Besoj se të gjithë ne shkojmë në një restorant me miqtë apo kolegët. Dhe pas një kohe argëtimi, kamerieri sjell çekun. Atëherë çështja mund të zgjidhet në disa mënyra:
- Metoda e parë, "zotëri". Një "bakshish" 10-15% për kamarierin i shtohet shumës së çekut dhe shuma që rezulton ndahet në mënyrë të barabartë midis të gjithë meshkujve.
- Metoda e dytë është “socialiste”. Çeku ndahet në mënyrë të barabartë mes të gjithëve, pavarësisht se sa kanë ngrënë dhe pirë.
- Metoda e tretë është "e drejtë". Të gjithë ndezin kalkulatorin në telefonin e tyre dhe fillojnë të llogarisin koston e pjatave të tyre plus një sasi të caktuar "bakshish", gjithashtu individuale.
Situata e restorantit është shumë e ngjashme me situatën me kostot e IT në kompani. Në këtë postim do të flasim për shpërndarjen e shpenzimeve ndërmjet departamenteve.
Por përpara se të zhytemi në humnerën e IT-së, le të kthehemi te shembulli i restorantit. Secila nga metodat e mësipërme të "shpërndarjes së kostos" ka të mirat dhe të këqijat. Disavantazhi i dukshëm i metodës së dytë: dikush mund të hajë një sallatë vegjetariane Cezar pa pulë, dhe tjetri mund të hajë një biftek ribeye, kështu që sasitë mund të ndryshojnë ndjeshëm. Ana negative e metodës "të drejtë" është se procesi i numërimit është shumë i gjatë dhe shuma totale e parave është gjithmonë më e vogël se ajo që është në çek. Situata e zakonshme?
Tani le të imagjinojmë se po argëtoheshim në një restorant në Kinë, dhe çeku u soll në kinezisht. Gjithçka që është e qartë është shuma. Edhe pse disa mund të dyshojnë se kjo nuk është aspak shuma, por data aktuale. Ose, supozoni se kjo ndodh në Izrael. Ata lexojnë nga e djathta në të majtë, por si i shkruajnë numrat? Kush mund të përgjigjet pa Google?
Pse nevojitet alokimi për IT dhe biznes?
Pra, departamenti i IT ofron shërbime për të gjitha divizionet e kompanisë, dhe në fakt shet shërbimet e tij për divizionet e biznesit. Dhe, megjithëse mund të mos ketë marrëdhënie formale financiare midis departamenteve brenda një kompanie, çdo njësi biznesi duhet të kuptojë së paku sa shpenzon për IT, sa kushton për të nxjerrë produkte të reja, për të testuar iniciativa të reja, etj. Është e qartë se modernizimi dhe zgjerimi i infrastrukturës nuk paguhet nga "modernizuesi, mbrojtësi i integruesve të sistemit dhe prodhuesit e pajisjeve" mitik, por nga biznesi, i cili duhet të kuptojë efektivitetin e këtyre kostove.
Njësitë e biznesit ndryshojnë në madhësi si dhe në intensitetin e përdorimit të burimeve të TI-së. Kështu, ndarja e kostove të përmirësimit të infrastrukturës së IT në mënyrë të barabartë ndërmjet departamenteve është metoda e dytë me të gjitha disavantazhet e saj. Metoda "e drejtë" është më e preferueshme në këtë rast, por është shumë intensive. Opsioni më optimal duket të jetë opsioni "kuazi i drejtë", kur kostot shpërndahen jo në qindarkë, por me njëfarë saktësie të arsyeshme, ashtu si në gjeometrinë e shkollës ne përdorim numrin π si 3,14, dhe jo të gjithë sekuencën e numrave. pas presjes dhjetore.
Vlerësimi i kostos së shërbimeve të TI-së është shumë i dobishëm në njësitë me një infrastrukturë të vetme TI kur bashkohet ose ndahet një pjesë e njësisë në një strukturë të veçantë. Kjo ju lejon të llogarisni menjëherë koston e shërbimeve të TI-së në mënyrë që të merrni parasysh këto shuma gjatë planifikimit. Gjithashtu, të kuptuarit e kostos së shërbimeve të TI-së ndihmon në krahasimin e opsioneve të ndryshme për përdorimin dhe zotërimin e burimeve të TI-së. Kur burrat me kostume shumëmijë dollarësh flasin sesi produkti i tyre mund të optimizojë kostot e TI-së, të rrisë atë që duhet të rritet dhe të zvogëlojë atë që duhet të reduktohet, vlerësimi i kostove të vazhdueshme të shërbimeve të TI-së i lejon CIO-së të mos u besojë verbërisht premtimeve të marketingut. , por për të vlerësuar me saktësi efektin e pritur dhe për të kontrolluar rezultatet.
Për biznesin, alokimi është një mundësi për të kuptuar paraprakisht koston e shërbimeve të IT. Çdo kërkesë biznesi nuk vlerësohet si një rritje në buxhetin e përgjithshëm të IT me kaq shumë përqind, por përcaktohet si shumë për një kërkesë ose shërbim specifik.
Rast real
“Dhimbja” kryesore e CIO-së së një kompanie të madhe ishte se ishte e nevojshme të kuptohej se si të shpërndaheshin kostot midis njësive të biznesit dhe të ofronte pjesëmarrje në zhvillimin e TI-së në raport me konsumin.
Si zgjidhje, ne zhvilluam një kalkulator të shërbimeve të TI-së që ishte në gjendje të shpërndante kostot totale të TI-së fillimisht për shërbimet e TI-së dhe më pas për njësitë e biznesit.
Në të vërtetë ekzistojnë dy detyra: llogaritja e kostos së një shërbimi IT dhe shpërndarja e kostove midis njësive të biznesit që përdorin këtë shërbim sipas shtytësve të caktuar (një metodë "kuazi e drejtë").
Në pamje të parë, kjo mund të duket e thjeshtë nëse, që në fillim, shërbimet e TI-së përshkruheshin siç duhet, informacioni u fut në bazën e të dhënave të konfigurimit CMDB dhe sistemi i menaxhimit të aseteve të TI-së ITAM, modelet e burimeve dhe shërbimeve do të ndërtoheshin dhe do të ishte krijuar një katalog i shërbimeve të TI-së. zhvilluar. Në të vërtetë, në këtë rast, për çdo shërbim IT është e mundur të përcaktohet se çfarë burimesh përdor dhe sa kushtojnë këto burime, duke marrë parasysh amortizimin. Por ne kemi të bëjmë me biznes të zakonshëm rus dhe kjo vendos disa kufizime. Kështu, nuk ka CMDB dhe ITAM, ka vetëm një katalog të shërbimeve IT. Çdo shërbim IT në përgjithësi përfaqëson një sistem informacioni, akses në të, mbështetje për përdoruesit, etj. Shërbimi IT përdor shërbime infrastrukturore si “DB Server”, “Application Server”, “Data Storage System”, “Data Network” etj. Prandaj, për të zgjidhur detyrat e caktuara është e nevojshme:
- të përcaktojë koston e shërbimeve të infrastrukturës;
- shpërndarja e kostos së shërbimeve të infrastrukturës për shërbimet e TI-së dhe llogaritja e kostos së tyre;
- të përcaktojë nxitësit (koeficientët) për shpërndarjen e kostos së shërbimeve të TI-së në njësitë e biznesit dhe të shpërndajë koston e shërbimeve të TI-së tek njësitë e biznesit, duke shpërndarë kështu shumën e kostove të departamentit të IT-së midis divizioneve të tjera të kompanisë.
Të gjitha kostot vjetore të TI-së mund të përfaqësohen si një thes me para. Një pjesë e kësaj qese është shpenzuar për pajisje, punë migracioni, modernizim, licenca, mbështetje, paga të punonjësve etj. Megjithatë, kompleksiteti qëndron në procedurën kontabël për kontabilizimin e aktiveve fikse dhe aktiveve jo-materiale në IT.
Le të marrim një shembull të një projekti për modernizimin e infrastrukturës SAP. Në kuadër të projektit blihen pajisjet dhe licencat dhe puna kryhet me ndihmën e një integruesi të sistemit. Kur mbyllet një projekt, menaxheri duhet të hartojë dokumentet në mënyrë që pajisjet e kontabilitetit të përfshihen në aktivet fikse, licencat të përfshihen në aktivet jo-materiale dhe punët e tjera të projektimit dhe komisionimit të fshihen si shpenzime të shtyra. Problemi numër një: kur regjistrohet si aktive fikse, kontabilistit të klientit nuk i intereson se si do të quhet. Prandaj, në asetet fikse marrim aktivin “PërmirësimiSAPdheMigrimi”. Nëse, si pjesë e projektit, u modernizua një grup disqesh, i cili nuk ka asnjë lidhje me SAP, kjo e ndërlikon më tej kërkimin e kostos dhe alokimin e mëtejshëm. Në fakt, çdo pajisje mund të fshihet pas asetit "UpgradeSAPandMigration" dhe sa më shumë të kalojë koha, aq më e vështirë është të kuptosh se çfarë është blerë në të vërtetë atje.
E njëjta gjë vlen edhe për aktivet jo-materiale, të cilat kanë një formulë shumë më komplekse llogaritëse. Një kompleksitet shtesë shtohet nga fakti se momenti i fillimit të pajisjes dhe vendosjes së saj në bilanc mund të ndryshojë me rreth një vit. Plus, amortizimi është 5 vjet, por në fakt pajisjet mund të funksionojnë pak a shumë, në varësi të rrethanave.
Kështu, teorikisht është e mundur të llogaritet kostoja e shërbimeve të IT me saktësi 100%, por në praktikë ky është një ushtrim i gjatë dhe mjaft i pakuptimtë. Prandaj, ne zgjodhëm një metodë më të thjeshtë: kostot që mund t'i atribuohen lehtësisht çdo infrastrukture ose shërbimi IT i atribuohen drejtpërdrejt shërbimit përkatës. Kostot e mbetura shpërndahen midis shërbimeve të TI-së sipas rregullave të caktuara. Kjo do t'ju lejojë të merrni një saktësi prej afërsisht 85%, që është mjaft e mjaftueshme.
Në fazën e parë Për shpërndarjen e kostove për shërbimet e infrastrukturës, përdoren raporte financiare dhe kontabël për projektet e TI-së dhe "vullnetarizmi i shëndoshë" në rastet kur nuk është e mundur t'i atribuohen kostot ndonjë shërbimi të infrastrukturës. Kostot shpërndahen ose drejtpërdrejt në shërbimet e TI-së ose në shërbimet e infrastrukturës. Si rezultat i shpërndarjes së kostove vjetore, marrim shumën e shpenzimeve për çdo shërbim infrastrukturor.
Në fazën e dytë Koeficientët e shpërndarjes ndërmjet shërbimeve të TI-së përcaktohen për shërbime të tilla infrastrukturore si "Serveri i aplikacionit", "Serveri i bazës së të dhënave", "Ruajtja e të dhënave", etj. Disa shërbime infrastrukturore, për shembull, "Vendet e punës", "qasja në Wi-Fi", "Video konferenca" nuk shpërndahen midis shërbimeve të TI-së dhe ndahen drejtpërdrejt në njësitë e biznesit.
Në këtë fazë fillon argëtimi. Si shembull, merrni parasysh një shërbim të tillë infrastrukturor si "Serverët e Aplikimit". Është i pranishëm pothuajse në çdo shërbim IT, në dy arkitektura, me dhe pa virtualizim, me dhe pa tepricë. Mënyra më e thjeshtë është shpërndarja e kostove në proporcion me bërthamat e përdorura. Për të numëruar "papagajtë identikë" dhe për të mos ngatërruar bërthamat fizike me ato virtuale, duke marrë parasysh mbiabonimin, supozojmë se një bërthamë fizike është e barabartë me tre ato virtuale. Pastaj formula e shpërndarjes së kostos për shërbimin e infrastrukturës "Serveri i Aplikimit" për çdo shërbim IT do të duket kështu:
,
ku Rsp është kostoja totale e shërbimit të infrastrukturës “Application Servers” dhe Kx86 dhe Kr janë koeficientë që tregojnë pjesën e serverëve të serive x86 dhe P.
Koeficientët përcaktohen në mënyrë empirike bazuar në një analizë të infrastrukturës së TI-së. Kostoja e softuerit të grupeve, softuerit të virtualizimit, sistemeve operative dhe softuerit aplikativ llogaritet si shërbime të veçanta të infrastrukturës.
Le të marrim një shembull më të ndërlikuar. Shërbimi i infrastrukturës “Serverët e bazës së të dhënave”. Ai përfshin kostot e harduerit dhe kostot e licencave të bazës së të dhënave. Kështu, kostoja e pajisjeve dhe licencave mund të shprehet në formulën:
ku РHW dhe РLIC janë kostoja totale e pajisjeve dhe kostoja totale e licencave të bazës së të dhënave, dhe KHW dhe KLIC janë koeficientë empirikë që përcaktojnë pjesën e kostove për harduer dhe licenca.
Më tej, me harduer është i ngjashëm me shembullin e mëparshëm, por me licencat situata është pak më e komplikuar. Peizazhi i një kompanie mund të përdorë disa lloje të ndryshme bazash të dhënash, si Oracle, MSSQL, Postgres, etj. Kështu, formula për llogaritjen e shpërndarjes së një baze të dhënash specifike, për shembull, MSSQL, në një shërbim specifik duket si kjo:
ku KMSSQL është një koeficient që përcakton pjesën e kësaj baze të dhënash në peizazhin IT të kompanisë.
Situata është edhe më e ndërlikuar me llogaritjen dhe shpërndarjen e një sistemi të ruajtjes së të dhënave me prodhues të ndryshëm grupesh dhe lloje të ndryshme disqesh. Por përshkrimi i kësaj pjese është një temë për një postim më vete.
Rezultati?
Rezultati i këtij ushtrimi mund të jetë një kalkulator Excel ose një mjet automatizimi. Gjithçka varet nga pjekuria e kompanisë, proceset e nisura, zgjidhjet e zbatuara dhe dëshira e menaxhmentit. Një kalkulator i tillë ose një paraqitje vizuale e të dhënave ndihmon për të shpërndarë saktë kostot midis njësive të biznesit dhe për të treguar se si dhe çfarë ndahet buxheti i IT. I njëjti mjet mund të tregojë lehtësisht se si përmirësimi i besueshmërisë së një shërbimi (teprica) rrit koston e tij, jo nga kostoja e serverit, por duke marrë parasysh të gjitha kostot e lidhura. Kjo lejon që biznesi dhe CIO të "luajnë në të njëjtin bord" sipas të njëjtave rregulla. Kur planifikoni produkte të reja, kostot mund të llogariten paraprakisht dhe të vlerësohet fizibiliteti.
Igor Tyukachev, konsulent në Jet Infosystems
Burimi: www.habr.com