Migrimi nga IBM Notes në Microsoft Exchange ose Office 365 ofron një numër të konsiderueshëm përfitimesh për një organizatë, por vetë projekti i migrimit duket i frikshëm dhe nuk është plotësisht e qartë se ku të fillojë migrimi. Vetë Exchange nuk përfshin mjetet e veta për migrimin ose bashkëjetesën e plotë të Notes dhe Exchange. Në fakt, disa detyra migrimi dhe bashkëjetese nuk janë të mundshme pa produkte të palëve të treta. Në këtë artikull, ne do të përshkruajmë shtatë hapa kyç që duhen ndjekur bazuar në praktikat më të mira dhe përvojën tonë me migrimet e suksesshme.
Një migrim i suksesshëm përfshin hapat e mëposhtëm:
- Vlerësimi paraprak i migrimit.
- Vendosja e bashkëjetesës ndërmjet Notes dhe Exchange.
- Planifikoni saktësinë optimale të migrimit.
- Sigurimi i efikasitetit maksimal të migrimit.
- Kryeni një migrim provë.
- Planifikimi i kohës së migrimit për të minimizuar ndikimin në organizatë.
- Nisni migrimin dhe gjurmoni përparimin e tij.
Në këtë artikull, ne do të shikojmë se si të përgatitemi dhe të përfundojmë migrimin duke përdorur dy zgjidhje nga Quest - и . Më poshtë prerjes janë disa detaje.
Hapi 1: Vlerësimi paraprak i migracionit
Marrja e një inventarizimi të mjedisit tuaj aktual
Nëse vendosni që Exchange është platforma e duhur për organizatën tuaj, gjithçka që duhet të bëni është të lëvizni atje. Së pari, ju duhet të grumbulloni informacione për mjedisin tuaj aktual, të grumbulloni informacione për inventarin mbi të dhënat që planifikoni të migroni, të përcaktoni se çfarë mund të hiqet për të reduktuar përdorimin e hapësirës në disk, të llogaritni gjerësinë e brezit të disponueshëm midis mjediseve, etj. Vlerësimi paraprak duhet të përfshijë pyetjet e mëposhtme:
- Sa domene Notes dhe serverë Domino ka?
- Sa kuti postare keni? Sa prej tyre nuk janë përdorur?
- Sa hapësirë në disk zënë skedarët e postës kryesore? Sa janë në arkiva? Sa ka në kopjet lokale?
- Ku ndodhen arkivat?
- Sa përdorues përdorin enkriptimin? Duhet të transferohet përmbajtja e koduar?
- Sa dosje personale ka në mjedis?
- Cilët përdorues përdorin lidhjet e dokumenteve? Sa përdorues kanë marrë lidhje nga përdorues të tjerë dhe aplikacione?
- Sa të dhëna do të transferoni? Për shembull, ju dëshironi të transferoni të dhëna vetëm për gjashtë muajt e fundit.
- A do të migrohen arkivat vendase në arkivat personale të Exchange ose skedarët Outlook *.pst?
- Cilat janë kufijtë e gjerësisë së brezit? Në sa të dhëna mund të transferohen
një periudhë të caktuar kohore? - Sa hapësirë ruajtëse do të kërkohet pas migrimit?
Si do të ndikojë migrimi në biznes dhe operacione
Projekti duhet të planifikohet me kujdes për të minimizuar kohën e ndërprerjes dhe për të minimizuar produktivitetin e humbur.
Për shembull, është e rëndësishme të merret në konsideratë delegimi midis përdoruesve - nëse një përdorues migron, por delegati i tij ose i saj mbetet në platformën origjinale, si do të ndikojë kjo në punën e tyre të përditshme? Më gjerësisht, ju duhet të merrni parasysh se si një projekt migrimi mund të ndikojë në të gjitha proceset kritike të biznesit dhe rrjedhat e punës të kompanisë suaj.
Është gjithashtu e rëndësishme të merren parasysh pikat kritike të kontaktit brenda Notes. Për shembull, kur kemi të bëjmë me mesazhe, është e rëndësishme të analizohen aplikacionet dhe të merret parasysh ndërveprimi ndërmjet rrugëtimit të postës dhe aplikacioneve për të shmangur ndërprerjen e proceseve të biznesit gjatë dhe pas migrimit. Sigurohuni që të bëni pyetjet e mëposhtme:
- Cilët përdorues kanë delegatë dhe si mund të ndikojë prishja e kësaj marrëdhënie në proceset e biznesit?
- Cilat aplikacione dhe procese biznesi lidhen me mjedisin e postës elektronike? Çdo integrim kyç midis aplikacionit dhe shërbimit të postës elektronike, siç është procesi i miratimit, do të jetë kritik kur planifikoni migrimin tuaj.
- Cilat komponentë dhe veçori të rëndësishme të aplikacionit duhet të ruhen?
- Si mund të përdorni veçoritë e integruara të platformës së re për të arritur funksionalitetin që ju nevojitet?
- A duhet të arkivohet përmbajtja joaktive për ruajtje në të ardhmen?
- A do të duhet të rindërtohet ndonjë aplikacion që të funksionojë siç duhet në mjedisin e ri?
- Si do të matet suksesi?
Përpara se të filloni migrimin, duhet të përcaktoni kriteret për të matur suksesin. Në veçanti, duhet të kuptoni se është e paarsyeshme të pritet transferim 100% i të dhënave. Jo çdo lloj artikulli Notes ka një ekuivalent në Exchange (Active Mail është shembulli më flagrant). Prandaj, realiteti është se jo të gjithë artikujt në Notes do të ekzistojnë në Exchange pas migrimit. Një objektiv i arritshëm dhe i matshëm është që 95% e artikujve të zhvendosen në 95 për qind të kutive postare. Matja dhe dokumentimi i rezultateve është thelbësor për të siguruar suksesin e migrimit dhe rezultatet e vërteta janë të mundshme vetëm nëse kriteret e suksesit janë përcaktuar që në fillim të një projekti të migrimit me email.
Hapi 2: Vendosja e shënimeve dhe bashkëjetesa e shkëmbimit
Për shumicën e organizatave, migrimi është një proces, jo një ngjarje. Prandaj, migrimet e kutisë postare dhe migrimet e aplikacioneve duhet të ndjekin një plan që i përshtatet më së miri biznesit dhe operacioneve dhe nuk bazohet në kërkesat teknike.
Zhvillimi i një strategjie bashkëjetese
Për të maksimizuar vlerën nga migrimi, një plan i plotë i bashkëjetesës duhet të zhvillohet dhe zbatohet në fillim të procesit të migrimit. Përkufizimi i "bashkëjetesës" mund të ndryshojë nga organizata në organizatë. Disa organizata përdorin në mënyrë aktive të dhënat Free/Busy, të tjera nuk e përdorin fare këtë funksionalitet. Disa fokusohen në migrimin e të dhënave të kalendarit, ndërsa të tjerë fokusohen në rregullimin e saktë të migrimit të një drejtorie të plotë të përdoruesit. Është e rëndësishme të punohet me secilin prej palëve të interesuara për të marrë një pasqyrë të qartë të asaj që ka vërtet rëndësi dhe për të ndihmuar të gjithë të kuptojnë rëndësinë e një strategjie efektive të bashkëjetesës.
Migrimi nga Notes në Exchange dhe Office 365 kërkon planifikim për migrimin e kutisë postare dhe aplikacionit në të njëjtën kohë. Funksionaliteti i aplikacionit Current Notes duhet të mbështetet për të gjithë përdoruesit, pavarësisht nga platforma e tyre aktuale e postës elektronike. Si përdorues që migrojnë në Exchange dhe Office 365, ata duhet të jenë në gjendje të kenë akses dhe të përdorin aplikacionet Notes si pjesë e rrjedhave të tyre ekzistuese të punës. Kjo aftësi duhet të vazhdojë derisa aplikacionet e Notes të migrohen në SharePoint ose në një platformë tjetër.
Përveç bashkëjetesës së aplikacionit, ndërveprimi ndërmjet përdoruesve në platforma të ndryshme duhet të zbatohet përpara se të fillojë migrimi. Kjo përfshin drejtimin dhe përditësimet automatike të drejtorive, statuset dhe kalendarët Falas/Busy për të gjithë përdoruesit, pavarësisht nga platforma e tyre aktuale.
Së fundi, duhet të konsideroni bashkëpunimin midis jo vetëm shërbimit tuaj të postës elektronike, por edhe kalendarëve tuaj dhe burimeve të përbashkëta, siç janë dhomat e takimeve. Përdoruesit duhet të jenë në gjendje të shkarkojnë informacionin e planifikimit të takimeve. Kjo përfshin takime një herë dhe të përsëritur. Pavarësisht nëse takimet janë planifikuar përpara migrimit ose janë krijuar gjatë migrimit, saktësia e të dhënave kalendarike duhet të ruhet gjatë gjithë projektit. Duhet të siguroheni që përdoruesit, për shembull, të ndryshojnë dhomën e takimit për takimin tjetër në një takim të përsëritur ose të anulojnë një takim pa shkaktuar konflikt dhe konfuzion në takimet pasuese.
Hapi 3: Plani për saktësinë optimale të migrimit
Planifikimi i një migrimi nga Notes në Exchange ose Office 365 kërkon të kuptuarit e një numri dallimesh specifike midis platformave.
Adresat e emailit
Të dhënat e shënimeve zakonisht përmbajnë adresa të pronarit që shfaqen në disa vende: në titujt e mesazheve, të ngulitura në arkiva, kontaktet personale dhe listat e shpërndara. Si pjesë e procesit të migrimit, këto adresa të pronarit duhet të përditësohen në adresat SMTP për të siguruar funksionalitet të plotë në mjedisin Exchange. Shumë organizata zgjedhin gjithashtu të përditësojnë domenin SMTP ose standardin e adresimit gjatë migrimit. Nëse kjo vlen për organizatën tuaj, është e rëndësishme të kuptoni se disa zgjidhje migrimi përditësojnë automatikisht rastet historike të adresave SMTP për çdo përdorues.
Struktura e dosjeve
Në shumë organizata, përdoruesit përdorin kutitë postare dhe arkivat e tyre, kështu që është e rëndësishme të ruhen këto të dhëna. Aftësia e përdoruesve për të parë strukturën e tyre të plotë të dosjeve ndikon gjithashtu në përvojën e përdoruesit si rezultat i migrimit. Është e rëndësishme të zgjidhni zgjidhjet dhe tranzicionet që ruajnë integritetin e dosjeve dhe strukturave të të dhënave.
Kopje dhe arkiva lokale
Për të kontrolluar kostot e ruajtjes dhe për të menaxhuar më mirë rritjen e të dhënave, shumë organizata vendosin kuota të kutisë postare. Një pasojë e paqëllimshme e kësaj politike është shpesh një rritje në numrin dhe madhësinë e arkivave. Këto burime shtesë të të dhënave duhet të vlerësohen dhe migrimi i tyre të merret parasysh gjatë planifikimit të migracionit. Ju mund t'u ofroni përdoruesve një komponent të vetë-shërbimit që i lejon ata të migrojnë vetëm të dhëna të rëndësishme. Për të optimizuar ruajtjen e Exchange, ne rekomandojmë përdorimin e një produkti tjetër Quest - , ai ka, në veçanti, funksionalitet të dobishëm për fshirjen e skedarëve të bashkangjitur, një analog i DAOS në Notes.
ACL dhe delegacioni
Listat e kontrollit të aksesit (ACL) dhe delegimi janë elementë kyç për funksionimin në një mjedis Notes, dhe ato janë gjithashtu kritike për mbrojtjen e integritetit. Si rezultat, është e rëndësishme që të përkthehen me saktësi të drejtat e lidhura dhe të drejtat e aksesit për të drejtat ekuivalente në Exchange Server dhe Office 365. Në mënyrë ideale, duke e bërë këtë automatikisht do të përshpejtojë procesin dhe do të eliminojë gabimet njerëzore. Për të ruajtur efektivitetin e mbrojtjes së aseteve të informacionit të një organizate, ACL-të dhe harta e delegimit duhet të kryhen njëkohësisht me të dhënat e postës. Disa organizata përpiqen të caktojnë të drejta ekuivalente me dorë ose duke përdorur skriptet pasi të përfundojë migrimi i të dhënave. Megjithatë, kjo qasje mund të ndikojë negativisht në produktivitetin dhe të shtojë vrima sigurie në të dhënat e një organizate.
Shënon përmbajtjen e vet
E njëjta postë aktive. Një problem tjetër i zakonshëm gjatë migrimit nga IBM Notes është hasja në shumë tekste të pasura. Exchange dhe Office 365 nuk mbështesin tabela të integruara me skeda, butona, formularë të ruajtur dhe përmbajtje të tjera të pronarit në Notes. Si rezultat, do t'ju duhet ose të përgatiteni për humbjen e këtij funksioni ose të investoni në një zgjidhje migrimi që mund t'i konvertojë këta elementë në një format që mund të migrohet. Le të themi menjëherë se zgjidhjet nga Quest nuk e konvertojnë këtë në asnjë mënyrë dhe mund të transferojnë shkronja të tilla vetëm si bashkëngjitje, në mënyrë që përdoruesi t'i hapë ato përmes klientit Notes.
Grupet dhe librat e adresave personale
Shumë organizata përdorin gjerësisht listat e postimeve publike për të brendshme dhe
komunikimet e jashtme. Përveç kësaj, përdoruesit e Notes shpesh e kanë të rëndësishme të mbajnë kontakte biznesi në librat e adresave personale. Këto burime të dhënash janë kritike për operacionet e biznesit dhe duhet të transformohen në mënyrë efikase gjatë migrimit në platformën Microsoft. Si rezultat, është e rëndësishme që të përgatiten automatikisht grupet për migrim në Active Directory dhe të konvertohen në mënyrë efikase të gjitha adresat personale, madje edhe ato të ruajtura në desktopin e përdoruesve.
Ndërveprimi me aplikacionet Notes
Pikat e integrimit ndërmjet aplikacioneve dhe shërbimit të postës, të tilla si proceset e pajtimit, janë të rëndësishme gjatë planifikimit dhe planifikimit të migrimeve. IBM Notes ka një integrim më të ngushtë midis postës elektronike dhe aplikacioneve sesa platformat e tjera. Këto integrime mund të përfshijnë gjithçka, nga lidhjet e thjeshta deri te proceset e biznesit.
Burimet dhe bazat e të dhënave të postës
Shumë organizata përdorin bazat e të dhënave të rezervimit të burimeve, bazat e të dhënave të postës dhe baza të tjera të dhënash të përbashkëta në Shënime. Si rezultat, këto baza të të dhënave luajnë një rol të rëndësishëm në funksionimin e një organizate. Për të siguruar vazhdimësinë e biznesit dhe produktivitetin e punonjësve, është shumë e rëndësishme të merret parasysh qasja dhe koha e zbatimit për:
- Krijimi i kutive postare të burimeve në mjedisin e synuar;
- Transferimi i të dhënave nga baza e të dhënave të rezervimeve në Exchange;
- Sigurimi që përdoruesit e të dy sistemeve mund të bashkëpunojnë dhe përdorin burime në Notes dhe Exchange.
Hapi 4: Maksimizoni efikasitetin e migrimit
Përveç sigurimit të saktësisë së të dhënave, është gjithashtu e rëndësishme të sigurohet që migrimi të jetë sa më efikas duke pasur parasysh kërkesat e organizatës. Efektiviteti i migrimit varet drejtpërdrejt jo vetëm nga kostot direkte, por edhe nga shkalla e ndikimit në biznes.
Arkitektura e Zgjidhjeve të Migracionit
Një nga faktorët më të rëndësishëm që ndikon në efikasitetin është arkitektura e zgjidhjes së migrimit. Është e rëndësishme të zgjidhni një zgjidhje me një arkitekturë me shumë fije që lejon një server migrimi të migrojë shumë përdorues në të njëjtën kohë. Arkitektura me shumë fije zvogëlon kërkesat e harduerit të migrimit dhe rrit shpejtësinë e migrimit, duke reduktuar në mënyrë dramatike koston e përgjithshme të projektit. Mos u mashtroni nga zgjidhjet e migrimit që pretendojnë se janë me shumë fije, por në fakt migrojnë vetëm një përdorues në të njëjtën kohë dhe kërkojnë shtimin e stacioneve të punës për të migruar më shumë përdorues në të njëjtën kohë. Në varësi të konfigurimit dhe mjedisit, zgjidhjet e vërteta me shumë fije janë 30 deri në 5000 për qind më efikase kur migrojnë të dhënat në Exchange dhe Office 365.
Procesi i migrimit
Migrimi përfshin shumë hapa dhe proceset duhet të ndodhin në kohën e duhur për të siguruar një tranzicion të qetë. Për të minimizuar ndërprerjen e biznesit dhe për të maksimizuar përfitimet e migrimit, të gjitha proceset duhet të integrohen dhe kontrollohen nga një aplikacion i vetëm që mund të trajtojë çdo hap të migrimit në kohën e duhur.
Fleksibilitet dhe vetë-shërbim
Disa përdorues dhe departamente do të duhet të devijojnë nga procesi standard i migrimit. Për shembull, departamenti ligjor mund të ketë kërkesa të ndryshme për ruajtje, ose menaxherët mund të kenë nevojë të migrojnë të gjithë kutinë postare dhe arkivat e tyre. Prandaj, është e rëndësishme të zgjidhni një zgjidhje fleksibël migrimi që lejon ekipin e migracionit të përshtatet lehtësisht me këto kërkesa. Një nga mënyrat më efektive për të ofruar këtë fleksibilitet është të mundësoni vetë-shërbimin për disa nga përdoruesit tuaj. Për shembull, disa përdorues mund të lejohen të transferojnë të dhëna shtesë nga skedarët e tyre kryesorë të postës ose të dhënat lokale për t'i kthyer ato më vonë në një arkiv personal në server.
Hapi 5: Kryeni një migrim provë
Pasi të ketë përfunduar vlerësimi para migrimit, të jetë finalizuar strategjia e bashkëjetesës dhe të përcaktohen planet e optimizimit, është thelbësore të merret konfirmimi i strategjisë nëpërmjet një ose më shumë migrimeve pilot.
Qëllimi i migrimit pilot është të testojë procedurat e zhvilluara dhe të identifikojë problemet që mund të lindin pas fillimit të migrimit të plotë, duke u dhënë atyre mundësinë për t'i zgjidhur ato përpara se të fillojnë migrimin e drejtpërdrejtë. Si rezultat, problemet gjatë migrimit pilot duhet të priten dhe madje të mirëpriten.
Përcaktimi i vëllimit të migrimit pilot
Migrimi pilot duhet të jetë mjaft i madh për të mbledhur një mostër përfaqësuese të të dhënave dhe për t'iu përgjigjur pyetjeve përkatëse që mund të ndeshen gjatë migrimit luftarak. Nëse po migroni disa mijëra kuti postare, madhësia e mostrës duhet të jetë e mjaftueshme. Për migrimet shumë të mëdha përqindja mund të jetë më e vogël.
Përzgjedhja e të dhënave dhe sistemeve
Gjatë procesit të migrimit pilot, është e rëndësishme të përdoren të dhënat luftarake dhe sistemet luftarake. Kjo është shumë e rëndësishme për disa arsye:
- Ju duhet të kuptoni se si do të sillet mjedisi luftarak. Një mjedis i krijuar në mënyrë sintetike nuk do të jetë përfaqësues i mjedisit luftarak.
- Mund të merrni më shumë informacion në lidhje me mesazhet e koduara, shpeshtësinë e llojeve të mesazheve që nuk gjenden në Exchange dhe kërkesat e ruajtjes bazuar në të dhënat e mostrës.
Vendosja e pritshmërive
Procesi i migrimit pilot ofron gjithashtu një mundësi të shkëlqyer për të testuar kriteret e suksesit të përshkruara për projektin dhe për të kalibruar pritshmëritë për migrimin e mbetur. Nëse kërkohen rregullime, ato duhet të dokumentohen dhe të merren parasysh gjatë migrimit luftarak.
Hapi 6: Planifikoni kohën e migrimit për të minimizuar ndikimin në organizatë
Grupimi i përdoruesve
Për të minimizuar ndikimin mbi përdoruesit dhe organizatën në tërësi, përdoruesit që punojnë së bashku duhet të migrohen në të njëjtën kohë. Faktorët kryesorë që duhen marrë parasysh gjatë krijimit të këtyre grupeve përfshijnë delegimin. Kërkoni një zgjidhje që mund të rekomandojë koleksione për migrim bazuar në informacionin rreth marrëdhënieve të përdoruesit në mjedisin burimor.
Koha e migrimit
Pasi të përfundojë migrimi i grupit, sigurohuni që të planifikoni kohën në të cilën
ndikimi tek këta përdorues është minimal. Kjo mund të nënkuptojë planifikimin e një dritare migrimi për një kohë të caktuar të ditës për të shmangur migrimin gjatë orarit të punës, në fund të një muaji të vitit ose gjatë dritareve të mirëmbajtjes. Për shembull, ekipet e shitjeve ndoshta nuk duhet të migrojnë deri në fund të tremujorit, dhe departamentet e kontabilitetit dhe ligjor ka të ngjarë të kenë kufizime se kur mund të migrojnë.
Hapi 7: Filloni migrimin dhe gjurmoni përparimin e tij
Me qasjet e migrimit të të dhënave të verifikuara nga pilotët në fuqi, migrimet luftarake duhet të bëhen ngjarje rutinë. Me gjasë do të ketë rregullime të vogla gjatë gjithë procesit për të akomoduar nevojat e grupeve të caktuara. Monitorimi i kujdesshëm do të jetë ende i nevojshëm për të siguruar që të gjitha rastet e paparashikuara të merren parasysh gjatë fazës së planifikimit dhe pilotimit. Megjithatë, procesi duhet të bëhet gjithnjë e më i automatizuar. Ekzekutimi i planit të migrimit luftarak është i rëndësishëm për të dokumentuar dhe komunikuar progresin në të gjithë organizatën për të siguruar konfirmimin se pritjet janë përmbushur. Monitorimi dhe reagimet mbeten aspekte kyçe të migrimit të suksesshëm gjatë gjithë procesit.
Përfundim
Ne kemi mbuluar gjërat që duhet të keni parasysh kur migroni shërbimin tuaj postar. Nëse jeni aktualisht në procesin e zgjedhjes së një zgjidhjeje migrimi ose thjesht po mendoni për të, është e rëndësishme t'i merrni parasysh të gjitha këto. Ne punojmë me zgjidhjet e migrimit nga Quest dhe jemi të gatshëm t'i rekomandojmë ato si më efektive në reduktimin e numrit të hapave manualë dhe rritjen e sasisë së të dhënave të transferuara si rezultat i migrimit.
Nëse dëshironi të mësoni më shumë rreth qasjeve efektive ndaj migrimit, paraqisni një kërkesë tek në faqen tonë të internetit ose thjesht telefononi, dhe gjithashtu mund të studioni materiale shtesë duke përdorur lidhjet më poshtë:
Burimi: www.habr.com