Sodelovanje je boleča točka tradicionalnih pisarniških orodij. Ko z datoteko dela deset ljudi hkrati, se več časa in truda porabi ne za urejanje, temveč za iskanje sprememb in njihovih avtorjev. To je zapleteno zaradi številnih aplikacij, ki niso vedno združljive. Eden od načinov za rešitev tega problema je prehod na pisarniške pakete v oblaku. Ni jih veliko in povedali vam bomo, kako smo premagali konservativnost zaposlenih v Forex Clubu in uspeli porazdeljeno podjetje s sto pisarnami v samo nekaj mesecih prenesti v G Suite.
Zakaj ste se odločili za prehod?
Forex Club se običajno spomnimo v okviru spletnega trgovanja na deviznih tečajih. Toda to podjetje deluje z več vrstami valutnih instrumentov v različnih državah sveta. Zaradi tega ima zelo kompleksno IT infrastrukturo z lastno platformo za stranke.
V času, ko sva se srečala, je zaledna pisarna podjetja uporabljala več različnih platform in aplikacij. Glavno delovno orodje večine zaposlenih je bil Microsoftov pisarniški paket in pošta na Zimbri. Predvsem je bila to nadgradnja dodatnega pomnilnika, varnostnih kopij, antivirusa, številnih konektorjev in integracij ter upravljanja licenc Microsoft in Zimbra z občasnimi revizijami.
Za IT oddelek Forex Cluba je bilo drago vzdrževati ta sistem. Kompleksna infrastruktura je zahtevala najem velikega števila strežnikov, načrte DRP v primeru zaustavitve teh strežnikov ali izpada internetne povezave ter varnostne kopije. Za nemoteno delovanje je bil sčasoma oblikovan poseben oddelek skrbnikov, ki so še vedno opravljali licenčne revizije.
Zaradi obilice različnih programov so se med navadnimi zaposlenimi Forex Cluba pojavile težave. Brez sledenja različici dokumenta je bilo težko najti avtorja nekaterih popravkov in končne različice besedila ali tabele.
V prizadevanju za zmanjšanje stroškov vzdrževanja je Forex Club iskal enostavnejši način reševanja istih težav. Tu se je začela najina interakcija.
Iskanje alternative
Za uveljavitev polnopravnega sodelovanja je bilo treba spremeniti sam pristop - odmakniti se od lokalnega shranjevanja v oblak. Forex Club je začel iskati skupno rešitev v oblaku za vse pisarniške aplikacije. Kandidata sta bila dva: Office 365 in G Suite.
Office 365 je bil prednostna naloga, saj je bilo veliko Microsoftovih licenc kupljenih pri Forex Clubu. Toda Office 365 v oblak prinaša le del funkcionalnosti pisarniškega paketa. Uporabniki morajo še vedno prenesti aplikacijo iz svojega osebnega računa in jo uporabljati za delo z dokumenti po stari shemi: pošiljanje in ponovno shranjevanje kopij z indeksi različic.
G Suite Google Cloud ima več funkcij za sodelovanje in je cenejši. Pri Microsoftovih izdelkih bi morali uporabiti Enterprise Agreement, to pa je povsem drugačna poraba (tudi ob upoštevanju kupljene programske opreme). In z našo pomočjo je implementacija G Suite potekala v okviru programa Google, ki je velikim strankam nadomestil stroške prehoda na storitve podjetja.
Načrtovano je bilo, da se večina storitev, ki jih uporabljajo zaposleni, prenese v G Suite:
- Koledar in e-pošta (Gmail in Google Koledar);
- Beležke (Google Keep);
- Klepet in spletne konference (Chat, Hangouts);
- Pisarniški paket in generator anket (Google Docs, Google Forms);
- Skupna shramba (GDrive).
Premagovanje negativnosti
Implementacija katerega koli orodja, tudi najbolj priročnega, vedno naleti na negativne odzive končnih uporabnikov. Glavni razlog je konservativnost, saj ljudje nočejo ničesar spreminjati in se navaditi na nove pristope dela. Situacija je bila zapletena zaradi posebnega dojemanja spletne prisotnosti kot preprostega sprehajanja po spletnih mestih (vendar ne dela na teh spletnih mestih), ki je običajno med zaposlenimi, ki niso IT. Preprosto niso razumeli, kako delati s tem.
Na strani Forex CLub je bil Dmitry Ostroverkhov odgovoren za izvedbo projekta. Spremljal je faze implementacije, zbiral povratne informacije uporabnikov in določal prioritete nalog. Skupna priprava, anketiranje zaposlenih in razlaga pravil podjetja so nam olajšale začetek.
Glavna naloga družbe Softline v tem projektu je bila usposabljanje uporabnikov in sistemskih skrbnikov ter tehnična podpora v prvi fazi. S serijo izobraževanj smo razložili, kako naj izdelek deluje. Skupno smo izvedli 15 izobraževanj po 4 ure. Prvi - pred pilotom - za sistemske skrbnike, ki so pripravljali teren za preobrazbo. In naslednji so za navadne zaposlene.
V okviru glavnega izobraževalnega programa smo izpostavili prednosti, ki so nadomestile težave končnih uporabnikov pri navajanju na novo orodje. In ob koncu vsakega izobraževanja so zaposleni lahko postavili svoja vprašanja, ki so odpravila pasti na začetku dela.
Čeprav Forex Club izvaja izobraževalne seminarje za svoje stranke, podjetje ni moglo samostojno zagnati usposabljanja na G Suite zaradi pomanjkanja učiteljev s potrebnimi kompetencami. Da bi ocenili učinek naših izobraževanj, je Forex Club izvedel ankete med študenti pred usposabljanjem in nekaj časa po njem. Prva raziskava je pokazala večinoma negativno dojemanje prihajajočih sprememb. Drugi je, nasprotno, dvig pozitivnosti. Ljudje so se začeli zavedati, da to velja za njihovo delo.
Pilotska pisarna
Projekt se je začel konec leta 2017, ko je deset sistemskih skrbnikov prešlo na G Suite. Ti ljudje so morali postati pionirji, ki so prepoznali prednosti in slabosti rešitve ter postavili temelje za preobrazbo. Upoštevali smo njihove povratne informacije in priporočila ter januarja 2018 izbrali srednje veliko poslovalnico z lokalnim sistemskim skrbnikom za prvi poskusni prehod neinformatov.
Prehod je bil izveden sočasno. Da, ljudje težko preklopijo na nova orodja, zato se bodo uporabniki glede na izbiro med rešitvijo v oblaku in namizno aplikacijo nagnili k bolj poznanemu namizju in upočasnili globalne načrte nadgradnje. Tako smo po zaključku usposabljanja za pilotno pisarno vse hitro prenesli na G Suite. V prvih nekaj tednih je bilo nekaj odpora, ki ga je rešil lokalni sistemski administrator, ki je pojasnil in pokazal vse težke točke.
Po pilotni pisarni smo celoten IT oddelek Forex Cluba v celoti prenesli na G Suite.
Sprememba poslovne mreže
Po analizi izkušenj pilotnega projekta smo skupaj z IT oddelkom Forex Cluba razvili načrt prehoda za preostali del podjetja. Prvotno je bilo predvideno, da bo postopek potekal v dveh fazah. V prvi fazi smo želeli produktu usposobiti samo najbolj zveste zaposlene Forex Cluba, ki bi promovirali projekt v svojih pisarnah in pomagali sodelavcem pri prehodu na novo platformo v okviru druge faze. Za izbiro »evangelistov« v podjetju smo izvedli anketo, katere rezultati so presegli vsa pričakovanja: odgovorila je približno polovica celotnega Forex Cluba. Nato smo se odločili, da ne bomo zavlekli postopka in preskočili fazo »implementacije preko zaposlenih«.
Tako kot v pilotnem projektu so se najprej preselili sedeži, kjer je lokalni sistemski skrbnik - pomagal je pri soočanju z nastajajočimi težavami. V vsaki pisarni je prehod na nova orodja potekal pred usposabljanjem. Usposabljanje je bilo treba načrtovati po fleksibilnem urniku, ki je upošteval različne časovne pasove in urnike dela. Na primer, za pisarne v Kazahstanu in na Kitajskem se je moralo usposabljanje začeti ob 5. uri zjutraj po moskovskem času (mimogrede, G Suite deluje odlično na Kitajskem, ne glede na vse).
Po sedežu je poslovalnica prešla na G Suite - približno 100 točk. Posebnost zadnje faze projekta je bila, da so v teh poslovalnicah večinoma zaposleni prodajalci, ki veliko delajo s preglednicami. Za pomoč pri prenosu podatkov smo jih dva tedna izobraževali.
Hkrati so naši strokovnjaki delali »zadaj« pri podpori samega Forex Cluba, saj se je takoj po prehodu na G Suite število klicev tehnične podpore po pričakovanjih povečalo. Vrh povpraševanj je bil v času tranzicije poslovne mreže, postopoma pa se je število povpraševanj začelo zmanjševati. Zmanjšalo se je predvsem povpraševanje po pisarniških izdelkih in elektronski pošti, upravljanju licenc programske opreme, delu s strežniki in omrežno opremo ter rezervnih komunikacijskih kanalih. To pomeni, da je izvedba zmanjšala obremenitev prve linije podpore in zaledne pisarne.
Skupno je prenos pisarn trajal približno dva meseca: februarja 2018 je bilo delo zaključeno v glavnih oddelkih, marca pa v celotni mreži podružnic.
Pasti
Hitrost selitve elektronske pošte je postala velik problem. Prenos enega e-poštnega sporočila iz Zimbre v Gmail z uporabo IMAP Sync je trajal 1 sekundo. Približno 700 zaposlenih dela v sto pisarnah Forex Cluba in vsaka od njih ima na tisoče pisem (skupaj služijo več kot 2 milijona strank). Zato smo za pospešitev selitve uporabili G Suite Migration Tool, s katerim je postopek kopiranja e-pošte potekal hitreje.
Podatkov iz koledarjev in opravil ni bilo treba prenašati. Čeprav je bilo nekaj rešitev v stari infrastrukturi, jih zaposleni niso v celoti izkoristili. Na primer, korporativni koledarji so bili implementirani v obliki portala na Bitrixu, kar je neprijetno, zato so imeli zaposleni svoja orodja, zaposleni pa so sami izvajali prenos podatkov.
Prav tako je bil prenos operativnih dokumentov v rokah uporabnikov (govorimo samo o podatkih o tekočem delu - za bazo znanja podjetja se uporablja druga rešitev). Tu ni bilo vprašanj. Le da je bila na neki točki potegnjena administrativna meja – odgovornost za lokalno shranjene informacije je prešla na uporabnike same, medtem ko je varnost in zaščito podatkov na Google Drive že nadzoroval IT oddelek.
Na žalost ni bilo mogoče najti analogov v G Suite za vse poteke dela. Na primer, splošni nabiralniki, ki so jih zaposleni v Forex Clubu navajeni uporabljati, nimajo filtrov v Gmailu, zato je težko najti določeno pismo. Podobna težava je bila pri avtorizaciji SSO v Google Klepetu, vendar je bila ta težava odpravljena z zahtevo Googlovi podpori.
Glavne težave uporabnikov so bile povezane z dejstvom, da Googlove storitve še nimajo nekaterih funkcij konkurentov, na primer Skypea ali Office 365. Hangouts omogoča samo klicanje, Google Chat nima citiranja, Google Sheets pa nima podpore za makre Microsoft Excel.
Poleg tega se Microsoftovi in Google Cloud izdelki različno lotevajo orodij za urejanje tabel. Datoteke Word, ki vsebujejo tabele, so včasih odprte v Google Dokumentih z nepravilnim oblikovanjem.
Ko smo se navadili na novo infrastrukturo, smo nekatere težave rešili z alternativnimi pristopi. Na primer, namesto makrov v preglednicah se uporabljajo skripti, kar se je zaposlenim Forex Cluba zdelo še bolj priročno. Ni bilo mogoče najti analoga le za finančni oddelek Forex Cluba, ki se ukvarja s poročili 1C (s skripti, kompleksnim oblikovanjem). Zato je prešel na Google Sheet samo za sodelovanje. Za ostale dokumente se še vedno uporablja pisarniški paket (Excel).
Skupaj je Forex Club obdržal približno 10 % licenc za Microsoft Office. To je običajna praksa pri takšnih projektih: manjšina zaposlenih uporablja napredne funkcije pisarniških paketov, ostali pa zlahka sprejmejo zamenjavo.
Treba je opozoriti, da na preostali infrastrukturi ni bilo izvedenih večjih preobrazb. Forex Club ni opustil Jira in Confluence, čeprav je implementiral Google Keep za operativne naloge. Za integracijo Jira in Confluence z G Suite smo uvedli vtičnike, ki vam omogočajo hiter prenos podatkov. Ohranil se je nadzorni sistem in številna dodatna orodja: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS itd. Seveda so sistemski skrbniki ostali v podružnicah.
Poskus s Chromebookom
V iskanju načina za znižanje stroškov je Forex Club predvidel premestitev vseh na mobilne delovne postaje, ki jih poganja Chromebook. Sama naprava je izjemno poceni, z uporabo oblačnih storitev pa je bilo na njej možno hitro namestiti delovno postajo.
Mobilne delovne postaje smo testirali na manjši skupini uporabnikov 25 ljudi v prodajnem oddelku. Zaposleni v tem oddelku niso imeli nalog, ki bi jim onemogočale delo le preko spleta, zato bi morala ta selitev zanje potekati nemoteno. Toda na podlagi rezultatov testa se je izkazalo, da strojna oprema poceni Chromebooka ne zadostuje za pravilno delovanje vseh korporativnih aplikacij Forex Cluba. In dražji modeli, ki bi ustrezali tehničnim parametrom, so se izkazali za cenovno primerljive s klasičnimi prenosnimi računalniki z operacijskim sistemom Windows. Posledično so se odločili projekt opustiti.
Kaj se je spremenilo s prihodom G Suite
V nasprotju z vsemi predsodki in nezaupanjem je že 3 mesece po izobraževanju 80 % zaposlenih v anketah ugotavljalo, da jim G Suite resnično olajša delo z dokumenti. Po prehodu se je povečala mobilnost zaposlenih in začeli so delati več z uporabo nosljivih naprav:
Statistika uporabe mobilnih naprav glede na Forex Club
Google obrazci so pridobili veliko popularnost. Znotraj oddelkov omogočajo hitro izvedbo anket, ki so prej zahtevale uporabo pošte, z ročnim zbiranjem rezultatov. Prehod na Google Chat in Hangouts Meet je povzročil največ vprašanj in pritožb, saj imata praviloma manj funkcij, vendar je njuna uporaba omogočila opustitev številnih hitrih sporočil znotraj podjetja.
Rezultate projekta je oblikoval Dmitry Ostroverkhov, s katerim smo sodelovali: »Projekt je zmanjšal stroške Forex Cluba za IT infrastrukturo in poenostavil njegovo podporo. Cela plast opravil vzdrževanja procesov je izginila, saj te težave rešuje Google. Zdaj je vse storitve mogoče konfigurirati na daljavo, podpira jih nekaj Googlovih skrbnikov, IT-oddelek pa je sprostil čas in sredstva za druge stvari.«
Vir: www.habr.com