V 20. stoletju je življenje in delo ljudi potekalo po načrtih. V službi (če poenostavimo, lahko si predstavljate tovarno) so ljudje imeli jasen načrt za teden, za mesec, za leto naprej. Za poenostavitev: izrezati morate 20 delov. Nihče ne bo prišel in rekel, da je zdaj treba izrezati 37 delov, poleg tega pa napisati članek o tem, zakaj je oblika teh delov ravno taka - in po možnosti včeraj.
V vsakdanjem življenju ljudi je bilo približno enako: višja sila je bila prava višja sila. Ni mobilnih telefonov, prijatelj vas ne more poklicati in vas prositi, da "nujno pridete pomagat rešiti težavo", živite na enem mestu skoraj vse življenje ("selitev je kot ogenj") in na splošno ste mislili o tem, kako pomagati staršem »priti decembra za en teden«.
V teh razmerah se je oblikoval kulturni kodeks, kjer se počutiš zadovoljen, če opraviš vse naloge. In bilo je resnično. Neizpolnitev vseh nalog je odstopanje od norme.
Zdaj je vse drugače. Inteligenca je postala orodje dela, v delovnih procesih pa jo je potrebno uporabljati v različnih preoblekah. Sodobni menedžer (zlasti najvišji menedžer) gre čez dan skozi desetine nalog različnih vrst. In kar je najpomembneje, oseba ne more nadzorovati števila "dohodnih sporočil". Nova opravila lahko prekličejo stara, spremenijo njihovo prioriteto in spremenijo samo nastavitev starih opravil. V teh razmerah je skoraj nemogoče oblikovati načrt vnaprej in ga nato izvajati korak za korakom. Ne morete odgovoriti na dohodno nalogo "imamo nujno zahtevo davčnega urada, odgovoriti moramo danes, sicer bo kazen" in reči "Načrtujem jo za naslednji teden."
Kako živeti s tem – da imaš čas za življenje izven službe? In ali je mogoče nekatere delujoče algoritme upravljanja uporabiti v vsakdanjem življenju? Pred 3 meseci sem korenito spremenil celoten sistem postavljanja nalog in spremljanja le-teh. Želim vam povedati, kako sem prišel do tega in kaj se je zgodilo na koncu. Predstava bo v 2 delih: v prvem - malo o tako rekoč ideologiji. In drugo je v celoti povezano s prakso.
Zdi se mi, da pri nas ni težava v tem, da bi bilo veliko več nalog. Težava je v tem, da je naš družbeno-kulturni kodeks še vedno nastavljen tako, da opravi »vse naloge, načrtovane za danes«. Skrbi nas, ko se načrti podrejo, skrbi nas, ko ne uresničimo vsega, kar smo načrtovali. Hkrati pa šole in univerze še vedno delujejo v okviru prejšnjega kodeksa: obstaja določen sklop lekcij, jasno načrtovane domače naloge, otrok pa si v glavi oblikuje model, ki predvideva, da bo življenje potekalo naprej. Všečkaj to. Če si predstavljate trdo različico, potem se v življenju pravzaprav pri uri angleščine začnejo pogovarjati o geografiji, druga lekcija traja uro in pol namesto štirideset minut, tretja ura odpade, četrta ura pa v sredi pouka te pokliče mama in te nujno prosi, da kupiš in prineseš hrano domov.
Ta socio-kulturni kodeks daje človeku upanje, da je mogoče spremeniti prihajajoči tok - in na ta način izboljšati svoje življenje, zgoraj opisano življenje pa je nenormalno, ker v njem ni jasnega načrta.
To je glavni problem. Zavedati se moramo in sprejeti, da ne moremo nadzorovati števila dohodnih sporočil, lahko le nadzorujemo, kakšen odnos imamo do tega in kako dejansko obdelujemo dohodna sporočila.
Da prihaja vedno več prošenj za spremembe načrtov, je odveč skrbeti: ne delamo več na strojih (z redkimi izjemami), pisma ne pridejo po en mesec (ja, sem optimist), in stacionarni telefon je postal anahronizem. Zato morate spremeniti proces obdelave sporočil in sprejeti sedanje življenje takšno, kot je, ter spoznati, da prejšnji socio-kulturni kodeks ne deluje.
Kaj lahko naredimo, da bo lažje? Zelo težko je »narediti dobro spletno stran«, a z jasno tehnično specifikacijo (ali vsaj samo z jasnejšim opisom naloge) postane doseganje pravega rezultata (in na splošno doseganje vsaj nekega rezultata) veliko lažje.
Najboljši primer je moj, zato bom poskušal razčleniti svoje želje. Jasno razumem, kaj je narobe z obdelavo življenjskih in delovnih načrtov: zdaj je "slabo", vendar želim, da postane "dobro".
Kaj je »slabo« in »dobro« pri »visoki« stopnji razgradnje?
Slabo: čutim tesnobo, ker nisem prepričan, da bom lahko naredil vse, kar sem obljubil drugim ali sebi, vznemirjen sem, ker preprosto ne morem priti do stvari, ki sem jih dolgo načrtoval. , ker jih je treba preložiti ali zaradi perečih nalog ali pa se jim je pretežko približati; Ne morem delati vsega, kar je zanimivo, ker mi večino časa vzameta služba in vsakdanje življenje, slabo, ker se ne morem posvetiti družini in sprostitvi. Ločena točka: nisem v načinu stalnega preklapljanja konteksta, ki je v veliki meri odgovoren za vse zgoraj našteto.
Dobro: Ne čutim tesnobe, ker vem, kaj bom počel v bližnji prihodnosti, odsotnost te tesnobe mi omogoča boljše preživljanje prostega časa, ne čutim rednega občutka utrujenosti (beseda “ konstanta« ni primerna zame, je samo običajna), ni mi treba trzati in preklopiti na nobeno dohodno komunikacijo.
Na splošno je veliko tega, kar sem opisal zgoraj, mogoče opisati s preprosto frazo: "zmanjšanje negotovosti in neznanega."
Tako postane tehnična specifikacija nekaj takega:
- Spreminjanje obdelave dohodnih nalog tako, da se preklopi kontekst.
- Delo s sistemom zastavljanja nalog, da se vsaj aktualne zadeve in ideje ne pozabijo in bodo nekoč obdelane.
- Urejanje predvidljivosti jutrišnjega dne.
Preden karkoli spremenim, moram razumeti, kaj lahko spremenim in česa ne.
Težka in ogromna naloga je razumeti in priznati, da samega prihajajočega toka ne morem spremeniti in je ta tok del mojega življenja, v katerem sem se znašel po lastni volji; Prednosti takega življenja odtehtajo slabosti.
Morda bi na prvi stopnji reševanja problema pomislili: ali si sploh želite mesto v življenju, v katerem ste se znašli, ali želite kaj drugega? In če se vam zdi, da želite nekaj drugega, potem se morda splača delati prav na tem vzporedno s psihologom/psihoanalitikom/psihoterapevtom/gurujem/poimenujte jih s kakršnim koli imenom – to vprašanje je tako globoko in resno, da ne bom pojdi sem.
Torej sem, kjer sem, všeč mi je, imam podjetje 100 ljudi (vedno sem želel poslovati), opravljam zanimivo delo (to je interakcija z ljudmi, tudi za doseganje delovnih ciljev - in vedno sem bil me zanimajo »socialni inženiring« in tehnologija), posel temelji na »reševanju problemov« (in vedno mi je bilo všeč biti »popravljalec«), doma se počutim dobro. Tukaj mi je všeč, razen "stranskih učinkov", navedenih v "slabem" delu.
Glede na to, da mi je všeč to življenje, ne morem spremeniti (z izjemo delegiranja nalog, o katerem je govora spodaj) dohodnega toka, lahko pa spremenim njegovo obdelavo.
kako Sem zagovornik koncepta, da je treba iti od manj k več - najprej rešiti najbolj pereče probleme, ki jih je mogoče rešiti s preprostimi spremembami, in se usmeriti k večjim spremembam.
Vse spremembe, ki sem jih naredil, se lahko strnejo na tri področja; Navedel jih bom od preprostih (zame) sprememb do zapletenih:
1. Obdelava in shranjevanje nalog.
Nikoli nisem znal pravilno (in še vedno ne znam) voditi papirnatih dnevnikov, pisanje in oblikovanje naloge je zame zelo težko opravilo, redno sedenje v nekakšnem sledilniku opravil pa tako zelo težko.
To sem sprejel in moj glavni koncept je bil, da so stvari, ki so v moji glavi, najpomembnejše.
Moje naloge so bile obdelane v tem načinu:
- naloga, ki se je spomnim, je, da jo dokončam takoj, ko jo dobim v roke;
- dohodna naloga - če je opravljena hitro, jo dokončajte takoj, ko jo prejmete, če traja dolgo - obljubite, da jo bom opravil;
- naloge, na katere ste pozabili – opravite jih šele, ko vas opomnijo nanje.
Nekaj časa sem s tem bolj ali manj normalno živel, dokler se »naloge, na katere sem pozabil« niso spremenile v problem.
To je postal problem v dveh oblikah:
- Skoraj vsak dan so prispele pozabljene naloge, ki jih je bilo treba opraviti danes (hardcore, ki je končal - besedilno sporočilo sodnih izvršiteljev o odpisu denarja z računov za kazen prometne policije pred letom v ZDA in nujno potrebo po ugotovitvi ali bi sploh smel odleteti).
- Ogromno ljudi meni, da je nekorektno ponovno spraševati o neki prošnji in jo obdržati zase. Ljudje so užaljeni, da si nekaj pozabil, če je to osebna prošnja, če je to službena prošnja, pa se na koncu spremeni v ogenj, ki ga je treba opraviti danes (glej točko ena).
Glede tega je bilo treba nekaj narediti.
Čeprav sva bila zame nenavadna, sem si začela vse zapisovati. Pravzaprav vse. Imel sem srečo, da sem se tega domislil sam, ampak na splošno je celotna ideja zelo podobna konceptu .
Prva faza je bila preprosto raztovarjanje vseh stvari iz moje glave v zame najpreprostejši sistem. Izkazalo se je, da : vmesnik je zelo hiter, postopek ustvarjanja naloge je časovno minimalen, na telefonu je preprosta aplikacija (potem sem prešel na Todoist, a več o tem v drugem, tehničnem delu).
Hvala bogu, že 10 let se tako ali drugače ukvarjam z IT menedžmentom in razumem, da je “ustvarjanje aplikacije” obsojeno na propad, tako kot “iti k zdravniku”. Zato sem naloge začel razčlenjevati na dekomponirane naloge v obliki akcij.
Jasno razumem, da sem človek, ki je zelo odvisen od pozitivnih povratnih informacij, ki si jih lahko dam v obliki povratne informacije »poglej, koliko si naredil danes« (če jo vidim). Zato se naloga »iti k zdravniku« spremeni v naloge »izbrati, h kateremu zdravniku iti«, »izbrati čas, kdaj iti k zdravniku«, »poklicati in se naročiti«. Hkrati se ne želim obremenjevati: vsako od nalog lahko opravite en dan v tednu in bodite veseli, da ste že opravili kakšno stopnjo v nalogi.
Ključna točka: razstavljanje nalog in snemanje nalog v obliki kratkih akcij.
Dokler je naloga v tvoji glavi, dokler misliš, da jo mora nekoč dokončati, ne boš miren.
Če še ni bilo zapisano in ste ga pozabili, boste trpeli, ko se ga boste spomnili in se spomnili, da ste pozabili.
To velja za vse zadeve, tudi gospodinjske: odhajati v službo in se med potjo spominjati, da ste pozabili vreči smeti, sploh ni kul.
Te izkušnje preprosto niso potrebne. Tako sem začel zapisovati vse, kar sem naredil.
Cilj je, da potem, ko ste se naučili nalagati vse (popolnoma vse) stvari na kateri koli sledilnik, je naslednji korak, da začnete prenehati razmišljati o zapisanih stvareh v vaši glavi.
Ko ugotoviš, da je vse, kar si mislil narediti, zapisano in boš prej ali slej do tega prišel, zame osebno trema mine.
Nehaš trzati, ker se sredi dneva spomniš, da si želel zamenjati žarnice na hodniku, se pogovoriti z zaposlenim ali napisati dokument (in ga nujno hitiš napisati).
Z zmanjševanjem števila pozabljenih (v tem kontekstu nenapisanih) nalog minimiziram tesnobo, ki se pojavi, ko se spomnim tistih najbolj pozabljenih nalog.
Vsega ne morete zapisati ali si zapomniti, a če je bilo prej 100 takšnih nalog, potem jih do nekega trenutka ostane 10 in skrb vzbujajočih »incidentov« je preprosto manj.
Ključna točka: zapisujmo vse, vse, tudi če smo prepričani, da si bomo zapomnili.
Vsega se ne moreš spomniti: ne glede na to, kako neumno se sliši, vse zapišem, vse do »sprehajanja psa«.
Kaj sem se tako odločila? Zmanjšala se je tesnoba zaradi tega, ker me je bilo ves čas strah, da bi kaj pozabila (v glavi sem prebirala načrte, naloge, obljube ipd.) in nasploh nepotrebno preklapljanje v glavi o »razmišljam o čem še. lahko obljubil« izginil.
2. Zmanjšana reaktivnost.
Ne moremo zmanjšati pretoka vnosa, lahko pa spremenimo način odzivanja nanj.
Vedno sem bil reaktiven človek in to me je navdušilo, takoj sem se odzval na prošnjo človeka, naj nekaj naredim po telefonu, poskušal sem takoj opraviti nalogo, ki mi je bila dodeljena v življenju ali vsakdanjem življenju, na splošno sem bil hiter kot mogoče, ob tem sem čutil vznemirjenje. To ni problem, postane pa problem, ko se taka reakcija spremeni v nagon. Nehate razlikovati, kje ste trenutno res potrebni in kje lahko ljudje zlahka počakajo.
Težava je v tem, da to povzroča tudi negativne občutke: prvič, če nisem imel časa nekaj narediti ali pozabil, da sem obljubil, da bom reagiral, sem se spet zelo razburil, vendar to posamično ni bilo kritično. To je postalo kritično v trenutku, ko je število nalog, na katere sem želel takoj instinktivno reagirati, postalo večje od fizične sposobnosti za to.
Začel sem se učiti, da se na stvari ne odzivam takoj. Sprva je bila zgolj čisto tehnična odločitev: na vsako dohodno prošnjo “prosim, naredi to”, “prosim za pomoč”, “se dobimo”, “pokličimo”, namesto da bi reagiral in celo namesto analize, kdaj bom to naredil, postal prvi Naloga je preprosto obdelati to dohodno zahtevo in razporediti, ko jo dokončam. To pomeni, da prva naloga v sledilniku ni naloga narediti, kar je bilo zahtevano, ampak naloga »jutri preberite, kaj je Vanya napisal v telegramu, in razumejte, ali lahko to storim in kdaj bom to naredil, če lahko. ” Najtežje se je boriti s svojimi instinkti: ogromno ljudi privzeto zahteva hiter odgovor in če ste navajeni živeti v ritmu takšnega odziva, se počutite neprijetno, če ne odgovorite na zahtevo osebe. takoj.
Toda zgodil se je čudež: izkazalo se je, da lahko 9 od 10 ljudi, ki vas prosijo, da nekaj naredite "včeraj", zlahka počaka do "jutri", ko se lotite njihove naloge, če ste jim le povedali, da jo boste opravili jutri. To, skupaj z zapisovanjem stvari, ki jih morate narediti, in držanjem obljub, da jih boste dosegli, naredi življenje toliko lažje, da se začnete počutiti, kot da zdaj živite v strukturiranem načrtu (in morda res). Seveda potrebuješ veliko treninga, ampak dejansko se lahko v razmerah, ko si takšno pravilo sprejel zase, tega hitro naučiš. In to močno rešuje težave preklapljanja konteksta in neizpolnjevanja zastavljenih načrtov. Vse nove naloge poskušam določiti za jutri, vse zahteve, na katere sem prej reagiral reaktivno, si zastavim tudi za jutri in že zjutraj “jutri” ugotovim, kaj se da narediti glede tega in kdaj. Načrti za »danes« postanejo manj tekoči.
3. Določanje prednosti in beleženje nepričakovanih nalog.
Kot sem rekel na začetku, sem si priznal, da je tok nalog vsak dan večji, kot zmorem. Nabor reaktivnih nalog še vedno ostaja. Zato se vsako jutro ukvarjam z nalogami, dodeljenimi za danes: katere je res treba opraviti danes, katere lahko preložim na jutri zjutraj, da se odločim, kdaj jih je treba opraviti, katere je treba delegirati in katere se lahko popolnoma izloči. A zadeva se tu ne ustavi.
Ogromna frustracija se pojavi, ko zvečer ugotovite, da niste dokončali kritičnih nalog, načrtovanih za danes. Najpogosteje pa se to zgodi zato, ker so se danes pojavile nenačrtovane zadeve, na katere se je bilo treba kljub vsem prizadevanjem, da bi reakcijo odložili, odzvati danes. Vse stvari, ki sem jih danes naredil, sem začel zapisovati takoj po tem, ko sem jih naredil. In zvečer sem pogledal seznam opravljenih nalog. Prišel je odvetnik na pogovor in zapisal, stranka je poklicala in zapisala. Prišlo je do nesreče, na katero se je treba odzvati – zapisal sem. Poklicali so iz avtoservisa in rekli, da je treba avto danes pripeljati, da bo do nedelje popravljen - zapisal je. To mi omogoča, da razumem, zakaj nisem prišel do nalog, dodeljenih za danes, in ne skrbim zaradi tega (če so bile nenadne naloge vredne), in zabeležim, kje bi lahko obdelal dohodne naloge manj odzivno (storitvi povem, da sem ne morem in jaz. Avto bom pripeljal šele jutri in ugotovil, da bo konec koncev končan do nedelje, tudi če bo dostavljen jutri). Poskušam zapisati absolutno vse opravljene naloge, vse do "podpisanih dveh papirjev iz računovodstva" in minutnega pogovora s kolegom.
4. Delegiranje.
Zame najtežja tema. In tukaj sem še bolj vesel prejemanja kot dajanja nasvetov. Pravkar se učim, kako to narediti pravilno.
Problem delegiranja je organizacija procesov delegiranja. Kjer so ti procesi zgrajeni, enostavno prenašamo naloge. Kjer procesi niso razhroščeni, se zdi delegiranje bodisi predolgo (v primerjavi s tistim, ko nalogo opravite sami) bodisi preprosto nemogoče (nihče razen mene zagotovo ne more dokončati te naloge).
To pomanjkanje procesov ustvarja blokado v moji glavi: misel, da bi lahko delegiral nalogo, mi sploh ne pride na misel. Samo nekaj tednov nazaj, ko sem se odločil preklopiti s Trella na Todoist, sem se zalotil, da sem tri ure prenašal naloge iz enega sistema v drugega, ne da bi sploh pomislil, da bi to lahko naredil nekdo drug.
Zame je zdaj glavni eksperiment, da premagam lastno blokado, da ljudi prosim, naj nekaj storijo v primerih, ko sem prepričan, da se ne bodo strinjali ali ne vedo, kako to narediti. Porabite čas za razlago. Sprejmite, da bo trajalo dlje, da se stvari opravijo. Če delite svoje izkušnje, bom zelo vesel.
Pasti
Vse zgoraj omenjene spremembe opisujejo precej tehnična priporočila za delo s programsko opremo, o katerih bom pisal v naslednjem delu, za zaključek tega pa še o dveh pasteh, v katere sem se ujel tekom tega celotnega življenja. reorganizacija rudnika.
Koncept utrujenosti.
Ker ne delamo fizično, ampak psihično, se pojavi velika in nepričakovana težava - razumeti in ujeti trenutek, ko se začnete utrujati. To vam daje priložnost, da si pravočasno oddahnete.
Pogojni delavec pri stroju načeloma ni imel takšnega problema. Prvič, občutek fizične utrujenosti nam je razumljiv že od otroštva, poleg tega pa je precej težko nadaljevati nekaj fizično, če telo tega ni sposobno. Ne moremo, ko smo naredili 10 pristopov v telovadnici, narediti še 5, "ker je to tisto, kar moramo storiti." Ta motivacija ne bo delovala zaradi zelo očitnih bioloških razlogov.
Z mišljenjem je situacija nekoliko drugačna: nikoli ne nehamo misliti. Tega področja nisem obravnaval, a na splošno so hipoteze naslednje:
- Oseba, ki je v nenehni blaznosti, ne opazi takoj duševne utrujenosti. To se ne zgodi v obliki "ne morem več razmišljati, se bom ulegel" - najprej vpliva na čustveni spekter, na sposobnost razmišljanja, nato na percepcijo, ampak nekje tu se čuti, kaj prihaja.
- Da bi se izklopili iz toka, ni dovolj, da preprosto prenehate z delom. Opazila sem, da če na primer preneham delati, ležim in strmim v telefon, berem, gledam in moji možgani še vedno delujejo, utrujenost ne mine. Resnično pomaga, če se uležete in se prisilite, da ne počnete ničesar (vključno s cukanjem po telefonu). Prvih 10 minut je zelo težko izstopiti iz toka dejavnosti, naslednjih 10 minut pride na misel milijon idej, kako narediti vse prav, potem pa je na vrsti čistoča.
Pomembno in potrebno je dati možganom počitek in ker je ta trenutek zelo težko ujeti, morate to početi le redno.
Čas za počitek/življenje/družino.
Kot sem že napisal, sem oseba, ki je odvisna od pozitivnih povratnih informacij, vendar jih lahko ustvarim zase: to je hkrati bonus in težava.
Od trenutka, ko sem začel spremljati vse svoje naloge, se pohvalim, da sem jih dokončal. Na neki točki sem šel iz stanja "uredil svoje delovno življenje" v stanje "zdaj sem superjunak in lahko počnem čim več stvari," in dosegel 60 nalog na dan.
Usklajevala sem službena in domača opravila in skrbela za to, da sem opravila uvrstila na dnevni seznam, vendar je bila težava ravno v tem, da so bila opravila. In zagotovo potrebujete čas za počitek in družino.
Delavca že ob 6. uri vržejo iz delavnice, a tudi podjetniku gre od dela. Izkazalo se je, da gre za približno enak problem kot pri nezmožnosti ujeti trenutek »duševne utrujenosti«: v višku opravljenih nalog pozabiš, da moraš pravzaprav živeti.
Zelo težko je pasti iz toka, ko se vse izide in ti gre od tega, se moraš tudi prisiliti.
Utrujenost ne izhaja iz želje po »ležanju«, temveč iz motnje čustev (»vse je bilo nadležno že od jutra«), težav pri zaznavanju informacij in poslabšanja sposobnosti preklapljanja kontekstov.
Ključnega pomena je, da si vzamete čas za počitek, tudi če je slab. Pomembno je, da vas to kasneje ne prizadene. Ni kul biti dva meseca zadovoljen s svojo produktivnostjo, potem pa biti v stanju, ko je vse dolgočasno in ne vidiš ljudi.
Konec koncev ne živimo samo za produktivnost, na svetu je ogromno zanimivih in neverjetnih stvari 😉
V splošnem so to približno razmisleki o tem, kako se sploh splača (re)organizirati delovne in nedelovne procese. V drugem delu vam bom povedal, katera orodja sem za to uporabil in kakšne rezultate sem dosegel.
PS Ta tema se je zame izkazala za tako pomembno, da sem celo ustanovil ločen telegram kanal, kjer delim svoje misli o tej zadevi, pridružite se nam -
Vir: www.habr.com