Habr, pozdravljeni! Moje ime je Oleg in sem odgovoren za IT storitev v skupini podjetij ABBYY. Pred več kot mesecem dni so zaposleni v podjetju ABBYY po vsem svetu začeli delati in živeti samo doma. Nič več odprtega prostora ali poslovnih potovanj. Ali se je moja služba spremenila? št. Čeprav na splošno ja, se je spremenilo pred 2-3 leti. In zdaj tehnično zagotavljamo delovanje pisarn v 13 državah na enak način kot prej. Samo zdaj to počnemo, ko sedimo doma - v kuhinji, na kavču ali na balkonu, v pisarni pa je dežurna samo ena oseba. Mimogrede, tukaj je:
Danes bom govoril o tem, katere težave mora zdaj reševati IT storitev ABBYY, kako nas rešujejo pisarniški pomočniki, zakaj sta MS Teams in Zoom zdaj naše vse in še veliko več. Dobrodošli pri mački.
Dolgo nazaj, pred karanteno...
Pred 5-7 leti je bil ABBYY podjetje, ki se je osredotočalo na razvoj interne infrastrukture. Izdelke v oblaku smo uporabljali malo - aplikacije smo poskušali namestiti interno, zato je bil dostop do njih od zunaj otežen. A časi so se spremenili...
Izdelki v oblaku so se razvijali veliko hitreje, ponujali so večjo prilagodljivost in raznolikost funkcionalnosti. In zdaj je pogosto preprosto nemogoče najti analoge z zmogljivostmi na mestu uporabe.
Zaposleni so potrebovali mobilnost. Prodajalci in tržniki so nenehno na službenih potovanjih, potujejo po svetu, hodijo na sestanke – preprosto potrebujejo dostop do korporativnih sistemov kadarkoli in kjer koli.
Spremenila se je tudi generacija ljudi. Novi mladi zaposleni raje delajo v coworking prostorih, kavarnah ali od doma. Mobilnost jim je pomembna. Zato smo tehnično ustvarili delovno okolje, podobno tistemu, ki obstaja v vsakdanjem življenju. Kolegom je veliko bolj udobno, ko jim ni treba preklapljati med pisarno in drugim krajem, kjer lahko delajo.
Trenutno so mednarodne pisarne ABBYY odprte v 13 državah od ZDA do Avstralije. In veliko bolj priročno je imeti skupno infrastrukturo v oblaku, kot pa biti "vezan" na določeno lokacijo z notranjimi storitvami.
Pred nekaj leti smo prenovili našo strategijo in začeli aktivno uporabljati oblačne aplikacije za svoje delo. Nam je na primer zelo všeč paket Office 365 – MS Teams, OneDrive, SharePoint in drugi.
To ne pomeni, da so vsi zaposleni odvisni od rešitev v oblaku. ABBYY ima bogato notranjo infrastrukturo; razvijalci na primer uporabljajo lokalne zmogljivosti za usposabljanje nevronskih mrež. Rekel bi, da uporabljamo izdelke v oblaku in lastno interno infrastrukturo približno 50/50.
O priljubljenosti RDP
Vedno smo dovolili delo z notranjim omrežjem na daljavo in vsak je izbral način, ki mu je ustrezal. Tisti, ki so pogosteje v pisarni, imajo raje RDP (oddaljeno namizje). Praviloma ima vsak doma svojo opremo: ni vedno močna in jo lahko uporablja cela družina. In na delu je sodoben računalnik, ki je konfiguriran in povezan z vsem. Zato je bolj priročno, da se na RDP povežete od doma in delate, ne da bi bili pozorni na to, kaj je na vašem osebnem računalniku.
Za pisarno, ki se nahaja v Moskvi (tukaj se nahajajo center za raziskave in razvoj, pisarne ABBYY Rusija in ABBYY Emerging Markets), smo običajno vedno imeli dva prehoda za oddaljeno namizje (RD Gateway) za oddaljeno povezavo, so se spopadli. Toda zdaj je ta način povezave postal zelo priljubljen. Za izravnavo obremenitve je IT služba uvedla dva dodatna prehoda. To je verjetno edina infrastrukturna sprememba, ki smo jo naredili od marca.
V nadaljevanju bom navedel statistiko o moskovski pisarni ABBYY, saj tukaj dela več kot 800 ljudi in podatki so najbolj indikativni.
VPN
Obstajajo kolegi, ki so navajeni delati z VPN. Zdaj so mnogi opremo podjetja odnesli domov. Večinoma smo s seboj vzeli prenosnike in monitorje. Ko nenehno delate na daljavo, je veliko bolj priročen drug velik monitor. Zaposlenim nismo nabavljali dodatne opreme.
Dežurni častniki
Tudi med karanteno ne gre brez ljudi v pisarni. Imenovali smo dva dežurna sistemska skrbnika - Yura in Stas. Vsak en teden dela v pisarni, en teden pa od doma. Fantje imajo običajen urnik - od 10 do 19.
Pomagajo pri odpravljanju tehničnih težav, s katerimi se soočajo zaposleni. Imamo veliko opreme, ki se včasih pokvari. Pogosteje nekomu računalnik zmrzne. Nekajkrat na teden se trdi disk pokvari, nekaj pregori in ga je treba zamenjati ali popraviti.
Bilo je več primerov izpadov električne energije, kar pomeni, da mora nekdo znova zagnati računalnike, ker zaposleni tega ne morejo narediti na daljavo. Na splošno 90 % svojega časa porabijo za vklopljeno pisarniško opremo.
Nekaj je tudi nenavadnih nalog, ki so jih dežurni začeli opravljati v času karantene.
- Vstavite papir v tiskalnike in odstranite natisnjene dokumente. To je potrebno za zaposlene, ki obdelujejo dohodne dokumente in jih tiskajo iz domačih računalnikov na službenem tiskalniku. Ko se vrnejo v pisarno, bodo takoj pobrali vse dokumente, ne pa natisnili 100500 strani. Seveda je bilo to mogoče storiti pozneje, vendar pomagamo našim kolegom, da ne spremenijo običajnega postopka - zdaj je toliko nenavadnih stvari.
- Skenerje in tiskalnike smo zapakirali in dostavili sodelavcem, ki so jih potrebovali za delo. Enemu od zaposlenih, ki se je osamil v svoji dači, so pomagali priklopiti kabel, da je imel stabilen internet.
Mimogrede, mobilna aplikacija ABBYY FineScanner AI pomaga tudi pri skeniranju dokumentov, prepoznavanju besedila v njih, dodajanju podpisov, pretvorbi datotek v 12 priljubljenih formatov in še veliko več. Do vključno 31. julija smo premium dostop do ABBYY FineScanner AI.
Kaj pa čez vikend?
Ob vikendih v pisarni ni zaposlenih. Z našim sistemskim administratorjem, ki živi v Otradnem (kjer je tudi naša pisarna), smo se dogovorili, da bo, če se kar koli zgodi, prišel pomagat. In njegova pomoč je prišla prav: konec tedna je bilo več primerov izpadov električne energije, zato je bilo treba ponovno vzpostaviti delovanje opreme.
Prepustnice
Še marca smo za mos.ru izdali izkaznice za vse zaposlene, ki morajo priti v pisarno med karanteno. Zdaj, če morate v službo, zaposleni izda tudi izkaznico s kodo QR. Toda možnost prihoda v pisarno ne pomeni, da gredo sodelavci tja vsak dan. V stavbi je običajno le ena dežurna oseba. Ostali smejo priti le v nujnih primerih.
V pisarnah v drugih državah
Situacija v drugih pisarnah ABBYY je na splošno enaka - so zaprte, zaposleni pa delajo od doma in uporabljajo enaka orodja. Na primer, v ameriški pisarni ni niti dežurnega. Lokalni sistemski skrbnik je del opreme pred karanteno odnesel iz skladišča in ob prihodu novega zaposlenega nastavljen prenosnik enostavno pošlje po pošti.
Kako ostati povezan
Zdaj se je obremenitev komunikacijskih kanalov v primerjavi s časom, ko so ljudje delali v pisarni, celo zmanjšala. Glavni promet – nalaganje datotek in gledanje videoposnetkov – zdaj poteka pri domačih ponudnikih. Ni bilo potrebe po širitvi kanalov, čeprav smo to načrtovali letos.
Med karanteno smo najprej skrbno pregledali predpise za ponovno vzpostavitev komunikacije - dodali smo več nadzornih testov, izdelali shemo za preklop na rezervne kanale in pogledali pravila za uravnoteženje obremenitve.
Kako ste zagotavljali varnost na daljavo?
Nedvomno je bilo najpomembnejše zagotavljanje varnosti. A tudi na to smo se pripravili. Pred letom dni je bila uvedena dvostopenjska avtentikacija. Mislim, da je to ena od obveznih stvari, ko ljudje veliko delajo izven korporativnega okolja. In to je stvar, ki je ne morete hitro namestiti. Dandanes je za dostop do katerih koli korporativnih virov potrebna dvofaktornost. Če namerava nekdo preiti na delo na daljavo, potem je to z vidika informacijske varnosti nujno.
Vidimo, kako so prevaranti postali bolj aktivni in poskušajo pridobiti njihove poverilnice. To so predvsem phishing napadi. In čeprav je e-pošta zaščitena, lažnega predstavljanja tehnično ni mogoče popolnoma preprečiti. Pomembno je, da zaposleni sami razumejo, da ne smejo klikati na sumljive povezave ali odpirati datotek iz sporočil, ki jih niso pričakovali. V ta namen smo izvedli webinar za zaposlene in jih spomnili, kaj storiti v takih situacijah. Zdaj je zelo dober čas za takšne spletne seminarje, saj so ljudje, ki so v nenavadni situaciji, zbrani, osredotočeni, bolj odprti za informacije in jih bolje zaznavajo.
Pozorni smo bili tudi na preprosta pravila za delo od doma, na primer, da je treba izklopiti delovno sejo, zakleniti računalnik, ko odidete, ločiti račune: vi delate pod enim, otrok se igra pod drugim. To je zelo pomembno, saj otrok vidi očeta ali mamo, kako tapkata po tipkovnici, in si to želi tudi on. Prišel bo in potrkal, ne vemo pa, kaj bo tam potrkal in v katerem programu bo izbrisal ali zamenjal podatke.
Sodelavce smo prosili tudi, naj preverijo, kako je nastavljen njihov domači internet, kakšno je geslo in ali ga sploh imajo. Seveda so rezervirali: če oseba ne razume, kaj storiti, potem je bolje, da tega ne stori. Ostati povezan je veliko bolj pomembno. Zaposlene so pozvali, naj preverijo tudi svoje domače Wi-Fi usmerjevalnike. Nekaterim so celo priporočali nakup česa drugega, saj so imeli tako staro opremo, ki jim ni omogočala dela s trenutnimi hitrostmi ponudnikov.
O najbolj priljubljenih oddaljenih aplikacijah
Verjetno ste že uganili, da gre za komunikacijska orodja. Ker uporabljamo Office 365, zaposleni komunicirajo preko Teams messengerja tako med seboj kot z zunanjimi ljudmi. Zelo se je izkazal.
Povečalo se je število skupinskih sporočil, ki so jih zaposleni v vseh uradih poslali v Teams:
- Od 21. februarja do 20. marca smo poslali >689 tisoč sporočil.
- Od 21. marca do 19. aprila smo poslali >1 milijon sporočil.
Povečalo se je tudi število klicev (ena na ena):
- Od 21. februarja do 20. marca jih je bilo 11,5 tisoč.
- Od 21. marca do 19. aprila – >16 tisoč.
Poleg Teamsa uporabljamo tudi Zoom, saj je kakovost zvoka in slike te storitve ena najboljših na trgu. Poleg tega Zoom omogoča "poklic" na konferenco in povezavo po telefonu.
Do 15. marca število Zoom sestankov skoraj ni preseglo 100 na dan, od druge polovice meseca pa smo v podjetju ABBYY to storitev začeli uporabljati bolj aktivno:
Aprila je bilo skoraj vsak delovni dan na Zoomu 100 in več srečanj:
Na internetu je zdaj veliko poročil o nezanesljivosti Zooma. Sploh ni presenetljivo, da je najbolj priljubljen instrument zdaj deležen takšne pozornosti. Smo v stiku z našimi predstavniki iz Zooma in ugotavljamo, kako resno podjetje jemlje vse ugotovitve. Sprejeli smo tudi več ukrepov. Najenostavnejši in najučinkovitejši med njimi je prepoved shranjevanja posnetkov sestankov v shrambo v oblaku.
Internetna varnost je predvsem pozornost zaposlenega samega. Verjamemo, da bo Zoom kos, ta situacija pa bo to storitev samo še okrepila.
Graf prikazuje, kako je od druge polovice marca začelo naraščati število udeležencev Zoom srečanj. Pa tudi število minut.
Trend se nadaljuje tudi v aprilu, ko se vse več zaposlenih udeležuje spletnih seminarjev in Zoom srečanj.
Za nas sta Zoom in Teams storitvi, ki se podvajata. A imeti dve orodji za komunikacijo je verjetno zdaj obvezno, saj je obremenitev telekomunikacij ogromna. Bili so primeri, ko je ena od storitev začela odpovedovati v najbolj neprimernem trenutku, nato pa so zaposleni hitro poklicali drugo službo in nadaljevali z delom.
Poleg tega so to orodja za komunikacijo. Pomembno je, da ljudje zdaj ostanejo povezani. Večina klicev v ABBYY poteka z vklopljenimi kamerami. Ko sem delal v pisarni, mislim, da nisem prižgal kamere. Zdaj, ne glede na to, v kakšni formi si, ga vedno vklopiš. Skoraj vedno.
Namesto zaključka
Tehnična priprava podjetja na delo na daljavo ni nekaj, kar bi lahko naredili v nekaj dneh. Na to se je bolje pripraviti vnaprej. Prehod na storitve v oblaku smo začeli že pred časom, ker smo želeli svojim zaposlenim pomagati do večje mobilnosti. A kot se je izkazalo, je ta mobilnost uporabna tudi v razmerah, ko je razglašena karantena.
Verjetno smo zdaj povrnili vse stroške dela za prehod in spremembo infrastrukture iz notranje v bolj zunanjo, ker so ljudje vzeli svojo opremo, zapustili svoje pisarne, odšli na svoje domove in dače ... in nič se ni spremenilo.
Hvala našemu sistemskemu skrbniku Yuri Anikeevu za fotografije v tej objavi.
Vir: www.habr.com