Mediji so polni novic o epidemioloških razmerah in priporočilih za samoizolacijo.
Toda preprostih priporočil glede poslovanja ni. Vodje podjetij so se soočili z novim izzivom - kako premestiti zaposlene na daljavo z minimalnimi izgubami v produktivnosti in strukturirati njihovo delo tako, da bo vse "kot prej".
Kar je delovalo v pisarni, pogosto ne deluje na daljavo. Kako lahko porazdeljene ekipe vzdržujejo učinkovito sodelovanje in komunikacijo znotraj in zunaj ekipe?
Razpoložljivost mobilnih komunikacij, hitrega interneta, priročnih aplikacij in drugih sodobnih tehnologij na splošno pomaga premagati številne ovire in graditi produktivno delo s partnerji ali sodelavci.
Vendar se moramo pripraviti.
Vse bo šlo po načrtih. Če je
Delo na daljavo zahteva posebno izgradnjo notranjih procesov in komunikacij. In pripravljalna faza lahko odpravi veliko vprašanj in težav, preden se pojavijo.
Tako v pisarni kot pri delu na daljavo je vse zgrajeno na štirih stebrih:
- Načrtovanje
- Organizacija
- Nadzor
- Motivacija
Najprej morate vi in vaša ekipa postaviti prave cilje, na novo zgraditi sistem poročanja in pravilno združiti asinhrono in sinhrono komunikacijo znotraj ekipe. Asinhrona komunikacija vključuje pisma, klepete, posodobljena poročila in vse možnosti komunikacije, ki ne zahtevajo takojšnjega odgovora. Sinhrono komuniciranje je komunikacija v realnem času s hitrimi povratnimi informacijami.
Zelo pomembno je vedeti, da pri delu na daljavo načrtovanje zahteva pravilnost. Vzdrževati je treba ravnovesje dela s strateškimi in operativnimi nalogami, pri tem pa določiti tempo dela na prioritetnih nalogah tedensko ali celo dnevno. Ustrezno načrtovanje in postavljanje ciljev bosta naredila delo bolj jasno in pomagala preprečiti izgorelost zaposlenih. Ne bodo se počutili izolirane od procesa.
Videokonference: orodje številka ena
Izolacija oddaljenih zaposlenih je bolj informativna kot socialna. Sedenja poleg nekoga ne pogrešajo tako zelo (čeprav različno), skrbi jih predvsem pomanjkanje hitrega dostopa do informacij in komunikacije s sodelavci. Nimajo možnosti, da bi kolegu postavili vprašanje in dobili takojšen odgovor, proslavili majhno zmago ali opravili debrief, razmišljali ali samo klepetali o načrtih za konec tedna.
Ta primanjkljaj delno nadomestijo videokonferenčne storitve.
Videokonference omogočajo eni ali več osebam, da se pogovarjajo v realnem času, bodisi po telefonu bodisi prek spletnih platform za videokonference. Klici so sinhroni komunikacijski kanal, vendar se lahko uporabljajo tudi, ko s skupino govori samo ena oseba – na primer za vodenje . Primeri takih storitev: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Prednosti:
- Video klici prenašajo intonacijo, čustva, obrazne in druge verbalne signale sogovornika, s čimer pomagajo razjasniti in razumeti njegovo razpoloženje.
- Dodatne informacije naredijo sporočila jasnejša, dodajo čustveno vsebino in pomagajo vzpostaviti povezavo in zaupanje.
Slabosti:
- Usklajevanje skozi čas. Klici se lahko zgodijo samo v realnem času, kar oteži komunikacijo za ekipo, ki je razpršena po različnih časovnih pasovih.
- Potek komunikacije ni na noben način dokumentiran. Izzivi ne pustijo pisnega rezultata.
- Tolmačenje. Kakovost komunikacije ni optimalna za vse (še posebej za tiste, ki so v samoizolaciji v državi). Besede niso vedno zaznane pravilno.
Kdaj uporabiti videokonference?
- Redna srečanja, tako individualna kot skupinska
- Srečanja ekip
- Načrtovanje in razmišljanje (najbolje z videom)
- Reševanje nesporazumov ali obravnavanje stopnjevanih ali čustvenih situacij iz drugih kanalov (kot so e-pošta, klepet)
Če menite, da vaše timsko delo na daljavo ni dovolj produktivno, ne izgubljajte časa – poskusite spremeniti situacijo.
- Uvesti vsakodnevne prijave z ekipo.
- Strogo upoštevajte termin in cilje srečanja, zapišite jih v vabilo in opomnite nanje že na začetku.
- Naredi svojo domačo nalogo. Pripravite se na srečanje in na papir zapišite, katere ideje so vas pripeljale na to srečanje, kakšna pričakovanja imate od udeležencev in kaj oni od vas?
- Prosite udeležence, da si razdelijo vloge (delati zapiske, predstavljati informacije, delovati kot moderator srečanja).
- Ne prirejajte sestankov za veliko ekipo (več kot 8 ljudi).
- Ne pozabite sinhronizirati svojih sestankov s časovnim pasom udeležencev.
Ko so vsi skupaj: kako organizirati skupščino družbe
Srečanja vseh zaposlenih v podjetju so postala priljubljen način izmenjave informacij.
Obstaja več nasvetov, kako jih najbolje organizirati:
- Čas. Za podjetja v Rusiji je najbolje, da imajo takšne sestanke ob 11.-12. Poskusite izbrati čas, ki je primeren za čim več zaposlenih. Ne pozabite posneti sestanka. Na številnih platformah, vključno z MegaFonom, je to mogoče storiti z enim klikom in nato naložiti v formatu mp4.
- Prenos v živo. Za majhna podjetja to morda ni potrebno, za velika z razpršeno mrežo poslovalnic pa je smiselno izvajati prenose v živo.
- Vprašanja in odgovori. Lahko prosite ljudi, da vnaprej zastavijo vprašanja, ki jih zadevajo, nato pa lahko pripravite informacije, ki so pomembne za občinstvo.
- Ne pozabite na humor. To ni sestava v šoli, ampak priložnost za zagotavljanje osebne povezave in pomoč pri vzpostavljanju zaupanja med porazdeljenimi ekipami.
Brainstorming: Odpravite zmedo
Ko gre za možgansko nevihto, je pomembno, da porazdeljene ekipe uporabljajo skupno digitalno orodje. Omogoča zbiranje, združevanje in kategoriziranje idej med možgansko nevihto.
Tukaj je nekaj pomembnih nasvetov za učinkovito nevihto:
- Oddaljena ekipa lahko izbere sodelovalno orodje za vodenje projektov, ki podpira funkcionalnost plošče kanban, ki jo številne ekipe že poznajo, kot je Trello.
- Alternativa bi lahko bila tista, ki jo ponuja platforma. Orodje je risalna deska, ki jo lahko vidi vsak in jo lahko vsak udeleženec ureja.
- Z glasovanjem ocenite, katera ideja je najbolj zanimiva za izvedbo. Vso statistiko lahko kasneje prenesete v formatu csv ali xlsx.
- Izkušnje kažejo, da je zaposlene na napad bolje opozoriti vnaprej, da imajo čas za razmislek o idejah. Ko se skupina zbere, udeleženci ne pridejo več praznih rok.
Sinhrone komunikacije, kot so video klici, so lahko ob pravilni uporabi odlično orodje za vodenje timskega dela, spremljanje njegovih rezultatov in zagotavljanje čustvene podpore vsem članom tima. In v kombinaciji z asinhronimi orodji pomagajo porazdeljenim udeležencem v procesu, da so enako (in včasih bolj) produktivni kot njihovi kolegi v pisarni.
Vir: www.habr.com