Poskušal sem sistematično vodenje nalog, verjetno približno 20-25-krat. In vsak poskus je propadel, kar zdaj razumem, iz dveh razlogov.
Prvič, da bi si lahko namenil čas za vodenje nalog, je potrebno razumeti, zakaj to počnemo.
Začneš voditi naloge, porabiš za to čas, narediš manj nalog, vse se začne kopičiti — za kaj to delamo?
Vsako delo je težko izvajati, če ne razumeš, zakaj. „Urediti življenje“ ni najbolj ustrezen cilj, ker je „urejeno življenje“ precej nejasen pojem. Pa vendar je „zmanjšati raven tesnobe z zmanjšanjem ravni neznanega“ mnogo bolj konkreten in boljši cilj, za katerega se lahko z lahkoto porabiš eno uro na dan.
Drugič, vse metodologije, ki sem jih prebral, opisujejo takojšnje končno stanje procesa. „Morate vzeti ToDoIst, razdeliti po projektih, integrirati z koledarjem, pregledati naloge za teden, jih prioritizirati…“ To je težko začeti takoj. Tako kot pri razvoju programske opreme menim, da je treba uporabiti — iterativno.
Zato bom prek svojih „iteracij“ in morda vam bo to prišlo prav v enaki obliki. Na koncu koncev, zakaj ne bi izkoristili majskih praznikov za začetek dela z novo (v razmerju) paradigmo?
O tem, kako sem do tega prišel, lahko preberete .
Trello, dva seznama
Ustvarimo le 4 sezname, uporabljamo namizno in mobilno aplikacijo.
Seznami:
- Naloge — vse naloge, ki se ti porodijo, zapiši sem. In zapiši takoj, ko ti pridejo na misel. „Vrzi smeti“ — naloga. „Pomij posodo“ — naloga. „Dogovori sestanek“ — naloga. No, in tako naprej. Tudi najbolj očitne ali pomembne stvari se lahko pozabijo, če se zgodijo nepričakovane stvari ali pa je preprosto dan težak.
- Naloge za danes — vsak večer prenesem naloge iz plošče „Naloge“ na ploščo „Naloge za danes“. Če do večera del nalog ostane tam — to je v redu, o tem malce kasneje. Sčasoma začneš razumeti, koliko nalog lahko ostane na seznamu, da jih večino lahko opraviš v planiranem dnevu.
- Narejeno danes. Ta tabla je glavni način za zmanjšanje skrbi »danes nisem nič naredil« in dober način za nadaljnjo refleksijo o samoorganizaciji. Zapisujem tukaj naloge, ki sem jih opravil danes, tudi če niso na seznamu načrtovanih. »Poklicala sem Francoza glede dokumentov« — zapisano. »Prosili so za podpis papirjev« — zapisano. »Pogovarjali smo se z Markom o pogodbi« — zapisano. Na ta način boste ob koncu dneva razumeli, kako ste dejansko preživeli čas in katere naloge ste lahko opravili le za izpolnitev načrta.
- Končano — seznam vseh opravil. Na začetku ali koncu dneva jih prenesem iz »Narejeno danes« v »Končano«. V bistvu je to nekakšna smetnjak, kjer lahko preprosto najdete opravljene naloge, zato zahteva redno čiščenje.
Trello, »mini-koledar«
Na nekem trenutku postane jasno, da so nekatere naloge časovno vezane, in nočem pozabiti nanje tekom tedna, da ne bi načrtoval kaj drugega v tem času. S koledarjem sem imel vedno težave, zato sem dodal nekaj tabl z imeni »Naloge za ponedeljek«, »Naloge za torek« itd., kamor sem začel vpisovati naloge, vezane na čas.
Tako, ko me vprašajo: »Lahko govorimo v četrtek ob 16:00?« — enostavno grem na ustrezno tablo in pogledam, kaj imamo tam zabeleženo za ta čas. In ne smem pozabiti pravočasno premikati nalog med seznami tekom tedna: na primer, »naloge za četrtek« z začetkom četrtka — v »naloge za danes«.
Zakaj ne koledar? Zame je izjemno težko uporabljati dve orodji hkrati. Če bi uporabil koledar — moral bi vanj vstopiti, ga izpolniti, redno preverjati, ali sem česa pozabil …
Na tej točki sem prišel do meja Trello. Glavna težava je postala ta, da sem na dan zapisoval več kot 50 nalog in imel precejšen kup opravil, vezanih tako na skupni seznam kot na sezname, vezane na dneve. Kako razumeti, da sem nalogo, ki jo moram opraviti, že zapisal? Začeli so se pojavljati podvigi. Kako hkrati prioritetizirati vse naloge po enem projektu? Kako omogočiti drugim, da si ogledajo tvoje koledarske načrte?
Potreboval sem sistem, ki bi obdržala relativno enostavnost:
- Bi lahko grupirala naloge po projektih.
- Imela bi časovno vezavo (izvesti jutri) in samodejno premikati to na naloge za danes ob začetku dneva.
- Bi se integrirala z Google koledarjem.
Tukaj sem se vrnil k ToDoist-u, in v tej fazi se je izkazal za najustreznejšo rešitev.
Trenutni tok v ToDoist-u
Inbox
Vse prihajajoče naloge zapisujem v Inbox, ki ga skušam takoj obravnavati. Pod obravnavo razumem:
- Določitev datuma, ko bo naloga opravljena (za kratke naloge največkrat postavim Today, nato pa zvečer ugotovim, kdaj jo bom dejansko lahko opravil).
- Določitev projekta, kateremu se naloga lahko pripiše (za statistiko in možnost, da na nek način spremenim prednost vseh nalog po projektu).
Naloge, ki so se pojavile v mislih in ki jih ni nujno opraviti v bližnji prihodnosti, gredo v projekte Uncategorized Personal („vzeti podstavek v avto“) in Uncategorized Work („premisliti, kdaj lahko organiziramo strateško sejo o PR“). V ToDoist-u lahko določate ponavljajoče naloge: tako vsako nedeljo dobim nalogo „Obravnavaj Uncategorized Personal“, vsak ponedeljek pa „Obravnavaj Uncategorized Work“.
Integracija s koledarjem
ToDoist se odlično integrira z Google koledarjem, in sicer v obe smeri. Koledar imam deljen s sodelavci, da lahko vidijo, kdaj me zagotovo ne morejo doseči.
Pri tem se naloge iz koledarja prenašajo tudi v obratno smer: lahko rečem „Sergej, poglej moj čas za petek in zabeleži tam sestanek“, ki se bo pojavila tako v koledarju kot v ToDoist-u. Tako sem dejansko prvič začel uporabljati koledar, pri tem pa mi ni treba ustvarjati dogodkov v njem.
Obravnava neoperativnih prihajajočih nalog
Nehajem se boriti da odmah rešavam zadatke, osim kod onih gde je situacija očigledno hitna. "Hitno treba da kontaktiramo rukovodstvo kompanije ABC, jer je server na zemlji, a nema odgovora od njenih zaposlenih" — očigledan hitan zadatak koji se ne može odlagati, dok se "Ženja, mogu li ti sad nazvati da razgovaram o jednom novom projektu" pretvara u "Planirati kada ćemo moći da razgovaramo sa X o Y", što će se opet pretvoriti u zadatak "Reći X-u da možemo razgovarati tada i tada" i zadatak "Razgovarati sa X o Y", koji je već vezan za vreme. Praktično svaki dolazni zadatak prvo se pretvara u "Planirati…".
Prioritizacija zadataka
Sve zadatke uključene u dan ne mogu izvršiti. Posmatrajući sebe, shvatio sam sledeće (svaka brojka će biti drugačija, ali važno je doći do zaključaka).
- Svaki dan imam oko 50-70 zadataka zabeleženih.
- Udobno za sebe (bez osećaja potpune umora na kraju dana) mogu da obavim do 30 zadataka.
- Obavljanjem do 50 zadataka umorim se, ali ne kritično.
- Mogu zatvoriti 70 zadataka, ali nakon toga teško izlazim iz "tokskog radoholičara", teško zaspim i generalno ću biti malo društven.
Na osnovu toga odlučujem šta ću raditi danas. U ToDoist-u postoji prioritizacija svakog zadatka, pa ujutru biram kritične zadatke za izvršenje, a ostale radim prema mogućnostima i želji. Svaki dan prenesem oko 40-20 zadataka za sledeći dan: zanimljivo je to što zadataka za sledeći dan opet postane 60-70.
Vođenje statistike
Veoma želim da razumem koliko vremena je danas potrošeno na poslove vezane za rad i na koje tačno. Za to koristim aplikaciju , koja je dostupna i na telefonu i na laptopu, kao i Google Maps Location History (da, nisam paranoidni).
Živimo van grada, tako da vreme provedeno na putu mogu iskoristiti korisno. Sada, kada nisam umoran, na putu slušam audioknjige kako bih na neki način iskoristio tih 40 minuta.
Podatke još ne agregiram, stvarajući svojevrsni lični Data Lake; doći će vreme — doći ću do toga.
Zaključka neće biti
- Život savremenog čoveka je veliki tok dolaznih zadataka. Neće biti moguće smanjiti ga; treba naučiti upravljati tim tokom.
- Večina skrbi izhaja iz negotovosti prihodnosti. Če bomo razumeli, kaj nas čaka v naslednjih dneh, bo skrbi občutno manj.
- Zaradi tega se splača posvetiti čas organizaciji svojega dneva. Vem, kaj se bo danes zgodilo, kaj bo jutri, in se spominjam nalog, ki sem jih prej pozabljal.
- Vodenje nalog ni samo sebi namen, temveč, če želite, način samodiscipline. Stvari, katerih se prej nisem lotil ali sem jih zlahka odložil, je zdaj veliko lažje opraviti. Veliko ljudi (in jaz med njimi) se na splošno bolje počuti, ko so naloge postavljene iz zunanjega sveta. Vodenje nalog je način, kako si zastaviti cilje in se naučiti živeti v skladu s svojimi željami.
- Delo ni samo sebi namen. Cilj je tako organizirati svoj delovni urnik, da nastane predvidljiv prosti čas, ko se lahko ukvarjaš s seboj, družino, svojim interesom.
Izvor: habr.com
