Kljub priljubljenosti teme elektronskega upravljanja dokumentov se v ruskih bankah in v finančnem sektorju na splošno večina vseh transakcij izvaja na staromoden način, na papirju. In tu ne gre toliko za konzervativnost bank in njihovih strank, temveč za pomanjkanje ustrezne programske opreme na trgu.
Bolj ko je transakcija kompleksna, manjša je verjetnost, da bo izvedena v okviru EDI. Na primer, lizinški posel je zapleten, saj vključuje vsaj tri stranke - banko, leasingojemalca in dobavitelja. Pogosto sta jim dodana še porok in zastavitelj. Odločili smo se, da je takšne transakcije mogoče popolnoma digitalizirati, za kar smo ustvarili sistem E-Leasing - prvo storitev v Rusiji, ki v takšnih scenarijih v celoti zagotavlja EDI. Posledično gre v začetku julija 2019 prek E-Leasinga 37 % vseh lizinških poslov. V nadaljevanju bomo analizirali E-Leasing z vidika funkcionalnosti in tehnične izvedbe.
Sistem smo začeli razvijati v začetku leta 2017. Najtežji del je bil začetek: oblikovanje zahtev za izdelek, preoblikovanje idej v specifične tehnične specifikacije. Sledi iskanje izvajalca. Priprava tehničnih specifikacij, svetovanja – vse to je trajalo približno štiri mesece. Še štiri mesece pozneje, novembra 2017, je izšla prva izdaja sistema, kar je za tako ambiciozen projekt precej hitro. Prva različica E-Leasinga je imela funkcijo zahtevanja in podpisovanja dokumentov - ne le glavnih, temveč tudi poroštveno pogodbo in druge dodatne pogodbe, ki so lahko potrebne v procesu dela po lizinški pogodbi. Marca 2018 smo v okviru spremljanja dodali možnost zahtevanja dokumentov, julija istega leta pa še možnost pošiljanja elektronskih računov.
Kako deluje E-Leasing?
Sistem smo začeli razvijati v začetku leta 2017. Celotna pot od oblikovanja zahtev za produkt do izbire izvajalca in izdaje prve izdaje je trajala manj kot eno leto – diplomirali smo novembra.
Zahteve za paket dokumentov nasprotnih strank potekajo iz našega poslovnega sistema, ki temelji na bazi podatkov Corus SQL in Microsoft Dynamics NAV 2009. Tja se v hrambo pošljejo tudi vsi dokumenti, ki so jih udeleženci posredovali v okviru transakcije. Frontend je portal E-Leasing, ki dobaviteljem in strankam omogoča zahtevanje, prenos, tiskanje dokumentov in njihovo podpisovanje z ECES (izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom).
Zdaj pa si podrobneje oglejmo delovanje sistema glede na zgornji diagram.
Zahtevek je ustvarjen iz entitete »Kartica nasprotne stranke« ali »Projekt«. Ko je zahteva poslana, se zapisi ustvarijo v tabeli zahtev. Vsebuje opis zahteve in parametre. Objekt codeunit je odgovoren za generiranje zahteve. Ustvari se vnos v tabeli s statusom Ready, kar pomeni, da je zahteva pripravljena za pošiljanje. Tabela zahteve vsebuje opis telesa zahteve. Vsi zahtevani dokumenti se nahajajo v tabeli dokumentov. Ko zahtevate dokument, je polje »Stanje EDS« nastavljeno na »Zahtevano«.
Opravilo na strežniku CORUS, ki se izvaja na agentu SQL, nadzira zapise s statusi Pripravljeno v tabeli poizvedb. Ko takšen zapis najde, naloga pošlje zahtevo na portal E-Leasing. Če je bilo pošiljanje uspešno, je vnos v tabeli označen s statusom Odgovoreno, v nasprotnem primeru pa s statusom Napaka. Rezultat odgovora se zabeleži v različnih tabelah: koda odgovora s strežnika in opis napake, če zahteve ni bilo mogoče poslati, v eni tabeli; zapise, ki opisujejo telo odgovora - v drugega in v tretjega - zapise z datotekami, prejetimi kot rezultat zahteve, z vrednostjo Ustvari v polju Status in vrednostjo Preveri v polju Status skeniranja. Poleg tega naloga spremlja dogodke s portala E-Leasing in generira poizvedbe v poizvedovalnih tabelah, ki jih obdeluje sama.
Drugo opravilo spremlja vnose v tabeli prejetih dokumentov z vrednostjo Ustvari v polju Status in vrednostjo Preverjeno v polju Status skeniranja. Naloga se izvaja enkrat na 10 minut. Protivirusni program je odgovoren za polje Status skeniranja in če je bilo skeniranje uspešno, se zabeleži vrednost Preverjeno. Ta funkcionalnost se nanaša na storitev informacijske varnosti. Objekt codeunit je odgovoren za obdelavo zapisov. Če je bil vnos v tabeli sprejetih dokumentov uspešno obdelan, je v polju Status označen z vrednostjo Uspešno in zahtevani dokument v polju “Status EDS” v tabeli dokumentov dobi status “Prejeto”. Če vnosa v tabeli sprejetih dokumentov ni bilo mogoče obdelati, se v polju Status označi z vrednostjo Fail in v polje Besedilo napake zapiše opis napake. Na plošči za dokumente se nič ne spremeni.
Tretja naloga spremlja vse zapise v dokumentni tabeli, ki imajo status, ki ni prazen ali »Sprejeto«. Naloga teče enkrat dnevno ob 23:30 in odpokliče vso pogodbeno dokumentacijo, ki v tekočem dnevu ni bila podpisana. Naloga generira zahtevo za izbris pogodbene dokumentacije v tabelah zahtev in odgovorov ter spremeni polje »Status« v vrednost »Umaknjeno« v tabeli dokumentov.
E-Leasing z uporabniške strani
Za uporabnika se vse začne s prejemom povabila za pridružitev EDF od našega upravitelja strank. Stranka prejme pismo in gre skozi preprost postopek registracije. Težave lahko nastanejo le, če delovno mesto uporabnika ni pripravljeno na delo z elektronskim podpisom. Precejšen delež klicev tehnične podpore je povezan s tem. Sistem nasprotni stranki omogoča, da omogoči dostop do svojega osebnega računa svojim zaposlenim – na primer računovodjem za delo z računi itd.
registracija
Tudi nadaljnja shema dela je čim bolj enostavna za vsako od strank. Zahtevanje dokumentov za transakcijo, kot tudi podpisovanje pogodbene dokumentacije, poteka preko določanja nalog v našem internem sistemu.
Zahteva za dokumentacijo
Po pošiljanju zahteve ali dokumentov v podpis naročniku, se na njegov elektronski naslov pošlje obvestilo, da je bila ustrezna aktivnost ustvarjena v njegovem osebnem računu. Stranka iz svojega vmesnika naloži paket dokumentov v sistem, ga elektronsko podpiše in mi lahko pregledamo transakcijo. Po tem se podpiše pogodbena dokumentacija po poti "Dobavitelj - Stranka - Sberbank Leasing".
Trenutni dogovor
Elektronsko upravljanje dokumentov v našem primeru ne pomeni nujno kakršnih koli dejanj naročnika od začetka do konca. V sistem se lahko povežete v kateri koli fazi transakcije. Na primer, stranka je predložila dokumentacijo na papirju in se nato odločila podpisati posel v EDI - ta scenarij je povsem mogoče izvesti. Na enak način se lahko stranke, ki imajo s Sberbank Leasing veljavno lizinško pogodbo, povežejo z E-Leasingom za elektronsko prejemanje računov.
Po izračunu ekonomskega učinka uporabe E-Leasinga smo strankam ponudili dodaten popust pri uporabi storitve. Izkazalo se je, da na koncu ni bilo treba iti do naročnika in dobavitelja, da bi podpisali ter natisnili in spenjali pogodbe. zniža stroške transakcije (ustvarjanje in podpora) za 18 %.
Kako se bo projekt razvijal
Trenutno E-Leasing deluje stabilno, čeprav ne brezhibno. Mehanizem pošiljanja elektronskih računov za naše zaposlene še ni dovolj prijazen do uporabnika. Težavo pojasnjuje dejstvo, da je ta postopek sam po sebi precej zapleten, saj je vanj nenehno vključen operater EDF. Izda potrdilo, da je izdal račun, upravnik pa to potrdilo podpiše. Nato uporabnik na drugi strani (naročnik) podpiše obvestilo in potrdila, ki gredo ponovno preko operaterja elektronskega upravljanja dokumentov. V prihodnjih različicah bomo poskušali narediti ta postopek bolj udoben. »Razvojna cona« vključuje tudi funkcionalnost za zahtevanje nadzornih dokumentov, kar je zelo pomembno za velike stranke.
V naslednjih šestih mesecih načrtujemo prenos sistema na novo platformo, ki nam bo omogočila optimizacijo dela z elektronskim upravljanjem dokumentov, naredila vmesnik bolj razumljiv in uporabniku prijazen ter razširila funkcionalnost osebnega računa. Dodate tudi nove funkcije – od generiranja povpraševanja do vpogleda v dokumente o vseh transakcijah, ki jih je stranka opravila prek E-Leasinga. Upamo, da bo sistem, v katerega se stranke, dobavitelji in garanti že aktivno vključujejo, postal še bolj udoben za vse.
Vir: www.habr.com