Večkrat smo pisali o tem, kako naše tehnologije pomagajo in celo obdelujejo informacije iz vseh vrst dokumentov in vnašajo podatke v računovodske sisteme. Danes vam bomo povedali, kako smo izvajali в – največji dobavitelj toplote in tople vode v Moskvi.
Predstavljajte si sebe na mestu navadnega računovodje. Zavedamo se, da to ni lahko, a vseeno poskusite. Vsak dan prejmete ogromno papirnatih računov, računov, potrdil itd. In še posebej veliko – v dneh pred javljanjem. Vse podatke in zneske je treba hitro in skrbno preveriti, pretipkati in vnesti v računovodski sistem, ročno opraviti transakcije in dokumente poslati v arhiv, da jih lahko nato takoj posredujejo v preverjanje notranjim revizorjem, davčni službi, tarifi. regulativni organi in drugi. Težko? Toda to je dolgoletna poslovna praksa, ki obstaja v mnogih podjetjih. Skupaj z MOEK smo to mukotrpno delo poenostavili in naredili bolj priročno. Če vas zanima kako je bilo, dobrodošli pri mačku.
Na fotografiji je Moskva CHPP-21, največji evropski proizvajalec toplotne energije. Toploto, proizvedeno na tej postaji, MOEK dobavlja 3 milijonom prebivalcev severnega dela Moskve. .
MOEK ima v Moskvi ducat in pol podružnic. Oskrbujejo 15 km toplovodnih omrežij, 811 toplotnih postaj in kotlovnic, 94 toplotnih točk in 10 črpališč, gradijo in postavljajo pa tudi nove toplotne sisteme. Podjetje nabavlja različno opremo in storitve za poslovne dejavnosti: . Pripravo dokumentacije v vsaki službi, ki začne nakup, izvajajo posebni sodelavci – pogodbeni nadzorniki.
Kako delujejo pogodbe v velikem podjetju? Ko kustosi sklenejo pogodbo, od nasprotnih strank prejmejo številne pomembne papirnate dokumente: dobavnice, potrdila o opravljenih storitvah, račune, potrdila itd. Običajno kustos skenira poslovne dokumente in nato skenirane dokumente priloži naročilu v viru podjetja. upravljalni sistem. Finančni nadzornik ročno preveri vse podatke. Po tem kustos odnese originalne dokumente v računovodstvo. Ali pa to stori kurir in potem lahko premikanje dokumentov traja dlje - od nekaj ur do nekaj dni.
In vse bi bilo v redu, toda kot v mnogih drugih podjetjih:
- Dokumenti lahko prispejo v računovodstvo več dni pred oddajo poročila. Potem morajo računovodje dneve in noči preživeti na svojem delovnem mestu. Ročno morate preveriti, ali so pravilno izpolnjeni vsi računi, fakture, ... Če je vse pravilno, potem delavec podatke pretipka v računovodstvo in izvede knjižbe. Hkrati 90% časa računovodje porabi za ponovno tiskanje podatkov - podrobnosti, zneske, datume, številke postavk itd. Zaradi tega obstaja tveganje za napake.
- Dokumenti lahko prispejo z napakami. In včasih manjka kakšen račun ali potrdilo. Včasih to postane jasno v zadnjih dneh pred oddajo poročila. Zaradi tega se lahko čas odobritve dokumenta zamakne.
- Računovodje po opravljenih knjižbah hranijo račune, fakture in akte v ločenem papirnem in elektronskem arhivu. Zakaj je to težko? Na primer, MOEK deluje po tarifah in je zato dolžan redno poročati o svojih stroških izvršnim organom. In ko pride v računovodstvo naslednja državna ali davčna revizija, morajo zaposleni dolgo iskati dokumente.
Takole je nekoč izgledalo računovodstvo MOEK:
MOEK se je prvi v energetiki odločil za prenovo in poenostavitev te sheme z namenom hitrega zaključevanja poslov in oddaje poročil, boljše ocene tržnih sprememb pri nabavi in načrtovanja finančne strategije. Dolgoletnega sistema dela računovodstva ni bilo lahko spremeniti sam, zato se je podjetje odločilo, da ga preoblikuje skupaj s partnerjem - ABBYY.
Nič prej rečeno kot storjeno
Skupina strokovnjakov ABBYY je v MOEK implementirala univerzalno platformo za inteligentno obdelavo informacij in konfigurirano:
- prilagodljivi opisi (predloge za ekstrakcijo podatkov) za obdelavo dokumentov. O tem, kaj je in za kaj je potrebno, smo podrobno govorili na Habréju и . Z rešitvijo MOEK obdela več kot 30 vrst dokumentov (na primer potrdilo o vgrajeni opremi ali potrdilo o agencijskih provizijah) in iz njih izlušči preko 50 atributov (številka dokumenta, skupni znesek z DDV, naziv kupca, prodajalca, izvajalec, količina blaga itd.);
- konektor za izvajanje preverjanj in nalaganje podatkov, ki je povezal ABBYY FlexiCapture, SAP in OpenText. Zahvaljujoč konektorju je postalo mogoče samodejno preverjati podatke iz naročila in pogodbe z uporabo različnih imenikov. O tem bomo govorili v nadaljevanju;
- izvoz dokumentov v elektronski arhiv na osnovi OpenText. Zdaj so vsi skenirani dokumenti shranjeni na enem mestu;
- osnutek računovodskih knjižb v SAP ERP s povezavami do skeniranih slik dokumentov.
Nato so sodelavci ABBYY in MOEK razvili iskalni obrazec, tako da lahko računovodja v nekaj sekundah najde pomembne račune po katerem koli atributu v elektronskem arhivu in jih predloži v davčni nadzor.
Iskanje je možno po 26 različnih kriterijih (slika je klikljiva):
Po tem, ko je MOEK uspešno preizkusil celoten sistem, je le-ta začel delovati. Celoten projekt, vključno s soglasji, pojasnili in izboljšavami, je bil zaključen v 10 mesecih.
Shema dela po implementaciji ABBYY FlexiCapture:
Se vam zdi, da se ni nič spremenilo? Da, poslovni proces ostaja enak, le večino funkcij zdaj opravlja stroj.
Ožičenje, končano!
Kako je zdaj? Recimo, da je skrbnik pogodbe prejel komplet primarnih dokumentov za transakcijo dobave črpalk za termoelektrarne ali na primer gradnjo toplotnih omrežij. Strokovnjaku ni več treba sam preverjati popolnosti in vsebine dokumentov, poklicati kurirja in originalne dokumente poslati v računovodstvo. Kurator preprosto skenira podpisan niz primarnih dokumentov, nato pa prevzame tehnologija.
Z uporabo sistema mrežnega skeniranja zaposleni pošlje skenirane dokumente v formatu TIFF ali PDF v svojo vročo mapo ali e-pošto. Nato odpre spletno vnosno postajo ABBYY FlexiCapture in izbere vrsto dokumenta, ki ga želite obdelati. Na primer, "nakup del/storitev z agencijsko provizijo", "prejem materialnih in tehničnih sredstev (MTR)" ali "obračun nepremičnin".
Vrsta nabora določa število in vrste zahtevanih dokumentov in podatkov, ki jih mora sistem razvrstiti, prepoznati in preveriti.
Kurator naloži skene za prepoznavanje. Sistem samodejno preveri prisotnost vseh dokumentov, vsebino posameznega papirja, strežnik pa prepozna podrobnosti – datum pogodbe, znesek, naslov, davčno številko, kontrolno točko in druge podatke. Mimogrede, MOEK je prvo energetsko podjetje v Rusiji, ki uporablja ta pristop.
Če kustos ni naložil vseh dokumentov ali kakšen račun ne vsebuje vseh podatkov, sistem to opazi in takoj pozove zaposlenega, da napako odpravi:
Sistem se pritoži in zahteva dodajanje manjkajočih dokumentov (v nadaljevanju so posnetki zaslona klikljivi):
Sistem je opazil, da je dokument potekel:
Tako zaposlenemu ni več treba ugotavljati, ali je dokument pravilno sestavljen. Če je vse pravilno, potem se večina preverjanj podatkov izvede avtomatsko prav na vstopni spletni postaji. Dovolj je, da v SAP ERP vnesete številko naročila. Po tem se priznani podatki primerjajo z informacijami, obdelanimi v SAP: TIN in KPP nasprotne stranke, številke in zneski pogodb, DDV, nomenklatura izdelkov ali storitev. Obdelava in pregled enega dokumenta traja le nekaj minut.
S pomočjo podrobnosti - INN in KPP - lahko izberete želeno podjetje iz imenika:
Če je na računu ali računu napaka, ne bo dovolil izvoza dokumenta v arhiv. Na primer, če je dokument nepravilno sestavljen ali je eden od znakov nepravilno prepoznan, bo sistem to opozoril in od zaposlenega zahteval, da popravi vse netočnosti. Tukaj je primer:
Sistem je zaznal, da CJSC Vasilek ni vključen na seznam dobaviteljev MOEK.
To omogoča zaposlenim, da sledijo napakam, preden dokument prispe v računovodstvo.
Če so vsa preverjanja uspešno opravljena, se z enim klikom skenirana kopija dokumenta pošlje v elektronski arhiv OpenText, v SAP pa se prikaže povezava in kartica z metapodatki. Računovodja ali skrbnik si lahko v elektronskem arhivu vedno ogleda seznam dokumentov za zahtevano naročilo in podatke o tem, kdo je dokumente obdelal, v kakšnem roku in s kakšnim rezultatom.
Pjotr Petrovič je pogledal v elektronski arhiv, ...
... da vidim, kdo je naložil dokumente za naročilo št. 1111.
Po nalaganju podatkov in skeniranja iz ABBYY FlexiCapture v SAP se prikaže osnutek transakcije z vnaprej izpolnjenimi podatki in povezavami do skeniranih slik dokumentov.
Osnutek ožičenja:
Nato računovodja prejme e-poštno obvestilo s povezavo do dokončanega osnutka in skenira. Specialistu se ni treba več boriti s papirjem. Vse, kar mora storiti, je preveriti skeniranje celotnega zneska transakcije, prisotnost pečata in podpisa ter opraviti transakcijo. Računovodja zdaj za to porabi manj kot minuto.
Rezultati projekta
- MOEK je s tehnologijo ABBYY poenostavil in pospešil ne samo računovodstvo, temveč tudi finančni nadzor. Za knjižbo zaposlenim ni več treba čakati na kurirja z originalnimi dokumenti – dovolj je, da z enim klikom prejmejo sken z že preverjenimi podatki iz elektronskega arhiva. Res je, papirni dokument je še vedno potreben. Zdaj pa ga je mogoče pozneje poslati v računovodstvo. Ko prispe tja, bo zaposleni v računovodskem sistemu označil polje »Izvirnik prejeto«.
- Zaposleni takoj pridobijo vse potrebne podatke o transakciji iz skeniranja, pravočasno izvedejo transakcije in vnaprej pripravijo vse dokumente za poročanje. Zdaj se ne bojijo ne notranjih ne zunanjih pregledov.
- Računovodje opravljajo finančne transakcije 3-krat hitreje, MOEK pa zaključi poročevalsko obdobje 10 dni prej.
- Vse poslovalnice MOEK hranijo knjigovodske listine v enotnem elektronskem arhivu. Zahvaljujoč temu lahko najdete kateri koli račun, pogodbo ali akt o dokončanju, kot tudi vse njihove atribute (zneske, DDV, obseg izdelkov ali storitev) 4-krat hitreje kot prej.
- Rešitev obdela več kot 2,6 milijona strani dokumentov na leto.
Namesto zaključka
MOEK uporablja že 2 leti in v tem času sem zbiral statistiko. Izkazalo se je, da računovodje 95% vnosov opravijo brez spreminjanja osnutkov. To pomeni, da lahko takšne objave v prihodnje popolnoma samodejno preskočimo. Tako se je zgodilo, da je bil ta izdelek pravzaprav prvi korak podjetja k uvedbi elementov "umetne inteligence" v poslovne procese podjetja: MOEK razvija ustrezen program.
Tudi druga ruska podjetja avtomatizirajo delo računovodstva: naredijo ga enostavnejšega in priročnejšega. Na primer, z uporabo tehnologij ABBYY, storitve finančnega nadzora "» 2-krat hitreje prejme pomembne poslovne informacije in porabi 20 % manj časa za iskanje potrebnih računov in dobavnic. Inteligentne tehnologije za obdelavo informacij pomagajo zaposlenim v računovodstvu holdinga "» takoj poiščite potrebne finančne dokumente med množičnimi davčnimi pregledi. V letu 2019 strokovnjaki podjetja načrtujejo obdelavo približno 10 milijonov strani dokumentov.
Želite izvedeti več o projektu MOEK in ABBYY? 3. aprila ob 11 bo namestnik vodje Centra za informacijsko tehnologijo MOEK Vladimir Feoktistov spregovoril o podrobnostih primera na brezplačni . Pridružite se, če želite postavljati vprašanja.
Elizaveta Titarenko,
Urejevalnik korporativnih blogov ABBYY
Vir: www.habr.com