Ditë të mbarë për të gjithë! Sot do të doja të ndaj një shembull të vogël të automatizimit të procesit të krijimit të kërkesave për dalje për punonjësit e rinj duke përdorur produktet Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate dhe Teams. Kur zbatoni këtë proces, nuk do të keni nevojë të blini plane të veçanta përdoruesi të PowerApps dhe Power Automate; do të mjaftojë një abonim Office365 E1/E3/E5. Ne do të krijojmë lista dhe kolona në faqen e SharePoint, PowerApps do t'ju ndihmojë të krijoni një formular dhe Power Automate do të ofrojë mundësi për personalizimin e logjikës së proceseve të biznesit. Ne do ta lidhim procesin përfundimtar me ekipin e MS Teams. Le të mos humbim kohë dhe të shohim se çfarë do të ndodhë.
Në fazën e parë, ne krijojmë lista dhe detaje. Na duhen lista:
- Kërkesat për daljen e punonjësve
- njësi
- HR sipas departamentit
- Administratorët
Secila listë do të luajë rolin e saj në të ardhmen, dhe ne do të shohim se cila. Krijoni detaje dhe konfiguroni menunë e lundrimit:
PowerApps
Tani, le të bëjmë një formular për listën "Kërkesat për daljen e punonjësve" duke përdorur PowerApps. Në formën përfundimtare do të duket kështu:
Në fushën "Punonjës", ju zgjidhni nga lista e përdoruesve të Office 365, "Data e daljes" tregohet nga kalendari, "Divizioni" tregohet nga drejtoria e departamentit dhe "HR" zgjidhet nga "HR sipas departamentit". drejtoria:
Por është e nevojshme të sigurohet që lista e burimeve njerëzore të disponueshme për përzgjedhje të filtrohet nga departamenti i treguar në formular. Le të përdorim një formulë për të filtruar të dhënat në PowerApps. Për veçorinë "Artikuj" të fushës "HR" shkruajmë:
Për më tepër, mund të bëni rregullime të vogla në vlerën e paracaktuar për fushën e statusit në formular. Për veçorinë "Default" të fushës "Status" shkruajmë:
Nëse hapet forma për krijimin e një elementi, vlera “I ri” do të shkruhet në fushën “Status”, përndryshe, vlera nga kolona SharePoint për elementin aktual do të zëvendësohet në fushën e statusit në formular.
Një nga problemet me PowerApps është pamundësia për të marrë lehtësisht të dhëna nga grupet e SharePoint. Për shkak të kësaj, nuk është e mundur të konfiguroni lehtësisht dukshmërinë/disponueshmërinë e fushave ose objekteve në formular nëse dëshironi të mbështeteni tek përdoruesi që është anëtar i një grupi SharePoint. Por ju mund të bëni një zgjidhje. Sidomos për këtë qëllim, ne kemi krijuar paraprakisht një listë të Administratorëve:
Kjo listë përmban një fushë "Punonjës" me llojin "Përdorues ose Grup", e shfaqur vetëm në formular dhe një fushë "Emri", në të cilën shkruhet emri i punonjësit të zgjedhur, e shfaqur vetëm në pamjen e listës. Tani, le të provojmë një mashtrim të vogël në PowerApps. Për shembull, mund të konfiguroni disponueshmërinë e çdo fushe nëse përdoruesi aktual është në listën e Administratorëve. Gjeni veçorinë “Display Mode” në fushën “Release Date” dhe shkruani:
Sipas kësaj formule, nëse ka të paktën një punonjës në listën e Administratorëve, identifikimi i të cilit përputhet me hyrjen e përdoruesit aktual, atëherë fusha do të jetë e disponueshme për redaktim, përndryshe, për shikim. Për besueshmëri më të madhe, ne e reduktojmë hyrjen në shkronja të vogla, përndryshe mund të ndodhin të gjitha llojet e rasteve.
Ju mund të keni vënë re se në kokën e formularit ka një buton "Veprimet në aplikacion":
Ky buton do të shkojë në një ekran tjetër, ku, për lehtësi, mblidhen të gjitha veprimet e mundshme në aplikacion:
Pasi të klikoni në secilin buton, hapet një dritare veprimi shtesë, për shembull, nëse zgjidhet veprimi "Anulo aplikacionin", hapet një dritare shtesë me aftësinë për të futur një koment:
Pas klikimit të butonit "Konfirmo", statusi i aplikacionit ndryshon dhe kjo mund të bëhet edhe pa nisur rrjedhën e Automatizimit të energjisë. Le të përdorim funksionin "Patch" për veçorinë "OnSelect" të butonit:
Duke përdorur funksionin Patch, ne përditësojmë artikullin e listës së porosive duke e filtruar sipas ID-së së artikullit aktual. Ne ndryshojmë vlerën e fushës "Status" dhe shkojmë në ekranin kryesor. Për butonat e tjerë të veprimit logjika është e ngjashme.
Gjithçka që mbetet është të konfiguroni rrjedhën e miratimit. Le ta bëjmë atë në formën më të thjeshtë.
Automatizoni energjinë
Fluksi ynë i miratimit do të funksionojë automatikisht kur të krijohet një biletë. Gjatë ekzekutimit, statusi i aplikacionit do të ndryshojë, drejtuesi i departamentit do ta marrë atë dhe një njoftim me email për aplikacionin e ri do t'i dërgohet drejtuesit. Për të përcaktuar liderin, ne kemi një drejtori "Ndarjet":
Krijoni një rrjedhë të automatizimit të energjisë:
Gjatë ekzekutimit të këtij fluksi, drejtuesi i departamentit merr një njoftim me email për krijimin e një aplikacioni të ri dhe mund të ndjekë lidhjen për të marrë një vendim duke klikuar në butonin:
Klikimi i butonit "Pajtohem" ose "Refuzo" hap gjithashtu një rrjedhë Power Automate, e cila ndryshon statusin e aplikacionit dhe i dërgon një njoftim me email specialistit të burimeve njerëzore:
Procesi është gati.
ekipet
Dhe prekja e fundit është organizimi i bashkëpunimit me këtë proces. Për ta bërë këtë, lidhni procesin me komandën MS Teams:
Tani, të gjithë anëtarët e ekipit të MS Teams kanë qasje në procesin e ri të daljes nga punonjësi në një skedë të veçantë.
Natyrisht, ju mund të siguroni miratime me shumë hapa në logjikën tuaj të rrjedhës, plus mund të përdorni komponentin "Miratimet" për të caktuar detyrat "Power Automate". Ju gjithashtu mund të personalizoni raportet dhe të gjeneroni njoftime që do të dërgohen te chatbot i Microsoft Teams. Por më shumë për këtë në artikujt e ardhshëm. Faleminderit për vëmendjen tuaj dhe ju uroj një ditë të mbarë të gjithëve!
Burimi: www.habr.com