Úlohy som sa snažil zvládnuť systematicky asi 20-25 krát. A každý pokus zlyhal, ako teraz chápem, z dvoch dôvodov.
Po prvé, aby ste mohli venovať čas dokončeniu úloh, musíte pochopiť, prečo sa to robí.
Začnete spravovať úlohy, tráviť na nich čas, robiť menej úloh, všetko sa to začne hromadiť – načo?
Akákoľvek práca je náročná, keď nerozumiete prečo. „Objednať si život“ nie je najvhodnejším cieľom, pretože „usporiadaný život“ je dosť vágny jav. Ale „zníženie úrovne úzkosti znížením úrovne neistoty“ je oveľa konkrétnejší a lepší cieľ, ktorý možno ľahko stráviť hodinu denne.
Po druhé, všetky metodiky, ktoré som čítal, okamžite popisujú konečný stav procesu. „Musíte si vziať ToDoIst, rozdeliť to na projekty, integrovať sa s kalendárom, skontrolovať úlohy na týždeň, určiť im priority...“ Je ťažké začať robiť hneď. Rovnako ako pri vývoji softvéru som presvedčený, že ho musíte použiť - iteratívne.
Preto si prejdem svoje „iterácie“ a možno vám to bude v rovnakej podobe užitočné. Veď aký je dobrý dôvod využiť májové sviatky na návrat do práce s použitím (relatívne) novej paradigmy?
Môžete si prečítať, ako som k tomu prišiel .
Trello, pár zoznamov
Vytvárame len 4 zoznamy, používame desktopové a mobilné aplikácie.
zoznamy:
- Úlohy – tu si zapíšte všetky úlohy, ktoré vás napadnú. A zapíšte si ich hneď, ako vám prídu na myseľ. „Vyhodiť smeti“ je úloha. „Umývať riad“ je úloha. „Naplánovať plánovacie stretnutie“ je úloha. No a tak ďalej. Dokonca aj tie najočividnejšie alebo najdôležitejšie veci môžu byť zabudnuté, ak sa stane niečo neočakávané alebo ste práve mali ťažký deň.
- Úlohy na dnes – každý večer presúvam veci z nástenky „Úlohy“ na nástenku „Úlohy na dnešok“. Ak tam časť vašej práce zostane večer, je to normálne; viac o tom nižšie. Postupom času začnete chápať, koľko úloh môže byť na zozname, aby sa väčšina z nich dala splniť v plánovaný deň.
- Vyrobené dnes. Táto tabuľa je hlavným spôsobom, ako znížiť úzkosť z toho, že „dnes som nič neurobil“ a je dobrým spôsobom na ďalšie úvahy o sebaorganizácii. Sem si zapisujem všetky úlohy, ktoré som dnes urobil, aj tie, ktoré nie sú na plánovanom zozname. "Volal som Vasyovi ohľadom dokumentov," napísal som. "Požiadali ma, aby som podpísal papiere," napísal som. "Diskutovali sme o dohode s Antonom," napísal. Takto na konci dňa pochopíte, čomu ste vlastne venovali čas a čo ste z tých úloh mohli vynechať len kvôli splneniu plánu.
- Hotovo—zoznam všetkých dokončených úloh. Na začiatku alebo na konci dňa ich presuniem z „Dnes hotovo“ na „Hotovo“. V podstate ide o odpadkový kôš, kde jednoducho nájdete splnené úlohy, a preto potrebuje pravidelné čistenie.
Trello, „minikalendár“
V určitom okamihu je jasné, že niektoré úlohy sú presne časovo ohraničené a nechcete na ne počas týždňa zabudnúť, aby ste si na tento čas neplánovali niečo iné. S kalendárom som to mal vždy ťažké, tak som pridal niekoľko tabúľ s názvami „Úlohy na pondelok“, „Úlohy na utorok“ atď., do ktorých som začal vypisovať časovo viazané – dos.
Keď sa ma teda ľudia pýtajú: „Môžeme sa porozprávať vo štvrtok o 16:00?“ - Pôjdem na príslušnú tabuľu a uvidím, čo sme tam pre tentoraz zapísali. A nesmieme zabudnúť na to, aby sme si úlohy medzi zoznamami preniesli načas počas týždňa: napríklad „úlohy na štvrtok“, keď príde štvrtok – na „úlohy na dnes“.
Prečo nie kalendár? Pre mňa je strašne ťažké používať dva nástroje súčasne. Ak na to použijem kalendár, budem sa musieť doň pustiť, vyplniť, pravidelne kontrolovať, či som na niečo nezabudol...
V tomto bode som dosiahol limity Trella. Hlavným problémom bolo, že denne bolo zaznamenaných viac ako 50 úloh a existovalo pomerne veľké množstvo úloh viazaných na všeobecný zoznam a zoznamy viazané na dni. Ako mám pochopiť, že som si už zapísal úlohu, ktorú musím urobiť? Začali sa objavovať duplikáty. Ako súčasne uprednostniť všetky úlohy pre jeden z projektov? Ako dať ostatným ľuďom možnosť vidieť vaše plány v kalendári?
Potreboval som systém, ktorý pri zachovaní relatívnej jednoduchosti:
- Mohol som zoskupovať úlohy podľa projektov.
- Majte odkaz na kalendár (urobte to zajtra) a automaticky ho preneste do úloh na dnes, keď príde deň.
- Bude sa integrovať s kalendárom Google.
Tu som sa vrátil k ToDoist a v tejto fáze sa to ukázalo ako najvhodnejšie riešenie.
Aktuálne vlákno v ToDoist
inbox
Do Inboxu si zapisujem akékoľvek prichádzajúce úlohy, ktoré sa snažím okamžite vytriediť. Analýza znamená:
- Určenie dátumu, kedy bude úloha splnená (pri krátkych úlohách si najčastejšie nastavujem Dnes a do večera viem, kedy sa to vlastne dá urobiť).
- Určenie projektu, ktorému možno úlohu priradiť (pre štatistiku a možnosť nejako zmeniť prioritu všetkých úloh v projekte).
Úlohy, ktoré vás napadnú a ktoré nie je potrebné v blízkej budúcnosti robiť, idú do projektov Nezaradené Osobné („vezmite si držiaky pohárov do auta“) a Nezaradené práce („premyslite si, kedy môžeme zorganizovať strategické PR stretnutie“). ToDoist vám umožňuje prideľovať opakujúce sa úlohy, takže každý víkend mám úlohu s názvom „Nekategorizovaná osobná“ a každý pondelok „Nekategorizovaná práca“.
Integrácia kalendára
ToDoist sa dokonale integruje s Kalendárom Google v oboch smeroch. Zdieľam svoj kalendár so svojimi kolegami, aby videli, kedy ma určite nemôžu zastihnúť.
Zároveň sa úlohy z kalendára prenesú opačným smerom: môžem povedať „Seryoga, pozri sa na môj piatok a zapíš si tam stretnutie,“ čo sa objaví v kalendári aj v ToDoist. A tak som vlastne prvýkrát začal používať kalendár bez toho, aby som v ňom musel vytvárať udalosti.
Spracovanie neoperatívnych prichádzajúcich úloh
Nasilu sa neponáhľam robiť úlohy hneď, s výnimkou tých úloh, pri ktorých je oheň očividný. „Naliehavo potrebujeme kontaktovať vedenie spoločnosti ABC, pretože server nefunguje a jeho zamestnanci neodpovedajú“ je očividne naliehavá úloha, ktorú nemožno odložiť, ale „Zhenya, môžem ti teraz zavolať a porozprávať sa o nový projekt“ sa zmení na „Naplánujte, kedy môžete hovoriť s X o Y“, čo sa už zmení na úlohu „Povedz X, že sa potom môžeme porozprávať“ a úlohu „Porozprávaj sa s X o Y“, už časovo ohraničenú. Takmer každá prichádzajúca úloha sa najskôr zmení na „Plán...“.
Uprednostňovanie úloh
Všetky úlohy zahrnuté do dňa nie je možné dokončiť. Keď som sa pozoroval, uvedomil som si nasledujúce (každé číslo bude iné, ale hlavnou vecou je dospieť k záverom).
- Na každý deň si zapíšem asi 50-70 úloh.
- Pohodlne zvládnem až 30 úloh (bez toho, aby som sa na konci dňa cítila úplne unavená).
- Po dokončení až 50 úloh budem unavený, ale nie kriticky.
- Dokážem dokončiť 70 úloh, ale potom budem mať problém dostať sa z „toku workoholizmu“, ťažko zaspať a vo všeobecnosti budem trochu spoločenský.
Na základe toho sa rozhodnem, čo budem dnes robiť. ToDoist má prioritu každej úlohy, takže ráno vyberiem kritické úlohy na dokončenie a zvyšok dokončím na základe svojich schopností a túžob. Každý deň prenášam asi 40-20 úloh na ďalší: zaujímavé je, že úloh na ďalší deň je opäť 60-70.
Udržiavanie štatistík
Naozaj chcem vo všeobecnosti pochopiť, koľko času sa dnes venovalo pracovným záležitostiam a na ktorých. Na to používam aplikáciu , ktorý je na telefóne aj notebooku a Históriu polohy v Mapách Google (áno, nie som paranoidný).
Bývame mimo mesta, takže čas strávený na cestách sa dá využiť rozumne. Teraz, keď nie som unavený, počúvam audioknihy na cestách, aby som týchto 40 minút nejako využil.
Údaje zatiaľ neagregujem, čím vytváram akési osobné dátové jazero; Keď príde čas, dostanem sa k tomu.
Záver nebude
- Život moderného človeka je veľký prúd prichádzajúcich úloh. Nebude možné ho znížiť; musíme sa naučiť riadiť tento tok.
- Väčšina úzkosti pochádza z neznáma budúcnosti. Ak pochopíme, čo nás v najbližších dňoch čaká, úzkosti bude podstatne menej.
- Z tohto dôvodu môžete stráviť čas organizovaním svojho dňa. Viem, čo sa stane dnes, čo sa stane zajtra, a nezabúdam na úlohy, na ktoré som zabúdal.
- Sledovanie úloh nie je samoúčelné, ale ak chcete, spôsob sebavzdelávania. Veci, na ktoré ste boli predtým príliš leniví, alebo veci, ku ktorým ste sa nikdy nedostali, sa stávajú oveľa jednoduchšie. Mnoho ľudí (vrátane mňa) sa vo všeobecnosti cíti lepšie, keď sú úlohy nastavené z vonkajšieho sveta. Sledovanie úloh je spôsob, ako si nastaviť úlohy a naučiť sa žiť podľa svojich túžob.
- Práca nie je samoúčelná. Cieľom je zorganizovať si pracovný rozvrh tak, aby ste mali predvídateľný voľný čas, kedy sa môžete postarať o seba, svoju rodinu a svoje záujmy.
Zdroj: hab.com