Programska preskok bo kmalu postala zelo pogosta bolezen podjetij. Menjava ene programske opreme za drugo zaradi vsake malenkosti, skakanje s tehnologije na tehnologijo, eksperimentiranje z živim poslom postaja norma. Istočasno se v pisarni začne prava državljanska vojna: oblikuje se gibanje odpora proti implementaciji, partizani izvajajo subverzivno delo proti novemu sistemu, vohuni promovirajo pogumni novi svet z novo programsko opremo, upravljanje iz oklepnega avtomobila korporativni portal oddaja o miru, delu, KPI. Revolucija se običajno konča s popolnim polomom ene strani.
O implementaciji vemo skoraj vse, zato poskusimo ugotoviti, kako revolucijo spremeniti v evolucijo in narediti implementacijo čim bolj uporabno in nebolečo. No, ali pa vam bomo vsaj povedali, v kaj se lahko zapletete v tem procesu.
Idealna vizualizacija sprejemanja nove programske opreme pri zaposlenih. Vir - Yandex.Images
Tuji svetovalci bi ta članek začeli nekako takole: »Če svojim zaposlenim ponudite kakovostno programsko opremo, ki lahko izboljša njihovo delo, kvalitativno vpliva na uspešnost, se bo prevzem novega programa ali sistema zgodil sam po sebi.« Vendar smo v Rusiji, zato je vprašanje sumljivih in bojevitih zaposlenih zelo pomembno. Naraven prehod ne bo deloval niti z minimalno programsko opremo, kot je korporativni messenger ali programski telefon.
Od kod prihajajo noge problema?
Danes ima vsako podjetje nameščen cel živalski vrt programske opreme (vzamemo splošen primer, saj je v IT podjetjih količina programske opreme dvojna ali trojna, problemi prilagajanja pa se delno prekrivajo in so zelo specifični): sistemi za vodenje projektov, CRM/ERP, e-poštni odjemalci, takojšnji messengerji, korporativni portal itd. In to ne šteje dejstva, da obstajajo podjetja, v katerih celo prehod iz brskalnika v brskalnik izvaja celotna ekipa brez izjeme (in obstajajo tudi ekipe, ki v celoti temeljijo na Internet Explorerju Edge). Na splošno obstaja več situacij, za katere je naš članek lahko koristen:
- Poteka proces primarne avtomatizacije neke skupine nalog: uvaja se prvi CRM/ERP, odpira se korporativni portal, namešča se sistem za tehnično podporo itd.;
- eno programsko opremo zamenja druga iz nekega razloga: zastarelost, nove zahteve, skaliranje, sprememba dejavnosti itd.;
- moduli obstoječega sistema se gradijo za namene razvoja in rasti (npr. podjetje je odprlo proizvodnjo in se odločilo za prehod iz o z največjo funkcionalnostjo);
- Poteka velika posodobitev vmesnika in funkcionalne programske opreme.
Seveda sta prva dva primera veliko bolj akutna in tipična v svojih manifestacijah, posvetite jim posebno pozornost.
Torej, preden začnete sodelovati z ekipo (ki je že slutila, da bo kmalu prišlo do sprememb), poskusite razumeti, kaj so pravi razlogi za spremembo programske opreme in ali se strinjate, da so spremembe tako potrebne.
- S starim programom je težko delati: je drag, nepriročen, nefunkcionalen, ne izpolnjuje več vaših zahtev, ni primeren za vaš obseg itd. To je objektivna nujnost.
- Ponudnik je prenehal podpirati sistem ali pa so se podpora in modifikacije spremenile v neskončno vrsto odobritev in odtekanja denarja. Če so se vaši stroški znatno povečali in v prihodnosti obljubljajo, da se bodo še povečali, ni kaj čakati, morate zmanjšati. Da, nov sistem bo tudi stal, vendar bo optimizacija na koncu stala manj kot taka podpora.
- Menjava programske opreme je muha ene osebe ali skupine zaposlenih. Na primer, CTO želi vrnitev nazaj in lobira za uvedbo novega, dražjega sistema – to se dogaja v velikih podjetjih. Drug primer: vodja projekta zagovarja spremembo Asane v Basecamp, nato Basecamp v Jira in kompleksno Jira v Wrike. Pogosto je edini motiv za takšne selitve, da se pohvalijo z zasedenim delom in obdržijo svoj položaj. V takih primerih je treba ugotoviti stopnjo nujnosti, motive in upravičenost ter praviloma z voljno odločitvijo zavrniti spremembe.
Govorimo o razlogih za prehod z ene programske opreme na drugo in ne o primarni avtomatizaciji - samo zato, ker je avtomatizacija a priori potrebna. Če vaše podjetje počne nekaj ročno in rutinsko, vendar bi lahko bilo avtomatizirano, preprosto zapravljate čas, denar in najverjetneje dragocene podatke podjetja. Avtomatiziraj!
Kako lahko prečkate: veliki skok ali čepeči tiger?
V svetovni praksi obstajajo tri glavne strategije za prehod na novo programsko opremo in prilagajanje nanjo - in zdijo se nam zelo primerne, zato ne izumljajmo kolesa znova.
Big Bang
Sprejem po metodi »Big Bang« je najtežji možni prehod, ko določite točen datum in izvedete ostro selitev ter 100 % onemogočite staro programsko opremo.
Pros
+ Vsi delajo v enem sistemu, ni potrebe po sinhronizaciji podatkov, zaposlenim ni treba spremljati dveh vmesnikov hkrati.
+ Enostavnost za skrbnika - ena selitev, ena naloga, ena sistemska podpora.
+ Vse možne spremembe se zgodijo v enem trenutku in so opazne skoraj takoj - ni treba izolirati, kaj in v kakšnem razmerju je vplivalo na produktivnost, hitrost razvoja, prodajo itd.
Proti
— Uspešno deluje samo s preprosto programsko opremo: klepeti, korporativni portal, takojšnji messengerji. Tudi elektronska pošta že lahko odpove, da ne govorimo o sistemih za vodenje projektov, CRM/ERP in drugih resnih sistemih.
— Eksplozivna migracija iz velikega sistema v drugega bo neizogibno povzročila kaos.
Najpomembnejše pri tovrstnem prehodu v novo delovno okolje je usposabljanje.
Vzporedni tek
Vzporedno prilagajanje programski opremi je mehkejši in bolj univerzalen način prehoda, pri katerem se določi časovno obdobje, v katerem bosta oba sistema delovala hkrati.
Pros
+ Uporabniki imajo dovolj časa, da se navadijo na novo programsko opremo, medtem ko hitro delajo v stari, najdejo vzporednice in razumejo novo logiko interakcije z vmesnikom.
+ V primeru nenadnih težav zaposleni nadaljujejo z delom po starem sistemu.
+ Usposabljanje uporabnikov je manj strogo in na splošno cenejše.
+ Negativne reakcije zaposlenih praktično ni - navsezadnje niso bili prikrajšani za običajna orodja ali način dela (če se avtomatizacija pojavi prvič).
Proti
— Težave pri administraciji: podpora za oba sistema, sinhronizacija podatkov, upravljanje varnosti v dveh aplikacijah hkrati.
— Proces prehoda se razteza v nedogled - zaposleni se zavedajo, da jim je preostala skoraj cela večnost, in lahko uporabo znanega vmesnika še malo podaljšajo.
- Zmeda uporabnika - dva vmesnika povzročata zmedo in povzročata napake pri delovanju in podatkih.
- denar. Plačate za oba sistema.
Fazna posvojitev
Prilagoditev po korakih je najmehkejša možnost za prehod na novo programsko opremo. Prehod poteka funkcionalno, v določenih terminih in po oddelkih (npr. od 1. junija dodajamo nove stranke samo v nov sistem CRM, od 20. junija izvajamo transakcije v novem sistemu, do 1. avgusta prenašamo koledarje). in primerov, do 30. septembra pa dokončamo selitev je zelo grob opis, a na splošno jasen).
Pros
+ Organiziran prehod, porazdeljena obremenitev med skrbniki in internimi strokovnjaki.
+ Bolj premišljeno in poglobljeno učenje.
+ Odpora do sprememb ni, ker se zgodijo čim bolj nežno.
Proti - približno enako kot pri vzporednem prehodu.
Torej, zdaj le postopen prehod?
Logično vprašanje, se strinjate. Zakaj bi imeli dodatne težave, ko pa lahko naredite urnik in delujete po jasnem načrtu? Pravzaprav ni vse tako preprosto.
- Kompleksnost programske opreme: če govorimo o kompleksni programski opremi (npr. ), potem je fazna prilagoditev primernejša. Če je program preprost (messenger, korporativni portal), je primeren model, ko na dogovorjeni dan objavite datum in onemogočite staro programsko opremo (če imate srečo, bodo zaposleni imeli čas izvleči vse informacije, ki jih potrebujejo). , in če ne računate na srečo, potem morate zagotoviti avtomatiziran uvoz potrebnih podatkov iz starega sistema v novega, če je to tehnično mogoče).
- Stopnja tveganja za podjetje: bolj tvegana kot je implementacija, počasnejša mora biti. Po drugi strani pa je zamuda tudi tveganje: prehajate na primer z enega sistema CRM na drugega in ste v prehodnem obdobju prisiljeni plačati za oba, s čimer se povečajo stroški in stroški uvedbe novega sistema, ki pomeni, da se doba vračila podaljša.
- Število zaposlenih: Big Bang zagotovo ni primeren, če morate povečati in konfigurirati veliko uporabniških profilov. Čeprav obstajajo primeri, ko je ultra hitra implementacija korist za veliko podjetje. Ta možnost je morda primerna za sisteme, ki jih uporablja veliko zaposlenih, vendar morda nimajo zahtev, ker prilagajanje ni predvideno. Ampak spet, to je velik pok za končne uporabnike in ogromno dela korak za korakom za isto storitev IT (na primer sistem zaračunavanja ali dostopa).
- Značilnosti implementacije izbrane programske opreme (revizija itd.). Včasih je implementacija na začetku postopna – z zbiranjem zahtev, izpopolnjevanjem, usposabljanjem itd. na primer vedno se implementira postopoma in če vam nekdo obljubi "implementacijo in konfiguracijo v 3 dneh ali celo 3 urah" - zapomnite si ta članek in obidite takšne storitve: namestitev ≠ implementacija.
Tudi ob poznavanju naštetih parametrov se ne moremo zagotovo odločiti za eno ali drugo pot. Ocenite svoje poslovno okolje – to vam bo pomagalo razumeti razmerje moči in ugotoviti, kateri model (ali kombinacija nekaterih njegovih elementov) je pravi za vas.
Agenti vpliva: revolucija ali evolucija
Prva stvar, na katero morate biti pozorni, so zaposleni, na katere bo vplivala uvedba nove programske opreme. Pravzaprav je problem, ki ga zdaj obravnavamo, izključno človeški dejavnik, zato se analizi vpliva na zaposlene ne moremo izogniti. Nekatere smo že omenili zgoraj.
- Vodje podjetij določajo, kako bo nova programska oprema splošno sprejeta. In to ni kraj za promocijske govore in goreče govore - pomembno je natančno pokazati potrebo po spremembi, prenesti idejo, da je to le izbira hladnejšega in priročnejšega orodja, enako kot zamenjava starega prenosnika. Največja napaka vodstva v takšni situaciji je, da si umije roke in se umakne: če vodstvo ne potrebuje avtomatizacije podjetja, zakaj bi to zanimalo zaposlene? Bodite v procesu.
- Vodje oddelkov (vodje projektov) so vmesni člen, ki mora sodelovati v vseh procesih, obvladovati nezadovoljstvo, pokazati voljo in prebroditi vsak ugovor sodelavcev ter izvajati kakovostno in poglobljeno izobraževanje.
- IT servis (oz. sistemski skrbniki) - to so na prvi pogled vaši zgodnji ptiči, najbolj prilagodljivi in prilagodljivi, ampak... ne. Pogosto, zlasti v majhnih in srednje velikih podjetjih, sistemski skrbniki nasprotujejo kakršnim koli spremembam (okrepitvam) IT infrastrukture, pa ne zaradi tehnične utemeljitve, temveč zaradi lenobe in nejevolje do dela. Kdo od nas ni iskal načinov, kako bi se izognil delu? A naj to ne bo v škodo celotne družbe.
- Končni uporabniki si po eni strani praviloma želijo delati dobro in udobno in se kot vsi živi ljudje bojijo sprememb. Glavni argument zanje je iskren in preprost: zakaj uvajamo/spreminjamo, kakšne so meje nadzora, kako se bo ocenjevalo delo, kaj se bo spremenilo in kakšna so tveganja (mimogrede, tveganja naj oceni vsak - čeprav smo prodajalci , vendar ne trdimo, da gre vedno vse gladko: v vsakem procesu znotraj podjetja so tveganja).
- »Oblasti« v podjetju so stranski subjekti, ki lahko vplivajo na druge zaposlene. To ni nujno oseba z visokim položajem ali bogatimi izkušnjami - v primeru dela s programsko opremo je lahko "avtoriteta" napreden poznavalec vsega, ki je na primer ponovno prebral Habr in bo začel ustrahovati vsi o tem, kako slabo bo vse postalo. Morda niti nima cilja, da bi uničil proces uvajanja ali tranzicije – samo razkazovanje in duh odpora – in zaposleni mu bodo verjeli. S takšnimi zaposlenimi morate delati: razlagati, spraševati in v posebej težkih primerih namigniti na posledice.
Obstaja univerzalen recept, kako preveriti, ali se uporabniki nečesa res bojijo ali pa imajo skupinsko paranojo, ki jo vodi prebrisan vodja. Vprašajte jih o razlogih za nezadovoljstvo, o pomislekih - če to ni osebna izkušnja ali mnenje, se bodo argumenti začeli pojavljati po 3-4 pojasnjevalnih vprašanjih.
Dva pomembna dejavnika za uspešno premagovanje »odporniškega gibanja«.
- Zagotovite usposabljanje: prodajalca in notranje. Prepričajte se, da zaposleni res vse razumejo, obvladajo in so ne glede na stopnjo izobrazbe pripravljeni začeti z delom. Obvezen atribut usposabljanja so tiskana in elektronska navodila (predpisi) ter najbolj popolna dokumentacija o sistemu (samospoštljivi prodajalci jo izdajo skupaj s programsko opremo in jo zagotovijo brezplačno).
- Iščite podpornike in izberite vplivneže. Notranji strokovnjaki in zgodnji uporabniki so vaš sistem podpore, ki tako izobražuje kot razblinja dvome. Zaposleni praviloma sami z veseljem pomagajo sodelavcem in jih uvajajo v novo programsko opremo. Vaša naloga je, da jih začasno razbremenite njihovega dela ali jim zagotovite spodoben bonus za njihovo novo delovno obremenitev.
Kaj naj iščem?
- Kako napredne zaposlene zadevajo spremembe? (Relativno gledano, če jutri izumijo nov računovodski program, bog ne daj, da vtaknete nos v računovodstvo z ženskami nad 50 let in predlagate prehod iz 1C, ne boste prišli živi).
- Koliko bo to vplivalo na poteke dela? Eno je zamenjati messengerja v podjetju s 100 ljudmi, drugo pa je implementacija novega CRM sistema, ki temelji na ključnih procesih v podjetju (in to ni samo prodaja, npr. v višjih izdajah vpliva na proizvodnjo, skladišče, trženje in top managerje, ki bodo skupaj z ekipo gradili avtomatizirane poslovne procese).
- Ali je bilo usposabljanje zagotovljeno in na kakšni ravni?
Edini logični prehod v sistemu korporativnega razmišljanja
Kaj bo rešil prehod/implementacija nove programske opreme?
Preden vam povemo, katere ključne točke vam bodo pomagale udobno preiti na novo programsko opremo, naj vas opozorimo na eno točko. Nekaj se vsekakor ne bi smelo storiti - ni treba pritiskati na zaposlene in jih "motivirati" z odvzemom bonusov, upravnih in disciplinskih sankcij. S tem proces ne bo nič boljši, poslabšal pa se bo odnos zaposlenih: če bodo pritiskali, potem bo nadzor; Če te silijo, pomeni, da ne spoštujejo naših interesov; Če ga vsiljujejo na silo, pomeni, da nam in našemu delu ne zaupajo. Zato vse delamo disciplinirano, jasno, kompetentno, a brez pritiskov in nepotrebnega izsiljevanja.
Imeti morate podroben akcijski načrt
Vsega drugega morda ni, mora pa obstajati načrt. Poleg tega je načrt prilagodljiv, ažuren, jasen in neizogiben, hkrati pa dostopen za razpravo in pregleden za vse zainteresirane zaposlene. Nemogoče je neposredno sporočiti, da je od 8. do 10. ure podvig, ob 16. uri pa vojna z Anglijo, pomembno je videti celoten načrt v perspektivi.
Načrt mora nujno odražati zahteve zaposlenih, ki bodo končni uporabniki – tako bo vsak zaposleni točno vedel, katero funkcijo želi in kdaj jo bo lahko uporabljal. Hkrati načrt prehoda ali izvedbe ni nekakšen nespremenljiv monolit, treba je pustiti možnost dokončanja načrta in spreminjanja njegovih atributov (vendar ne v obliki neskončnega toka urejanj in novih "želj" in ne v obliki nenehnega premikanja rokov).
Kaj naj bo v načrtu?
- Glavni prehodni mejniki (stopnje) - kaj je treba narediti.
- Podrobne prehodne točke za vsako stopnjo - kako naj se to naredi.
- Ključne točke in poročanje o njih (usklajevanje ur) - kako se bo merilo opravljeno in kdo naj bo na kontrolni točki.
- Odgovorni ljudje so ljudje, na katere se lahko obrnete in jim postavite vprašanja.
- Roki so začetek in konec vsake faze in celotnega procesa.
- Prizadeti procesi - kakšne spremembe se bodo zgodile v poslovnih procesih, kaj je treba spremeniti skupaj z implementacijo/prehodom.
- Končna ocena je nabor kazalnikov, metrik ali celo subjektivnih ocen, ki bodo pomagale oceniti implementacijo/prehod, do katerega je prišlo.
- Začetek delovanja je točen datum, ko se bo celotno podjetje vključilo v posodobljen avtomatiziran proces in delovalo v novem sistemu.
Naleteli smo na predstavitve izvajalcev, v katerih je rdeča črta nasvet: izvajajte na silo, ignorirajte reakcijo, ne pogovarjajte se z zaposlenimi. Nasprotujemo temu pristopu in tukaj je razlog.
Poglejte spodnjo sliko:
Nova miška, nova tipkovnica, stanovanje, avto in celo služba so prijetni, veseli dogodki, nekateri celo dosežki. In uporabnik gre na Yandex, da bi ugotovil, kako se ga navaditi in prilagoditi. Kako vstopiti v novo stanovanje in razumeti, da je tvoje, prvič odpreti pipo, popiti čaj, iti prvič v posteljo. Kako sesti za volan in se spoprijateljiti z novim avtomobilom, vašim, a doslej tako tujim. Nova programska oprema na delovnem mestu se ne razlikuje od opisanih situacij: delo zaposlenega ne bo nikoli več enako. Zato implementirajte, prilagajajte, rastejte z novo učinkovito programsko opremo. In to je situacija, o kateri lahko rečemo: hitite počasi.
Vir: www.habr.com