Verjamem, da vsi hodimo v restavracijo s prijatelji ali sodelavci. In po zabavnem času natakar prinese ček. Nato je težavo mogoče rešiti na več načinov:
- Prva metoda, "gentlemanska". K znesku čeka se doda 10–15% "napitnina" natakarju, dobljeni znesek pa se enakomerno razdeli med vse moške.
- Druga metoda je "socialistična". Ček se enakomerno razdeli med vse, ne glede na to, koliko so pojedli in popili.
- Tretja metoda je "poštena". Vsak na svojem telefonu vklopi kalkulator in začne izračunavati stroške svojih jedi plus določen znesek "napitnine", tudi individualne.
Situacija v restavracijah je zelo podobna situaciji s stroški IT v podjetjih. V tem prispevku bomo govorili o porazdelitvi stroškov med oddelki.
Toda preden se potopimo v brezno IT, se vrnimo k primeru restavracije. Vsaka od zgornjih metod "razporeditve stroškov" ima prednosti in slabosti. Očitna slabost drugega načina: eden bi lahko jedel vegetarijansko cezarjevo solato brez piščanca, drugi pa biftek rebula, zato bi se količine lahko precej razlikovale. Slaba stran »poštene« metode je, da je postopek štetja zelo dolg in da je skupni znesek denarja vedno manjši od zneska na čeku. Običajna situacija?
Zdaj pa si predstavljajmo, da smo se zabavali v restavraciji na Kitajskem, ček pa je bil prinesen v kitajščini. Vse, kar je jasno, je znesek. Čeprav nekateri morda sumijo, da to sploh ni znesek, ampak trenutni datum. Ali pa recimo, da se to zgodi v Izraelu. Berejo od desne proti levi, kako pa zapišejo številke? Kdo lahko odgovori brez Googla?
Zakaj je potrebna dodelitev za IT in poslovanje?
Torej oddelek IT zagotavlja storitve vsem oddelkom podjetja in dejansko prodaja svoje storitve poslovnim oddelkom. In čeprav morda ni uradnih finančnih odnosov med oddelki v podjetju, bi morala vsaka poslovna enota razumeti vsaj, koliko porabi za IT, koliko stane lansiranje novih izdelkov, testiranje novih pobud itd. Očitno je, da modernizacije in širitve infrastrukture ne plačuje mitični »modernizator, pokrovitelj sistemskih integratorjev in proizvajalcev opreme«, temveč gospodarstvo, ki mora razumeti učinkovitost teh stroškov.
Poslovne enote se razlikujejo tako po velikosti kot tudi po intenzivnosti uporabe informacijskih virov. Tako je enakomerna delitev stroškov nadgradnje IT infrastrukture med oddelki drugi način z vsemi svojimi pomanjkljivostmi. V tem primeru je "poštena" metoda bolj zaželena, vendar je preveč delovno intenzivna. Najbolj optimalna možnost se zdi "kvazi poštena" možnost, ko se stroški ne razporedijo na peni, ampak z nekaj razumne natančnosti, tako kot v šolski geometriji uporabljamo število π kot 3,14 in ne celotno zaporedje številk za decimalno vejico.
Ocenjevanje stroškov IT storitev je zelo uporabno na gospodarstvih z enotno IT infrastrukturo pri združevanju ali izločitvi dela gospodarstva v ločeno strukturo. To vam omogoča, da takoj izračunate stroške IT storitev, da lahko te zneske upoštevate pri načrtovanju. Poleg tega razumevanje stroškov storitev IT pomaga primerjati različne možnosti uporabe in lastništva virov IT. Ko moški v oblekah za več tisoč dolarjev govorijo o tem, kako lahko njihov izdelek optimizira stroške IT, poveča tisto, kar je treba povečati, in zmanjša tisto, kar je treba zmanjšati, ocenjevanje tekočih stroškov storitev IT omogoča CIO, da ne zaupa slepo tržnim obljubam , temveč za natančno oceno pričakovanega učinka in kontrolo rezultatov.
Za podjetja je dodelitev priložnost, da vnaprej razumejo stroške storitev IT. Vsaka poslovna zahteva ni ocenjena kot povečanje celotnega IT proračuna za toliko odstotkov, ampak je določena kot znesek za določeno zahtevo ali storitev.
Pravi primer
Ključna »bolečina« CIO velikega podjetja je bila, da je bilo treba razumeti, kako porazdeliti stroške med poslovne enote in ponuditi sodelovanje pri razvoju IT sorazmerno s porabo.
Kot rešitev smo razvili kalkulator IT storitev, ki je znal alocirati skupne IT stroške najprej na IT storitve in nato na poslovne enote.
Dejansko obstajata dve nalogi: izračunati stroške storitve IT in porazdeliti stroške med poslovne enote, ki uporabljajo to storitev, glede na določene dejavnike ("kvazi poštena" metoda).
Na prvi pogled je to lahko videti preprosto, če so bile že od samega začetka ustrezno opisane IT storitve, vnesene informacije v konfiguracijsko bazo CMDB in sistem za upravljanje IT sredstev ITAM, izdelani modeli virov in storitev ter katalog IT storitev. razviti. V tem primeru je namreč za katero koli storitev IT mogoče ugotoviti, katere vire uporablja in koliko ti viri stanejo z upoštevanjem amortizacije. Vendar imamo opravka z navadnim ruskim poslom, kar nalaga nekatere omejitve. Tako ni CMDB in ITAM, obstaja le katalog IT storitev. Vsaka IT storitev na splošno predstavlja informacijski sistem, dostop do njega, podporo uporabnikom itd. Storitev IT uporablja infrastrukturne storitve, kot so »DB Server«, »Application Server«, »Data Storage System«, »Data Network« itd. Skladno s tem je za reševanje dodeljenih nalog potrebno:
- določitev stroškov infrastrukturnih storitev;
- razdeli stroške infrastrukturnih storitev na storitve IT in izračuna njihovo ceno;
- določite gonilnike (koeficiente) za porazdelitev stroškov IT storitev na poslovne enote in alocirajte stroške IT storitev na poslovne enote, s čimer porazdelite višino stroškov IT oddelka med ostale enote podjetja.
Vse letne IT stroške lahko predstavimo kot vrečo denarja. Nekaj te vreče smo porabili za opremo, selitveno delo, modernizacijo, licence, podporo, plače zaposlenih itd. Kompleksnost pa je v računovodskem postopku obračunavanja osnovnih sredstev in neopredmetenih sredstev v IT.
Vzemimo primer projekta posodobitve infrastrukture SAP. V okviru projekta se nabavi oprema in licence, dela pa potekajo s pomočjo sistemskega integratorja. Vodja mora ob zaključku projekta pripraviti dokumentacijo, tako da se računovodska oprema vključi med osnovna sredstva, licence vključijo med neopredmetena sredstva, druga projektantska in zagonska dela pa odpišejo kot odložene stroške. Problem številka ena: pri registraciji kot osnovna sredstva je računovodji stranke vseeno, kako se bo imenovalo. Zato v osnovnih sredstvih prejmemo sredstvo “UpgradeSAPandMigration”. Če je bilo v okviru projekta posodobljeno diskovno polje, ki nima nobene zveze s SAP, to dodatno oteži iskanje stroškov in nadaljnjo alokacijo. Pravzaprav se za sredstvom »UpgradeSAPandMigration« lahko skrije katera koli oprema in bolj ko mineva čas, težje je razumeti, kaj je bilo tam dejansko kupljeno.
Enako velja za neopredmetena sredstva, ki imajo veliko bolj zapleteno formulo za izračun. Dodatno kompleksnost doda dejstvo, da se lahko trenutek zagona opreme in dajanja v bilanco razlikuje za približno eno leto. Poleg tega je amortizacija 5 let, v resnici pa lahko oprema deluje bolj ali manj, odvisno od okoliščin.
Tako je teoretično mogoče izračunati stroške IT storitev s 100% natančnostjo, v praksi pa je to dolgotrajno in precej nesmiselno opravilo. Zato smo izbrali preprostejšo metodo: stroške, ki jih zlahka pripišemo katerikoli infrastrukturni ali IT storitvi, pripišemo neposredno ustrezni storitvi. Preostali stroški se po določenih pravilih porazdelijo med IT službe. To vam bo omogočilo približno 85-odstotno natančnost, kar je povsem dovolj.
Na prvi stopnji Za porazdelitev stroškov za infrastrukturne storitve se uporabljajo finančna in računovodska poročila za IT-projekte in »zdravo prostovoljstvo« v primerih, ko stroškov ni mogoče pripisati nobeni infrastrukturni storitvi. Stroški se razporedijo neposredno na storitve IT ali na infrastrukturne storitve. Kot rezultat razdelitve letnih stroškov dobimo višino odhodkov za posamezno infrastrukturno storitev.
Na drugi stopnji porazdelitveni koeficienti med storitvami IT so določeni za takšne infrastrukturne storitve, kot so »Application Server«, »Database Server«, »Data Storage« itd. Nekatere infrastrukturne storitve, na primer »Delovna mesta«, »Wi-Fi dostop«, »Videokonference« niso porazdeljene med storitve IT in so dodeljene neposredno poslovnim enotam.
Na tej stopnji se začne zabava. Kot primer razmislite o takšni infrastrukturni storitvi, kot je »Aplikacijski strežniki«. Prisoten je v skoraj vsaki IT storitvi, v dveh arhitekturah, z in brez virtualizacije, z in brez redundance. Najenostavneje je, da stroške porazdelimo sorazmerno z uporabljenimi jedri. Da bi prešteli "identične papige" in ne zamenjali fizičnih jeder z virtualnimi, ob upoštevanju prevelike naročnine predpostavljamo, da je eno fizično jedro enako trem virtualnim. Potem bo formula porazdelitve stroškov za infrastrukturno storitev »Application Server« za vsako storitev IT videti takole:
,
kjer je Rsp skupni strošek infrastrukturne storitve »Application Servers«, Kx86 in Kr pa sta koeficienta, ki označujeta delež strežnikov x86 in serije P.
Koeficienti so določeni empirično na podlagi analize informacijske infrastrukture. Stroški programske opreme za gruče, programske opreme za virtualizacijo, operacijskih sistemov in aplikacijske programske opreme so izračunani kot ločene infrastrukturne storitve.
Vzemimo bolj zapleten primer. Infrastrukturna storitev »Strežniki baz podatkov«. Vključuje stroške strojne opreme in stroške licenc za baze podatkov. Tako lahko stroške opreme in licenc izrazimo s formulo:
kjer sta РHW in РLIC skupni strošek opreme oziroma skupni strošek licenc baze podatkov, KHW in KLIC pa sta empirična koeficienta, ki določata delež stroškov strojne opreme in licenc.
Nadalje, s strojno opremo je podobno prejšnjemu primeru, z licencami pa je situacija nekoliko bolj zapletena. Pokrajina podjetja lahko uporablja več različnih vrst baz podatkov, kot so Oracle, MSSQL, Postgres itd. Tako je formula za izračun dodelitve določene baze podatkov, na primer MSSQL, določeni storitvi videti takole:
kjer je KMSSQL koeficient, ki določa delež te baze podatkov v IT krajini podjetja.
Situacija je še bolj zapletena pri izračunu in dodelitvi sistema za shranjevanje podatkov z različnimi proizvajalci polja in različnimi vrstami diskov. Toda opis tega dela je tema za ločeno objavo.
Kakšen je rezultat?
Rezultat te vaje je lahko Excelov kalkulator ali orodje za avtomatizacijo. Vse je odvisno od zrelosti podjetja, zagnanih procesov, implementiranih rešitev in želje vodstva. Takšen kalkulator oziroma vizualni prikaz podatkov pomaga pri pravilni porazdelitvi stroškov med poslovnimi enotami in pokaže, kako in za kaj se razporeja IT proračun. Z istim orodjem lahko preprosto pokažemo, kako izboljšanje zanesljivosti storitve (redundanca) poveča njene stroške, ne za stroške strežnika, ampak ob upoštevanju vseh s tem povezanih stroškov. To podjetju in CIO omogoča, da "igrata na isti plošči" po enakih pravilih. Pri načrtovanju novih izdelkov je mogoče stroške vnaprej izračunati in oceniti izvedljivost.
Igor Tyukachev, svetovalec pri Jet Infosystems
Vir: www.habr.com