Lep dan vsem! Danes bi rad delil majhen primer avtomatizacije postopka ustvarjanja zahtev za izstop za nove zaposlene z uporabo izdelkov Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate in Teams. Pri izvajanju tega postopka vam ne bo treba kupiti ločenih uporabniških načrtov PowerApps in Power Automate; zadostuje naročnina na Office365 E1/E3/E5. Ustvarili bomo sezname in stolpce na spletnem mestu SharePoint, PowerApps vam bo pomagal ustvariti obrazec, Power Automate pa bo ponudil možnosti za prilagajanje logike poslovnih procesov. Končni proces bomo povezali z ekipo MS Teams. Ne izgubljajmo časa in poglejmo, kaj se bo zgodilo.
Na prvi stopnji izdelamo sezname in podrobnosti. Potrebujemo sezname:
- Zahteve za odhod zaposlenih
- Pododdelki
- HR po oddelkih
- Skrbniki
Vsaka lista bo v prihodnje odigrala svojo vlogo, katero pa bomo videli. Ustvarite podrobnosti in konfigurirajte navigacijski meni:
PowerApps
Zdaj pa izdelajmo obrazec za seznam »Zahteve za odhod zaposlenih« s pomočjo PowerApps. V končni obliki bo videti takole:
V polju “Employee” izberete s seznama uporabnikov Office 365, “Exit Date” je naveden iz koledarja, “Division” je naveden iz imenika oddelka, “HR” pa je izbran iz “HR by department” imenik:
Vendar je treba zagotoviti, da je seznam HR, ki je na voljo za izbiro, filtriran po oddelku, navedenem na obrazcu. Uporabimo formulo za filtriranje podatkov v PowerApps. Za lastnost “Items” polja “HR” zapišemo:
Poleg tega lahko naredite majhne prilagoditve privzete vrednosti za polje Status na obrazcu. Za lastnost »Privzeto« polja »Status« zapišemo:
Če se odpre obrazec za ustvarjanje elementa, bo v polje »Status« zapisana vrednost »Novo«, v nasprotnem primeru bo v statusno polje na obrazcu zamenjana vrednost iz stolpca SharePoint za trenutni element.
Ena od težav s storitvijo PowerApps je nezmožnost preprostega pridobivanja podatkov iz skupin SharePoint. Zaradi tega ni mogoče enostavno konfigurirati vidnosti/razpoložljivosti polj ali predmetov na obrazcu, če se želite zanašati na to, da je uporabnik član skupine SharePoint. Vendar lahko najdete rešitev. Posebej za ta namen smo vnaprej ustvarili seznam skrbnikov:
Ta seznam vsebuje polje »Zaposleni« s tipom »Uporabnik ali skupina«, prikazano samo na obrazcu, in polje »Ime«, v katerem je zapisano ime izbranega zaposlenega, prikazano samo v pogledu seznama. Zdaj pa poskusimo majhen trik v PowerApps. Na primer, lahko konfigurirate razpoložljivost katerega koli polja, če je trenutni uporabnik na seznamu skrbnikov. Poiščite lastnost »Način prikaza« v polju »Datum izdaje« in napišite:
V skladu s to formulo, če je na seznamu skrbnikov vsaj en zaposleni, katerega prijava se ujema s prijavo trenutnega uporabnika, bo polje na voljo za urejanje, sicer za ogled. Za večjo zanesljivost prijavo zmanjšamo na male črke, sicer se lahko zgodi najrazličnejše primere.
Morda ste opazili, da je v glavi obrazca gumb »Dejanja v aplikaciji«:
Ta gumb bo šel na drug zaslon, kjer so zaradi priročnosti zbrana vsa možna dejanja v aplikaciji:
Po kliku na posamezen gumb se odpre dodatno okno z dejanji, na primer, če je izbrano dejanje »Prekliči prijavo«, se odpre dodatno okno z možnostjo vnosa komentarja:
Po kliku na gumb »Potrdi« se status aplikacije spremeni, kar je mogoče storiti tudi brez zagona toka Power Automate. Uporabimo funkcijo »Patch« za lastnost »OnSelect« gumba:
S funkcijo Patch posodobimo postavko seznama naročil tako, da jo filtriramo po ID-ju trenutne postavke. Spremenimo vrednost polja »Status« in gremo na glavni zaslon. Za druge akcijske gumbe je logika podobna.
Vse, kar ostane, je konfiguracija toka odobritve. Naredimo to v najpreprostejši obliki.
Power Automate
Naš tok odobritve se bo samodejno zagnal, ko bo ustvarjena vstopnica. Med izvajanjem se status vloge spremeni, vodja oddelka jo prejme in vodji pošlje elektronsko obvestilo o novi vlogi. Za določitev vodje imamo imenik »Divizije«:
Ustvarite tok Power Automate:
Med izvajanjem tega toka vodja oddelka prejme elektronsko obvestilo o izdelavi nove vloge in se lahko na povezavi odloči s klikom na gumb:
S klikom na gumb »Strinjam se« ali »Zavrni« se zažene tudi tok Power Automate, ki spremeni status prijave in pošlje e-poštno obvestilo kadrovskemu strokovnjaku:
Postopek je pripravljen.
Moštvo
In zadnji dotik je organizacija sodelovanja s tem procesom. Če želite to narediti, povežite postopek z ukazom MS Teams:
Zdaj imajo vsi člani ekipe MS Teams dostop do postopka odjave novih zaposlenih na ločenem zavihku.
Seveda lahko zagotovite večstopenjske odobritve v svoji logiki poteka, poleg tega pa lahko uporabite komponento Odobritve za dodeljevanje nalog Power Automate. Prav tako lahko prilagodite poročila in ustvarite obvestila, ki bodo poslana klepetalnemu robotu Microsoft Teams. A več o tem v prihodnjih člankih. Hvala za pozornost in lep dan vsem!
Vir: www.habr.com