Pri implementaciji že pripravljenih sistemov ERP 53 % podjetij resne izzive, ki zahtevajo spremembe poslovnih procesov in organizacijskih pristopov, 44 % podjetij pa se sooča z velikimi tehničnimi težavami. V seriji člankov vam bomo razložili, kaj je sistem ERP, kako je koristen, kako ugotoviti potrebo po njegovi uvedbi, kaj morate vedeti pri izbiri ponudnika platforme in kako jo uvesti.
Koncept sistema ERP prihaja iz ZDA in se dobesedno prevaja kot načrtovanje virov podjetja – Enterprise Resource Planning. Akademsko je to videti takole: »ERP je organizacijska strategija za integracijo proizvodnje in poslovanja, upravljanja dela, finančnega upravljanja in upravljanja sredstev, osredotočena na stalno uravnoteženje in optimizacijo virov podjetja prek specializiranega integriranega paketa aplikacijske programske opreme (programske opreme), ki zagotavlja skupen podatkovni model in procese za vsa področja dejavnosti."
Vsak dobavitelj lahko sistem, ki ga je razvil, razume na svoj način, glede na njegov fokus in naloge, ki jih je treba rešiti. En sistem ERP je na primer bolj primeren za maloprodajo, ni pa primeren za rafinerijo nafte. Poleg tega si vsako podjetje in njegov zaposleni, ki uporablja platformo, predstavlja drugače, glede na del, s katerim se pri svojem delu srečuje.
ERP je v svojem bistvu informacijski sistem za upravljanje vseh poslovnih procesov in virov podjetja, ki temelji na enotni bazi podatkov.
Zakaj potrebujete ERP sistem?
Kot vsak informacijski sistem tudi ERP deluje s podatki. Vsak zaposleni in oddelek nenehno ustvarja na stotine megabajtov informacij. V majhni organizaciji ima vodja neposreden dostop do vseh informacij in čas za spremljanje procesov. Če v okviru enega ali dveh poslovnih procesov nastane velika količina podatkov, jih mora upravitelj le še digitalizirati s ciljnimi IT rešitvami. Običajno organizacija kupi računovodsko programsko opremo in na primer CRM.
Z rastjo podjetja se tisti posamezni procesi, ki so prej obvladovali le malo časa, spremenijo v velike količine informacij. V povezavi z drugimi poslovnimi procesi različni tokovi informacij zahtevajo ogromno administrativnega osebja, ki jih združuje in analizira. Zato sistem ERP ne potrebujejo mala, temveč srednja in velika podjetja.
Kako razumeti, da podjetje potrebuje ERP sistem
Tipična zgodba za naše stranke gre takole. Na neki točki postane jasno, da so vsi glavni procesi avtomatizirani, delovna učinkovitost pa se ne poveča.
Izkazalo se je, da se vsak proces nahaja v svojem ločenem informacijskem sistemu. Da bi jih povezali, zaposleni ročno vnesejo podatke v vsak sistem, nato pa vodstvo ročno zbere podvojene podatke za analizo dejavnosti celotnega podjetja. Načeloma je takšna mehanika dela produktivna do določene točke. Glavna stvar je določiti trenutek doseganja največje učinkovitosti, preden se pojavi, in ne takrat, ko je treba spremeniti mehanizme procesov v nujnem načinu.
Noben informacijski sistem ne bo nikoli sporočil, da je napočil trenutek, ko je podjetje zraslo do stopnje, ko je ERP sistem potreben. Svetovne izkušnje kažejo 4 glavne znake, ki vam bodo omogočili, da to razumete:
Ni dovolj podatkov za sprejemanje premišljene vodstvene odločitve.
Vsaka odločitev v poslu ima posledice, ki na koncu povzročijo finančne izgube ali obratno prihodke. Kakovost odločitve je odvisna od informacij, na katerih temelji. Če so podatki zastareli, nepopolni ali napačni, bo odločitev napačna oziroma neuravnotežena.
Glavni razlogi za nedoslednost informacij:
-
kritične informacije so razpršene med posameznimi zaposlenimi in oddelki;
-
ni predpisov za zbiranje podatkov;
-
Podatke zbirajo zaposleni z različnimi vlogami in ob različnih časih.
S platformo ERP, ki ustreza vašim poslovnim procesom, lahko centralizirate vse svoje podatke. Vse informacije ustvari vsak zaposleni in oddelek v enotnem sistemu v realnem času. To pomeni, da so podatki, ki jih morda potrebujete vi in kdo drug v podjetju, vedno čim bolj točni in posodobljeni.
Pomanjkanje integracije med IT sistemi vodi v operativne napake in ovira rast podjetja.
Vsak IT sistem ima svoje zahteve za format podatkov, zgrajen v različnih časih in z uporabo različnih tehnologij, načel in programskih jezikov. To se odraža v delu zaposlenih, ki komunicirajo kot v različnih jezikih, in v hitrosti interakcije.
Sistem ERP združuje posamezne funkcije v en integriran in lahko razumljiv prostor. Sistem ERP deluje kot prevajalec, ki govori več programskih jezikov, da zagotovi sodelovanje in doslednost.
Vaše stranke niso zadovoljne s storitvijo.
Če se stranke pritožujejo ali odidejo, razmislite o učinkovitosti. To je posledica večjega povpraševanja nad ponudbo, poznih dobav, počasnih storitev ali zgolj splošnega občutka, da podjetje nima sredstev ali časa, da bi poskrbelo za vsako stranko.
Ko podjetje zraste na srednje ali veliko velikost, ERP spremeni nezadovoljne stranke v zveste. Stranke začnejo čutiti izboljšanje storitev in doživljati spremembe skupaj s podjetjem.
Uporabljate zastarele sisteme.
Glede na Poročilo o trendih varstva podatkov Veeam 2020 je glavna ovira za preobrazbo digitalnega poslovanja zastarele tehnologije. Če podjetje še vedno dela s sistemi ročnega vnosa ali papirnimi dokumenti, bo v obdobju po pandemiji zagotovo zaostalo.
Poleg tega so IT sistemi podjetja lahko precej moderni, a razpadli. V tem primeru vsak oddelek ustvari svoj informacijski bunker, iz katerega podatki prihajajo odmerjeno ali napačno. Če je integracija posameznih sistemov izjemno draga ali nemogoča, jih je nujno spremeniti v enoten sistem ERP.
Kakšne prednosti prinaša sistem ERP podjetju?
ERP sistem je izdelek, ki ga podjetje kupi na lastne stroške. Njena izvedba se razume kot naložba, ki bi morala prinašati dobiček. Noben proizvajalec ERP sistema ne jamči, da bo podjetju prinesel rast prihodkov. In to ne velja le za sisteme ERP, ampak tudi za vse IT rešitve. Vse prednosti izvedbe pa posredno vplivajo na dobiček:
Prihranki pri IT sistemih
Namesto porabe sredstev za več različnih sistemov, od katerih vsak zahteva specializirano podporo, infrastrukturo, licence in usposabljanje zaposlenih, lahko vse stroške osredotočite na eno platformo ERP. Sestavljen je iz modulov, ki nadomeščajo različne sisteme z integriranimi deli.
Če je sistem ERP razvit iz nič za potrebe določenega podjetja, lahko vključuje sisteme in storitve tretjih oseb, ki bodo primerni za delo poslovnih partnerjev, dobaviteljev, strank in drugih nasprotnih strank.
Popolna preglednost
ERP zagotavlja vodstvu popoln dostop do vseh poslovnih procesov katerega koli oddelka 24/7. Na primer, dnevno lahko spremljate zaloge, vključno z načrtovanimi dobavami in dobavami v tranzitu. Če imate popolno sliko ravni zalog, lahko natančneje nadzirate obratni kapital.
Avtomatizirana poročila in zmogljivo načrtovanje
ERP ustvari enoten, enoten sistem poročanja za vse procese. Kadar koli samodejno ustvari uporabna poročila in analitiko. Z njim vodstvu ne bo treba ročno zbirati preglednic in pisem.
Tako platforma sprosti čas za strateško načrtovanje, boljšo analizo in primerjavo uspešnosti oddelkov. ERP sistem pomaga pri iskanju trendov v analitiki, ki prej niso bili opaženi in niti niso imeli možnosti opaziti.
Povečana učinkovitost
ERP sam po sebi ni zdravilo. Pomembno je ne le upoštevati posebnosti podjetja, ampak ga tudi pravilno izvajati. Po navedbah Pri 315 ponudnikih že pripravljenih sistemov ERP je bil delež uvedb, ki so bile le delno uspešne, ocenjen na 25 do 41 odstotkov, odvisno od panoge. Pravi ERP znatno skrajša čas in trud, porabljen za rutinsko delo.
Обслуживание клиентов
Storitve za stranke so ključni del poslovanja. Sistem ERP premakne fokus zaposlenih z vzdrževanja registrov strank na gradnjo in vzdrževanje odnosov s strankami.
Statistika kaže, da je 84 odstotkov strank v podjetju, če ne dobijo dovolj odgovorov na vprašanja. ERP zaposlenemu zagotovi vse potrebne informacije in zgodovino stranke takoj v trenutku stika. Z njim se zaposleni ne ukvarjajo z birokracijo, temveč s privabljanjem in ohranjanjem strank. Stranke čutijo prednosti njegove uvedbe, tudi ne da bi vedele za spremembe v podjetju.
Varstvo podatkov
Skoraj ni informacijskega sistema, ki bi zagotavljal absolutno varnost podatkov. Osebni podatki strank in zaposlenih, elektronska pošta, intelektualna lastnina, finančni podatki, računi, pogodbe – več sistemov obdeluje te informacije, težje je slediti tveganjem. Sistem ERP uvaja enotne standarde za dostop, vnos in izpis podatkov ter centralizirano hrambo informacij.
Večji ko je tržni delež že izdelanega sistema ERP, pogosteje je podvržen hekerskim napadom. Najbolje bi bilo razviti lasten ERP sistem, do katerega kodne baze boste imeli dostop samo vi. Če je sistem ERP vašega podjetja razvit iz nič, hekerji ne bodo mogli najti kopij sistema, da bi ga najprej preizkusili glede ranljivosti.
Produktivnost sodelovanja
Pogosto zanimanje za sodelovanje med oddelki ali zaposlenimi zbledi, ker prenos podatkov zahteva veliko rutinskih operacij ali pa zaradi psihološke klime v podjetju. Enoten sistem avtomatizira dostop do informacij, odpravlja negativne izkušnje človeškega faktorja in pospešuje komunikacijo znotraj podjetja.
Poenoteni poslovni procesi
Vnaprej zgrajeni sistemi ERP so razviti v skladu z najboljšimi praksami v industriji. To podjetjem omogoča standardizacijo lastnih procesov.
Vendar se mora podjetje v resnici težko odločiti: ali bo trajalo dolgo in drago, da vzpostavi in spremeni sistem ERP, da bo ustrezal standardom podjetja, ali pa bo boleče prilagajanje lastnih poslovnih procesov standardi sistema ERP.
Obstaja še tretja pot - najprej razviti sistem za lastne poslovne procese.
Razširljivost
Ne glede na to, ali širite svojo bazo strank, se širite na nove trge, uvajate nove procese, oddelke ali izdelke ali kako drugače širite svoje podjetje, s pravim prodajalcem se lahko vaša platforma ERP prilagodi spremembam.
Ker se sistem ERP vgrajuje v vse procese podjetja, se lahko seznam prednosti glede na specifiko poveča. Na trgu je razvitih na desetine in stotine že pripravljenih rešitev, ki kupce silijo v okvire naročnin, hitrosti posodabljanja in podpore, zaprte funkcionalnosti in arhitekture – v okviru enega samega dobavitelja. Šele razvoj lastnega ERP sistema nudi maksimalne možnosti brez kakršnih koli omejitev.
Preberite naslednje članke, če želite izvedeti, kako izbrati proizvajalca sistema ERP, kakšna vprašanja postaviti, da ne izgubite denarja in kaj morate upoštevati pri načrtovanju uvedbe.
Vir: www.habr.com