výkonu z ľudí idú do pozadia. Teraz korporácie chcú, aby ľudia efektívnejšie pracovali a trávili viac času konzumáciou, aby podporovali ekonomiku.

Žiadam vás o komentáre s vašimi nápadmi týkajúcich sa týchto tém. Možno ste už niečo podobné zaviedli vo svojich spoločnostiach. Posielajte odkazy na podobné radikálne experimenty.

Príďte sa porozprávať do útulného telegramového chatu „Cínového predajcu“. Tam sa môžete synchronne rozprávať, odpútavajúc sa od čohokoľvek.

Zdroj: habr.com