Pogosta napaka poslovnežev začetnikov je, da ne posvečajo dovolj pozornosti zbiranju in analizi podatkov, optimizaciji delovnih procesov in spremljanju ključnih kazalnikov. Posledica tega je zmanjšana produktivnost in neoptimalna izguba časa in virov. Ko so procesi slabi, je treba iste napake večkrat popravljati. Z večanjem števila strank se storitev slabša, brez analize podatkov pa ni jasnega razumevanja, kaj je treba izboljšati. Posledično se odločitve sprejemajo na hitro.
Za konkurenčnost mora sodobno poslovanje poleg kakovostnih izdelkov in storitev imeti transparentne procese in zbirati analitične podatke. Brez tega je težko razumeti resnično stanje v poslovanju in sprejemati prave odločitve. Zato je pomembno, da imate v svojem arzenalu potrebna orodja, ki niso le priročna za uporabo, temveč vam omogočajo tudi poenostavitev dela in ustvarjanje čim bolj preglednih procesov.
Danes obstaja ogromno orodij in rešitev. Toda večina podjetnikov jih ne uporablja, ker bodisi ne vidijo vrednosti v njih, ali ne razumejo, kako jih uporabljati, ali so dragi, ali zapleteni, ali 100500 več. Toda tisti, ki so se tega domislili, našli ali sami ustvarili takšna orodja, imajo že srednjeročno prednost.
Že več kot 10 let ustvarjam IT produkte in rešitve, ki podjetjem pomagajo povečevati dobiček z avtomatizacijo in digitalno transformacijo procesov. Pomagal sem najti na desetine startupov in ustvaril na desetine spletnih orodij, ki jih uporablja na stotisoče ljudi po vsem svetu.
Tukaj je eden od dobrih primerov v moji praksi, ki prikazuje prednosti digitalne transformacije. Za eno majhno ameriško odvetniško pisarno smo z ekipo ustvarili orodje za generiranje pravnih dokumentov, ki je odvetnikom omogočilo hitrejše generiranje dokumentov. In kasneje, ko smo razširili funkcionalnost tega orodja, smo ustvarili spletno storitev in popolnoma preoblikovali podjetje. Zdaj ne služijo strankam samo v svojem mestu, ampak po vsej državi. V treh letih se je kapitalizacija podjetja večkrat povečala.
V tem članku bom z vami delil resnično izkušnjo ustvarjanja preglednega sistema za spremljanje ključnih kazalnikov poslovanja. Poskušal bom vcepiti vrednost uporabe digitalnih rešitev, pokazal bom, da ni težko in ni vedno drago. Torej, gremo!
Kako se je vse začelo
Če želiš imeti nekaj, česar še nikoli nisi imel, boš moral narediti nekaj, česar še nikoli nisi.
Coco Chanel
Moja žena je bila naveličana porodniškega dopusta in odločili smo se, da odpremo majhno podjetje - otroško igralnico. Ker imam svoje podjetje, za igralnico v celoti skrbi žena, jaz pa pomagam pri strateških zadevah in razvoju.
Povsem druga zgodba so podrobnosti o odprtju podjetja, vendar smo v fazi zbiranja podatkov in analize konkurence poleg izpostavljanja specifičnih težav tega posla pozornost namenili tudi težavam notranjih procesov, s katerimi se večina konkurentov ni spopadala. .
Presenetilo me je, da v XNUMX. stoletju skoraj nihče ni hranil CRM v kakršni koli obliki, mnogi so vodili zapise pisno, v zvezkih. Ob tem so se lastniki sami pritoževali, da zaposleni kradejo, se zmotijo pri obračunavanju in morajo porabiti veliko časa za preračunavanje in preverjanje vnosov v knjigovodstvo, izgubljajo se podatki o rezervacijah in depozitih, stranke odhajajo iz neznanih razlogov. njim.
Z analizo zbranih podatkov smo ugotovili, da ne želimo ponavljati njihovih napak in potrebujemo transparenten sistem, ki bo ta tveganja zmanjšal na minimum. Najprej smo začeli iskati že pripravljene rešitve, vendar nismo našli takih, ki bi v celoti zadovoljile naše zahteve. In potem sem se odločil narediti svoj sistem, čeprav ne idealen, a delujoč in poceni (skoraj brezplačen).
Pri izbiri orodja sem upošteval naslednja merila: naj bo poceni, naj bo prilagodljivo in dostopno ter naj bo enostavno za uporabo. Lahko bi napisal polnopraven, zmogljiv in drag sistem za ta posel, vendar smo imeli malo časa in majhen proračun, poleg tega nismo popolnoma razumeli, ali bo naš projekt deloval, in bilo bi nerazumno porabiti veliko sredstev za ta sistem. Zato sem se v času testiranja hipoteze odločil, da začnem z MVP (Minimum Viable Product - minimalno uspešen produkt) in v najkrajšem možnem času z minimalnimi vložki naredim delujočo verzijo ter jo čez čas dodelam ali predelam.
Posledično je moja izbira padla na Googlove storitve (Drive, Preglednice, Koledar). Glavni vir vhodno/izhodnih informacij so Google Sheets, ker ima žena izkušnje z delom s preglednicami, lahko po potrebi sama naredi spremembe. Upošteval sem tudi dejstvo, da bodo orodje uporabljali tudi zaposleni, ki morda niso ravno vešči uporabe računalnika in jih bo veliko lažje naučiti vnašati podatke v tabelo, kot pa delati s kakšnimi specializiranimi program kot 1C.
Podatki, vneseni v tabele, se spreminjajo v realnem času, to pomeni, da lahko kadarkoli vidite stanje poslov podjetja, vgrajena je varnost, lahko omejite dostop določenim osebam.
Razvoj arhitekture in strukture podatkov
Otroška igralnica ponuja več osnovnih storitev.
- Standardni obisk — ko stranka kupi čas, preživet v igralnici svojih otrok.
- Obisk pod nadzorom — ko stranka kupi čas, preživet v igralnici svojih otrok, in doplača za nadzor. To pomeni, da stranka lahko zapusti otroka in gre po svojih opravilih, sobni delavec pa bo pazil in se igral z otrokom med odsotnostjo staršev.
- Odprti rojstni dan — naročnik najame ločeno mizo za hrano in sedenje gostov ter plača standardni obisk igralnice, medtem ko soba obratuje kot običajno.
- Zaprt rojstni dan — stranka najame celoten prostor, v času najema soba ne sprejema drugih strank.
Za lastnika je pomembno vedeti, koliko ljudi je obiskalo sobo, koliko so bili stari, koliko časa so porabili, koliko denarja so zaslužili, koliko je bilo stroškov (pogosto se zgodi, da mora skrbnik nekaj kupiti ali plačati). za nekaj, na primer dostavo ali vodo), Koliko rojstnih dni je bilo?
Kot vsak IT projekt sem začel z razmišljanjem o arhitekturi prihodnjega sistema in izdelavi strukture podatkov. Ker je žena zadolžena za posel, ve vse, kar mora videti, nadzorovati in vladati, zato je nastopila kot stranka. Skupaj smo izvedli možgansko nevihto in sestavili zahteve za sistem, na podlagi katerih sem premislil funkcionalnost sistema in ustvaril naslednjo strukturo datotek in map v Google Drive:
Dokument »Povzetek« vsebuje splošne podatke o podjetju: prihodke, odhodke, analitiko
Dokument Stroški vsebuje podatke o mesečnih stroških podjetja. Zaradi večje preglednosti razdeljeni v kategorije: pisarniški stroški, davki, stroški dela, stroški oglaševanja, ostali stroški.
mesečni stroški
Zbirna tabela izdatkov za leto
Mapa Dohodek vsebuje 12 datotek Google Preglednic, eno za vsak mesec. To so glavni delovni dokumenti, ki jih zaposleni izpolnjujejo vsak dan. Vsebujejo obvezni zavihek nadzorne plošče in zavihke za vsak delovni dan. Zavihek nadzorne plošče prikazuje vse potrebne informacije za tekoči mesec za hitro razumevanje zadev, omogoča pa tudi nastavitev cen in dodajanje storitev.
Zavihek nadzorne plošče
Dnevni zavihek
V procesu razvoja poslovanja so se začele pojavljati dodatne potrebe v obliki popustov, naročnin, dodatnih storitev in dogodkov. Vse to smo sčasoma tudi implementirali, a ta primer prikazuje osnovno različico sistema.
Ustvarjanje funkcionalnosti
Ko sem ugotovil glavne indikatorje, razdelal arhitekturo in izmenjavo podatkov med subjekti, sem začel z implementacijo. Prva stvar, ki sem jo naredil, je bila ustvarjanje dokumenta Google Sheet v moji mapi Dohodek. V njem sem ustvaril dva zavihka: nadzorno ploščo in prvi dan v mesecu, v katerega sem dodal naslednjo tabelo.
Glavni delovni list
To je glavni delovni list, s katerim bo delal skrbnik. Samo izpolniti mora zahtevana polja (označena z rdečo) in sistem bo samodejno izračunal vse potrebne kazalnike.
Za zmanjšanje napak pri vnosu in udobje je bilo polje »Vrsta obiska« implementirano kot spustni seznam ponujenih storitev, ki ga lahko urejamo na strani nadzorne plošče. Da bi to naredili, tem celicam dodamo preverjanje podatkov in navedemo obseg, iz katerega naj se vzamejo podatki.
Za zmanjšanje človeških napak pri izračunih sem dodal samodejni izračun ur, ki jih je stranka preživela v sobi, in zneska dolgovanega denarja.
Za to mora skrbnik preprosto označiti čas prihoda stranke (stolpec E) in čas odhoda (stolpec F) v obliki HH:MM. Za izračun skupnega časa, ki ga stranka preživi v igralnici, uporabljam to formulo:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Za avtomatski izračun zneska denarja za uporabo storitev smo morali uporabiti bolj zapleteno formulo, saj se lahko cena ure razlikuje glede na vrsto storitve. Zato sem moral podatke povezati s tabelo storitev na strani nadzorne plošče s funkcijo QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Poleg glavnih dejanj sem dodal dodatne funkcije za odpravo nezaželenih napak IFERROR ali ISBLANK ter funkcijo ROUNDDOWN - da se ne bi obremenjeval z malenkostmi, sem končni znesek zaokrožil navzdol, proti naročniku.
Poleg glavnega zaslužka (čas najema) je v otroški igralnici dodaten zaslužek v obliki storitev ali prodaje igrač, zaposleni pa naredijo nekaj manjših stroškov, na primer plačilo pitne vode ali nakup sladkarij za pohvale, vse to je treba tudi upoštevati.
Zato sem dodal še dve tabeli, v kateri bomo zapisovali te podatke:
Za lažje delo z znaki sem jih pobarval in celicam dodal pogojno oblikovanje.
Glavne tabele so pripravljene, zdaj morate glavne kazalnike postaviti v ločeno tabelo, da boste lahko jasno videli, koliko ste zaslužili na dan in koliko tega denarja je v blagajni in koliko na kartici.
Za seštevek denarja glede na vrsto plačila sem ponovno uporabil funkcijo QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Ob koncu delovnega dne mora skrbnik samo še enkrat preveriti prihodke in mu ni treba ročno preračunavati. Osebe ne silimo k dodatnemu delu, lastnik pa lahko kadarkoli pogleda in nadzoruje situacijo.
Vse potrebne tabele so pripravljene, zdaj bomo samo podvojili zavihek za vsak dan, ga oštevilčili in dobili naslednje.
Super! Skoraj vse je pripravljeno, ostane le še prikaz vseh glavnih indikatorjev za mesec na zavihku nadzorne plošče.
Če želite dobiti skupni dohodek za mesec, lahko napišete naslednjo formulo
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1kjer je D1 celica z dnevnim prihodkom, '1', '2' in tako naprej pa so ime zavihka. Na povsem enak način dobim podatke o dodatnih prihodkih in odhodkih.
Zaradi jasnosti sem se odločil prikazati skupno dobičkonosnost po kategorijah. Da bi to naredil, sem moral narediti kompleksen izbor in združevanje vseh zavihkov, nato pa filtrirati in odstraniti prazne in nepotrebne vrstice.
Dobičkonosnost po kategorijah
Glavno orodje za obračun prihodkov je pripravljeno, zdaj bomo samo podvojili datoteko za vsak mesec v letu.
Potem ko sem izdelal orodje za računovodstvo in spremljanje prihodkov, sem se lotil izdelave tabele stroškov, v kateri bomo upoštevali vse mesečne stroške: najemnine, plače, davke, nabavo blaga in druge stroške.
V mapi tekočega leta sem ustvaril dokument Google Sheet in mu dodal 13 zavihkov, nadzorno ploščo in dvanajst mesecev.
Zavihek nadzorne plošče
Zaradi jasnosti sem v zavihku nadzorne plošče povzel vse potrebne podatke o finančnih odhodkih za leto.
In v vsakem mesečnem zavihku sem ustvaril tabelo, v kateri bomo spremljali vse denarne izdatke podjetja po kategorijah.
Zavihek Mesec
Izkazalo se je za zelo priročno, zdaj lahko vidite in nadzirate vse stroške podjetja, po potrebi pa si ogledate zgodovino in celo opravite analitiko.
Ker se podatki o prihodkih in odhodkih nahajajo v različnih datotekah in jih ni zelo priročno spremljati, sem se odločil ustvariti eno datoteko, v kateri sem zbral vse pomembne podatke, ki jih lastnik potrebuje za nadzor in upravljanje podjetja. To datoteko sem poimenoval »Povzetek«.
Vrteča miza
V tej datoteki sem ustvaril tabelo, ki prejema mesečne podatke iz tabel, za to sem uporabil standardno funkcijo:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")kjer posredujem ID dokumenta kot prvi argument in uvoženi obseg kot drugi parameter.
Potem sem sestavil letno bilanco: koliko je bilo zasluženega, koliko porabljenega, kakšen je bil dobiček, donosnost. Vizualiziral potrebne podatke.
In za udobje, tako da lahko lastnik podjetja vidi vse podatke na enem mestu in ne teče po datotekah, sem integriral možnost izbire katerega koli meseca v letu in prikaza ključnih kazalnikov v realnem času.
Da bi to naredil, sem ustvaril povezavo med mesecem in ID-jem dokumenta
Nato sem ustvaril spustni seznam z uporabo »Podatki -> Preverjanje podatkov«, določil obseg povezave in konfiguriral uvoz z dinamično povezavo do dokumenta
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Zaključek
Kot lahko vidite, izboljšanje procesov v vašem podjetju ni tako težko, kot se morda zdi, in za to vam ni treba imeti nobenih super veščin. Seveda ima ta sistem veliko pomanjkljivosti in z rastjo podjetja ga bo nemogoče uporabljati, a za manjše podjetje ali na začetku pri testiranju hipoteze je to odlična rešitev.
Igralnica že tretje leto dela na tej rešitvi in šele letos, ko že jasno razumemo vse procese, poznamo naročnika in trg. Odločili smo se ustvariti popolno spletno orodje za upravljanje poslovanja.
PS
Uporaba Google Preglednic za spremljanje vašega podjetja ni najbolj priročna, zlasti iz telefona. Tako sem tudi naredil , ki v priročni obliki v realnem času prikazuje vse ključne kazalnike poslovanja
Vir: www.habr.com