Pri uvedbi pripravljenih ERP-sistemov 53 % podjetij resne težave, ki zahtevajo spremembo poslovnih procesov in organizacijskih pristopov, ter 44 % podjetij naleti na pomembne tehnične težave. V seriji člankov natančno razložimo, kaj je ERP-sistem, kakčne so njegove prednosti, kako določiti potrebo po njegovem uvajanju, kaj je treba vedeti pri izbiri ponudnika platforme ter kako ga uspešno implementirati.
Pojem ERP-sistema izvira iz ZDA in se doslovno prevaja kot načrtovanje virov podjetja — Enterprise Resource Planning. Akademsko to izgleda takole: „ERP je organizacijska strategija integracije proizvodnje in operacij, upravljanja s človeškimi viri, finančnega menedžmenta in upravljanja s sredstvi, usmerjena v neprekinjeno uravnoteženje in optimizacijo virov podjetja s pomočjo specializiranega integriranega paketa aplikativne programske opreme (PS), ki zagotavlja skupni model podatkov in procesov za vse področja delovanja.“
Vsak ponudnik lahko razume razvito sistem po svoje, glede na njegovo usmeritev in reševane naloge. Na primer, en ERP-sistem je bolj primeren za maloprodajo, medtem ko ne bo ustrezal podjetju za predelavo nafte. Poleg tega vsaka podjetje in njegov zaposleni, ki uporablja platformo, razumejo to na svoj način, glede na tisti del, s katerim se srečujejo pri delu.
V svoji bistvu je ERP – informacijski sistem za upravljanje z vsemi poslovnimi procesi in viri podjetja na podlagi enotne baze podatkov.
Zakaj je ERP-sistem potreben
Kot vsaka informacijska sistem, ERP dela z podatki. Vsak zaposleni in oddelek nenehno ustvarjata stotine megabajtov informacij. V manjšem podjetju ima vodja neposreden dostop do vseh informacij in čas za spremljanje procesov. Če se velik obseg podatkov ustvari v okviru ene ali dveh poslovnih procesov, je vodji dovolj, da jih digitalizira s točnimi IT-rešitvami. Običajno organizacija kupi programsko opremo za računovodstvo in, na primer, CRM.
S povečanjem podjetja se posamezni postopki, ki so prej zahtevali minimalno časa za upravljanje, preoblikujejo v velike količine informacij. V povezavi z drugimi poslovnimi procesi razdrobljeni informacijski tokovi zahtevajo obsežno administrativno osebje za njihovo združevanje in analizo. Zato ERP sistem potrebujejo ne le majhna, temveč tudi srednja in velika podjetja.
Kako razumeti, da podjetju potrebuje ERP sistem
Zgodba naših naročnikov je običajno naslednja. V nekem trenutku postane jasno, da so vsi osnovni procesi avtomatizirani, a učinkovitost dela se ne povečuje.
Izkaže se, da se vsak postopek nahaja v svojem ločenem informacijskem sistemu. Za njihovo povezovanje zaposleni ročno vnašajo podatke v vsak sistem, nato pa vodstvo ročno zbira podvojene podatke za analizo delovanja celotnega podjetja. Takšna delovna mehanika je načeloma produktivna do določenega trenutka. Ključno je določiti trenutek doseganja maksimalne učinkovitosti, preden ta trenutek nastopi, ne pa takrat, ko bo potrebno spremeniti mehanizme procesov v načinu vstopne krize.
Noben informacijski sistem nikoli ne sporoči, da je prišel trenutek, ko je podjetje doseglo raven, na kateri potrebuje ERP sistem. Svetovna izkušnja kaže štiri glavne znake, ki omogočajo razumevanje te potrebe:
Podatkov za sprejemanje premišljenih upravljalskih odločitev postaja nezadostno.
Vsaka odločitev v poslovanju ima posledice, ki se v zadnjem času spremenijo v finančne izgube ali, nasprotno, v prihodke. Kakovost odločitve je odvisna od informacij, na katerih temelji. Če so podatki zastareli, nepopolni ali netočni, bo odločitev napačna ali neuravnotežena.
Glavni razlogi za protislovja v informacijah:
kritiski pomembne informacije so razpršene med posameznimi zaposlenimi in oddelki;
manjkajo pravila za zbiranje podatkov;
zbiranje informacij izvajajo zaposleni z različno vlogami in v različnem času.
Z uporabo ERP platforme, ki ustreza vašim poslovnim procesom, lahko centralizirate vse podatke. Vse informacije ustvarjajo zaposleni in oddelki v enotnem sistemu v realnem času. To pomeni, da so podatki, ki jih potrebujete vi in kdorkoli drug v podjetju, vedno kar se da točni in aktualni.
Pomanjkanje integracije med IT sistemi povzroča težave pri delovanju in ovira rast podjetja.
Vsak IT sistem ima svoje zahteve glede formata podatkov, zgrajen je v različnem času in na različnih tehnologijah, načelih in programskih jezikih. To se odraža v delu zaposlenih, ki komunicirajo, kot da govorijo različne jezike, ter v hitrosti interakcije.
ERP sistem združuje individualne funkcije v enotnem integriranem in razumljivem prostoru. ERP sistem deluje kot prevajalec, ki govori več programskih jezikov, da zagotovi sodelovanje in usklajenost.
Vaši kupci so nezadovoljni s storitvami.
Če se kupci pritožujejo ali odhajajo, je smiselno razmisliti o učinkovitosti. To je povezano z povpraševanjem, ki pretehta ponudbo, zamudnimi dobavami, počasnim servisiranjem ali preprosto splošnim občutkom, da podjetje nima virov ali časa, da bi skrbelo za vsakega kupca.
Ko podjetje zraste na raven srednje velikega ali velikega, ERP spremeni nezadovoljne stranke v zvesti. Stranke začnejo čutiti izboljšanje storitev in doživljajo spremembe skupaj s podjetjem.
Uporabljate zastarele sisteme.
Po V poročilu Veeam 2020 o trendih zaščite podatkov je glavni ovira digitalni transformaciji podjetij zastarela tehnologija. Če podjetje še vedno deluje s sistemi ročnega vnosa ali papirnimi dokumenti, se bo v po-pandemičnem obdobju zagotovo znašlo v težavah.
Poleg tega so IT sistemi v podjetju lahko precej sodobni, vendar razdrobljeni. V tem primeru vsak oddelek ustvari svoj informacijski bunker, iz katerega podatki prihajajo do uporabnikov dozirano ali netočno. Če je integracija posameznih sistemov izredno draga ali nemogoča, je treba te zamenjati z enotnim ERP sistemom.
Katere koristi ERP sistem prinaša podjetju?
ERP-sistem je produkt, ki ga podjetje pridobi na stroške lastnih virov. Njeno uvajanje se obravnava kot investicija, ki bi morala prinašati dobiček. Noben proizvajalec ERP-sistem ne zagotavlja, da bo ta prinesla podjetju rast prihodkov. In to velja ne samo za ERP-sisteme, temveč tudi za vse IT-rešitve. Vendar vsi plusi uvajanja posredno vplivajo na dobiček:
Prihranki na IT-sistemih
Namesto da bi sredstva trošili na več raztresenih sistemih, ki vsak potrebujejo posebno podporo, infrastrukturo, licence in usposabljanje zaposlenih, je mogoče vse stroške osredotočiti na eno ERP-platformo. Ta se sestavlja iz modulov, ki nadomeščajo raztresene sisteme z integriranimi deli.
Če se ERP-sistem razvija od nič, se lahko vključijo zunanje sisteme in storitve, s katerimi bo poslovnim partnerjem, dobaviteljem, strankam in drugim pogodbenikom udobno sodelovati.
Popolna preglednost
ERP zagotavlja vodstvu popoln dostop do vsakodnevnih poslovnih procesov katerega koli oddelka 24/7. Na primer, lahko vsakodnevno spremljate zaloge, vključno s predvidenimi in v postopku dobavami. Z popolno sliko o količinah zalog je mogoče natančneje nadzorovati obratna sredstva.
Avtomatizacija poročil in močno načrtovanje
ERP ustvarja enotno in poenoteno sistemsko poročanje za vse procese. Samodejno generira koristna poročila in analitiko kadarkoli. Vodstvu ne bo treba ročno zbirati preglednic in e-poštnih sporočil.
Tako platforma osvobodi čas za strateško načrtovanje, kakovostnejšo analizo in primerjavo kazalnikov oddelkov. ERP-sistem pomaga odkriti v analitiki tiste trende, ki jih prej nismo opazili in sploh nismo imeli priložnost opaziti.
Rast učinkovitosti
ERP sama po sebi ni panaceja. Osnovna je ne le skladnost s specifičnostjo poslovanja, ampak tudi pravilno uvajanje. Po podatkih 315 dobaviteljev pripravljenih ERP-sistemov je delež uvedb, katerih uspeh je bil le delni, ocenjen med 25 in 41 odstotki glede na panogo. Ustrezna ERP bistveno skrajša časovne in človeške vire za rutinske naloge.
Zadovoljstvo strank
Kljub temu, da so storitve za stranke ključni del poslovanja. ERP sistem preusmeri pozornost zaposlenih z vodenja evidence strank na gradnjo in vzdrževanje odnosov s strankami.
Statistika kaže, da 84 odstotkov strank v podjetju, če ne dobijo dovolj odgovorov na njihove poizvedbe. ERP zaposlenemu nudi vse potrebne informacije in zgodovino stranke v trenutku, ko se obrne na njih. Z njim se zaposleni ukvarjajo ne s birokracijo, temveč s pridobivanjem in ohranjanjem strank. Stranke čutijo prednosti njegove uvedbe, tudi če ne vedo o spremembah v podjetju.
Zaščita podatkov
Težko bi našli informacijski sistem, ki lahko zagotovi absolutno varnost podatkov. Osebni podatki strank in zaposlenih, elektronska sporočila, intelektualna lastnina, finančni podatki, računi, pogodbe – čim več sistemov obdeluje te informacije, težje je slediti tveganjem. ERP sistem uvaja enotne standarde dostopa, vnosa in izhoda podatkov ter centralizirano shranjevanje informacij.
Vendar pa, bolj kot je delež trga končne ERP rešitve, pogosteje je izpostavljena hekerskim napadom. Bolje bi bilo razviti lastno ERP rešitev, dostop do izvorne kode katere bi imel le vi. Če je ERP sistem za vaše podjetje razvit od nič, hekerji ne bodo mogli najti kopij sistema, da bi ga najprej preverili na ranljivosti.
Produktivnost sodelovanja
Pogosto se zanimanje za sodelovanje med oddelki ali zaposlenimi zmanjša, ker prenos podatkov zahteva številne rutinske operacije ali zaradi psihološkega okolja v podjetju. Enoten sistem avtomatizira dostop do informacij, odpravlja negativne izkušnje človeškega dejavnika in pospešuje komunikacijo znotraj podjetja.
Enotni poslovni procesi
Obstoječe ERP rešitve so razvite v skladu z najboljšimi praksami industrije. To podjetjem omogoča standardizacijo lastnih procesov.
Vendar se podjetju v praksi pogosto postavi zapletena izbira: ali dolgo in drago nastavljati in prilagajati ERP sistem standardom podjetja ali pa boleče nastavljati lastne poslovne procese standardom ERP sistema.
Obstaja tretja pot – izvorno razvijati sistem za lastne poslovne procese.
Širljivost
Ne glede na to, ali širíte svojo bazo strank, vstopate na nove trge, uvajate nove procese, oddelke ali izdelke ali kako drugače povečujete svoje podjetje, se ob pravilni izbiri dobavitelja ERP-platforma prilagodi spremembam.
Ker se ERP-sistem uvaja v vse procese podjetja, se lahko seznam prednosti povečuje glede na specifike. Na trgu je razvito na desetine in stotine pripravljenih rešitev, ki stranke zavezujejo s pogodbenicami, hitrostjo posodobitev in podpore, zaprto funkcionalnostjo in arhitekturo – vse v okvire enega dobavitelja. Le razvoj lastnega ERP-sistema ponuja največje možnosti brez kakršnih koli omejitev.
O tem, kako izbrati proizvajalca ERP-sistemov, kakšna vprašanja mu postaviti, da ne izgubite denarja, in kaj upoštevati pri načrtovanju uvajanja, preberite v naslednjih člankih.
Izvor: habr.com
