Selitev iz IBM Notes v Microsoft Exchange ali Office 365 zagotavlja veliko število prednosti za organizacijo, vendar je sam projekt migracije videti zastrašujoč in ni povsem jasno, kje začeti migracijo. Exchange sam ne vključuje lastnih orodij za popolno selitev ali soobstoj Notesa in Exchangea. Pravzaprav nekatere naloge selitve in sobivanja niso mogoče brez izdelkov tretjih oseb. V tem članku bomo opisali sedem ključnih korakov, ki jih je treba upoštevati na podlagi najboljših praks in naših izkušenj z uspešnimi selitvami.
Uspešna selitev vključuje naslednje korake:
- Preliminarna ocena migracije.
- Vzpostavitev soobstoja med Notes in Exchange.
- Načrtujte optimalno natančnost selitve.
- Zagotavljanje največje učinkovitosti migracije.
- Izvedite testno selitev.
- Načrtovanje časovnega razporeda selitve za zmanjšanje vpliva na organizacijo.
- Zaženite selitev in spremljajte njen napredek.
V tem članku si bomo ogledali, kako se pripraviti in dokončati selitev z uporabo dveh rešitev iz Questa – и . Pod rezom je nekaj podrobnosti.
1. korak: Predhodna ocena migracije
Popis vašega trenutnega okolja
Če se odločite, da je Exchange prava platforma za vašo organizacijo, se morate samo preseliti tja. Najprej morate zbrati informacije o svojem trenutnem okolju, zbrati podatke o inventarju podatkov, ki jih nameravate preseliti, določiti, kaj je mogoče odstraniti, da zmanjšate izkoriščenost prostora na disku, izračunati razpoložljivo pasovno širino med okolji itd. Predhodna ocena mora vključevati naslednja vprašanja:
- Koliko Notesovih domen in strežnikov Domino obstaja?
- Koliko poštnih nabiralnikov imate? Koliko jih ni v uporabi?
- Koliko prostora na disku zavzamejo primarne poštne datoteke? Koliko jih je v arhivih? Koliko jih je v lokalnih replikah?
- Kje se nahajajo arhivi?
- Koliko uporabnikov uporablja šifriranje? Je treba šifrirano vsebino prenesti?
- Koliko osebnih map je v okolju?
- Kateri uporabniki uporabljajo povezave do dokumentov? Koliko uporabnikov je prejelo povezave od drugih uporabnikov in aplikacij?
- Koliko podatkov boste prenesli? Na primer, želite prenesti podatke samo za zadnjih šest mesecev.
- Ali bodo izvorni arhivi preseljeni v osebne arhive Exchange ali datoteke Outlook *.pst?
- Kakšne so omejitve pasovne širine? Koliko podatkov je mogoče prenesti v
določeno časovno obdobje? - Koliko prostora za shranjevanje bo potrebno po selitvi?
Kako bodo migracije vplivale na poslovanje in poslovanje
Projekt je treba skrbno načrtovati, da se čim bolj zmanjšajo izpadi in izguba produktivnosti.
Na primer, pomembno je razmisliti o delegiranju med uporabniki – če se uporabnik preseli, vendar njegov ali njen pooblaščenec ostane na prvotni platformi, kako bo to vplivalo na njihovo vsakodnevno delo? Gledano širše, razmisliti morate o tem, kako lahko projekt selitve vpliva na vse kritične poslovne procese in delovne tokove vašega podjetja.
Pomembno je tudi upoštevati kritične stične točke znotraj Notesa. Ko se na primer ukvarjate s sporočanjem, je pomembno analizirati aplikacije in upoštevati interakcijo med usmerjanjem pošte in aplikacijami, da preprečite motnje v poslovnih procesih med selitvijo in po njej. Zastavite si naslednja vprašanja:
- Kateri uporabniki imajo pooblaščence in kako lahko prekinitev tega odnosa vpliva na poslovne procese?
- Katere aplikacije in poslovni procesi so povezani z e-poštnim okoljem? Vsaka ključna integracija med aplikacijo in e-poštno storitvijo, kot je postopek odobritve, bo ključnega pomena pri načrtovanju selitve.
- Katere komponente in pomembne funkcije aplikacije je treba ohraniti?
- Kako lahko uporabite vgrajene funkcije nove platforme, da dosežete funkcionalnost, ki jo potrebujete?
- Ali je treba neaktivno vsebino arhivirati za prihodnje shranjevanje?
- Ali bo treba katero koli aplikacijo znova zgraditi, da bo pravilno delovala v novem okolju?
- Kako se bo meril uspeh?
Preden začnete s selitvijo, morate določiti merila za merjenje uspeha. Predvsem morate razumeti, da je nesmiselno pričakovati 100-odstotni prenos podatkov. Vsaka Notesova vrsta elementa nima ekvivalenta v Exchangeu (Active Mail je najbolj nenavaden primer). Zato je resničnost taka, da vsi elementi v Notesu po selitvi ne bodo obstajali v Exchangeu. Dosegljiv in merljiv cilj je 95 % pošiljk premaknjenih v 95 % poštnih nabiralnikov. Merjenje in dokumentiranje rezultatov je ključnega pomena za zagotavljanje uspeha migracije, resnični rezultati pa so mogoči le, če so merila uspeha opredeljena na samem začetku projekta migracije e-pošte.
2. korak: Vzpostavite opombe in izmenjajte soobstoj
Za večino organizacij je migracija proces, ne dogodek. Zato morajo selitve nabiralnikov in selitve aplikacij slediti urniku, ki najbolje ustreza poslovanju in operacijam ter ne temelji na tehničnih zahtevah.
Razvoj strategije sobivanja
Da bi povečali vrednost migracije, je treba zgodaj v procesu migracije razviti in izvesti popoln načrt sožitja. Opredelitev "soobstoja" se lahko razlikuje od organizacije do organizacije. Nekatere organizacije aktivno uporabljajo podatke o zasedenosti, druge pa te funkcije sploh ne uporabljajo. Nekateri se osredotočajo na selitev koledarskih podatkov, medtem ko se drugi osredotočajo na natančno nastavitev selitve celotnega uporabniškega imenika. Pomembno je sodelovati z vsakim od deležnikov, da dobimo jasno sliko o tem, kaj je res pomembno, in vsem pomagamo razumeti pomen učinkovite strategije sobivanja.
Selitev iz Notesa v Exchange in Office 365 zahteva istočasno načrtovanje selitve nabiralnika in aplikacije. Funkcionalnost trenutne aplikacije Notes mora biti podprta za vse uporabnike, ne glede na njihovo trenutno e-poštno platformo. Kot uporabniki, ki se selijo na Exchange in Office 365, bi morali imeti možnost dostopa do Notesovih aplikacij in njihove uporabe kot del svojih obstoječih delovnih tokov. Ta zmožnost bi morala delovati, dokler Notesove aplikacije niso preseljene v SharePoint ali drugo platformo.
Poleg soobstoja aplikacij je treba pred začetkom migracije implementirati interakcijo med uporabniki na različnih platformah. To vključuje samodejno usmerjanje imenika in posodobitve, stanja prost/zaseden in koledarje za vse uporabnike, ne glede na njihovo trenutno platformo.
Nazadnje morate razmisliti o sodelovanju med vašo e-poštno storitvijo, tudi med koledarji in viri v skupni rabi, kot so sobe za sestanke. Uporabniki bi morali imeti možnost prenesti informacije o načrtovanju sestankov. To vključuje enkratna in ponavljajoča se srečanja. Ne glede na to, ali so bili sestanki načrtovani pred selitvijo ali ustvarjeni med selitvijo, je treba točnost koledarskih podatkov vzdrževati skozi celoten projekt. Zagotoviti morate, da lahko uporabniki na primer zamenjajo sejno sobo za naslednje srečanje v ponavljajočem sestanku ali prekličejo eno srečanje, ne da bi pri naslednjih srečanjih povzročili konflikt in zmedo.
3. korak: Načrtujte optimalno natančnost selitve
Načrtovanje selitve iz Notesa v Exchange ali Office 365 zahteva razumevanje številnih specifičnih razlik med platformama.
E-poštni naslovi
Notesovi podatki običajno vsebujejo lastniške naslove, ki se pojavljajo na več mestih: v glavah sporočil, vdelani v arhive, osebne stike in razdeljene sezname. Kot del postopka selitve je treba te lastniške naslove posodobiti na naslove SMTP, da se zagotovi popolna funkcionalnost v okolju Exchange. Mnoge organizacije se med selitvijo odločijo tudi za posodobitev domene SMTP ali standarda naslavljanja. Če to velja za vašo organizacijo, je pomembno razumeti, da nekatere rešitve za selitev samodejno posodobijo zgodovinske primerke naslovov SMTP za vsakega uporabnika.
Struktura mape
V mnogih organizacijah uporabniki uporabljajo lastne poštne predale in arhive, zato je pomembno ohraniti te podatke. Zmožnost uporabnikov, da si ogledajo svojo celotno strukturo map, prav tako vpliva na uporabniško izkušnjo zaradi selitve. Pomembno je izbrati rešitve in prehode, ki ohranjajo celovitost mape in podatkovnih struktur.
Lokalne replike in arhivi
Številne organizacije za nadzor nad stroški shranjevanja in boljše upravljanje rasti podatkov določajo kvote poštnih predalov. Neželena posledica te politike je pogosto povečanje števila in velikosti arhivov. Te dodatne vire podatkov je treba ovrednotiti in upoštevati njihovo selitev med načrtovanjem selitve. Uporabnikom lahko ponudite samopostrežno komponento, ki jim omogoča selitev samo pomembnih podatkov. Za optimizacijo shranjevanja Exchange priporočamo uporabo drugega izdelka Quest – , ima zlasti uporabno funkcijo za odstranjevanje podvojitev priloženih datotek, analogno DAOS-u v Notesu.
ACL in delegiranje
Seznami za nadzor dostopa (ACL) in delegiranje so ključni elementi za delovanje v Notesovem okolju, prav tako pa so ključni za zaščito integritete. Zato je pomembno, da povezane pravice in pravice dostopa natančno prevedete v enakovredne pravice v strežniku Exchange Server in Office 365. Idealno bi bilo, če bi to naredili samodejno, pospešili postopek in odpravili človeške napake. Za ohranitev učinkovitosti zaščite informacijskega premoženja organizacije je treba ACL-je in preslikavo pooblastil izvajati sočasno s podatki pošte. Nekatere organizacije poskušajo enakovredne pravice dodeliti ročno ali z uporabo skriptov po končani selitvi podatkov. Vendar lahko ta pristop negativno vpliva na produktivnost in doda varnostne luknje v podatke organizacije.
Beleži lastno vsebino
Isti Active Mail. Druga pogosta težava pri selitvi iz IBM Notes je veliko obogatenega besedila. Exchange in Office 365 ne podpirata integriranih tabel z zavihki, gumbov, shranjenih obrazcev in druge lastniške vsebine v Notesu. Posledično se boste morali pripraviti na izgubo te funkcionalnosti ali investirati v rešitev za selitev, ki lahko te elemente pretvori v obliko, ki jo je mogoče preseliti. Takoj povejmo, da rešitve iz Questa tega nikakor ne pretvarjajo in lahko takšna pisma prenesejo le kot priloge, da jih lahko uporabnik nato odpre prek odjemalca Notes.
Skupine in osebni imeniki
Številne organizacije v veliki meri uporabljajo javne poštne sezname za notranje in
zunanje komunikacije. Poleg tega se Notesovim uporabnikom pogosto zdi pomembno ohranjanje poslovnih stikov v osebnih imenikih. Ti viri podatkov so ključnega pomena za poslovanje podjetij in jih je treba med selitvijo na Microsoftovo platformo učinkovito preoblikovati. Zato je pomembno samodejno pripraviti skupine za selitev v Active Directory in učinkovito pretvoriti vse osebne naslove, tudi tiste, ki so shranjeni na namizjih uporabnikov.
Interakcija z aplikacijami Notes
Integracijske točke med aplikacijami in poštno storitvijo, kot so procesi usklajevanja, so pomembne pri načrtovanju in razporejanju selitev. IBM Notes ima tesnejšo integracijo med e-pošto in aplikacijami kot druge platforme. Te integracije lahko vključujejo vse, od preprostih povezav dokumentov do poslovnih procesov.
Viri in poštne zbirke podatkov
Številne organizacije uporabljajo baze podatkov o rezervacijah virov, poštne baze podatkov in druge skupne zbirke podatkov v Notesu. Posledično imajo te baze podatkov pomembno vlogo pri delovanju organizacije. Za zagotovitev neprekinjenega poslovanja in produktivnosti zaposlenih je zelo pomembno razmisliti o pristopu in časovni razporeditvi implementacije za:
- Ustvarjanje nabiralnikov virov v ciljnem okolju;
- Prenos podatkov iz baze rezervacij v Exchange;
- Zagotavljanje, da lahko uporabniki obeh sistemov sodelujejo in uporabljajo vire v Notes in Exchange.
4. korak: Povečajte učinkovitost selitve
Poleg zagotavljanja točnosti podatkov je pomembno zagotoviti tudi, da je migracija čim bolj učinkovita glede na zahteve organizacije. Učinkovitost migracije ni neposredno odvisna samo od neposrednih stroškov, temveč tudi od stopnje vpliva na poslovanje.
Arhitektura rešitev za selitev
Eden najpomembnejših dejavnikov, ki vplivajo na učinkovitost, je arhitektura migracijske rešitve. Pomembno je, da izberete rešitev z večnitno arhitekturo, ki omogoča, da en selitveni strežnik seli več uporabnikov hkrati. Večnitna arhitektura zmanjša zahteve strojne opreme za selitev in poveča hitrost selitve, kar močno zmanjša skupne stroške projekta. Naj vas ne zavedejo rešitve za selitev, ki trdijo, da so večnitne, vendar dejansko selijo samo enega uporabnika naenkrat in zahtevajo dodajanje delovnih postaj za selitev več uporabnikov hkrati. Odvisno od konfiguracije in okolja so prave večnitne rešitve od 30 do 5000 odstotkov učinkovitejše pri selitvi podatkov v Exchange in Office 365.
Postopek selitve
Migracija vključuje številne korake in procesi se morajo zgoditi ob pravem času, da se zagotovi gladek prehod. Da bi čim bolj zmanjšali motnje poslovanja in povečali koristi selitve, morajo biti vsi procesi integrirani in nadzorovani z eno samo aplikacijo, ki lahko pravočasno obravnava vsak korak selitve.
Prilagodljivost in samopostrežnost
Nekateri uporabniki in oddelki bodo morali odstopati od standardnega postopka selitve. Na primer, pravni oddelek ima lahko drugačne zahteve glede shranjevanja ali pa bodo upravitelji morda morali preseliti svoj celoten nabiralnik in arhive. Zato je pomembno izbrati prilagodljivo rešitev za migracijo, ki omogoča, da se ekipa za migracijo enostavno prilagodi tem zahtevam. Eden najučinkovitejših načinov za zagotavljanje te prilagodljivosti je omogočiti samopostrežbo za nekatere vaše uporabnike. Na primer, nekaterim uporabnikom je morda dovoljeno prenesti dodatne podatke iz svojih glavnih poštnih datotek ali lokalnih podatkov, da jih pozneje pretvorijo v osebni arhiv na strežniku.
5. korak: Zaženite preskusno selitev
Ko je opravljena ocena pred migracijo, je strategija soobstoja dokončana in so opredeljeni načrti za optimizacijo, je ključnega pomena pridobiti potrditev strategije z eno ali več pilotnimi migracijami.
Namen pilotne migracije je preizkusiti razvite postopke in identificirati težave, ki se lahko pojavijo po začetku popolne migracije, ter jim dati možnost, da jih rešijo pred začetkom aktivne migracije. Posledično so težave med pilotno migracijo pričakovane in celo dobrodošle.
Določitev obsega pilotske migracije
Pilotna migracija mora biti dovolj velika, da zbere reprezentativen vzorec podatkov in odgovori na ustrezna vprašanja, ki se lahko pojavijo med bojno migracijo. Če selite več tisoč nabiralnikov, mora biti velikost vzorca zadostna. Pri zelo velikih selitvah je lahko odstotek manjši.
Izbor podatkov in sistemov
Med postopkom migracije pilota je pomembna uporaba bojnih podatkov in bojnih sistemov. To je zelo pomembno iz več razlogov:
- Razumeti morate, kako se bo obnašalo bojno okolje. Sintetično ustvarjeno okolje ne bo reprezentativno za bojno okolje.
- Več informacij o šifriranih sporočilih, pogostosti vrst sporočil, ki jih v Exchangeu ni mogoče najti, in zahtevah za shranjevanje lahko dobite na podlagi vzorčnih podatkov.
Postavljanje pričakovanj
Proces pilotne migracije nudi tudi odlično priložnost za preizkus meril uspeha, ki so opredeljena za projekt, in umerjanje pričakovanj za preostalo migracijo. Če so potrebne prilagoditve, jih je treba dokumentirati in upoštevati med bojno selitvijo.
6. korak: načrtujte čas selitve, da zmanjšate vpliv na organizacijo
Združevanje uporabnikov
Za zmanjšanje vpliva na uporabnike in organizacijo kot celoto je treba uporabnike, ki delajo skupaj, preseliti istočasno. Ključni dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri ustvarjanju teh skupin, vključujejo delegiranje. Poiščite rešitev, ki lahko priporoči zbirke za selitev na podlagi informacij o uporabniških odnosih v izvornem okolju.
Čas selitve
Ko je selitev skupine končana, ne pozabite načrtovati časa, ko
vpliv na te uporabnike je minimalen. To lahko pomeni načrtovanje obdobja selitve za določen čas dneva, da se izognete selitvi med delovnim časom, ob koncu meseca v letu ali med okni vzdrževanja. Na primer, prodajne ekipe verjetno ne bi smele migrirati do konca četrtletja, računovodski in pravni oddelki pa bodo verjetno imeli omejitve glede tega, kdaj se lahko selijo.
7. korak: Začnite selitev in spremljajte njen napredek
Z vzpostavljenimi pilotno potrjenimi pristopi migracije podatkov bi morale bojne migracije postati rutinski dogodki. Verjetno bo v celotnem procesu prišlo do manjših prilagoditev, da se prilagodijo potrebam določenih skupin. Skrbno spremljanje bo še vedno potrebno za zagotovitev, da se med načrtovanjem in pilotno fazo upoštevajo vsi nepredvideni dogodki. Vendar mora proces postajati vse bolj avtomatiziran. Izvajanje urnika bojnih migracij je pomembno za dokumentiranje in sporočanje napredka v celotni organizaciji, da se zagotovi potrditev, da so pričakovanja izpolnjena. Spremljanje in povratne informacije ostajajo ključni vidiki uspešne migracije v celotnem procesu.
Zaključek
Zajeli smo stvari, ki jih morate upoštevati pri selitvi poštnih storitev. Če ste trenutno v procesu izbire migracijske rešitve ali o njej šele razmišljate, je pomembno, da vse to upoštevate. Delamo z rešitvami za selitev podjetja Quest in smo jih pripravljeni priporočiti kot najučinkovitejše pri zmanjševanju števila ročnih korakov in povečanju količine podatkov, prenesenih kot rezultat selitve.
Če želite izvedeti več o učinkovitih pristopih k migraciji, pošljite zahtevo na na naši spletni strani ali samo pokličite, dodatna gradiva pa lahko preučite tudi na spodnjih povezavah:
Vir: www.habr.com