Mirëmëngjesi të gjithëve! Sot do doja të ndaja një shembull të vogël për automatizimin e procesit të krijimit të kërkesave për daljen e punonjësve duke përdorur produktet Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate dhe Teams. Për zbatimin e këtij procesi nuk do të nevojitet blerja e planit të veçantë për përdoruesit të PowerApps dhe Power Automate, mjafton një abonim në Office365 E1/E3/E5. Në faqen e SharePoint do të krijojmë lista dhe kolona, PowerApps do të ndihmojë në krijimin e formularit, ndërsa Power Automate do të ofrojë mundësi për konfigurimin e logjikës së proceseve të biznesit. Procesi përfundimtar do të lidhet me ekipin MS Teams. Le të mos humbasim kohë dhe të shohim se çfarë del nga kjo.
Në fazën e parë krijojmë listat dhe elementet e detajuara. Do na duhen listat:
- Kërkesat për daljen e punonjësve
- Departamentet
- HR për departamentet
- Administratorët
Çdo listë më pas do të luajë rolin e saj dhe do të shohim se çfarë roli. Krijojmë elementet e detajuara dhe konfigurimin e menusë së navigimit:
PowerApps
Tani, le të krijojmë një formular për listën "Kërkesat për daljen e punonjësve" duke përdorur PowerApps. Në formën përfundimtare do të duket kështu:
Në fushën "Punonjësi" bëhet zgjedhja nga lista e përdoruesve të Office 365, "Data e daljes" është e zgjedhur nga kalendari, "Departamenti" është i zgjedhur nga shpjeguesi i departamentit, dhe "HR" është e zgjedhur nga shpjeguesi "HR për departamentet":
Por, është e nevojshme që lista e HR, e disponueshme për zgjedhje, të filtrohet sipas departamentit të specifikuar në formular. Do të përdorim një formulë për filtrimin e të dhënave në PowerApps. Për pronën "Items" të fushës "HR" shkruajmë:
Për më shumë, në formular mund të bëjmë disa konfigurime të vlerës së paracaktuar për fushën Status. Për pronën "Default" të fushës "Status" shkruajmë:
Nëse hapet formulari për krijimin e një elementi, atëherë në fushën "Status" do të regjistrohet vlera "E re", ndryshe, në fushën status në formular do të bëhet zëvendësimi i vlerës nga kolona SharePoint për elementin aktual.
Një nga problemet e PowerApps është pamundësia për të marrë lehtësisht të dhënat nga grupet SharePoint. Për këtë arsye, nuk është e lehtë të konfigurohet dukshmëria apo disponueshmëria e fushave ose objekteve në formular nëse keni dëshirë të lidheni me anëtarësimin e përdoruesit në grupin SharePoint. Por mund të bëjmë një manovër. Në mënyrë të veçantë për këtë, ne kemi krijuar paraprakisht një listë Administratori:
Në këtë listë ka një fushë "Punonjësi" me tipin "Përdorues apo grup", e cila shfaqet vetëm në formular dhe një fushë "Emri", në të cilën shkruhet emri i punonjësit të zgjedhur, e cila shfaqet vetëm në pamjen e listës. Tani, le të bëjmë një yll në PowerApps. Për shembull, mund të konfigurojmë disponueshmërinë e çdo fushe në kushtin e pranisë së përdoruesit aktual në listën e Administratorëve. Gjejmë pronën "Display Mode" të fushës "Data e daljes" dhe shkruajmë:
Sipas kësaj formule, nëse në listën e Administratorëve ka të paktën një punonjës, ai qëllimi i të cilit përputhet me logarinë e përdoruesit aktual, atëherë fusha do të jetë e disponueshme për redaktim, ndryshe, për shikim. Për një siguri më të madhe e kthejmë logarinë në shkronja të vogla, sepse ndodhin raste të ndryshme.
Mund të keni vënë re se në titullin e formularit ka një buton "Veprimet mbi kërkesë":
Ky buton do të kryejë kalimin në një ekran tjetër, ku, për lehtësi, janë mbledhur të gjitha veprimet e mundshme mbi kërkesë:
Pas shtypjes së çdo butoni hapet një dritare e veprimeve, për shembull, nëse zgjidhet veprimi "Anulo kërkesën", hapet një dritare shtesë me mundësinë për të shkruar një koment:
Pas shtypjes së butonit "Konfirmo" ndryshon statusi i kërkesës, dhe kjo mund të bëhet edhe pa e aktivizuar fluksin e Power Automate. Do të përdorim funksionin "Patch" për pronën "OnSelect" të butonit:
Me funksionin Patch ne përditësojmë elementin e listës së kërkesave, duke e filtruar sipas identifikuesit të elementit aktual. Ndryshojmë vlerën e fushës "Status" dhe kalojmë në ekranin kryesor. Për butonat e tjerë të veprimeve logjika është e ngjashme.
Kemi mbetur për të konfiguruar fluksin e miratimit. Ta bëjmë atë në formën më të thjeshtë.
Power Automate
Fluksi ynë i miratimit do të startohet automatikisht me krijimin e kërkesës. Gjatë zbatimit do të ndodhi ndryshimi i statusit të kërkesës, marrja e menaxherit të departamentit dhe dërgimi i njoftimit përmes emailit mbi një kërkesë të re menaxherit. Për përcaktimin e menaxherit kemi një shpjegues "Departamentet":
Krijojmë një fluks Power Automate:
Gjatë zbatimit të këtij fluksi menaxheri i departamentit merr një njoftim përmes emailit për krijimin e një kërkese të re dhe mund të kalojë në lidhje për të marrë vendim, duke klikuar në butonin:
Shtypja e butonit «Mirato» ose «Refuzo» gjithashtu aktivizon një rrjedhë Power Automate, e cila kryen ndryshimin e statusit të aplikacionit dhe dërgon një njoftim me email tek specialisti i HR:
Procesi është i gatshëm.
Teams
Dhe detaji i fundit – organizimi i bashkëpunimit me këtë proces. Për këtë, lidhemi me procesin në ekipin MS Teams:
Tani, të gjithë anëtarët e ekipit MS Teams kanë akses në procesin e punës së punonjësve të rinj në një skedë të veçantë.
Sigurisht, në logjikën e rrjedhës mund të parashikohet miratimi me shumë hapa, plus ka mundësinë për të përdorur komponentin Approvals për caktimin e detyrave Power Automate. Gjithashtu, mund të konfigurohen raportet dhe të krijohen njoftime, të cilat do të dërgohen në chatbot-in e Microsoft Teams. Por për këtë do të flasim në artikujt e ardhshëm. Faleminderit për vëmendjen dhe një ditë të mbarë për të gjithë!
Burimi: habr.com
