V 20. storočí išli životy a práca ľudí podľa plánu. V práci (pre zjednodušenie si predstavíte továreň) mali ľudia jasný plán na týždeň, na mesiac, na rok dopredu. Pre zjednodušenie: musíte odrezať 20 častí. Nikto nepríde a nepovie, že teraz treba vystrihnúť 37 dielov, a navyše napísať článok, v ktorom sa zamyslí nad tým, prečo je tvar týchto dielov práve taký – a najlepšie včera.
V každodennom živote ľudí to bolo približne rovnaké: vyššia moc bola skutočná vyššia moc. Neexistujú žiadne mobilné telefóny, priateľ vám nemôže zavolať a požiadať vás, aby ste „súrne prišli pomôcť vyriešiť problém“, takmer celý život žijete na jednom mieste („sťahovanie je ako oheň“) a vo všeobecnosti ste si mysleli o pomoci rodičom „prísť v decembri na týždeň“.
Za týchto podmienok sa vytvoril kultúrny kódex, kde sa cítite spokojní, ak ste splnili všetky úlohy. A bolo to skutočné. Nesplnenie všetkých úloh je odchýlka od normy.
Teraz je všetko inak. Inteligencia sa stala nástrojom práce a v pracovných procesoch je potrebné ju využívať v rôznych podobách. Moderný manažér (najmä vrcholový manažér) prejde počas dňa desiatkami úloh rôzneho typu. A čo je najdôležitejšie, človek nemôže kontrolovať počet „prichádzajúcich správ“. Nové úlohy môžu zrušiť staré, zmeniť ich prioritu a zmeniť samotné nastavenie starých úloh. Za týchto podmienok je takmer nemožné vopred sformulovať plán a následne ho postupne realizovať. Nemôžete odpovedať na prichádzajúcu úlohu „máme urgentnú žiadosť z daňového úradu, musíme odpovedať dnes, inak bude pokuta“ a povedať „Naplánujem to na budúci týždeň“.
Ako s tým žiť – aby ste mali čas aj na život mimo práce? A je možné aplikovať niektoré funkčné riadiace algoritmy v každodennom živote? Pred 3 mesiacmi som radikálne zmenil celý systém nastavovania úloh a ich sledovania. Chcem vám povedať, ako som sa k tomu dostal a čo sa nakoniec stalo. Hra bude v 2 častiach: v prvej - trochu o, takpovediac, ideológii. A druhý je úplne o praxi.
Zdá sa mi, že problém pre nás nie je v tom, že úloh je oveľa viac. Problém je v tom, že náš socio-kultúrny kódex je stále nastavený tak, aby splnil „všetky úlohy naplánované na dnešok“. Trápime sa, keď sa plány pokazia, trápime sa, keď nesplníme všetko, čo sme si naplánovali. Zároveň školy a univerzity stále fungujú v rámci predchádzajúceho kódexu: existuje daný súbor hodín, sú tam jasne naplánované domáce úlohy a dieťa si v hlave vytvára model, ktorý predpokladá, že život bude pokračovať Páči sa ti to. Ak si predstavíte tvrdú verziu, potom v živote v skutočnosti na vašej hodine angličtiny začnú hovoriť o geografii, druhá hodina trvá namiesto štyridsiatich minút hodinu a pol, tretia hodina je zrušená a štvrtá hodina uprostred hodiny vám zavolá mama a naliehavo vás požiada, aby ste kúpili a priniesli jedlo domov.
Tento sociokultúrny kód dáva človeku nádej, že je možné zmeniť prichádzajúci tok - a týmto spôsobom zlepšiť svoj život a život opísaný vyššie je abnormálny, pretože v ňom nie je jasný plán.
Toto je hlavný problém. Treba si uvedomiť a akceptovať, že nemôžeme kontrolovať počet prichádzajúcich správ, môžeme kontrolovať len to, aký k nim máme vzťah a ako vlastne prichádzajúce správy spracovávame.
Netreba sa obávať toho, že prichádza čoraz viac žiadostí o zmenu plánov: na strojoch už nepracujeme (česť výnimkám), listy nám mesiac nechodia (áno, som optimista), a pevný telefón sa stal anachronizmom. Preto musíte zmeniť proces spracovania správ a prijať súčasný život taký, aký je, a uvedomiť si, že predchádzajúci sociokultúrny kód nefunguje.
Čo môžeme urobiť, aby sme to uľahčili? Je veľmi ťažké „urobiť dobrú webovú stránku“, ale s jasnou technickou špecifikáciou (alebo aspoň jasnejším popisom danej úlohy) je dosiahnutie správneho výsledku (a vo všeobecnosti dosiahnutie aspoň nejakého výsledku) oveľa jednoduchšie.
Najlepší príklad je môj vlastný, takže sa pokúsim rozložiť svoje túžby. Jasne chápem, čo je zlé na spracovaní životných a pracovných plánov: teraz je to „zlé“, ale chcem, aby to bolo „dobré“.
Čo je „zlé“ a „dobré“ pri „vysokej“ úrovni rozkladu?
Zlý: Cítim úzkosť, pretože si nie som istý, či dokážem urobiť všetko, čo som sľúbil urobiť iným ľuďom alebo sebe, som rozčúlený, pretože sa jednoducho neviem dostať k veciam, ktoré som dlho plánoval , pretože musia byť odložené alebo kvôli pálčivým úlohám, alebo je príliš ťažké sa k nim priblížiť; Nemôžem robiť všetko, čo je zaujímavé, pretože väčšinu času mi zaberá práca a každodenný život, zlé preto, že sa nemôžem venovať rodine a relaxu. Samostatný bod: Nie som v režime neustáleho prepínania kontextu, ktorý je do značnej miery zodpovedný za všetko vyššie uvedené.
Dobrý: nepociťujem úzkosť, pretože viem, čo budem v blízkej budúcnosti robiť, absencia tejto úzkosti mi umožňuje lepšie tráviť voľný čas, nepociťujem pravidelný pocit únavy (slovo „ konštanta“ nie je pre mňa vhodná, je len pravidelná), nemusím škubať a prepínať na žiadnu prichádzajúcu komunikáciu.
Vo všeobecnosti možno veľa z toho, čo som opísal vyššie, opísať jednoduchou frázou: „zníženie neistoty a neznámeho“.
Technická špecifikácia teda vyzerá takto:
- Úprava spracovania prichádzajúcich úloh tak, aby sa kontext prepol.
- Práca so systémom nastavovania úloh tak, aby sa aspoň na aktuálne veci a nápady nezabudlo a raz sa spracuje.
- Regulácia predvídateľnosti zajtrajška.
Skôr ako niečo zmením, musím pochopiť, čo môžem zmeniť a čo nie.
Ťažkou a obrovskou úlohou je pochopiť a priznať si, že samotný prichádzajúci prúd nemôžem zmeniť a tento prúd je súčasťou môjho života, v ktorom som sa ocitol z vlastnej vôle; Plusy takéhoto života prevažujú nad mínusmi.
Možno by ste sa na prvej úrovni riešenia problému mali zamyslieť: chcete vôbec miesto v živote, v ktorom sa nachádzate, alebo chcete niečo iné? A ak sa vám zdá, že chcete niečo iné, možno by stálo za to pracovať na tom paralelne s psychológom/psychoanalytikom/psychoterapeutom/guru/nazvať ich akokoľvek – táto otázka je taká hlboká a vážna, že nebudem choďte sem.
Takže som tam, kde som, páči sa mi to, mám spoločnosť so 100 ľuďmi (vždy som chcel podnikať), robím zaujímavú prácu (je to interakcia s ľuďmi vrátane dosahovania pracovných cieľov - a vždy som bol záujem o „sociálne inžinierstvo“ a technológie), podnikanie je postavené na „riešení problémov“ (a vždy sa mi páčilo byť „opravárom“), cítim sa dobre ako doma. Páči sa mi to tu, okrem „vedľajších účinkov“ uvedených v časti „zlé“.
Vzhľadom na to, že sa mi tento život páči, nemôžem zmeniť (s výnimkou delegovania úloh, o ktorom je reč nižšie) prichádzajúci tok, môžem však zmeniť jeho spracovanie.
Ako? Som zástancom koncepcie, že treba ísť od menej k viac – najskôr vyriešiť najpálčivejšie problémy, ktoré sa dajú vyriešiť jednoduchými zmenami a prejsť k väčším zmenám.
Všetky zmeny, ktoré som urobil, sa dajú zredukovať na tri oblasti; Uvediem ich od jednoduchých (pre mňa) zmien po zložité:
1. Spracovanie a ukladanie úloh.
Nikdy som si nevedela poriadne viesť (a stále nedokážem) viesť papierové denníky; zapisovanie a formulovanie úlohy je pre mňa veľmi náročná úloha a pravidelné sedenie v nejakom sledovači úloh je veľmi ťažké.
Prijal som to a môj hlavný koncept bol, že najdôležitejšie sú veci, ktoré mám v hlave.
Moje úlohy boli spracované v tomto režime:
- úloha, ktorú si pamätám, je dokončiť ju hneď, ako ju dostanem do rúk;
- prichádzajúca úloha - ak je vykonaná rýchlo, dokončite ju ihneď, ako bola prijatá, ak to trvá dlho - sľúbte, že to urobím;
- úlohy, na ktoré ste zabudli – robte ich len vtedy, keď vám to pripomenie.
Nejaký čas som s tým žil viac-menej normálne, až kým sa z „úloh, na ktoré som zabudol“ nestal problém.
Toto sa stalo problémom v dvoch formách:
- Takmer každý deň prichádzali zabudnuté úlohy, ktoré bolo potrebné dnes splniť (hardcore, ktorý skončil - SMS od exekútorov o odpisovaní peňazí z účtov za pokutu dopravnej polície pred odletom do štátov a urgentnej potrebe zistiť či by mi vôbec dovolili vyletieť).
- Obrovské množstvo ľudí považuje za nekorektné pýtať sa znova na žiadosť a nechať si ju pre seba. Ľudia sa urazia, že ste na niečo zabudli, ak je to osobná požiadavka, a ak je to pracovná požiadavka, nakoniec sa to zmení na požiar, ktorý je potrebné urobiť dnes (pozri bod jedna).
S tým bolo treba niečo urobiť.
Akokoľvek sme boli pre mňa nezvyčajní, začala som si všetko zapisovať. Vlastne všetko. Mal som to šťastie, že som to vymyslel sám, ale vo všeobecnosti je celý nápad veľmi podobný konceptu .
Prvou fázou bolo jednoducho vyloženie všetkých vecí z hlavy do pre mňa najjednoduchšieho systému. Vyšlo jej to : rozhranie je veľmi rýchle, postup pri vytváraní úlohy je časovo minimálny, v telefóne je jednoduchá appka (prešiel som potom na Todoist, ale o tom viac v druhej, technickej časti).
Ďakujem Bohu, že sa tak či onak venujem riadeniu IT už 10 rokov a chápem, že „vytvorenie aplikácie“ je odsúdená na zánik, rovnako ako „ísť k lekárovi“. Začal som preto rozkladať úlohy na dekomponované úlohy vo forme akcií.
Jasne chápem, že som človek veľmi závislý na pozitívnej spätnej väzbe, ktorú si môžem dať v podobe spätnej väzby „pozri, koľko si dnes urobil“ (ak ju vidím). Úloha „ísť k lekárovi“ sa preto mení na úlohy „vybrať si lekára, ku ktorému ísť“, „vybrať si čas, kedy ísť k lekárovi“, „zavolať a dohodnúť si stretnutie“. Zároveň sa nechcem namáhať: každá z úloh môže byť dokončená v jeden deň v týždni a buďte radi, že ste už dokončili nejakú fázu úlohy.
Kľúčový bod: rozklad úloh a zaznamenávanie úloh vo forme krátkych akcií.
Pokiaľ je úloha vo vašej hlave, kým si myslíte, že raz musí byť dokončená, nebudete pokojní.
Ak to ešte nebolo zapísané a zabudli ste to, budete trpieť, keď si na to spomeniete a spomeniete si, že ste zabudli.
Platí to pre všetky záležitosti vrátane domácich: odísť do práce a cestou si spomenúť, že ste zabudli vyhodiť smeti, nie je vôbec cool.
Tieto skúsenosti jednoducho nie sú potrebné. Tak som si začal zapisovať všetko, čo som urobil.
Cieľom je, že keď ste sa naučili nahrávať všetky (úplne všetky) veci do akéhokoľvek sledovača, ďalším krokom je prestať premýšľať o napísaných veciach vo svojej hlave.
Keď si uvedomíte, že všetko, o čom ste si mysleli, je zapísané a skôr či neskôr sa k tomu dostanete, pre mňa osobne úzkosť zmizne.
Prestanete cukať, pretože si uprostred dňa spomeniete, že ste chceli vymeniť žiarovky na chodbe, porozprávať sa so zamestnancom alebo napísať dokument (a súrne sa ho ponáhľate napísať).
Minimalizáciou počtu zabudnutých (v tomto kontexte nenapísaných) úloh minimalizujem úzkosť, ktorá vzniká, keď si spomeniem na tie najzabudnutejšie úlohy.
Nemôžete si všetko zapísať ani zapamätať, ale ak predtým bolo takýchto úloh 100, potom ich do určitého bodu zostalo 10 a existuje jednoducho menej „incidentov“.
Kľúčový bod: zapisujeme si všetko, všetko, aj keď sme si istí, že si to zapamätáme.
Nemôžete si zapamätať všetko: bez ohľadu na to, ako hlúpo to môže znieť, všetko si zapisujem, až „venčiť psa“.
Čo som sa takto rozhodol? Zmenšila sa úzkosť z toho, že som sa neustále bála, že na niečo zabudnem (prechádzala som si v hlave plány, úlohy, sľuby a pod.), a celkovo zbytočné prehadzovanie sa v hlave „premýšľať o čom ešte mohol sľúbiť“ zmizol.
2. Znížená reaktivita.
Nemôžeme obmedziť tok vstupov, ale môžeme zmeniť spôsob, akým na ne reagujeme.
Vždy som bol reaktívny človek a mal som z toho nadšenie, okamžite som reagoval na žiadosť človeka niečo urobiť cez telefón, snažil som sa okamžite dokončiť zadanú úlohu v živote alebo v bežnom živote, vo všeobecnosti som bol rýchly ako možné, cítil som z toho vzrušenie. Nie je to problém, ale problémom sa stáva, keď sa takáto reakcia zmení na inštinkt. Prestanete rozlišovať, kde vás práve teraz skutočne treba a kde môžu ľudia ľahko počkať.
Problém je v tom, že z toho vznikajú aj negatívne pocity: po prvé, ak som nemal čas niečo urobiť alebo som zabudol, že som sľúbil reagovať, opäť som sa veľmi rozčúlil, ale jednotlivo to nebolo kritické. To sa stalo kritickým v momente, keď počet úloh, na ktoré som chcel okamžite inštinktívne reagovať, bol väčší ako fyzická schopnosť to urobiť.
Začal som sa učiť nereagovať na veci hneď. Najprv to bolo len čisto technické rozhodnutie: na akúkoľvek prichádzajúcu požiadavku „prosím, urobte to“, „prosím, pomôžte“, „stretneme sa“, „zavolajme“, namiesto toho, aby som reagoval a dokonca namiesto toho, aby som analyzoval, kedy to urobím, sa stal prvým Úlohou je jednoducho spracovať túto prichádzajúcu požiadavku a naplánovať, keď ju dokončím. To znamená, že prvou úlohou v sledovači nie je urobiť to, čo bolo požiadané, ale úlohou „zajtra si prečítajte, čo Vanya napísala v telegrame, a pochopte, či to môžem urobiť a kedy to urobím, ak môžem. “ Najťažšie je tu bojovať so svojimi inštinktmi: veľké množstvo ľudí štandardne žiada rýchlu odpoveď, a ak ste zvyknutí žiť v rytme takejto odpovede, cítite sa nepríjemne, ak na žiadosť danej osoby neodpoviete. okamžite.
Ale stal sa zázrak: ukázalo sa, že 9 z 10 ľudí, ktorí vás požiadajú, aby ste urobili niečo „včera“, môže ľahko počkať do „zajtra“, keď sa dostanete k ich úlohe, ak ste im práve povedali, že sa k nej dostanete zajtra. To spolu s písaním vecí, ktoré musíte urobiť, a dodržiavaním sľubov, že sa tam dostanete, robí život tak ľahším, že začínate mať pocit, že teraz žijete v štruktúrovanom pláne (a možno aj áno). Samozrejme, potrebujete veľa tréningu, ale v skutočnosti sa to v podmienkach, kde ste prijali takéto pravidlo pre seba, môžete rýchlo naučiť. A to výrazne rieši problémy s prepínaním kontextu a neplnením stanovených plánov. Snažím sa nastaviť všetky nové úlohy na zajtra, všetky požiadavky, na ktoré som predtým reagoval reaktívne, stanovujem aj na zajtra a už „zajtra“ ráno zisťujem, čo sa s tým dá robiť a kedy. Plány na „dnes“ sú menej plynulé.
3. Stanovenie priorít a zaznamenávanie neočakávaných úloh.
Ako som povedal na začiatku, priznal som si, že tok úloh každý deň je viac, ako dokážem zvládnuť. Stále zostáva súbor reaktívnych úloh. Preto sa každé ráno zaoberám úlohami zadanými na dnešok: ktoré skutočne treba urobiť dnes, ktoré možno odložiť na zajtra ráno, aby som sa rozhodol, kedy ich treba urobiť, ktoré treba delegovať a ktoré možno úplne vyhodiť. Tým sa však záležitosť nekončí.
Obrovská frustrácia nastáva, keď si večer uvedomíte, že ste nedokončili kritické úlohy naplánované na dnes. Najčastejšie to však vzniká preto, že dnes vznikli neplánované záležitosti, na ktoré napriek všetkej snahe odložiť reakciu bolo potrebné dnes reagovať. Všetky veci, ktoré som dnes urobil som si začal zapisovať hneď po tom, ako som ich urobil. A večer som si pozrel zoznam splnených úloh. Prišiel právnik, aby sa porozprával a napísal to, klient zavolal a napísal to. Stala sa nehoda, na ktorú treba reagovať – napísal som to. Volal autoservis, že auto treba dnes priviezť, aby bolo do nedele opravené - zapísal. To mi umožňuje pochopiť, prečo som sa nedostal k úlohám zadaným na dnes, a netrápiť sa tým (ak tie náhle úlohy stáli za to), a tiež zaznamenať, kde by som mohol spracovať prichádzajúce úlohy menej reaktívne (povedzte službe, že nemôžem a auto priveziem až zajtra a zistím, že do nedele sa to ešte dá stihnúť, dokonca aj zajtra). Snažím sa zapisovať úplne všetky splnené úlohy, až po “podpísané dva papiere z účtovného oddelenia” a minútový rozhovor s kolegom.
4. Delegovanie.
Pre mňa najťažšia téma. A tu som ešte radšej, keď radu prijímam ako dávam. Len sa učím, ako to robiť správne.
Problémom delegovania je organizácia procesov delegovania. Tam, kde sú tieto procesy postavené, ľahko prenášame úlohy. Ak procesy nie sú odladené, delegovanie sa zdá byť buď príliš dlhé (v porovnaní s tým, keď úlohu robíte sami), alebo jednoducho nemožné (nikto okrem mňa túto úlohu určite nedokáže dokončiť).
Tento nedostatok procesov vytvára blok v mojej hlave: myšlienka, že môžem delegovať úlohu, ma ani nenapadne. Len pred pár týždňami, keď som sa rozhodol prejsť z Trello na Todoist, zistil som, že tri hodiny prenášam úlohy z jedného systému do druhého bez toho, aby som si myslel, že by to mohol urobiť niekto iný.
Hlavným experimentom je teraz pre mňa prekonať vlastný blok žiadania ľudí, aby niečo urobili v prípadoch, keď som si istý, že nebudú súhlasiť alebo nevedia, ako to urobiť. Venujte čas vysvetľovaniu. Prijmite, že vykonanie vecí bude trvať dlhšie. Ak sa podelíte o svoje skúsenosti, budem veľmi rád.
pasce
Všetky vyššie spomenuté zmeny sú popísané pomerne technickými odporúčaniami pre prácu so softvérom, o ktorých budem písať v ďalšej časti a na záver tejto - o dvoch pasciach, do ktorých som sa dostal počas celého tohto života. reorganizáciu môjho.
Koncept únavy.
Vďaka tomu, že pracujeme nie fyzicky, ale psychicky, vzniká obrovský a nečakaný problém – pochopiť a zachytiť moment, kedy začínate byť unavení. To vám dáva príležitosť na časovú prestávku.
Kondičný pracovník pri stroji takýto problém v zásade nemal. Po prvé, pocit fyzickej únavy je nám od detstva pochopiteľný a okrem toho je dosť ťažké pokračovať v niečom fyzicky, keď toho telo nie je schopné. Nemôžeme, keď sme urobili 10 prístupov v telocvični, urobiť 5 ďalších „pretože to je to, čo musíme urobiť“. Táto motivácia nebude fungovať z veľmi zjavných biologických dôvodov.
Situácia s myslením je trochu iná: nikdy neprestávame myslieť. Túto oblasť som nepokryl, ale vo všeobecnosti sú hypotézy nasledovné:
- Človek, ktorý je v neustálom šialenstve, si duševnú únavu hneď nevšimne. Nedeje sa to vo forme „už nemôžem myslieť, ľahnem si“ – najskôr to ovplyvňuje emocionálne spektrum, schopnosť myslieť, potom vnímanie, ale niekde tu môžete cítiť, čo prichádza.
- Aby ste vypli z prúdu, nestačí jednoducho prestať pracovať. Všimol som si, že ak napríklad prestanem pracovať, ležím a čumím do telefónu, čítam, pozerám a napriek tomu môj mozog pracuje ďalej, únava nezmizne. Naozaj pomáha ľahnúť si a prinútiť sa nerobiť vôbec nič (vrátane štuchania do telefónu). Prvých 10 minút je veľmi ťažké vymaniť sa z toku aktivít, ďalších 10 minút príde na myseľ milión nápadov, ako urobiť všetko správne, ale potom je to čistota.
Je dôležité a potrebné dopriať mozgu odpočinok a keďže je veľmi ťažké tento moment zachytiť, stačí to robiť pravidelne.
Čas na oddych/život/rodinu.
Ako som už písal, som človek odkázaný na pozitívnu spätnú väzbu, ale viem si ju vygenerovať sám: je to bonus aj problém.
Od chvíle, keď som začal sledovať všetky svoje úlohy, pochvaľujem si ich splnenie. V určitom bode som prešiel zo stavu „urovnaného pracovného života“ do stavu „teraz som superhrdina a môžem robiť toľko vecí, koľko sa len dá“, pričom som dosiahol 60 úloh denne.
Vyvážil som pracovné a domáce práce a dal som si záležať na tom, aby som ich zaradil do svojho denného zoznamu, ale problém bol práve v tom, že to boli domáce práce. A určite potrebujete čas na oddych a rodinu.
Robotníka vyhodia z dielne o 6. hodine, no pri práci sa rozvášni aj podnikateľ. Ukazuje sa, že ide o rovnaký problém ako s neschopnosťou zachytiť moment „duševnej únavy“: vo vysokom množstve dokončených úloh zabudnete, že vlastne potrebujete žiť.
Je veľmi ťažké vypadnúť z prúdu, keď všetko funguje a máte z toho šrumec, musíte sa tiež nútiť.
Únava nepochádza z túžby „ľahnúť si“, ale z poruchy emócií („od rána je všetko otravné“), ťažkostí s vnímaním informácií a zhoršením schopnosti meniť súvislosti.
Je dôležité nájsť si čas na odpočinok, aj keď je to problém. Je dôležité, aby vás to neskôr neovplyvnilo. Nie je skvelé byť dva mesiace šťastný zo svojej produktivity a potom byť v stave, keď je všetko nudné a nevidíš ľudí.
Koniec koncov, nežijeme len pre produktivitu, na svete je obrovské množstvo zaujímavých a úžasných vecí 😉
Vo všeobecnosti sú to približne úvahy o tom, ako sa vo všeobecnosti oplatí (re)organizovať pracovné a mimopracovné procesy. V druhej časti vám poviem, aké nástroje som na to použil a aké výsledky som dosiahol.
PS Táto téma sa pre mňa ukázala byť taká dôležitá, že som dokonca založil samostatný telegramový kanál, kde zdieľam svoje myšlienky na túto záležitosť, pridajte sa k nám -
Zdroj: hab.com