Vysoko postavená značka alebo meno rečníka s vysokou pozíciou pomáha naplniť konferenčné miestnosti. Ľudia oslovujú „hviezdy“, aby zostali v trende a dozvedeli sa o svojich chybách a víťazstvách. Až na konci prejavov dávajú účastníci takýmto rečníkom ďaleko od najvyšších známok.
VisualMethod, prezentačné a infografické štúdio, sa podnikateľov a zamestnancov firiem pýtalo, čo ich na konferenčných prezentáciách najviac sklamalo. Ukazuje sa, že keď skúsení rečníci ignorujú organizačné snímky a prejdú priamo k popisu procesu alebo prípadu, dôvera sa stratí. Niektorí respondenti dokonca toto správanie rečníkov označili za arogantné („vôbec sa nepredstavil“) a nepozorné („téma je jedna vec, ale slová sú druhá“). Hovoríme podrobne o tom, ktoré snímky je dôležité si zapamätať.
Prečo je to dôležité
Aj keď ste hovorili 1000-krát, vo vašej prezentácii musí byť týchto 5 snímok:
- téma reči
- predstavenie sa
- štruktúra reči
- agendy
- výsledky prezentácie a kontakty
Ak prezentácia obsahuje sekciu otázok a odpovedí, vytvorte na to samostatnú snímku, aby ste sa zamerali na publikum, alebo použite súhrnnú snímku prezentácie.
Zhromažďovaním skúseností v rozprávaní sa prednášajúci viac sústreďujú na podstatu prezentácie a veria, že pre poslucháčov sú dôležité iba výsledky a osobná skúsenosť rečníka. To je, samozrejme, významné, ale bez ohľadu na váš status a výsledky vašej práce je pre publikum cenné získať posilnenie dôležitosti toho, čo sa deje, a pocit vlastníctva. Organizačné snímky vám pomôžu naladiť sa, ponoriť sa do vašej témy a pochopiť, prečo by vaša prezentácia mala ovplyvniť profesionálny život vášho publika. Aj keď je váš prejav monológ, organizačné informácie vytvárajú efekt interakcie medzi rečníkom a publikom v miestnosti.
Nechajte sa vtiahnuť do témy
Každá prezentácia začína titulnou stranou. Zvyčajne hovorí niečo všeobecné, hoci prvá snímka bola pôvodne vytvorená na vysvetlenie relevantnosti témy pre publikum. Prečo sa to deje? Naši klienti, ktorí často vystupujú, priznávajú, že tému dostanú od organizátora, alebo ak si ju sformulujú sami, stane sa tak niekoľko mesiacov pred akciou a pri nedostatku času sa objaví náčrt témy. Postupom času sa objavuje na všetkých plagátoch, banneroch a mailingoch a keď príde na prípravu, zdá sa, že je už neskoro niečo meniť. VisualMethod navrhuje vždy formulovať tému s uvedením jej prínosu pre publikum. Aj keď sa bude mierne líšiť od toho, čo bolo avizované. Týmto spôsobom môžete upútať pozornosť ľudí od prvých sekúnd.
Použite aktívny hlas na formulovanie svojej témy a buďte čo najkonkrétnejší. Napríklad formulácia „Vývoj komerčného návrhu“ znie slabšie ako „3 šablóny komerčných návrhov, ktoré vám pomôžu predávať poradenské služby“.
Nájdite s poslucháčom spoločný záujem. Dobrý rečník sa pred prejavom opýta organizátorov, kto bude v miestnosti a aké sú výsledky prieskumov na témy, ktoré sú pre návštevníkov aktuálne. Tento rozhovor zaberie päť minút, no pomôže vám ušetriť čas na prípravu, pretože budete presne vedieť, čo ľudia očakávajú, a vyberiete pre nich zaujímavé informácie. Ak máte počas roka jedinú prezentáciu, môžete použiť iba jednu vetu na spojenie vašej témy a záujmov prítomných.
Aj keď nie sú informácie o tých, ktorí budú v sále, pred začiatkom prejavu stačí položiť 2-3 objasňujúce otázky o povolaní poslucháčov a prísť s argumentom, prečo budú vaše informácie užitočné pre ich.
Podporte svoju odbornosť
Keď už sformulujete tému, ľudia majú nasledujúcu otázku: prečo práve vy môžete byť odborníkom a prečo by vám mali dôverovať? Táto reakcia nastáva automaticky a bez odpovede si poslucháč môže všetko so záujmom vypočuť, no bude mať pochybnosti, či sú v tomto konkrétnom prípade informácie dôveryhodné a to, čo počul, sa oplatí aplikovať v praxi. Preto odporúčame, aby aj „hviezdni“ rečníci povedali, prečo majú právo vysloviť tú či onú informáciu. Ako to urobiť prirodzene, bez vystrčenia „ja“?
Niektoré formáty udalostí vyžadujú, aby prednášajúceho uviedol organizátor. V tomto prípade je dôležité poskytnúť prezentujúcemu správne informácie a spojiť ich s témou vášho prejavu. Jednému z našich klientov sme napríklad na konferencii pre podnikateľov poradili, aby sa porozprával nielen o svojom poslednom pôsobisku v najväčšej firme v krajine podľa počtu zamestnancov, ale aj o doterajších skúsenostiach v malej kancelárii. Po prejave dostal rečník poznámku, že rozumie problémom malých podnikov, hoci predtým v sekcii otázok a odpovedí často zaznela otázka „dobre, táto metodika funguje vo veľkých podnikoch, ale čo malé podniky?“ Keď jasne pochopíte, kto je vaše publikum, môžete si vybrať príklady z vašich aktivít, ktoré budú rezonovať so záujmami vašich poslucháčov.
Ak sa predstavujete, venujte tomu samostatnú snímku. Týmto spôsobom môžete vyjadriť iba spojenie medzi vašou skúsenosťou a témou a ľudia si prečítajú ostatné fakty sami – a nebudete vyzerať, že sa chválite. Existuje niečo ako „trojuholník dôvery“. Ak chcete vybudovať dôveru, musíte prepojiť tri veci: svoje skúsenosti, tému a záujmy vášho publika.
Prvý spôsob, ako to urobiť, zahŕňa použitie stereotypu. Vyzerá to takto:
Volám sa _______, som _______ (pozícia): stereotyp ________________. Ak ste obchodný riaditeľ, vaša prezentácia môže vyzerať takto:
Volám sa Peter Brodsky (meno), som typický obchodný riaditeľ (pozícia), ktorý mesačne schvaľuje niekoľko komerčných návrhov a dostáva spätnú väzbu od klientov (stereotyp). Týmto spôsobom potvrdíte, že máte právo hovoriť o písaní obchodných návrhov a rozumiete tomu, čo ľudia v miestnosti robia, ak hovoríte pred ľuďmi s rovnakým postavením.
Druhou možnosťou sú predchádzajúce skúsenosti. Ak by ste hovorili s vývojármi, ktorí napríklad vytvárajú služby na automatizáciu distribúcie komerčných ponúk, mohli by ste povedať nasledovné:
Volám sa Peter Brodsky (meno) a každý deň trávim 30% času vo vývojovom tíme, pretože verím, že budúcnosť je v automatizácii procesov. Ak máte skúsenosti s vývojom, môžete to povedať ešte jasnejšie: Som vývojár a vždy som bol. Kód mám v krvi. Ale stalo sa, že sa mi podarilo vybudovať algoritmus na prácu s komerčnými ponukami a zvýšiť predaj o 999% a teraz pracujem ako blokový manažér. To je tiež dobré, pretože vidím obe strany procesu.
Ak nemáte relevantné skúsenosti, potom môžete prejsť na jazyk emócií a povedať, prečo je pre vás téma dôležitá. Bude to znieť asi takto: Ja sám som každý deň kupujúci a som pripravený plakať od šťastia, keď predávajúci počuje, čo potrebujem, a nesnaží sa predať podľa šablóny. Ale toto je podstata šablóny dobrej spoločnosti: naučiť zamestnancov využívať výhody ľudskosti a technológie porozumenia klientovi.
Čo sa týka snímky popisujúcej skúsenosti, môžete na ňu vložiť nasledujúce informácie:
- Pracovná pozícia a názvy spoločností, pre ktoré ste pracovali
- Vaše vzdelanie alebo špeciálne kurzy, ktoré súvisia s témou
- Tituly, ocenenia a certifikácie
- Kvantitatívne výsledky. Napríklad, koľko komerčných ponúk ste v živote dali?
- Niekedy je vhodné spomenúť klientov alebo veľké projekty.
Hlavná vec: pamätajte si včas, že publikum si neprišlo vypočuť váš životný príbeh. Účelom prezentácie je preto jednoducho zdôvodniť, prečo je dôležité, aby vás ľudia počuli hovoriť na túto tému.
Zaujímajte sa o obsah
Teraz ste povedali, prečo si téma a vaša odbornosť zaslúžia pozornosť, teraz chce publikum vedieť, ako budete odovzdávať vedomosti, aký bude proces. Vloženie obsahu vašej prezentácie na snímku a nastavenie programu stretnutia je dôležité, aby ste predišli sklamaniu ľudí po vašej prezentácii. Keď neupozorníte na štruktúru svojho prejavu, ľudia si vytvárajú vlastné očakávania a málokedy sa to zhoduje s realitou. Tu sa objavujú komentáre v štýle „to som vôbec nemyslel“ alebo „myslel som, že to bude lepšie“. Pomôžte poslucháčom s ich túžbami a očakávaniami – stanovte pravidlá a povedzte im, čo môžu očakávať.
Dobrý spôsob, ako hovoriť o programe bez toho, aby ste snímku nazývali „Agenda“. Namiesto toho môžete vytvoriť časovú os alebo infografiku. Uveďte, ako dlho bude každá časť trvať: teoretická, praktická, prípadová štúdia, odpovede na otázky, prestávky, ak sú poskytnuté. Ak preposielate prezentáciu, je lepšie urobiť obsah vo forme menu s odkazmi – takto sa postaráte o čitateľa a ušetríte mu čas pri listovaní snímok.
VisualMethod odporúča nielen špecifikovať obsah prejavu, ale urobiť tak prostredníctvom výhod pre poslucháčov. Napríklad na snímke je bod „ako uviesť hranice rozpočtu v komerčnom návrhu“. Keď vyslovíte tento bod, urobte sľub: „Po mojom prejave budete vedieť, ako v komerčnom návrhu uviesť hranice rozpočtu.“ Uistite sa, že ľudia považujú vaše slová za užitočné.
Ako poznamenáva Alexander Mitta vo svojej knihe „Kino medzi peklom a nebom“, prvých 20 minút filmu spôsobí záblesk záujmu v celom príbehu. Profesionáli tomu hovoria podnecujúca udalosť alebo, v hrubom preklade, „podnecujúca udalosť“. Podobný prístup je aj v divadelnej klasike. Vaše úvodné snímky pripravujú scénu a vzbudzujú záujem o celý príbeh.
Zhrnúť
Spomeňte si na rozuzlenie na konci filmu alebo inscenácie: na moment, keď je divák osvietený a dostáva univerzálne vedomosti. Tento moment vašej prezentácie bude posledným snímkom so stručnými závermi. Toto môže byť jedno veľké zhrnutie, ak hovoríte o skutočne novom objave, alebo 3 hlavné pravidlá alebo závery na zhrnutie celého prejavu.
Prečo zhrnúť na samostatnú snímku? Po prvé, pomáhate vyvodiť jednoznačný a správny záver na základe výsledkov vášho prejavu. Po druhé, pripravíte publikum na koniec prezentácie a poskytnete mu možnosť pripraviť si otázky.
Po tretie, svojej prezentácii môžete pridať hodnotu. K tomu sa treba zamerať na to, aby sa vďaka vášmu prejavu publikum niečo naučilo, uvedomilo a pochopilo. Vo všeobecnosti vytvorte efekt dodatočnej hodnoty. Uvediete napríklad názvy troch šablón, podľa ktorých sa vytvára komerčný návrh, a poviete: dnes ste sa naučili tieto tri modely a pomocou nich môžete svojim klientom jasnejšie ukázať výhody spolupráce s vami a urýchliť predaj.
Súhrnná snímka by mala byť stručná a skutočne presvedčivá. Potom by ste sa nemali ďalej ponoriť do témy, aj keď si pamätáte niektoré podrobnosti. Využite túto chvíľu na upevnenie svojho odborného statusu a konečného záveru. V tomto poslednom bode môžete prejsť na sekciu otázok a odpovedí, aj keď vo väčšine prípadov je lepšie ju umiestniť o niečo skôr a ukončiť prezentáciu na želanej poznámke.
Pomôžte mi kontaktovať vás
Každá prezentácia má svoj účel. Keď rečník vystupuje na pódium, predáva publiku produkt, spoločnosť, svoju odbornosť alebo nejaký druh akcie. Dnes je vzácne vidieť priamy predaj prostredníctvom prezentácie, snáď s výnimkou online pyramídových hier pre kozmetiku alebo magické pilulky. Vo väčšine prípadov rečník zhromažďuje kontaktné informácie od publika. To neznamená, že chodí po sále s dotazníkom, ale hovorí, kde môžete pokračovať v komunikácii.
Ak nie ste pripravení poskytnúť priame kontakty, uveďte na záverečnej snímke e-mail spoločnosti. Napríklad používame všeobecnú adresu [chránené e-mailom], alebo ešte lepšie, uveďte odkaz na sociálnu sieť, kde môžete komunikovať so svojím publikom alebo kde sa objavujú užitočné materiály k vašej téme.
Ak ste nezávislý konzultant, môžete uviesť aj všeobecnú, osobnú adresu alebo uviesť stránku na sociálnej sieti, prostredníctvom ktorej vás možno kontaktovať.
Ak chcete aktivovať svoje publikum, vytvorte „výzvu na akciu“. Požiadajte o spätnú väzbu k svojej prezentácii, zdieľajte odkazy na danú tému alebo navrhnite, ako by sa mohla vaša prezentácia zlepšiť. Ako ukazuje prax VisualMethod, približne 10 % poslucháčov vždy reaguje a je dostatočne aktívnych na to, aby zanechali komentár, a približne 30 % je pripravených prihlásiť sa na odber noviniek vašej skupiny.
PS
Podľa „starodávnej“ tradície tam mala byť zmienka o fráze „Ďakujem za pozornosť!“ Povedať „zbohom“ je vždy ťažké a trápnu pauzu chcete vyplniť snímkou s podobnou vďačnosťou, ale odporúčame vám zastaviť sa pri snímke s kontaktmi. „Thank You Slide“ signalizuje vášmu publiku, že váš vzťah sa skončil a cieľom každého podnikania je rozširovať sa a neustále udržiavať kontakt s publikom. Vaše kontakty sa s touto úlohou lepšie vyrovnajú.
Zdroj: hab.com