Një markë e njohur ose emri i një folësi me një pozita të lartë ndihmojnë për të mbushur sallat e konferencave. Njerëzit tërhiqen nga “yllësit” për të qenë në trend dhe për të mësuar për gabimet dhe fitoret e tyre. Megjithatë, në fund të prezantimeve, pjesëmarrësit shpesh nuk japin vlerësime shumë të larta për këta folës.
Në studion e krijimit të prezantimeve dhe infografikave VisualMethod, ne pyetëm ndërmarrësit dhe punonjësit e korporatave se çfarë i ka zhgënjyer më shumë në raportet e konferencave. U zbulua se kur folësit me përvojë injorojnë diapozitat organizative dhe kalojnë menjëherë në përshkrimin e procesit ose rastit, humbet besimi. Disa nga të intervistuarit madje e quajtën këtë sjellje arrogante (“nuk u prezantua fare”) dhe të pamatur (“në temë është një gjë, por me gojë është diçka tjetër”). Ne flasim hollësisht për diapozitat që janë të rëndësishme të mbahet mend.
Pse është e rëndësishme
Edhe nëse keni folur 1000 herë, këto 5 diapozita në prezantimin tuaj duhet të jenë patjetër:
- temat e prezantimit
- prezantimi i vetes
- struktura e prezantimit
- agjenda
- përfundimet e prezantimit dhe kontaktet
Nëse prezantimi parashikon një bllok për përgjigje në pyetje, krijoni një diapozitë të veçantë për këtë, për të fokusuar audiencën ose përdorni një diapozitë me përfundimet e prezantimit.
Duke akumuluar përvojë në të folur, folësit gjithnjë e më shumë përqendrohen në thelbin e prezantimit, duke menduar se audienca i intereson vetëm rezultatet dhe përvoja personale e folësit. Sigurisht, kjo është e rëndësishme, por pavarësisht statusit tuaj dhe rezultateve të punës, audienca e vlerëson të marrë mbështetje për rëndësinë e ngjarjes dhe një ndjesi përfshirje. Diapozitat organizative ndihmojnë për t'u përshtatur me valën tuaj, për të zhytur audiencën në temë dhe për të kuptuar pse prezantimi juaj duhet të ndikojë në jetën profesionale të dëgjuesve. Edhe nëse fjalimi juaj është një monolog, informacioni organizativ krijon efektin e interaksionit midis folësit dhe audiencës në sallë.
Kapni vëmendjen me temën
Çdo prezantim fillon me një diapozitë titull. Zakonisht në të shkruhet diçka e përgjithshme, ndonëse fillimisht diapozita e parë u krijua për të shpjeguar rëndësinë e temës për audiencën. Pse ndodh kjo? Klientët tanë që shpesh japin prezantime pranojnë se temën e marrin nga organizatori ose, nëse e formulojnë vetë, ndodh disa muaj para ngjarjes dhe për shkak të mungesës së kohës krijohet një skicë teme. Me kalimin e kohës ajo shfaqet në të gjitha posterat, bannerat dhe dërgimet, dhe kur vjen koha për përgatitjen, duket se është e vonë për të ndryshuar diçka. VisualMethod ofron gjithmonë të formuloni temën duke theksuar përfitimin e saj për audiencën. Edhe nëse ajo do të jetë paksa e ndryshme nga ajo që është parashikuar. Kështu do të jeni në gjendje të kapni vëmendjen e njerëzve që në sekondat e para.
Përdorni formën aktive të temës dhe tregoni maksimalisht konkretësinë. Për shembull, formulimi “Zhvillimi i një propozimi komercial” duket më i dobët se “3 shabllone të propozimit komercial që do t'ju ndihmojnë të shisni shërbime konsulence”.
Gjeni një interes të përbashkët me dëgjuesin. Një folës i mirë para prezantimit do të pyesë organizatorët se kush do të jetë në sallë dhe cilat janë rezultatet e anketave mbi temat aktuale që interesojnë vizitorët. Ky bisedë zgjat pesë minuta, por ndihmon të kurseni kohë në përgatitje, sepse do të dini saktësisht pritshmëritë e njerëzve dhe do të përzgjedhni informacione interesante për ta. Nëse jeni duke folur me një prezantim të vetëm gjatë vitit, mund të lidhni temën tuaj me interesat e pranishëm në vetëm një propozuar.
Edhe kur nuk ka informacion në lidhje me ata që do të jenë në sallë, është e mjaftueshme të bëni 2-3 pyetje sqaruese për profesionet e dëgjuesve dhe të përzgjidhni një argument, pse informacioni juaj është i dobishëm për ta.
Mbështetni ekspertizën tuaj
Pasi të keni formuluar temën, njerëzit kanë pyetje të tjera: pse pikërisht ju jeni ekspert dhe pse duhet t'u besoni pikërisht ju? Kjo reagim ndodh automatikisht dhe, nëse nuk merr përgjigje, dëgjuesi mund ta dëgjojë gjithçka me interes, megjithatë do të ketë dyshime se informacioni është i besueshëm dhe që ajo që është dëgjuar duhet të zbatohet në praktikë. Prandaj, rekomandojmë që edhe folësve “yll” të tregojnë pse kanë të drejtë të flasin për informacionin e caktuar. Si ta bëni këtë natyrshëm, pa e theksuar “unë”?
Disa formate të aktiviteteve parashikojnë që organizatori të paraqesë folësin. Në këtë rast, është e rëndësishme t'i jepni informacionin e duhur moderuesit dhe ta lidhni atë me temën e paraqitjes suaj. Për shembull, njërit nga klientët tanë i këshilluam që në një konferencë për sipërmarrësit, të fliste jo vetëm për vendin e fundit të punës në kompaninë më të madhe sipas numrit të punonjësve në vend, por edhe për përvojën e tij të mëparshme në një zyrë të vogël. Pas paraqitjes, folësi mori koment që ai kupton problemet e bizneseve të vogla, ndonëse më parë në sesionin e “pyetjeve dhe përgjigjeve” shpesh shfaqej pyetja “mirë, në biznesin e madh kjo metodologji funksionon, por çfarë për bizneset e vogla?”. Kur e kuptoni qartë se kush është audienca juaj, mund të zgjidhni shembuj nga aktiviteti juaj që do të rezonojnë me interesat e dëgjuesve.
Nëse e paraqisni veten, dedikoni një slajd të veçantë për këtë. Kështu do të mund të shprehni vetëm lidhjen e përvojës suaj me temën, ndërsa faktet e tjera njerëzit do t'i lexojnë vetë — dhe nuk do të dallohemi si person që krekoset. Ekziston një koncept i tillë, si “triaguli i besimit”. Për të gjeneruar besim, ju duhet të lidhni tre aspekte: përvoja juaj, tema dhe interesat e audiencës.
Një variant për ta bërë këtë, parashikon përdorimin e stereotipit. Duket kështu:
Më quajnë _______, unë _______ (Pozita): stereotipi _______________. Nëse jeni drejtor komercial, paraqitja juaj mund të duket kështu:
Më quajnë Pjetër Brodski (emri), unë jam një drejtor komercial tipik (pozita), i cili miraton disa propozime komerciale në muaj dhe merr reagime nga klientët (stereotipi). Kështu e konfirmoni se keni të drejtën të flisni për përgatitjen e propozimeve komerciale dhe kuptoni se çfarë bëjnë ata që janë të pranishëm në sallë, nëse flisni para njerëzve me të njëjtën pozitë.
Varianti i dytë — përvoja e mëparshme. Nëse do të flisnit përpara zhvilluesve që, le t'hemë, krijojnë shërbime për automatizimin e dërgimit të propozimeve komerciale, do të mund të thoni këtë:
Më quajnë Pjetër Brodski (emri), dhe çdo ditë kaloj 30% të kohës sime me ekipin e zhvilluesve, sepse besoj se e ardhmja i takon automatizimit të proceseve. Nëse keni përvojë në zhvillim, mund të thoni edhe më qartë: Jam zhvillues dhe gjithmonë kam qenë. Kodi është në gjakun tim. Por ndodhi që arrita të ndërtoj një algoritm për menaxhimin e propozimeve komerciale dhe të rris shitjet me 999%, dhe tani punoj si drejtues i një subsidiari. Kjo është gjithashtu e mirë, sepse shoh të dyja anët e procesit.
Nëse nuk keni përvojë të rëndësishme, mund të kaloni në gjuhën e emocioneve dhe të thoni pse tema është e rëndësishme për ju. Kjo do të tingëllojë përafërsisht kështu: unë vetë çdo ditë jam blerës dhe jam gati të qaj nga gëzimi, kur shitësi dëgjon se çfarë më nevojitet, dhe jo përpiqet të shesë duke ndjekur një shabllon. Por në këtë qëndron thelbi i shabllonit të një kompanie të mirë: të mësojë punonjësit të përdorin përfitimet e humanizmit dhe teknologjisë së të kuptuarit të klientit.
Sa i përket slajdëve që përshkruajnë përvojën, mund të përfshini informacionin e mëposhtëm:
- Pozita dhe emrat e kompanive ku keni punuar
- Arsimimi juaj ose kurse të veçanta që lidhen me temën
- Gradat, çmimet dhe certifikatat
- Rezultatet sasiore. Për shembull, sa propozime komerciale keni bërë gjatë jetës suaj.
- Ndonjëherë, përmendja e klientëve ose projekteve të mëdha është e përshtatshme.
E rëndësishmja: kujtoni në kohën e duhur se audienca ka ardhur të dëgjojë jo historinë tuaj të jetës. Prandaj, qëllimi i paraqitjes është vetëm të justifikoni pse është e rëndësishme për njerëzit të dëgjojnë pikërisht paraqitjen tuaj për këtë temë.
Angazhohuni me përmbajtjen
Ja, ju keni treguar pse tema dhe ekspertiza juaj meritojnë vëmendje, tani audienca dëshiron të di se si do të transmetoni njohuritë, si do të jetë procesi. Të tregoni përmbajtjen e prezantimit në slajd dhe të përcaktoni axhendën e takimit është e rëndësishme për të evituar zhgënjimin e njerëzve pas paraqitjes suaj. Kur nuk e paralajmëroni për strukturën e paraqitjes suaj, njerëzit formojnë vetë pritshmëri dhe ato rrallë përputhen me realitetin. Nga kjo shfaqen komente si “nuk fliste fare për atë” ose “mendova se do të ishte më mirë”. Ndihmoni dëgjuesit me dëshirat dhe pritshmëritë e tyre — vendosni rregulla dhe tregoni se çfarë të presin.
Një mënyrë e mirë për të folur për axhendën pa e quajtur slajdin "Axhenda". Në vend të kësaj, mund të bëni një grafik kohor ose një infografikë. Tregoni se sa kohë do të marrë çdo pjesë: teorike, praktike, raste, përgjigje për pyetje, pushime, nëse është e parashikuar. Nëse do të shikoni prezantimin, përmbajtja është më mirë të jetë në formën e një menaxheri me lidhje — kështu do të kujdeseni për lexuesin dhe do ta kurseni kohën e tij nga kalimi midis slajdëve.
VisualMethod rekomandon jo vetëm të jepni përmbajtjen e fjalës, por ta bëni këtë përmes përfitimit për dëgjuesit. Për shembull, në slajd ka një pikë "si të përcaktoni kufijtë e buxhetit në një propozim komercial". Kur e përmendni këtë pikë, jepni një premtim: "Pas fjalimit tim, do të dini si të përcaktoni kufijtë e buxhetit në një propozim komercial". Sigurohuni që njerëzit të gjejnë fjalët tuaja të dobishme për veten e tyre.
Siç thekson në librin e tij "Kino mes ferrit dhe parajsës" Aleksandër Mita, 20 minutat e para të filmit shkaktojnë një shpërthim interesit për tërë narrativën. Profesionistët e quajnë këtë ngjarje nxitëse ose, në një përkthim të përafërt, "ngjarja që nxit". Qasje të ngjashme ka edhe në klasikën teatrale. Slajdët tuaj hyrës janë hyrje dhe krijojnë interes për tërë narrativën.
Përmbledhni
Kujtoni përfundimin në fund të filmit ose shfaqjes: ai moment kur shikuesi ndriçohet dhe merr njohuri universale. Ky moment në prezantimin tuaj do të jetë slajdi përmbledhës me përmbledhje të shkurtëra. Mund të jetë një përmbledhje e vetme, e shkruar në madhësi të madhe, nëse flisni për një zbulesë të vërtetë të re, ose 3 rregulla kryesore ose përfundime për të përmbledhur tërë fjalimin.
Pse të bëni një përmbledhje në një slajd të veçantë? Së pari, ju ndihmoni të bëni një përfundim të qartë dhe të saktë të rezultatit të fjalimit tuaj. Së dyti, përgatitni audiencën për përfundimin e prezantimit dhe u jepni mundësinë të përgatiten për pyetje.
Së treti, ju mund të shtoni vlerë në fjalimin tuaj. Për këtë, duhet të theksoni se falë fjalimit tuaj, publiku ka mësuar, kuptuar dhe pranuar diçka. Në përgjithësi, krijoni efektin e vlerës së shtuar. Për shembull, ju listoni emrat e tre modeleve, sipas të cilave ndërtohet një propozim komercial, dhe thoni: sot ju keni mësuar këto tri modele, dhe duke i përdorur ato, ju do të jeni në gjendje të tregoni më qartë përfitimet e bashkëpunimit me ju dhe të nxirrni shitjet.
Slajdi përmbledhës duhet të jetë i shkurtër dhe me të vërtetë përmbledhës. Nuk ka nevojë pas tij të vazhdoni thellimin në temë, edhe nëse keni kujtuar disa detaje. Përdorni këtë moment për të forcuar statusin tuaj ekspert dhe përfundimin e fundit. Çfarë mund të kaloni në këtë pikë të fundit është blloku i përgjigjeve për pyetje, ndonëse në shumicën e rasteve është më mirë ta vendosni atë pak më herët dhe ta mbyllni prezantimin në atë notë që ju nevojitet.
Ndihmoni të lidhen me ju
Çdo prezantim ka një qëllim. Duke dalë në skenë, folësi i shet audiencës një produkt, kompani, ekspertizën e tij ose një veprim të caktuar. Sot është e rrallë të shihet shitja e drejtpërdrejtë përmes një prezantimi, ndoshta vetëm në piramidat rrjetore të kozmetikës ose tabletave magjike. Në shumicën e rasteve, folësi mbledh kontaktet e audiencës. Kjo nuk do të thotë se ai shkon me një formular në sallë, por ai tregon se ku mund të vazhdojë biseda.
Nëse nuk jeni gati të jepni kontakte të drejtpërdrejta, tregoni në slajdin e fundit e-mailin e kompanisë. Për shembull, ne përdorim adresën e përbashkët hello@visualmethod.ru, akoma më mirë jepni një lidhje në një rrjet social ku mund të komunikoni me audiencën ose ku ndodhin materiale të dobishme mbi temën tuaj.
Nëse jeni një këshilltar i pavarur, gjithashtu mund të jepni një adresë të përbashkët, personale ose të tregoni një faqe në rrjetin social ku mund të lidheni me ju.
Për të aktivizuar audiencën, bëni një "thirrje për veprim". Kërkoni që ata të japin një koment për fjalimin tuaj, të ndajnë lidhje mbi temën ose të sugjerojnë si mund ta përmirësoni prezantimin tuaj. Siç tregon praktika e VisualMethod, rreth 10% e dëgjuesve gjithmonë janë mjaft aktivë dhe të gatshme të lënë një koment, dhe rreth 30% janë gati të regjistrohen për njoftimet e grupit tuaj.
P.S.
Sipas traditës "të vjetër", këtu duhej të kishte një përmendje të fjalës "Faleminderit për vëmendjen!". Të thuash "lamtumi" gjithmonë është e vështirë dhe do të doje të mbushje heshtjen e çuditshme me një slide të tillë mirënjohjeje, por ne ju inkurajojmë të qëndroni te slide-i me kontaktet. "Slide-i i falënderimit" dërgon një sinjal te audience se marrëdhëniet tuaja janë përfunduar, ndërsa qëllimi i çdo biznesi është të zgjeron dhe të mbajë vazhdimisht kontakt me audiencën e tij. Kontaktet tuaja do të përballen më mirë me këtë detyrë.
Burimi: habr.com
