🥇BeeFREE. Ne transferojmë njerëzit në distancë që nga viti 2016

🥇Si të arrish në qiell dhe të bëhesh pilot | ProHoster

Shpresojmë që po e lexoni këtë post në orar pune, duke u përgatitur për të kaluar në punë në distancë nga punëdhënësi juaj.

Ne arritëm ta kalojmë stafin në punë në distancë mjaft shpejt për një arsye të thjeshtë — që nga viti 2016, në kompaninë tonë ekziston BeeFREE, projekti ynë strategjik për punën në distancë, i cili lejon punonjësit të punojnë nga shtëpia.

Më poshtë do të flasim për mënyrën se si funksionon gjithçka, pse programet për monitorimin e punës së stafit janë një plumb në këmbë, përse e implementuam këtë katër vjet më parë, si dhe disa këshilla për ata për të cilët puna në distancë u duk si një surprizë e papritur, përfshirë tre kurthe të punës në distancë.

Dhe një anketë të vogël.

BeeFREE

BeeFREE u konceptua si një projekt që ndikon pozitivisht si në kulturën korporative në përgjithësi, ashtu edhe në gjendjen (dhe humorin) e një individi të caktuar. Sa më e madhe të jetë kompania, ajo gjithmonë përbëhet nga njerëz, secili me përceptimet e tij për bukurinë dhe ambientin, përfshirë mjedisin e punës, orarin, temperaturën e përshtatshme për punë, (në)pranueshmërinë e ngrohjes së peshkut në kuzhinën e përbashkët dhe gjëra të tjera.

Disa e duan të punojnë në zyrë, të flasin personalisht me kolegët dhe (po, po) të marrin pjesë në takime. Disa solidarizohen me ata për të cilët hapësira e punës është një nga ciklet e ferrit, ku është vetëm pak më zhurmshëm se në të tjerat. Të tretët janë të bindur se me një email të vetëm të mirëmenduar me një pyetje të qartë mund të arrijnë më shumë se duke thirrur tre takime në kohë të ndryshme për këtë. Dhe shpesh edhe më shpejt.

Në përgjithësi, në vitin 2016 u vendos të fillohej kjo si një projekt pilot, dhe pastaj të shikohej nëse do të funksiononte, ose nuk kishte vlerë ta zgjerojmë. Siç e ka kuptuar lexuesi i vëmendshëm, kjo e ka bërë shumë mirë dhe vazhdon të funksionojë.

Pra, si është e organizuar dhe çfarë nevojitet për kalimin e punonjësit në BeeFREE.

Diskutoni gjithçka me menaxherin e drejtpërdrejtë, i cili, varësisht nga situata, do të japë miratimin ose do të thotë pse nuk është e mundur. Supozoni, nëse një person ka treguar më shumë ose më pak se është në gjendje të punojë vetë dhe të zgjidhë detyrat, atëherë OK, le të provojë ta bëjë këtë nga shtëpia. Ndërsa, nëse një person, përkundrazi, bëhet një shembull i shkëlqyer i një punonjësi që duhet të jetë nën mbikëqyrje të vazhdueshme, duke u korrigjuar, duke rregulluar diçka ose duke iu kujtuar se është e mundur (dhe e nevojshme) të “bosh” në rrjetet sociale për tre orë në kohën e lirë, kjo është një histori tjetër.
Natyrisht, disa pozita thjesht nuk parashikojnë punën nga distanca. Do të jetë pak e vështirë të dërgosh një montues WOLK të punojë nga shtëpia. Sigurisht, ai mund të mbështesë moralish kolegët përmes komunikimit me video, por kjo është pak e ndryshme. Apo punonjësit e salloneve të komunikimit. Në tërësi, kjo është mjaft e qartë — një specialist që punon mirë përpara kompjuterit dhe plotëson të gjitha detyrat nga laptopi, mund të punojë edhe jashtë zyrës po aq mirë.
Të njoftosh kolegët se në ditë të caktuara nuk je në zyrë. BeeFREE është një platformë fleksibël, dhe, për shembull, nëse në bisedën me menaxherin është vendosur që do të punosh nga shtëpia për 3 ditë dhe në zyrë, le të themi, të martat dhe të mërkurat (apo të hënat dhe të premte), do të ishte mirë që kolegët e tu të dinë për këtë dhe të të shkruajnë menjëherë në email ose në biseda në vend që të të kërkojnë kudo në zyrë.
Një herë në javë të miratosh me menaxherin detyrat e tua aktuale dhe të vendosësh përparësitë. Kjo tingëllon si diçka mjaft e zakonshme, por në të vërtetë ndihmon në vendosjen e thekseve dhe largon atë tensionin çuditërisht menaxherial të tipit 'Çfarë po bën pikërisht ky djalë, në cilën fazë ndodhet?'. Për këtë qëllim, në kabinetin personal të punonjësit dhe menaxherit ekziston një listë të bësh, por siç tregon praktika, gjëja kryesore është thjesht të arrish një marrëveshje. Se kush, ku dhe si e mban regjistrin e detyrave dhe progresit është një çështje tjetër. E rëndësishme është që të ekzistojë. Jo vetëm në formë gojore.

Parimet kryesore — me këtë punë të largët ne vlerësojmë rezultatin, e jo proces. Thënë thjesht, gjëja më e keqe që mund të bësh në një situatë të tillë është të provosh vazhdimisht të kontrollosh punonjësin, duke e pyetur se çfarë po bën tani, nëse është i zënë me punën apo me diçka tjetër. Në rastet më ekstreme, punëdhënësit nganjëherë kërkojnë të instalojnë një softuer të veçantë për monitorimin (lexo - spiunimin) të desktopit të punonjësit. Ka një mendim të çuditshëm se kjo motivon punonjësin të merret gjithmonë me punë, jo me ndonjë gjë tjetër.

Në të vërtetë, kjo duhet të motivojë shumë për të përditësuar CV-në dhe për të gjetur një punë pa këto masa të tepruara kontrolli.

Saktësisht, kjo është gjithçka. Tani vazhdojmë siç kemi punuar, duke përdorur këtë.

Mjetet tona

Një sërë burimesh korporative janë të aksesueshme vetëm nga rrjeti i brendshëm, kështu që problemi i aksesit zgjidhet me anë të VDI. Për të filluar përdorimin e përfitimeve të punës në distancë, ne kemi nevojë për këtë.

Krijojmë kërkesat e nevojshme. Ndoshta, kjo është etapa e vetme, njësoj e lidhur me burokracinë dhe formalitetet. Por kur je një kompani e madhe, është e vështirë të bësh ndryshe.
Pas përfundimit të të gjitha këtyre kërkesave për laptopin e punonjësit (personal apo profesional), instalohet VDI, ne përdorim Horizon.
Për autentifikimin e përdoruesit përdoren të dhënat e llogarisë së tij + hyrja e një tokeni unik (për këtë përgjigjet Gemalto, aplikacioni mund të instalohet në smartphone me Android / iOS).
Posta korporative dhe kalendari — Microsoft Outlook.

Megjithatë, ky është gjithë lista e softuerit të detyrueshëm, në lidhje me komunikimin dhe shpërndarjen e detyrave, ne ia kemi lënë gjithçka menaxherëve të drejtimeve dhe vetë punonjësve. Disa preferojnë të komunikojnë në Slack — s'ka problem. Nëse mungojnë stickerat për të shprehur emocione — gjithmonë ka Telegram. Asgjë nuk e ndalon përdorimin e Whatsapp dhe Skype.

Një herë në javë, shumë njësi mbajnë një status. Në një situatë normale epidemiologjike, kjo ishte një sallë e madhe me VKS, sepse kemi punonjës të selisë në Moskë, si dhe punonjës në distancë, njerëz nga zonat fqinje dhe nga rajone të tjera, kështu që gjithçka ishte në formatin 'Prani fizike ose Bluejeans'. Tani, të gjitha takimet dhe negociatat realizohen vetëm në distancë, përmes Bluejeans ose Zoom.

Dhe disa softuerë të tjerë të dobishëm për punën e komfortshme në distancë

Ndonjëherë, puna e kompanisë tuaj varet nga një ofrues i vetëm, ose ju thjesht tashmë po përdorni produktet e tij. Ose, përkundrazi, politikat e sigurisë në kompani për disa arsye ndalojnë përdorimin e softuerëve të kompanive të caktuara, kështu që nevojiten alternativa.

Konferenca Video

Zoom (falas deri në 100 pjesëmarrës dhe 40 minuta për një konferencë, pastaj nga 15$ në muaj)
Bluejeans (deri në 50 pjesëmarrës nga 12$ në muaj, më shumë më pas)
Google Hangouts Meet (në kuadër të GSuite, nga 5,5$ në muaj për përdorues, deri në 100 pjesëmarrës, provë falas 14 ditë)
Cisco WebEx Meetings
Microsoft Teams (në kuadër të Office 365)

Bisedat dhe bazat e njohurive

Slack — produkti është gati 7 vjeç, dhe gjatë kësaj kohe ka marrë shumë integrime të dobishme (Dropbox, Asana, Google Drive dhe të tjera). Nga një bisedë e thjeshtë, Slack është bërë një platformë e fuqishme, ku mund të krijoni një kanal për çdo departament në kompani, të shkëmbeni skedarë, të lidhni shpejt botët e nevojshme, monitorimi i ngjarjeve, alarmin për testuesit, në përgjithësi, funksionaliteti është mjaft i madh.

Notion — ndihmon në krijimin e bazave të njohurive të përshtatshme (si, udhëzime, trajnim për pranimin e punonjësve të rinj, orare të përshtatshme, detyra me statuse dhe, natyrisht, shënime).

Asana — ndoshta, klasika e zhanrit për caktimin e detyrave, afatet, përgjegjësitë, prioritetet dhe të tjera. Shumë integrime të dobishme.

Trello — për adhuruesit e tableve dhe Atlassian.

Për njerëzit

Duket e thjeshtë, kalove në punën në distancë dhe punon nga shtëpia. Sigurisht, ka shumë përfitime — nuk humb kohë për të shkuar në punë (dhe as nervat), kursim në transport dhe benzinë dhe kënaqësi të tjera. Por ka edhe disa rreziqe që e presin individin, që ka vendosur të hyjë në këtë rrugë. E njohura është lidhur me vetë-organizimin e gabuar. Në fakt, nga kjo rrjedhin të gjitha të tjera.

Kapja #1. Shtëpia

Nëse jetoni jo vetëm, por me bashkëshortin, fëmijët ose prindërit, ose, çka është edhe më e rrezikshme, me macen, atëherë puna juaj në distancë në fillim do të perceptohet nga ata në mënyrë të qartë — super, je në shtëpi, pra mund të kërkohet gjithçka. Të shkosh në dyqan, të bësh çaj, të ndërosh pampers, të korigjosh macen për një luftë të pabarabartë me fikusin, të pastrosh shtëpinë, përsëri të ndërosh pampers.

Pra, edhe nëse vetë vendosni se punoni me po aq përgjegjësi dhe përkushtim nga shtëpia, do t'ju duhet ta bëni të qartë për të tjerët që nuk jeni thjesht në shtëpi para kompjuterit, por po punoni.

Ndihmon për t'u ndarë nga ky lloj organizimi të qartë të orës, kur nuk duhet të shqetësoheni. Në mënyrë që të kuptoni se nga ora 10 deri në 18 (p.sh.) nuk duhet t'ju bezdisin me pyetje, t'ju shqetësojnë, të kërkojnë diçka të bëni, përderisa ju jeni "në shtëpi".

Sigurisht, këtu duhet pa ekstreme, dhe nëse ndodhi që ju ndët që të punoni edhe 20 minuta, ndërsa pamja periferiale ju thotë se fëmija ka dalë nga çadra dhe është nisur të eksplorojë një dhomë tjetër vetë, atëherë është më mirë të ngrihesh dhe të marrësh masa. Ose nëse ju pëlqen të shkoni të bëni një shëtitje për gjysmë ore në parkun afër — duhet të shkoni dhe të bëni një shëtitje.

Kapja #2. Koha mashtruese

Mund të filloni të mendoni se që të ulur në shtëpi, me kompjuterin pranë, me softin e instaluar dhe që tani jeni dosido gjithmonë një klik larg punës, atëherë do të arrini gjithçka dhe mund të relaksoheni dhe të bëni gjithçka tri herë më ngadalë.

Paskëtaj, kurrë.

Mundësi tërësisht e mundshme, disa detyra mund të rriten. Me një shkallë të madhe probabiliteti, shpejtësia e punës së njohur për departamentin tuaj do të bjerë paksa. Sepse të punosh në një ekip të largët për një vit dhe të punosh larg për dy javë — janë dy ndryshime shumë të mëdha. Disa njerëz janë përgatitur për këtë gjatë 20 ose 30 viteve të fundit. Ndërsa për disa, një relaksim i tillë i papritur nuk do të ketë një ndikim të mirë në prodhueshmërinë.

Edhe në qoftë se ju, po ju, menjëherë do të kaloni shpejt, përgjegjshëm dhe do të jeni gjithmonë në kontakt, duke mbyllur detyrat tuaja dy herë më shpejt, gjithmonë do të ketë ndonjë që do ta ngadalësojë punën. Një riparim te dikush, një ndalesë e dritave, ose fqinjët me çekiç që kuptuan se koha ka ardhur. Dhe tani çdo videokonferencë — është një seancë kolektive e mirëkuptimit njerëzor.

Në përgjithësi, ne nuk po ju inkurajojmë të futeni në rregulla të rrepta dhe të përgjigjeni menjëherë në çdo mesazh të ardhur, por mbani mend — faza e parë e kalimit të ekipit, për ata që janë të ri në këtë, në punën e largët, do të jetë e lidhur me një ngadalësim të vogël.

Kapja #3. Mungesa e kontrollit

Siç thamë më lart, e keqja më e madhe që mund të bëjë një punëdhënës është të angazhojë një roje dhe të përpiqet të jetë në dijeni të çdo hapi tuaj: në çfarë faze është detyra, përse në kopjen e emailit nuk janë të gjithë, sa kohë keni kaluar sot para kompjuterit, çfarë marke është borma e fqinjit, pse keni mjete të çuditshme në tryezë dhe më shumë.

Këtu është thelbësore të mos filloni të mendoni se, sepse jeni jashtë zyrës, gjithçka po i intereson të gjithëve për vendndodhjen tuaj dhe çfarë po bëni. Që të gjitha detyrat tuaja janë vendosur në një dosje pa afate për menaxhimin dhe, në përgjithësi, se realizimi i tyre nuk është i domosdoshëm.

Kontrolli më i rëndësishëm për punonjësit e largët është vetë-kontrolli. Askush nuk e di më mirë se ju, në çfarë kohe punoni më mirë. Ndoshta, në rastin tuaj, është më mirë dhe e dobishme të injoroni punën deri në orën 15:00 dhe të shihni seritë, dhe nga ora 16:00 deri në mesnatë produktiviteti juaj është i lavdërueshëm, dhe për një ditë do të bëni aq sa një adhurues i zyrës do të bënte për tri. Sistemi i zyrës me hapësira të hapura dhe injorimi i ritmeve të njerëzve nuk është i aftë ta kuptojë këtë.

Punë në distancë është gjithashtu një mundësi për punëdhënësin për të përfunduar se sa mirë punoni kur jeni në shtëpi dhe një mundësi për ju për të provuar me fakt se njerëzit zakonisht mund të bëjnë gjëra të shkëlqyera jo vetëm nga ora 10 deri në 18, dhe nëse nuk keni bërë asgjë deri në mesditë, kjo tregon vetëm se nuk keni bërë asgjë deri në mesditë.

Dhe diçka tjetër

Ne në Beeline, gjatë këtyre viteve, kemi testuar shkëlqyeshëm BeeFREE, kemi mbledhur shumë feedback nga punonjësit ashtu si dhe nga menaxherët e tyre, kemi bërë përfundime, kemi bërë disa rregullime dhe vazhdojmë ta përdorim këtë qasje dhe tani.

Tani ne aktivisht ndihmojmë kompanitë e tjera të përfshijnë BeeFREE në veprimtarinë e tyre. Si në aspektin e harduerit dhe softuerit, ashtu edhe me këshilla. Për shembull, do t'ju ndihmojmë të zhvilloni shpejt VDI për detyra të çdo profili, qoftë punonjësit tuaj që merren me detyra të përditshme, ose do të jetë modelim 3D në distancë. Ne kemi zgjidhje për audio- dhe videokonferenca, më shumë rreth BeeFREE: WorkPlace-as-a-Service mund të lexoni. në këtë faqe. Përveç kësaj, për kompanitë mund të jetë e dobishme të keni webinari, të regjistroheni për të cilin në mënyrë të përparuar mund të bëhet këtu.

Ky është një webinar i detajuar rreth organizimit të punës në distancë nga Olga Filatova (zv. president i menaxhimit të personelit, zhvillimit organizativ dhe mbështetjes) dhe Alina Dragun (menaxhere e zhvillimit organizativ te Beeline, kujdestare e projektit BeeFREE).

Vetëm përdoruesit e regjistruar mund të marrin pjesë në anketë. Hyni, ju lutem.

Dhe një anketë e vogël për kompanitë në lidhje me punën në distancë (mund të zgjidhni disa përgjigje)

11,3%E kam transferuar stafin në punë në distancë, po shkon mirë, pas normalizimit të situatës do t'i lë ata që dëshirojnë, në punë në distancë.
7,6%E kam transferuar stafin në punë në distancë, përvoja është e ndryshme.
1,9%E kam transferuar stafin në punë në distancë, nuk më pëlqeu, më pas do t'i kthej të gjithë në hapësirën e hapur.
69,8%Besoj se e ardhmja është në punën në distancë, njerëzit janë në gjendje të punojnë normalisht nga shtëpia, jo në hapësira të hapura.
20,8%Nuk besoj në punën në distancë si një formë të plotë të angazhimit, pa kontroll në zyrë, të gjithë punojnë më keq.