Zgodovina elektronske pošte sega nekaj desetletij nazaj. V tem času ta standard korporativnega komuniciranja ne le ni zastarel, ampak postaja vsako leto bolj priljubljen zaradi uvedbe sistemov sodelovanja v različnih podjetjih, ki praviloma temeljijo posebej na e-pošti. Zaradi neučinkovitosti e-pošte pa jo vedno več uporabnikov opušča v korist besedilnih klepetov, glasovnih in video klicev ter videokonferenc. Takšni načini korporativnega komuniciranja zaposlenim prihranijo veliko časa in so posledično učinkovitejši ter podjetju prinesejo več denarja.
Vendar pa uporaba klepetov in videokomunikacije za reševanje delovnih težav pogosto povzroči nastanek novih groženj informacijski varnosti podjetja. Dejstvo je, da lahko zaposleni v odsotnosti ustrezne korporativne rešitve samostojno začnejo dopisovati in komunicirati v javnih službah, kar lahko privede do uhajanja pomembnih informacij. Po drugi strani pa vodstvo podjetja ni vedno pripravljeno nameniti sredstev za uvedbo korporativnih platform za videokonference in klepete, saj so mnogi prepričani, da zaposlene bolj odvračajo od dela kot povečujejo njihovo učinkovitost. Izhod iz te situacije bi lahko bila uvedba korporativnega klepeta in videokonferenc na podlagi obstoječih informacijskih sistemov. Tisti, ki uporabljajo Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition kot platformo za sodelovanje, lahko rešijo vprašanje ustvarjanja korporativnega klepeta in videokonference z Zextras Team, rešitvijo, ki dodaja veliko novih funkcij, povezanih s korporativno spletno komunikacijo v Zimbra OSE.
Zextras Team je na voljo v dveh izdajah: Zextras Team Basic in Zextras Team Pro in se razlikujeta po naboru ponujenih funkcij. Prva možnost dostave je popolnoma brezplačna in vam omogoča, da organizirate besedilne klepete tako v formatu klepeta ena na ena kot v obliki skupinskega klepeta, pa tudi video klepete in zvočne klice ena na ena na podlagi Zimbra OSE. V tem primeru bodo vse te funkcije na voljo neposredno iz spletnega odjemalca Zimbra OSE. Poleg tega lahko uporabniki Zextras Team Basic uporabljajo mobilno aplikacijo, ki je na voljo na platformah iOS in Android. Te aplikacije vam omogočajo dostop do zasebnih in besedilnih klepetov, v prihodnosti pa vam bodo omogočale tudi video klice. Naj takoj opozorimo, da bodo za video klepete in zvočne klice uporabniki Zextras Team potrebovali pravilno delujočo spletno kamero in/ali mikrofon.
Toda Zextras Team Pro ponuja veliko bogatejšo funkcionalnost. Poleg že naštetih zmogljivosti bodo uporabniki Zextras Team imeli možnost ustvarjanja videokonferenc za večje število zaposlenih. To vam omogoča, da organizirate sestanke med zaposlenimi, ki se geografsko nahajajo na različnih mestih, in s tem prihranite čas, ki ste ga prej porabili za zbiranje udeležencev sestanka v enem prostoru, in ga porabite za bolj poglobljeno preučevanje vprašanj ali za reševanje določenih delovnih nalog.
Zextras Team Pro vam omogoča tudi ustvarjanje virtualnih prostorov in virtualnih srečanj za zaposlene. Prostor lahko vsebuje več sejnih sob hkrati, v katerih lahko različni udeleženci v prostoru razpravljajo o skupnih temah. Na primer, razmislite o podjetju, ki ima prodajni oddelek s 16 zaposlenimi. Od tega 5 zaposlenih dela v b2c prodaji, 5 zaposlenih izvaja b2b prodajo in še 5 zaposlenih v b2g. Celoten oddelek vodi vodja komerciale.
Ker vsi zaposleni delajo v istem oddelku, bi bilo pametno ustvariti skupen prostor za razpravo o vseh temah, ki zadevajo vsakega zaposlenega v prodaji. Hkrati se pogosto pojavljajo teme, ki zadevajo samo oddelek, ki dela na primer z b2b. Zaposlenim v prodaji, ki delajo na drugih področjih, seveda ni treba sodelovati v razpravah o takšnih temah, vendar bi moral vodja oddelka sodelovati v razpravah posameznega oddelka. Zato je možno v prostoru, namenjenem za potrebe prodajnega oddelka, za vsako smer dodeliti ločene virtualne sestanke, tako da lahko na vsakem od njih zaposleni komunicirajo med seboj in z vodjo oddelka. Obenem bo imel vodja sam vse tri virtualne sestanke priročno zbrane v ločenem prostoru. In če menite, da vsa komunikacija poteka na strežnikih podjetja in se podatki ne prenašajo nikamor iz njih, potem lahko takšne klepete imenujemo precej varni v smislu informacijske varnosti. Poleg prodajnega oddelka se lahko koncept prostorov in virtualnih sejnih sob uporabi za celotno podjetje.
Poleg video sestankov so uporabnikom na voljo tudi zvočni klici. Poleg tega, da veliko manj obremenjujejo komunikacijske kanale, je marsikateremu zaposlenemu pogosto preprosto nerodno komunicirati v video obliki in pogosto celo zakrijejo spletno kamero na prenosniku.
Poleg video klepetov in zvočnih klicev z zaposlenimi vam Zextras Team omogoča ustvarjanje video klepetov in zvočnih klicev s katerim koli uporabnikom, ki ni zaposleni v podjetju, tako da ustvarite in mu pošljete posebno povezavo za pridružitev sestanku. Ker Zextras Team potrebuje le sodoben brskalnik, lahko s to funkcijo vedno hitro komunicirate s stranko ali nasprotno stranko v primerih, ko bi redna korespondenca vzela preveč časa. Poleg tega Zextras Team podpira skupno rabo datotek, ki si jih zaposleni lahko pošiljajo neposredno med video klicem ali besedilnim pogovorom.
Nemogoče je ne omeniti posebne mobilne aplikacije Zextras Team, ki zaposlenim omogoča sodelovanje v korporativnih klepetih, ko niso na delovnem mestu. Aplikacija je na voljo za platformi iOS in Android in uporabnikom trenutno omogoča:
- Vodite dopisovanje s prejemanjem in pošiljanjem sporočil na vašem pametnem telefonu
- Ustvarite, izbrišite in se pridružite zasebnim klepetom
- Ustvarite, izbrišite in se pridružite skupinskim klepetom
- Pridružite se virtualnim prostorom in pogovorom ter jih ustvarite in izbrišite
- Povabite uporabnike v virtualne prostore in pogovore ali obratno, odstranite jih od tam
- Prejemajte potisna obvestila in vzpostavite varno povezavo s strežnikom podjetja.
V prihodnosti bo aplikacija dodala možnosti za zasebno video komunikacijo, pa tudi videokonference in funkcijo deljenja datotek.
Druga zanimiva lastnost ekipe Zextras Team je zmožnost oddajanja vsebine računalniškega zaslona v realnem času, pa tudi prenos nadzora nad njim na drugega uporabnika. Ta funkcija je lahko zelo uporabna pri izvajanju izobraževalnih spletnih seminarjev, med katerimi je potrebno zaposlene seznaniti z novim vmesnikom. Ta funkcija lahko tudi pomaga IT oddelku v podjetju pomagati zaposlenim pri reševanju težav z njihovimi računalniki brez fizične prisotnosti IT osebe.
Tako je Zextras Team popolna rešitev za organizacijo priročne spletne komunikacije med zaposlenimi znotraj notranjega omrežja podjetja in zunaj njega. Ker je Zextras Backup sposoben popolnoma varnostno kopirati vse informacije, ki so ustvarjene v Zextras Teamu, informacije od tam ne bodo nikjer izgubljene, glede na resnost varnostnih politik pa bo skrbnik sistema lahko samostojno konfiguriral različne omejitve za uporabnike.
Za vsa vprašanja v zvezi z Zextras Suite se lahko obrnete na predstavnico Zextras Ekaterino Triandafilidi po elektronski pošti. [e-pošta zaščitena]
Vir: www.habr.com