Naloge sem poskušal sistematično upravljati verjetno 20-25-krat. In vsak poskus ni uspel, kot zdaj razumem, iz dveh razlogov.
Prvič, če želite posvetiti čas izpolnjevanju nalog, morate razumeti, zakaj se to počne.
Začneš obvladovati naloge, porabiš čas zanje, narediš manj nalog, vse se začne kopičiti – za kaj?
Vsako delo je težko opravljati, če ne razumeš, zakaj. »Urediti svoje življenje« ni najbolj ustrezen cilj, saj je »urejeno življenje« precej nejasen pojav. Toda »zmanjšati stopnjo anksioznosti z zmanjšanjem stopnje negotovosti« je veliko bolj specifičen in boljši cilj, za katerega zlahka porabimo eno uro na dan.
Drugič, vse metodologije, ki sem jih prebral, takoj opišejo končno stanje procesa. »Vzeti morate ToDoIst, ga razdeliti na projekte, integrirati s koledarjem, pregledati naloge za teden, jih razvrstiti po prioritetah ...« To je težko začeti delati takoj. Kot pri razvoju programske opreme menim, da morate uporabiti — iterativno.
Zato bom šel skozi svoje "iteracije" in morda vam bo v enaki obliki koristil. Konec koncev, kaj je dober razlog, da izkoristite majske počitnice za vrnitev v službo z uporabo (relativno) nove paradigme?
Lahko preberete, kako sem prišel do tega .
Trello, nekaj seznamov
Ustvarimo le 4 sezname, uporabljamo namizne in mobilne aplikacije.
Seznami:
- To-dos - tukaj zapišite vse naloge, ki vam pridejo na misel. In jih zapišite takoj, ko vam pridejo na misel. "Odvreči smeti" je naloga. "Pomiti posodo" je naloga. "Načrtuj načrtovalni sestanek" je naloga. No, in tako naprej. Celo najbolj očitne ali pomembne stvari lahko pozabite, če se zgodi kaj nepričakovanega ali če ste imeli le naporen dan.
- Opravki za danes - vsak večer premaknem stvari s table »Opravki« na tablo »Opravki za danes«. Če del vašega dela zvečer ostane tam, je to normalno; več o tem spodaj. Sčasoma začnete razumeti, koliko nalog je lahko na seznamu, tako da jih je večino mogoče opraviti na načrtovani dan.
- Narejeno danes. Ta tabla je glavni način za zmanjšanje tesnobe »danes nisem naredil ničesar« in dober način za nadaljnji razmislek o samoorganizaciji. Tukaj pišem vse naloge, ki sem jih opravil danes, tudi tiste, ki niso na načrtovanem seznamu. "V zvezi z dokumenti sem poklical Vasjo," je zapisal. »Prosili so me, naj podpišem papirje,« sem zapisal. "Z Antonom sva se pogovarjala o dogovoru," je zapisal. Tako boste do konca dneva razumeli, za kaj ste pravzaprav porabili svoj čas in kaj bi lahko izpustili iz teh nalog samo zaradi dokončanja načrta.
- Končano—seznam vseh opravljenih opravil. Na začetku ali koncu dneva jih premaknem iz »Končano danes« v »Končano«. V bistvu gre za koš za smeti, v katerem preprosto najdete opravljene naloge, zato ga je treba redno čistiti.
Trello, "mini koledar"
Na neki točki postane jasno, da so nekatere naloge natančno časovno omejene in nanje nočete pozabiti med tednom, da ne bi za ta čas načrtovali česa drugega. Vedno sem imel težave s koledarjem, zato sem dodal več tabel z imeni “Opravki za ponedeljek”, “Opravki za torek” itd., v katere sem začel naštevati časovno vezane do- dos.
Zato, ko me ljudje vprašajo: "Ali se lahko pogovoriva v četrtek ob 16. uri?" - Grem samo na ustrezno tablo in pogledam, kaj smo tam zapisali za ta čas. In ne smemo pozabiti pravočasno prenašati nalog med seznami med tednom: na primer, "opravila za četrtek", ko pride četrtek - na "opravila za danes".
Zakaj ne koledar? Zame je strašno težko uporabljati dva pripomočka hkrati. Če za to uporabljam koledar, bom moral vanj vstopiti, ga izpolniti, redno pregledovati, ali sem kaj pozabil ...
Na tej točki sem dosegel meje Trella. Glavna težava je bila v tem, da je bilo zabeleženih več kot 50 opravil na dan, obstajal pa je precej velik nabor opravil, vezanih tako na splošni seznam kot na sezname, vezane na dneve. Kako naj razumem, da sem nalogo, ki jo moram opraviti, že zapisal? Začeli so se pojavljati dvojniki. Kako hkrati dati prednost vsem nalogam za enega od projektov? Kako drugim omogočiti vpogled v vaše koledarske načrte?
Potreboval sem sistem, ki ob ohranjanju relativne enostavnosti:
- Lahko bi združil naloge po projektih.
- Imejte koledarsko povezavo (naredite to jutri) in to samodejno prenesite med opravila za danes, ko pride dan.
- Združil bi se z Google koledarjem.
Tu sem se vrnil k ToDoistu in v tej fazi se je izkazal za najprimernejšo rešitev.
Trenutna nit v ToDoistu
Prejeto
Morebitna dohodna opravila pišem v Inbox, ki jih skušam takoj razvrstiti. Razčlenjevanje pomeni:
- Določitev datuma, ko bo naloga opravljena (za kratke naloge najpogosteje nastavim Danes, zvečer pa razumem, kdaj je to dejansko mogoče storiti).
- Določitev projekta, ki mu je mogoče pripisati nalogo (za statistiko in možnost, da nekako spremenite prioriteto vseh nalog v projektu).
Naloge, ki vam pridejo na misel in ki jih ni treba opraviti v bližnji prihodnosti, gredo v projekte Nekategorizirano osebno (»odnesi držala za skodelice v avto«) in Nekategorizirano delo (»razmislite, kdaj lahko organiziramo strateški PR seanso«). ToDoist vam omogoča dodeljevanje ponavljajočih se nalog, tako da imam vsak konec tedna nalogo, imenovano »Nekategorizirano osebno«, vsak ponedeljek pa »Nekategorizirano delo«.
Integracija koledarja
ToDoist se odlično integrira z Google Koledarjem v obe smeri. Svoj koledar delim s sodelavci, da lahko vidijo, kdaj me zagotovo ne morejo doseči.
Hkrati se naloge iz koledarja prenesejo v nasprotno smer: lahko rečem "Serjoga, poglej moj čas za petek in tam zapiši sestanek", ki se bo pojavil tako v koledarju kot v ToDoistu. Tako sem pravzaprav prvič začel uporabljati koledar, ne da bi moral v njem ustvarjati dogodke.
Obdelava neoperativnih dohodnih nalog
Na silo ne hitim takoj opraviti nalog, razen tistih nalog, kjer je ogenj očiten. »Nujno moramo stopiti v stik z vodstvom podjetja ABC, ker strežnik ne deluje in se njegovi zaposleni ne odzivajo« je očitno nujna naloga, ki je ni mogoče odložiti, toda »Zhenya, te lahko zdaj pokličem, da se pogovoriva o nov projekt« spremeni v »Razpored, kdaj se lahko z X pogovoriš o Y«, kar se bo že spremenilo v nalogo »Reci X, da se lahko takrat pogovoriva« in nalogo »Pogovarjaj se z X o Y«, ki sta že časovno vezana. Skoraj vsako dohodno opravilo se najprej spremeni v »Urnik ...«.
Prednostna naloga
Vseh nalog, vključenih v dan, ni mogoče dokončati. Ko sem se opazoval, sem ugotovil naslednje (vsaka številka bo drugačna, a glavna stvar je priti do zaključkov).
- Za vsak dan si zapišem približno 50-70 nalog.
- Udobno lahko opravim do 30 nalog (brez občutka popolne utrujenosti ob koncu dneva).
- Po opravljenih do 50 nalogah bom utrujen, vendar ne kritično.
- Lahko opravim 70 nalog, potem pa bom težko izstopil iz »toka deloholizma«, težko bom zaspal in na splošno bom malo družaben.
Na podlagi tega se danes odločim, kaj bom naredil. ToDoist ima prioriteto vsake naloge, tako da zjutraj izberem kritične naloge za dokončanje, ostale pa opravim glede na svoje zmožnosti in želje. Vsak dan prenesem približno 40-20 nalog na naslednjega: kar je zanimivo, je, da nalog za naslednji dan spet postane 60-70.
Vzdrževanje statistike
Resnično želim na splošno razumeti, koliko časa je bilo danes porabljenega za zadeve, povezane z delom, in za katere. Za to uporabljam aplikacijo , ki je tako na telefonu kot prenosniku, in Google Maps Location History (ja, nisem paranoičen).
Živimo izven mesta, zato lahko čas, preživet na poti, pametno izkoristimo. Zdaj, ko nisem utrujena, poslušam zvočne knjige na poti, da nekako izkoristim teh 40 minut.
Podatkov še ne združujem in ustvarjam nekakšno jezero osebnih podatkov; Ko bo čas, se bom tega lotil.
Zaključka ne bo
- Življenje sodobnega človeka je velik tok prihajajočih nalog. Ne bo ga mogoče zmanjšati; naučiti se moramo upravljati s tem tokom.
- Večina tesnobe izvira iz neznane prihodnosti. Če razumemo, kaj nas čaka v prihodnjih dneh, bo tesnobe bistveno manj.
- Iz tega razloga lahko porabite čas za organizacijo svojega dneva. Vem, kaj bo danes, kaj bo jutri, in ne pozabim na tiste naloge, na katere sem včasih pozabil.
- Izvajanje sledenja nalogam ni samo sebi namen, ampak, če želite, način samoizobraževanja. Stvari, za katere ste bili prej preleni, ali stvari, ki se jih nikoli niste lotili, postanejo veliko lažje narediti. Mnogi ljudje (vključno z mano) se na splošno počutijo bolje, ko so naloge postavljene iz zunanjega sveta. Sledenje opravilom je način, kako si zadati naloge in se naučiti živeti po svojih željah.
- Delo ni samo sebi namen. Cilj je organizirati svoj delovni urnik tako, da imate predvidljiv prosti čas, ko lahko poskrbite zase, svojo družino in svoje interese.
Vir: www.habr.com