Ahoj zas. Toto je pokračovanie článku o organizovaní študentského hackathonu.
Tentokrát vám poviem o problémoch, ktoré sa objavili priamo počas hackathonu a o tom, ako sme ich vyriešili, o lokálnych udalostiach, ktoré sme pridali k štandardnému „kódujte veľa a jedz pizzu“ a pár tipov, aké aplikácie používať čo najjednoduchšie. organizovať podujatia takéhoto rozsahu.
Po dokončení všetkých finančných príprav začína najzaujímavejšia etapa: príprava lokality. Tu nájdete najväčší počet problémov a problémov, na ktoré ani nepomyslíte. Začnime objednávaním rôznych občerstvenia a vybavenia. To okamžite vedie k dvom hlavným problémom: kto ich dostane a kam to všetko dať? Ešte raz pripomeniem, že všetci organizátori sú študenti a samotný hackathon sa konal 26. – 27. januára, teda presne v polovici trimestra. Na každú objednávku sme potrebovali 4-5 ľudí (vzhľadom na rozsah akcie sme naraz dostali kľudne aj 20-30 krabíc nápojov) a našou jedinou možnosťou bolo hľadať dobrovoľníkov medzi ostatnými kurzami. Na ich nájdenie môžete samozrejme použiť skupiny na Facebooku, no kandidátom našich ľudí je Slack. Môžete vytvoriť samostatný kanál pre každú dodávku, integrovať ich do Trello (aplikácia na vytváranie zoznamov akcií) a potom pridať tých, ktorí súhlasili s pomocou a zaznamenať všetko, čo bolo prijaté v Trello. Takže všetko bolo prijaté, aj keď predpokladajme, že dodávka bola do správnej univerzitnej budovy (niekoľkokrát to doručili do iných budov a dobre, Imperial bol takmer celý v South Kensington, mohli byť doručené do University of London omylom) a že máme dosť ľudí a niekoľko vozíkov na prepravu obzvlášť ťažkých nákladov, čo ďalej? Kam má ísť všetok tento náklad? Každá veľká univerzitná komunita má na takéto akcie svoj malý sklad. Bohužiaľ, všetko sa pravdepodobne nezmestí do miestnosti 2x3. Tu nám prišli na pomoc univerzitní sponzori. Niekoľko ton (!) nápojov a občerstvenia bolo doručených nášmu partnerovi zo študentskej únie. Malá odbočka. Každá fakulta má svoj odbor: inžinierska, lekárska, vedecká a geologická. Naše inžinierske oddelenie má asi 2 voľné miestnosti (ale pšššt, neviem, nakoľko sa to riadi aj univerzitnými pravidlami) boli kompletne (!) prerobené na sklady na jednu akciu. Ďalej bude časový odstup, ako sme tieto veci odtiaľ dostali. Môj chrbát sa mi potom vôbec nepoďakoval.
Je veľmi ťažké nájsť, kde všetky tieto veci uchovávať, a ešte ťažšie ich správne distribuovať. Pre informáciu: celkovo sú 3 zóny, spodné a 2 horné hackathony. Veľkosti sú približne rovnaké a vo všeobecnosti neexistujú žiadne problémy s distribúciou. Kým sa neobjavia ľudia so špeciálnymi stravovacími preferenciami. Vegáni, vegetariáni a mnoho ďalších. Dotazník posielame vždy vopred, aby sme vedeli, koľko máme objednať. Prirodzene, e-maily sú zabudnuté a stratené. Preto k hlavnej objednávke vždy pridávame 20% vo forme náhradných špeciálnych možností, ako sú margarity s bezlepkovým cestom. drahé? Nepochybne. Ale posledná vec, ktorú potrebujeme, sú militantní vegáni, ktorí sa nevedia nabažiť jedla bez zvierat. Moderné problémy si vyžadujú moderné riešenia.
Povedzme, že všetko zázračne sedí. Mágia, nič menej. Aj to, že všetko cez noc odniesli na svoje miesto. Čo bude ďalej? Pamätáte si, čo som povedal o „swagu“? Áno, a mimochodom, každý sponzor ho má. A všetky sú určené pre minimálne 200 ľudí a pre veľkých sponzorov je to všeobecne pre 300. Treba to aj skladovať, ale to nie je to hlavné. Tiež som povedal, že máme vlastný „swag“. A tu je to pre 500 ľudí. A problémom je jeho roztrieštenosť. Veľa vecí prišlo večer pred hackathonom a nebola šanca byť na to pripravený. Všetky tieto veci musia byť navyše starostlivo zabalené do vriec. 500 kusov. 500, Karl. Museli sme teda zorganizovať improvizovaný dopravník: v bare boli poukážky na alkoholické nápoje, tričká, súpravy so zubnou pastou a kefkou, hrnčeky, nálepky a už si ani nepamätám koľko ďalších vecí. A to aj napriek tomu, že sme túto krásku objednávali od rôznych dodávateľov a všetci dorazili v inom čase. Musel som tvrdo pracovať, aby som ako bonus k samotnej organizácii podujatia brigádoval aj vo fabrike. Spoiler: S prípravou sme skončili o 4:8 a začali sme o 30:XNUMX. Zostal som len do polnoci, aby som mohol byť v službe po zvyšok noci. Potom príde dosť nudná časť o aranžovaní stolov, aranžovaní predlžovačiek a iných obligátnych svinstvách.
Prišla hodina X. Sponzori prichádzajú skôr, usadia sa, takticky rozložia svoj „lup“, aby prilákali viac študentov. Pamätné: jedna spoločnosť počas otvorenia uviedla, že existujú dva typy zamestnávateľov. Tí, ktorí dobre platia, rešpektujú svojich zamestnancov a umožňujú im kreatívny rozvoj. Ako napríklad (názov spoločnosti). A všetci ostatní sponzori o tom môžu rozprávať na svojom vlastnom príklade. Toto slovné spojenie sa stalo kandidátom na cenu za najlepší mém (o jeho ocenení úplne na konci minulého článku). Študenti prichádzajú čo najskôr, aby si zadarmo zobrali čo najviac vecí. Tu je pár slov o tom, ako ich pustíme dovnútra. Vstupenky sa kupujú od Eventbride a všetci organizátori majú aplikáciu na skenovanie. Problémy začínajú, keď si účastníci neprečítajú podmienky: minimálny vek je napríklad 18 rokov, alebo si so sebou prinesú pas, alebo dokonca vstupenky nie je možné preniesť po termíne (tri dni pred hackathonom). Mnohé, žiaľ, musíme odmietnuť. Ale čo si pamätám: dvaja, ktorí si zabudli pasy z Londýna, tak išli domov a zobrali si ich so sebou. Dovolili sme tým, ktorým boli lístky odovzdané, prejsť za všetkými ostatnými, naskenovali lístky, aby sa neskôr ich majiteľ nesnažil prekĺznuť s bonusom.
Teraz trochu k problémom so samotnými lístkami: je ich len asi 400. Plus pár pre maturantov, ako darček na rozlúčku. Pôvodne sme ich držali na univerzitnom webe, no 10 minút pred začiatkom predaja až do 30 minút po spustení postupne klesali a medzi účastníkov boli rozdelené úplne náhodne. Už mlčím o podmienkach pretekov, kvôli ktorým sme predali v priemere o 20-30 viac, ako by sme mali. Riešením bola stránka Eventbride. Perfektne zvláda záťaž, lístky odletia v priemere za 1-3 sekundy na dávku a sú vydávané presne podľa plánu. Tu však vzniká ďalší problém: čestnosť účastníkov. Od prvého odkazu na Google si môžete stiahnuť a nakonfigurovať robota a v ideálnom prípade sa snažíme takýchto šikovných ľudí zastrašiť, aby zrušili svoje vstupenky. V skutočnosti je takmer nemožné dokázať, že ste nepoužili/nepoužívali bota. Lístky sa zasa delia na Imperial/všetky ostatné a (mierna diskriminácia) pre našich študentov je ich o niečo viac. Aby oddelenie pomohlo, toto sú pravidlá.
Ďalej sú to konkrétnejšie problémy s prípravou. Jednou z akcií, ktoré organizujeme bližšie k polnoci, je otvorený bar. Prirodzene, v kultúre hackathonu a nedostatku spánku to nie je vždy dobrý nápad. Preto ho navštevuje málo ľudí. Ale tí, ktorí prídu, sú vždy spokojní, nápoje sú zadarmo (do 5 GBP vrátane), pomerne veľká zásoba poukážok a navyše je to skvelý spôsob, ako si oddýchnuť po celodennom nonstop hackathone. Nevýhody sú skôr pre organizátorov: mnohí sa v tichosti, zatiaľ čo organizátori sú unavení zo sledovania všetkého, dokážu poriadne opiť. Samozrejme, je len na nás, ako sa s nimi vysporiadame. Nikdy však neprišlo k vážnym problémom. Je dôležité poznamenať, že podobne ako hackathon, aj večerný bar má sponzora. A tento rok sa im darilo, kupovali „jágerské bomby“ pre všetkých prítomných. Bolo veľmi ťažké vysvetliť (za čo som, nalejte si viac), že polomŕtvi účastníci na akademickej pôde sú trochu iní ako tí, ktorých chcú najať do svojej spoločnosti a zastaviť tento chaos asi na 30. kokteilu. Potom nasledovala legendárna dodávka kurčiat Nandos.
Je legendárny, pretože majitelia miestnych reštaurácií prišli spolu so svojimi doručovateľmi, aby sa pozreli, kto sa rozhodol minúť niekoľko tisíc za kura v sobotu večer. Celkovo nám trvalo 2 hodiny a 30 dobrovoľníkov, kým sme všetko vyložili a rozložili medzi zónami. Fotografie sú priložené. Nezabudnite kričať „tu vegáni“, inak budú jesť vegetariánske jedlo namiesto vegánskeho jedla a potom vás budú preklínať. Ďalšou pamätnou akciou bolo karaoke. Všetci tam už žúrovali, aj my. Len si to predstavte: 200 ľudí o druhej ráno okupovalo prednáškovú sálu a spievalo úplne náhodné piesne (ja som spieval Let It Go, moja sestra by bola hrdá). Bolo to úžasné, ale opäť typické problémy: priniesť vybavenie, nastaviť ho, vyjednávať s ochrankou a knižnicou (v sobotu večer je veľmi obľúbený čas návštev), aby nás nevyhodili. Ochranka bola požiadaná, aby zaspievala, ale odmietla.
To všetko je, samozrejme, zábava. Ale. Hackaton trvá dva dni: účastníci môžu prísť a odísť. Organizátori nie sú. Celkovo som za dva dni spal 3.5 hodiny a deň predtým 5 hodín. A to preto, že si to ostatní dobrovoľníci vynútili (a návšteva baru bola cítiť). Spať ste mohli buď v samostatnej miestnosti s podložkami na jogu, alebo kdekoľvek sa dalo. Spal som na stoličke, nie je to zákonom zakázané, spím, kde chcem. Hlavná vec je, že na každú hackzónu by mali byť 3 hore. Ďalšou úlohou bolo pravidelne kontrolovať projektor, pretože sa mohol prehriať a určite sme nemali peniaze navyše na opravu. Na jeho postavenie sme potrebovali 6 ľudí a 2 vozíky. Vo všeobecnosti boli mandle takmer neustále zaneprázdnené. V určitom momente sme začali rozdávať pukance a cukrovú vatu, opäť sme to boli my, ktorí varili. Hodnotenie požiarnej bezpečnosti výrazne kleslo, keď som pri zahrievaní vybral pukance, „pretože teraz priletia a mne už žiadne nezostanú“.
Táto časť prešla mnohými problémami v organizácii a ich riešeniami. No predsa inžinieri. Obrovské množstvo vecí však zostalo v zákulisí: aké problémy sa vyskytli počas samotného hackathonu, výber cien a ocenení, ako fungovalo „inteligentné“ hlasovanie, recenzie od sponzorov a ako sme riešili upratovanie priestorov týždeň po udalosť. A tiež malý flex: toto je prvý študentský hackathon, ktorý získal spravodajstvo na BBC. O tom tiež napíšem v ďalšej epizóde tejto ságy o hackathone. Čoskoro začnem písať, ale zatiaľ tu je môj e-mail: [chránené e-mailom] a webstránka projektu:
Zdroj: hab.com