Kam pĂ«rpiqja sistematikisht tĂ« menaxhoja detyrat, ndoshta rreth 20-25 herĂ«. Ădo pĂ«rpjekje dĂ«shtonte, siç kuptoj tani, pĂ«r dy arsye.
SĂ« pari, pĂ«r tĂ« rezervuar kohĂ« pĂ«r menaxhimin e detyrave, duhet tĂ« kuptosh â pĂ«rse po e bĂ«n kĂ«tĂ«.
Fillon tĂ« menaxhosh detyrat, shpenzon kohĂ« pĂ«r to, bĂ«n mĂ« pak detyra, dhe gjithçka fillon tĂ« grumbullohet â pĂ«r çfarĂ« e gjithĂ« kjo?
Ădo punĂ« Ă«shtĂ« e vĂ«shtirĂ« tĂ« menaxhohet kur nuk kupton arsyen pas saj. "TĂ« rregullosh jetĂ«n" â nuk Ă«shtĂ« objektiv shumĂ« i qartĂ«, pasi "jeta e rregullt" Ă«shtĂ« njĂ« fenomen mjaft i paqartĂ«. NdĂ«rsa "tĂ« ulĂ«sh nivelin e shqetĂ«simit duke ulur nivelin e panjohurive" â Ă«shtĂ« njĂ« qĂ«llim shumĂ« mĂ« specifik dhe mĂ« i mirĂ«, pĂ«r tĂ« cilin shumĂ« lehtĂ« mund tĂ« harxhosh njĂ« orĂ« nĂ« ditĂ«.
SĂ« dyti, tĂ« gjithĂ« metodologjitĂ« qĂ« kam lexuar pĂ«rshkruajnĂ« menjĂ«herĂ« gjendjen pĂ«rfundimtare tĂ« procesit. "Ju nevojitet tĂ« merrni ToDoIst, ta ndani sipas projekteve, ta integroni me kalendarin, tĂ« bĂ«ni rishikimin e detyrave pĂ«r javĂ«n, t'i prioritetizoni ato..." ĂshtĂ« e vĂ«shtirĂ« tĂ« fillosh tĂ« bĂ«sh gjithçka menjĂ«herĂ«. Ashtu si nĂ« zhvillimin e softuerit, mendoj se duhet tĂ« pĂ«rdorim â nĂ« mĂ«nyrĂ« iteruese.
Prandaj do ta kaloj nëpër "iteracionet" e mia, dhe ndoshta, në një format të tillë, do t'ju përdorë edhe juve. Pas gjithçkaje, çfarë mund të jetë më e mirë se të shfrytëzohet pushimi i majit për t'u kthyer në punë duke përdorur një paradigë të re (relativisht)?
Si arrita këtu, mund të lexoni .
Trello, një grup listes
Krijojmë vetëm 4 lista, përdorim aplikacionin desktop dhe atë mobil.
Listat:
- BashkĂ« â tĂ« gjitha detyrat qĂ« mĂ« vijnĂ« nĂ« mendje, t'i shkruaj kĂ«tu. Dhe t'i shkruaj menjĂ«herĂ«, sapo tĂ« mĂ« vijnĂ« nĂ« mendje. "TĂ« hedhĂ«sh plehrat" â detyrĂ«. "TĂ« lajĂ« enĂ«t" â detyrĂ«. "TĂ« caktoj njĂ« takim" â detyrĂ«. E kĂ«shtu me radhĂ«. Edhe gjĂ«rat mĂ« tĂ« dukshme ose mĂ« tĂ« rĂ«ndĂ«sishme mund tĂ« harrohen, nĂ«se ndodh diçka papritur ose thjesht kishte njĂ« ditĂ« tĂ« vĂ«shtirĂ«.
- Detyrat pĂ«r sot â çdo mbrĂ«mje i transferoj detyrat nga tabela "BashkĂ«" nĂ« tabelĂ«n "Detyrat pĂ«r sot". NĂ«se deri nĂ« mbrĂ«mje disa detyra mbeten atje â Ă«shtĂ« nĂ« rregull, pĂ«r kĂ«tĂ« pak mĂ« poshtĂ«. Me kalimin e kohĂ«s fillon tĂ« kuptosh se sa detyra mund tĂ« vendosen nĂ« listĂ«, nĂ« mĂ«nyrĂ« qĂ« njĂ« shumicĂ« e tyre tĂ« mund tĂ« pĂ«rfundohet brenda ditĂ«s sĂ« planifikuar.
- E premte. Kjo tabĂą Ă«shtĂ« mĂ«nyra kryesore pĂ«r tĂ« ulur ankthin "nuk bĂ«ra asgjĂ« sot" dhe njĂ« mĂ«nyrĂ« e mirĂ« pĂ«r reflektime tĂ« mĂ«tejshme mbi vetĂ«organizimin. Regjistroj kĂ«tu detyrat qĂ« kam kryer sot, edhe pse nuk ishin nĂ« listĂ«n e planifikuar. "I telefonova VasĂ«s pĂ«r dokumentet" â e regjistrova. "Na kĂ«rkuan tĂ« nĂ«nshkruajmĂ« letra" â e regjistrova. "Diskutuam me Antonin pĂ«r kontratĂ«n" â e regjistrova. Si rezultat, nĂ« fund tĂ« ditĂ«s do tĂ« kuptoni se pĂ«r çfarĂ« keni shpenzuar nĂ« tĂ« vĂ«rtetĂ« kohĂ« dhe çfarĂ« mund tĂ« kishit shmangur nga kĂ«to detyra vetĂ«m pĂ«r tĂ« pĂ«rmbushur planin.
- Gati â lista e tĂ« gjitha detyrave tĂ« kryera. NĂ« fillim ose nĂ« fund tĂ« ditĂ«s, i transferoj ato nga "E bĂ«rĂ« sot" nĂ« "Gati". NĂ« thelb, kjo Ă«shtĂ« njĂ« plehrash, ku mund tĂ« gjeni thjesht detyrat e kryera, dhe prandaj ka nevojĂ« pĂ«r pastrim tĂ« rregullt.
Trello, "mini-kalendar"
Në një moment, bëhet e qartë se disa detyra janë të lidhura ngushtë me kohën, dhe nuk dua të harroj për to gjatë javës, që të mos planifikoj diçka tjetër në atë kohë. Kam pasur gjithmonë vështirësi me kalendarin, prandaj kam shtuar disa tabela me emrat "Punët për të hënën", "Punët për të martën" dhe të tjera, ku kam filluar të regjistroj detyrat e lidhura me kohën.
NĂ« kĂ«tĂ« mĂ«nyrĂ«, kur mĂ« pyesin: "Mund tĂ« flasim tĂ« enjten nĂ« orĂ«n 16:00?" â unĂ« thjesht shkoj te tabela pĂ«rkatĂ«se dhe shoh se çfarĂ« kemi atje tĂ« regjistruar pĂ«r atĂ« kohĂ«. Dhe nuk duhet tĂ« harroj tĂ« kaloj detyrat nĂ« mĂ«nyrĂ« tĂ« duhur midis listave gjatĂ« javĂ«s: pĂ«r shembull, "punĂ«t pĂ«r tĂ« enjten" me ardhjen e sĂ« enjtes â nĂ« "punĂ«t pĂ«r sot".
Pse jo kalendari? PĂ«r mua â Ă«shtĂ« shumĂ« e vĂ«shtirĂ« tĂ« pĂ«rdor dy mjete nĂ« tĂ« njĂ«jtĂ«n kohĂ«. NĂ«se do tĂ« pĂ«rdor kalendarin pĂ«r kĂ«tĂ« â do tĂ« duhet tĂ« hyj nĂ« tĂ«, ta plotĂ«soj, tĂ« hyj nĂ« tĂ« rregullisht pĂ«r tĂ« kontrolluar nĂ«se kam harruar diçkaâŠ
Në këtë moment, arrita në kufijtë e Trello-s. Problemi kryesor ishte se çdo ditë regjistroja më shumë se 50 detyra, dhe kishte një numër të konsiderueshëm pune të lidhur me listat e përgjithshme, si dhe me ato të lidhura me ditët. Si të kuptoj se një detyrë që duhet të bëj është regjistruar tashmë? Duplicimet filluan të shfaqeshin. Si mund të prioritetizoj të gjitha detyrat për një nga projektet? Si t'u jap të tjerëve mundësinë për të parë planet e mia kalendarike?
Më duhej një sistem që, duke ruajtur lehtësinë relative:
- Të mund të grumbullonte detyrat sipas projekteve.
- Të kishte lidhje kalendarike (të kryhej nesër), dhe automatikisht ta çonte këtë në detyrat për sot, me ardhjen e ditës.
- TĂ« integrohej me Google Calendar.
Këtu u ktheva te ToDoist, dhe në këtë fazë ai doli të ishte zgjidhja më e përshtatshme.
Fluxi aktual në ToDoist
Inbox
Ădo detyrĂ« qĂ« vij nĂ« Inbox, e shkruaj aty dhe pĂ«rpiqem ta rregulloj menjĂ«herĂ«. Me rregullimin kuptoj:
- Përcaktimin e datës kur do të kryhet detyra (për detyra të shkurtra, shpesh e vendos sot, dhe pastaj në mbrëmje kuptoj kur, në të vërtetë, mund ta bëj).
- Përcaktimi i projektit, të cilit mund t'i përkasë detyra (për statistikat dhe mundësinë për të ndryshuar siç do të ndihmojë prioritetin e të gjitha detyrave të projektit).
Detyrat qĂ« mĂ« vijnĂ« nĂ« mendje dhe qĂ« nuk Ă«shtĂ« e nevojshme tĂ« bĂ«hen nĂ« afat tĂ« shpejtĂ«, shkojnĂ« nĂ« projektet. Pa Kategori Personale (âtĂ« marr nĂ«nndĂ«rshkalla nĂ« makinĂ«â) dhe Pa Kategori Pune (âtĂ« mendojmĂ« kur mund tĂ« organizojmĂ« njĂ« sesion strategjik pĂ«r PRâ). NĂ« ToDoist mund tĂ« caktohen detyra tĂ« pĂ«rsĂ«ritura: kĂ«shtu çdo fundjavĂ« mĂ« shfaqet detyra âTĂ« shqyrtoj Pa Kategori Personaleâ, dhe çdo tĂ« hĂ«nĂ« â âTĂ« shqyrtoj Pa Kategori Puneâ.
Integrimi me kalendarin
ToDoist integrohet shkëlqyeshëm me Google Calendar, dhe kjo ndodh në të dyja drejtimet. Kalendarin tim e kam ndarë me kolegët, që ata të mund ta shohin kur nuk jam i arritshëm.
Me kĂ«tĂ«, detyrat nga kalendari kalojnĂ« dhe nĂ« anĂ«n tjetĂ«r: mund tĂ« them âSergj, shiko nĂ« kohĂ«n time pĂ«r tĂ« premten dhe vendos edhe njĂ« takimâ, qĂ« do tĂ« shfaqet nĂ« kalendar dhe nĂ« ToDoist. Pra, nĂ« fakt, unĂ« fillova tĂ« pĂ«rdor kalendarin, pa pasur nevojĂ« tĂ« krijoj ngjarje atje.
Përpunimi i detyrave të hyrjes jo operative
UnĂ« nuk e detyroj veten tĂ« filloj menjĂ«herĂ« me detyrat, pĂ«rveç atyre qĂ« janĂ« urgjente. "Na nevojitet urgjentisht tĂ« lidhemi me menaxhmentin e kompanisĂ« ABC, sepse serveri Ă«shtĂ« irĂ«nĂ« dhe nuk kemi pĂ«rgjigje nga stafi i saj" â kjo Ă«shtĂ« njĂ« detyrĂ« e qartĂ« urgjente qĂ« nuk mund tĂ« postponohet, ndĂ«rsa "Zhenya, mund tĂ« tĂ« telefonoj tani pĂ«r tĂ« biseduar mbi njĂ« projekt tĂ« ri" shndĂ«rrohet nĂ« "TĂ« planifikojmĂ«, kur mund tĂ« flasim me X pĂ«r Y", e cila tashmĂ« do tĂ« kthehet nĂ« detyrĂ«n "TĂ« them X se ne mund tĂ« flasim atĂ«herĂ«" dhe detyrĂ«n "TĂ« flasim me X pĂ«r Y", e cila tashmĂ« Ă«shtĂ« e lidhur me kohĂ«n. Praktikisht çdo detyrĂ« qĂ« vjen, fillimisht shndĂ«rrohet nĂ« "TĂ« planifikoj...".
Prioritizimi i detyrave
Të gjitha detyrat e përfshira në një ditë nuk mund të përfundojnë. Duke e vënë re veten, kam kuptuar të seguinte (çdo numër do të ketë të tjera, por e rëndësishmja është të arrijmë në përfundime).
- Për çdo ditë, unë regjistroj rreth 50-70 detyra.
- E rehatshme për veten (pa ndjenjën e lodhjes totale në fund të ditës) unë mund të kryej deri në 30 detyra.
- Duke kryer deri në 50 detyra, unë do të lodhem, por jo kritikisht.
- Unë mund të mbyll 70 detyra, por pas kësaj, unë do të kem vështirësi të dal nga "rrjedha e punoholizmit", do të kem vështirësi për të fjetur dhe përgjithësisht do të jem pak social.
Duke nga kjo, unĂ« vendos se çfarĂ« tĂ« bĂ«j sot. NĂ« ToDoist, çdo detyrĂ« ka prioritet, kĂ«shtu qĂ« nĂ« mĂ«ngjes zgjedh detyrat kritike pĂ«r t'u pĂ«rfunduar, ndĂ«rsa pĂ«r detyrat e tjera veproj sipas mundĂ«sive dhe dĂ«shirĂ«s. Ădo ditĂ« kaloj rreth 40-20 detyra pĂ«r nĂ« ditĂ«n tjetĂ«r: e çuditshme â numri i detyrave pĂ«r ditĂ«n tjetĂ«r pĂ«rsĂ«ri rritet nĂ« 60-70.
Shtimi i statistikave
Më pëlqen shumë të kuptoj, në përgjithësi, sa kohë kalova sot për çështjet e punës dhe për cilat saktësisht. Për këtë përdor aplikacionin , i cili është në telefon dhe në laptop, si dhe Historia e Lokacionit në Google Maps (po, nuk jam paranojak).
Ne jetojmë jashtë qytetit, prandaj koha e kaluar në rrugë mund të shfrytëzohet sërish. Tani, kur nuk jam i lodhur, gjatë rrugës dëgjoj audiokitab për të shfrytëzuar ndonjëherë këto 40 minuta.
TĂ« dhĂ«nat nuk i agregoj akoma, duke krijuar njĂ« lloj Personal Data Lake; do tĂ« vijĂ« koha â do tĂ« merrem edhe me kĂ«tĂ«.
Nuk do të ketë përfundime
- Jeta e njeriut modern është një rrjedhë e madhe e detyrave që vijnë. Nuk do ta kemi mundësinë ta reduktojmë; duhet të mësojmë si të menaxhojmë këtë rrjedhë.
- Shumica e shqetësimeve vijnë nga e panjohura e asaj që na pret. Nëse ne do ta kuptonim se çfarë do të ndodhë në ditët e ardhshme, shqetësimet do të ishin dukshëm më pak.
- Për këtë ja vlen të harxhoj kohë për organizimin e ditës time. Unë e di se çfarë do të ndodhë sot, çfarë do të ndodhë nesër dhe nuk harroj detyrat që më parë i harroja.
- Përllogaritja e detyrave nuk është qëllimi vetjak, por, nëse dëshoni, një mënyrë vetëarsimimi. GThings që më parë ishin të vështira për t'u bërë, bëhen shumë më të lehta. Shumë njerëz (dhe unë ndër ta) në përgjithësi ndihen më mirë kur detyrat i japin nga bota e jashtme. Përllogaritja e detyrave është një mënyrë për të vendosur detyra për veten dhe për t'u mësuar të jetosh sipas dëshirave të tua.
- Puna nuk është qëllimi vetjak. Qëllimi është të organizosh orarin tënd të punës në mënyrë që të krijosh kohë të parashikueshme për vete, familjen dhe interesat e tua.
Burimi: habr.com
