Danes je realnost taka, da mora veliko podjetij zaradi karantene in koronavirusa razmišljati o tem, kako svojim zaposlenim zagotoviti delo na daljavo. Skoraj vsak dan se pojavljajo članki, ki razkrivajo tako tehnične kot psihološke vidike problematike prehoda na delo na daljavo. Obenem so si pri takem delu že nabrali ogromno izkušenj, na primer samostojni podjetniki ali tista IT podjetja, ki že dolgo delajo z zaposlenimi in strankami, ki živijo po vsem svetu.
Prehod velikega IT podjetja na delo na daljavo morda ni lahka naloga. Vendar se v mnogih primerih lahko rešite z dobro znanimi orodji in tehnikami. V tem članku si bomo ogledali naše izkušnje z delom na daljavo s tehnične strani. Upamo, da bodo te informacije pomagale podjetjem pri prilagajanju novim razmeram. Hvaležen bom za vse komentarje, predloge in dodatke.
Oddaljen dostop do virov podjetja
Če IT podjetje deluje v pisarni, potem praviloma obstajajo sistemske enote, prenosni računalniki, strežniki, tiskalniki in skenerji, pa tudi telefoni. Vse to je preko usmerjevalnika povezano z internetom. V prvih letih svojega obstoja je naše podjetje v pisarno postavilo prav takšno opremo.
Zdaj pa si predstavljajte, da morate vse zaposlene hitro poslati domov v roku 1-2 dni, da se delo na projektih ne ustavi. Kaj storiti v tem primeru?
S prenosniki je vse jasno - zaposleni jih lahko preprosto vzamejo s seboj. Sistemske enote in monitorje je težje prevažati, vendar je to vseeno mogoče.
Toda kaj storiti s strežniki, tiskalniki in telefoni?
Reševanje problema dostopa do strežnikov v pisarni
Ko se zaposleni preselijo domov, vendar strežniki ostanejo v pisarni in obstaja nekdo, ki skrbi zanje, potem ostane samo rešiti vprašanje organiziranja varnega oddaljenega dostopa zaposlenih do strežnikov vašega podjetja. To je delo za sistemskega administratorja.
Če je Microsoft Windows Server nameščen na pisarniških strežnikih (kot smo imeli v prvih letih dela), potem takoj, ko skrbnik konfigurira terminalski dostop prek protokola RDP, bodo zaposleni lahko delali s strežnikom od doma. Možno je, da boste morali kupiti dodatne licence za terminalski dostop. V vsakem primeru bodo zaposleni doma potrebovali računalnik z operacijskim sistemom Microsoft Windows.
Strežniki z operacijskim sistemom Linux bodo dostopni od doma in brez nakupa licenc. Skrbnik vašega podjetja bo moral samo konfigurirati dostop prek protokolov, kot so SSH, POP3, IMAP in SMTP.
Če to še ni bilo storjeno, je za zaščito strežnikov pred nepooblaščenim dostopom smiselno, da skrbnik vsaj namesti požarni zid (požarni zid) na pisarniške strežnike, pa tudi nastavi oddaljeni dostop za svoje zaposlene z uporabo VPN. Uporabljamo programsko opremo OpenVPN, ki je na voljo za skoraj vsako platformo in operacijski sistem.
Toda kaj storiti, če je pisarna popolnoma zaprta z izklopljenimi vsemi strežniki? Ostajajo še štiri možnosti:
- Če je mogoče, popolnoma preklopite na tehnologije v oblaku - uporabite sistem CRM v oblaku, shranite dokumente v skupni rabi v Google Dokumentih itd.;
- prepeljati strežnike na dom sistemskega skrbnika (bo vesel ...);
- prenesite strežnike v neki podatkovni center, ki jih bo sprejel;
- najem strežniških kapacitet v podatkovnem centru ali v oblaku
Prva možnost je dobra, ker vam ni treba prenesti ali namestiti nobenih strežnikov. Rezultati prehoda na oblačne tehnologije vam bodo še naprej koristili, omogočili vam bodo prihranek denarja in truda pri podpori in vzdrževanju.
Druga možnost povzroča težave sistemskemu skrbniku doma, saj bo strežnik XNUMX ur na dan in precej hrupen. Kaj pa, če podjetje v svoji pisarni nima enega strežnika, ampak celo omaro?
Tudi transport strežnikov v podatkovni center ni enostaven. Praviloma lahko v podatkovnem centru postavimo samo strežnike, ki so primerni za namestitev v regal. Hkrati pisarne pogosto uporabljajo strežnike Big Tower ali celo običajne namizne računalnike. Težko boste našli podatkovni center, ki bi se strinjal z gostovanjem takšne opreme (čeprav taki podatkovni centri obstajajo; mi smo jih npr. gostili v podatkovnem centru PlanetaHost). Seveda lahko najamete zahtevano število regalov in tam namestite svojo opremo.
Druga težava pri selitvi strežnikov v podatkovni center je, da boste najverjetneje morali spremeniti naslove IP strežnikov. To pa lahko zahteva ponovno konfiguracijo strežniške programske opreme ali spreminjanje morebitnih licenc programske opreme, če so vezane na naslove IP.
Možnost najema strežniških kapacitet v podatkovnem centru je enostavnejša v smislu, da strežnikov ni treba prevažati nikamor. Toda skrbnik sistema bo moral znova namestiti vso programsko opremo in kopirati potrebne podatke s strežnikov, nameščenih v pisarni.
Če vaše pisarniške tehnologije temeljijo na uporabi operacijskega sistema Microsoft Windows OS, lahko v podatkovnem centru najamete strežnik Microsoft Windows z zahtevanim številom terminalskih licenc. Vzemite eno takšno licenco za vsakega od svojih zaposlenih, ki delajo s strežnikom na daljavo.
Najem fizičnih strežnikov je lahko 2-3x cenejši od najema virtualnih strežnikov v oblaku. Če pa potrebujete zelo malo energije in ne celotnega strežnika, je možnost v oblaku morda cenejša.
Podražitev oblačnih virov je posledica rezerviranja strojnih virov v oblaku. Zaradi tega lahko oblak deluje bolj zanesljivo kot najeti fizični strežnik. Toda tukaj morate že oceniti tveganja in prešteti denar.
Kar zadeva naše podjetje, ki se ukvarja z ustvarjanjem spletnih trgovin, so vsi potrebni viri že dolgo v podatkovnih centrih in so dostopni na daljavo. To so lastni in najeti fizični strežniki, ki se uporabljajo za gostovanje trgovin, ter virtualni stroji za razvijalce programske opreme, oblikovalce postavitev in preizkuševalce.
Prenos delovnih postaj iz pisarne na dom
Kot smo že povedali, lahko zaposleni svoje delovne računalnike preprosto vzamejo s seboj - prenosnike ali sistemske enote z monitorji. Po potrebi lahko zaposlenim kupite nove prenosnike in jih dostavite na dom. Seveda boste morali na nove računalnike namestiti potrebno programsko opremo, kar bo prineslo dodaten čas.
Če zaposleni že imajo domače računalnike z operacijskim sistemom Microsoft Windows, jih lahko uporabljajo kot terminale Microsoft Windows Server ali za dostop do strežnikov z operacijskim sistemom Linux. Dovolj bo konfiguracija dostopa VPN.
Naši zaposleni delajo na Windows in Linux. Imamo zelo malo strežnikov Microsoft Windows, zato ni potrebe po nakupu terminalskih licenc za ta OS. Kar zadeva dostop do virov, ki se nahajajo v podatkovnih centrih, je organiziran s pomočjo VPN in je dodatno omejen s požarnimi zidovi, nameščenimi na vsakem strežniku.
Zaposlenim, ki delajo od doma, ne pozabite zagotoviti slušalk (slušalke z mikrofonom) in video kamere. To vam bo omogočilo komunikacijo na daljavo z veliko učinkovitostjo, skoraj kot v pisarni.
Mnogi poskušajo nadzorovati, kaj zaposleni počnejo doma med delovnim časom, tako da na svoje računalnike namestijo različne specializirane monitorje. Tega nismo nikoli delali, samo kontrolirali smo rezultate dela. Praviloma je to povsem dovolj.
Kaj storiti s tiskalnikom in optičnim bralnikom
Razvijalci programske opreme za spletna mesta redko potrebujejo tiskalnike in skenerje. Če pa je takšna oprema za zaposlene nujna, bo pri prehodu na delo na daljavo nastal problem.
Običajno ima pisarna nameščeno omrežno večnamensko napravo, ki je hitra, velika in težka. Da, lahko se pošlje na dom zaposlenega, ki mora najpogosteje tiskati in skenirati. Če ima seveda ta zaposleni možnost, da ga gosti.
Toda če veliko vaših zaposlenih pogosto skenira in tiska dokumente, boste morali kupiti večnamensko napravo in jo namestiti v njihov dom ali spremeniti poslovne procese podjetja.
Kot alternativa prevozu in nakupu novih večnamenskih naprav obstaja pospešen prehod na elektronsko upravljanje dokumentov, kjer koli je to mogoče.
Delo s papirnimi in elektronskimi dokumenti
Najbolje je, če vam pred prehodom na delo na daljavo uspe ves dokumentni tok prenesti v elektronsko obliko. Z DIADOK-om na primer izmenjujemo knjigovodske listine in plačujemo račune preko banke stranke.
Pri uvedbi takega sistema bo treba vsem zaposlenim, ki se ukvarjajo z elektronskim upravljanjem dokumentov (na primer računovodjem), zagotoviti ključe z okrepljenim kvalificiranim elektronskim podpisom. Prejem takšnih obeskov za ključe lahko traja nekaj časa, zato je bolje, da o tem razmislite vnaprej.
V DIADOK-u lahko (kot pri podobnih storitvah) vzpostavite gostovanje pri drugih operaterjih elektronskega upravljanja dokumentov. To bo potrebno, če nasprotne stranke uporabljajo sisteme za upravljanje dokumentov, ki niso vaši.
Če vi ali nekatere vaše nasprotne stranke delate z dokumenti na staromoden način, boste morali običajna papirna pisma pošiljati in prejemati tako, da obiščete pošto ali pokličete kurirje. V primeru karantene bo treba tovrstne operacije zmanjšati na minimum.
Kaj storiti s telefonijo
V prvih letih delovanja je naše podjetje uporabljalo stacionarni in mobilni telefon. Vendar smo zelo kmalu ugotovili, da ob velikem številu zaposlenih in naročnikov potrebujemo ustrezno rešitev.
Najugodnejša možnost je bila virtualna PBX podjetja MangoTelecom. Z njegovo pomočjo smo se znebili povezave z mestnimi telefonskimi številkami (in s tem fizične lokacije pisarne). Dobili smo tudi možnost integracije telefonske centrale z našim CRM-jem, snemanje pogovorov s podporo uporabnikom s strankami, vzpostavitev preusmeritve klicev itd.
Nato lahko aplikacijo virtualne PBX namestite na svoj pametni telefon, prenosni ali namizni računalnik. To vam bo omogočilo klicanje ruskih številk ali sprejemanje klicev po domačih tarifah tudi iz tujine.
Tako virtualna PBX omogoča, da je selitev zaposlenih iz pisarne domov z vidika neprekinjenega poslovanja skoraj neopazna.
Če uporabljate pisarniško telefonsko centralo in je njena zaustavitev neizogibna, ko se preselite, razmislite o prehodu na virtualno telefonsko centralo. Pri svojem ponudniku telefonskih storitev preverite, ali je mogoče omogočiti preusmeritev klicev s številk stacionarne PBX na dohodne številke virtualne PBX. V tem primeru, ko preklopite na virtualno PBX, ne boste izgubili dohodnih klicev.
Kar zadeva klice med zaposlenimi, se pri delu z virtualno PBX takšni klici praviloma ne zaračunavajo.
Izbor in usposabljanje zaposlenih na daljavo
Pri kadrovskem dopolnjevanju smo v prvih letih delovanja našega podjetja vedno vabili kandidate v pisarno, opravljali klasične razgovore in dajali naloge. V nadaljevanju smo izvajali individualna izobraževanja za novince v pisarni.
Sčasoma pa smo popolnoma prešli na zaposlovanje na daljavo.
Primarno izbiro je mogoče izvesti s testi, ki so priloženi prostemu delovnemu mestu na spletni strani HH ali kateri koli drugi kadrovski storitvi. Povedati je treba, da lahko ti testi, če so pravilno zasnovani, izločijo precejšnje število kandidatov, ki ne izpolnjujejo zahtev.
In potem je vse preprosto - uporabljamo Skype. S pomočjo Skypa in vedno z vključeno videokamero lahko opravite razgovor nič manj učinkovito, kot če bi kandidat sedel zraven vas za mizo.
Kljub nekaterim pomanjkljivostim ima Skype v primerjavi s podobnimi sistemi tudi zelo pomembne prednosti. Prvič, prek Skypea lahko organizirate predstavitev namizja računalnika, kar je zelo potrebno pri poučevanju in razpravljanju o delovnih vprašanjih. Nato je Skype brezplačen, na voljo na vseh večjih platformah in enostaven za namestitev v računalnik ali pametni telefon.
Če morate organizirati srečanje ali usposabljanje za več zaposlenih, preprosto ustvarite skupino v Skypeu. Z skupno rabo namizja lahko voditelj ali učitelj udeležencem srečanja zagotovi vsa potrebna gradiva. V oknu za klepet lahko objavite povezave, besedilna sporočila, izmenjujete datoteke ali vodite dialoge.
Poleg pouka na Skypu pripravljamo izobraževalne filme (s programom Camtasia Studio, lahko pa uporabite kar ste vajeni). Če so ti filmi samo za interno uporabo, jih objavimo na naših strežnikih, če pa za vse, pa na YouTube.
V večini primerov nam ta kombinacija izobraževalnih filmov, pouka v Skype skupinah z dialogom in demonstracijami na namizju ter individualne komunikacije med učiteljem in študenti omogoča izvajanje usposabljanja popolnoma na daljavo.
Da, obstajajo storitve, namenjene predstavitvi namizja skupini uporabnikov, izvajanju spletnih seminarjev in celo platforme za usposabljanje (vključno z brezplačnimi). Toda za vse to morate plačati z denarjem ali časom, porabljenim za učenje dela s platformo. Brezplačne platforme lahko sčasoma postanejo plačljive. Hkrati bodo zmogljivosti Skypea v mnogih primerih zadostovale.
Sodelovanje pri projektih
Pri skupnem delu na projektih imamo dnevne in tedenske sestanke, uporabljamo programiranje v parih in preglede kod. Skupine Skype so bile ustvarjene za sestanke in pregled kode, po potrebi pa se uporabljajo predstavitve na namizju. Koda je shranjena v našem strežniku GitLab, ki se nahaja v podatkovnem centru.
Organiziramo skupno delo na dokumentih s pomočjo Google Docs.
Poleg vsega tega imamo notranjo bazo znanja Klondike, ki je integrirana s sistemom za obdelavo aplikacij in načrtovanje virov (naš CRM in ERP). Z leti smo ustvarili in izboljšali ta orodja, ki gostujejo na strežnikih v podatkovnem centru. Omogočajo nam učinkovito obdelavo številnih zahtev naših strank, dodeljevanje izvajalcev, vodenje obravnav vlog, evidentiranje delovnega časa in še marsikaj.
Najverjetneje vaše podjetje že uporablja nekaj podobnega in pri prehodu na delo na daljavo za zaposlene bo dovolj, da zagotovite oddaljen dostop do ustreznih virov.
Podpora uporabnikom na daljavo
Naši uporabniki so lastniki in upravitelji spletnih trgovin, ki delujejo v skoraj vseh regijah Rusije. Seveda jim nudimo podporo na daljavo.
Naša ekipa za podporo deluje prek sistema vstopnic, odgovarja na vprašanja po e-pošti in telefonu ter klepeta prek administrativnega spletnega mesta spletne trgovine in spletnega mesta našega podjetja.
Na stopnji razprave o nalogah uporabljamo vse hitre sporočile, ki so na voljo stranki, na primer Telegram, WhatsApp, Skype.
Včasih je treba videti, kaj stranka počne na svojem računalniku. To lahko storite prek Skypea v predstavitvenem načinu namizja.
Po potrebi lahko delate na daljavo na uporabnikovem računalniku z orodji, kot so TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk itd. Za uporabo teh orodij bo moral naročnik na svoj računalnik namestiti ustrezno programsko opremo.
Nastavitev dostopa VPN
Strežnike OpenVPN imamo nameščene na virtualnih strojih, ki se nahajajo v različnih podatkovnih centrih (z operacijskim sistemom Debian 10). Odjemalec OpenVPN je nameščen na delovnih računalnikih naših zaposlenih v sistemih Debian, Ubuntu, MacOS in Microsoft Windows.
Na internetu lahko najdete veliko navodil za namestitev strežnika in odjemalca OpenVPN. Lahko uporabite tudi mojo .
Povedati je treba, da je ročni postopek ustvarjanja ključev za zaposlene zelo dolgočasen. Da zagotovimo, da povezava novega uporabnika ne traja več kot deset sekund, uporabljamo skript, podoben spodnjemu pod spojlerjem.
Skripta za ustvarjanje ključev
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Ko se ta skript zažene, se kot parameter posreduje ID uporabnika (z uporabo latiničnih črk).
Skript zahteva geslo overitelja potrdil, ki se ustvari ob namestitvi strežnika OpenVPN. Nato ta skript ustvari imenik z vsemi potrebnimi potrdili in konfiguracijskimi datotekami za odjemalce OpenVPN ter dokumentacijsko datoteko za namestitev odjemalca OpenVPN.
Pri ustvarjanju konfiguracijskih in dokumentacijskih datotek se change_me nadomesti z ID-jem uporabnika.
Nato se imenik z vsemi potrebnimi datotekami zapakira in pošlje skrbniku (naslov je naveden neposredno v skriptu). Preostane le še posredovanje nastalega arhiva uporabniku na njegov elektronski naslov.
Upamo, da boste obdobje prisilne pridržanja doma koristno izkoristili. Ko obvladate tehnike dela brez pisarne, lahko še naprej aktivno uporabljate delo oddaljenih zaposlenih.
Vso srečo pri selitvi in uspešno delo od doma!
Vir: www.habr.com