Dober dan vsem! Danes bi rad delil majhen primer avtomatizacije procesa ustvarjanja zahtev za odhod novih zaposlenih z uporabo izdelkov Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate in Teams. Pri izvedbi tega procesa ne bo potrebno kupiti ločenih uporabniških načrtov PowerApps in Power Automate, dovolj bo naročnina Office365 E1/E3/E5. Na spletnem mestu SharePoint bomo ustvarili sezname in stolpce, PowerApps bo pomagal narediti obrazec, Power Automate pa bo zagotovil možnosti za nastavitev logike poslovnih procesov. Končni proces bomo povezali z ekipo MS Teams. Ne izgubljajmo časa in poglejmo, kaj bo od tega nastalo.
V prvem koraku ustvarimo sezname in zahteve. Potrebovali bomo sezname:
- Zahteve za odhajajoče zaposlene
- Podjednce
- HR po podjednicah
- Administratorji
Vsak seznam bo kasneje odigral svojo vlogo, in videli bomo, katero točno. Ustvarimo zahteve in nastavimo navigacijsko menije:
PowerApps
Zdaj pa ustvarimo obrazec za seznam „Zahteve za odhod zaposlenega“ z uporabo PowerApps. V končni obliki bo izgledal tako:
Na polju „Zaposleni“ se izbira iz seznama uporabnikov Office 365, „Datum odhoda“ se izbere iz koledarja, „Podjednica“ se navede iz imenika podjednic, „HR“ pa se izbere iz imenika „HR po podjednicah“:
Vendar je treba poskrbeti, da se seznam HR, ki je na voljo za izbiro, filtrira glede na podjednico, navedeno v obrazcu. Uporabili bomo formulo za filtriranje podatkov v PowerApps. Za lastnost „Items“ polja „HR“ pišemo:
Dodatno lahko na obrazcu naredite majhne nastavitve privzete vrednosti za polje Status. Za lastnost „Default“ polja „Status“ pišemo:
Če se odpre obrazec za ustvarjanje elementa, se v polje „Status“ zapiše vrednost „Nova“, drugače pa bo v polju status na obrazcu opravljena podstavitev vrednosti iz stolpca SharePoint za trenutni element.
Ena od težav PowerApps je, da ni enostavno pridobiti podatke iz skupin SharePoint. Zaradi tega ni mogoče enostavno nastaviti vidnosti/dostopnosti polj ali objektov na obrazcu, če želite vezati uporabnika na vstop v SharePoint skupino. Toda obstaja način okoli. Za to smo vnaprej ustvarili seznam Administratorji:
Na tem seznamu je prisotno polje "Zaposleni" s tipom "Uporabnik ali skupina", ki je prikazano le na obrazcu, ter polje "Ime", v katerega se vpiše ime izbranega zaposlenega, prikazano le v prikazu seznama. Zdaj pa v PowerApps izvedimo majhen trik. Na primer, lahko nastavite dostopnost katerega koli polja glede na prisotnost trenutnega uporabnika v seznamu Administratorji. Najdemo lastnost "Display Mode" polja "Datum izhoda" in napišemo:
Po tej formuli, če je v seznamu Administratorji vsaj en zaposleni, katerega prijava se ujema s prijavo trenutnega uporabnika, bo polje na voljo za urejanje, v nasprotnem primeru bo na voljo le za ogled. Za večjo zanesljivost pripeljemo prijavo v mala črka, saj se lahko zgodijo različni primeri.
Opazili ste lahko, da je v naslovu obrazca gumb "Dejavnosti nad zahtevo":
Ta gumb bo preusmeril na drug zaslon, kjer so zbrane vse možne dejavnosti nad zahtevo za lažjo uporabo:
Po pritisku na vsak gumb se odpre dodatno okno dejanj, na primer, če je izbrana dejavnost "Prekliči zahtevo", se odpre dodatno okno za vnos komentarja:
Po pritisku na gumb "Potrdi" se spremeni status zahteve, kar je mogoče narediti celo brez zagonov Power Automate toka. Uporabili bomo funkcijo "Patch" za lastnost "OnSelect" gumba:
S funkcijo Patch posodobimo element seznama zahtevkov, ga filtriramo po identifikatorju trenutnega elementa. Spremenimo vrednost polja "Status" in se preusmerimo na glavni zaslon. Za preostale gumbe z dejanji je logika podobna.
Preostalo je še nastaviti postopek odobritve. Naredimo ga v najpreprostejši obliki.
Power Automate
Naš postopek odobritve se bo samodejno zagnal ob ustvarjanju zahteve. Med izvajanjem se bo spremenil status zahteve, pridobljen je vodja oddelka in poslana bo e-poštna obvestilo o novi zahtevi vodji. Za določitev vodje imamo imenik 'Oddelki':
Ustvarimo Power Automate tok:
Med izvajanjem tega toka vodja oddelka prejme e-poštno obvestilo o ustvaritvi nove zahteve in lahko s klikom na povezavo sprejme odločitev, tako da pritisne na gumb:
Pritisnite gumb 'Odobri' ali 'Zavrni', kar prav tako sproži Power Automate tok, ki spremeni status zahteve in pošlje e-poštno obvestilo strokovnjaku za HR:
Postopek je končan.
Teams
In končni dotik – organizacija skupnega dela s tem procesom. Za to proces povezujemo s skupino MS Teams:
Zdaj imajo vsi člani skupine MS Teams dostop do procesa sprejemanja novih zaposlenih na ločeni zavihku.
Seveda lahko v logiki toka predvidite večstopenjsko odobritev, poleg tega je mogoče uporabiti komponento Approvals za dodelitev nalog Power Automate. Prav tako lahko nastavite poročila in ustvarite obvestila, ki se bodo pošiljala v chat-bota Microsoft Teams. Ampak o tem v naslednjih člankih. Hvala za pozornost in vsem želim lep dan!
Izvor: habr.com
