Kalimi nga IBM Notes në Microsoft Exchange ose Office 365 ofron një sasi të konsiderueshme përfitimesh për organizatën, por projekti i migrimit vetë duket për t'u frikësuar dhe nuk është qartë se nga duhet të fillohet мигraimi. Vetë Exchange nuk përfshin mjete të brendshme për migrimin e plotë ose për krijimin e bashkëjetesës ndërmjet Notes dhe Exchange. Në fakt, kryerja e disa detyrave të migrimit dhe bashkëjetesës është e pamundur pa produkte të jashtme. Në këtë artikull, ne do të përshkruajmë shtatë hapa kyç që duhet të ndiqen në përputhje me praktikat më të mira dhe përvojën tonë në kryerjen e migrimeve të suksesshme.
Migrimi i suksesshëm përfshin hapat e mëposhtëm:
- Vlerësimi paraprak i migrimit.
- Krijimi i bashkëjetesës ndërmjet Notes dhe Exchange.
- Planifikimi i saktësisë optimale të migrimit.
- Sigurimi i efikasitetit maksimal të migrimit.
- Nisja e migrimit provë.
- Planifikimi i kohës së migrimit, për të minimizuar ndikimin në organizatë.
- Nisja e migrimit dhe ndjekja e progresit të tij.
Në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë se si të përgatitemi për migrimin dhe ta realizojmë atë duke përdorur dy zgjidhje nga Quest — dhe . Më poshtë disa detaje.
Hapi 1: Vlerësimi paraprak i migrimit
Kryerja e një inventarizimi të mjedisit aktual
Nëse keni vendosur se Exchange është platforma e duhur për organizatën, mbetet të migroni atje. Së pari, duhet të mblidhni informacion rreth mjedisit aktual, të mbledhni informacionin inventar për të dhënat që planifikoni të transferoni, të përcaktoni se çfarë mund të fshihet për të zvogëluar shfrytëzimin e hapësirës disk, të llogaritni kapacitetin e disponueshëm të kalimit mes mjediseve etj. Vlerësimi paraprak duhet të përfshijë pyetje të mëposhtme:
- Sa janë domainet Notes dhe serverët Domino?
- Sa kutia postare keni? Sa prej tyre nuk përdoren?
- Sa hapësirë në disqe zënë skedarët e postës kryesore? Sa në arhiv? Sa në replikat lokale?
- Ku ndodhen arkivat?
- Sa përdorues po përdorin enkriptimin? A duhet të transferohet përmbajtja e enkriptuar?
- Sa dosje personale ekzistojnë në mjedis?
- Cilët përdorues po përdorin lidhjet në dokumente? Sa përdorues kanë marrë lidhje nga përdorues të tjerë dhe aplikacione?
- Sa sa më dhëna do të transferoni? Për shembull, a dëshironi të transferoni të dhënat vetëm për gjashtë muajt e fundit?
- A do të transferohen arkivat native në arkivat personale Exchange ose në skedarët *.pst të Outlook?
- Cilat janë kufizimet e bandwidth-it? Sa të dhëna mund të transferohen në
një periudhë të caktuar kohe? - Sa hapësirë ruajtjeje do të kërkohet pas migrimit?
Si do ta ndikojë migrimi biznesin dhe operativitetin
Duhet planifikuar me kujdes projekti për të minimizuar ndalesat dhe humbjen e produktivitetit.
Për shembull, është e rëndësishme të merret parasysh delegimi midis përdoruesve — nëse një përdorues migron, por delegati i tij ose i saj mbetet në platformën origjinale, si do të ndikojë kjo në punën e përditshme? Në një kuptim më të gjerë, duhet të merret parasysh si projekti i migrimit mund të ndikojë në të gjithë proceset e rëndësishme të biznesit dhe rrjedhat e punës në kompani.
Është gjithashtu e rëndësishme të merren parasysh pikat kritike të ndërveprimit brenda Notes. Për shembull, kur punoni me mesazhe, është e rëndësishme të analizoni aplikacionet dhe të merrni parasysh ndërveprimin midis rrugëzimit të postës dhe aplikacioneve, për të evituar ndalimin e proceseve të biznesit gjatë dhe pas migrimit. Duhet të bëhen këto pyetje:
- Cilat përdorues kanë delegatë dhe si mund të ndikojë shkatërrimi i këtyre marrëdhënieve në proceset e biznesit?
- Cilat aplikacione dhe procese biznesi janë të lidhura me mjedisin e postës elektronike? Çdo integrim kyç midis aplikacionit dhe shërbimit të postës, për shembull, procesi i miratimit, do të jetë vendimtar gjatë planifikimit të migrimit.
- Cilat komponentë dhe veçori të rëndësishme të aplikacionit duhet të ruhen?
- Si mund të përdoren veçoritë e integruara të platformës së re për të arritur funksionalitetin që ju nevojitet?
- A duhet të arkivohen përmbajtjet e papërdorura për ruajtje të mëtejshme?
- A do të jetë e nevojshme të riparohen ndonjë aplikacion dhe të funksionojnë saktë në mjedisin e ri?
- Si do të matet suksesi?
Para se filloni me migrimin, duhet të përcaktoni kriteret për matjen e suksesit. Sidomos, është e rëndësishme të kuptoni se nuk është realist të prisni një transferim 100% të të dhënave. Jo çdo lloj elementi Notes ka ekvivalent në Exchange (Active Mail është shembulli më flagrant). Prandaj, realiteti është se jo të gjithë elementet në Notes do të ekzistojnë në Exchange pas migrimit. Një qëllim i arritshëm dhe i matshëm është 95% e elementeve të transferuara për 95 për qind të kutive postare. Matja dhe dokumentimi i rezultateve janë jetike për sigurimin e suksesit të migrimit, dhe rezultatet reale janë të mundshme vetëm nëse kriteret e suksesit janë përcaktuar në fillim të projektit të migrimit të postës elektronike.
Hapi 2: përcaktimi i bashkëekzistencës së Notes dhe Exchange
Për shumicën e organizatave, migrimi është një proces, jo një ngjarje. Prandaj, migrimi i kutive postare dhe transferimi i aplikacioneve duhet të ndjekin një orar që i përshtatet më mirë biznesit dhe aktiviteteve operative dhe jo të bazohet në kërkesat teknike.
Zhvillimi i strategjisë së bashkëekzistencës
Për të rritur vlerën e migrimit, një qëllim i plotë i bashkëekzistencës duhet të zhvillohet dhe të zbatohet në fazat e hershme të procesit të migrimit. Përcaktimi i konceptit të "bashkëekzistencës" mund të jetë i ndryshëm për organizata të ndryshme. Disa organizata e përdorin aktivisht të dhënat Free/Busy, ndërsa të tjera fare nuk e përdorin këtë funksionalitet. Disa fokusohet në migrimin e të dhënave të kalendarit, ndërsa të tjerë janë përqendruar në një transferim të detajuar të katalogut të plotë të përdoruesve. Është e rëndësishme të punoni me çdo palë të interesuar për të marrë një pamje më të qartë të asaj që është vërtet e rëndësishme dhe për të ndihmuar të gjithë të kuptojnë rëndësinë e një strategjie efektive të bashkëekzistencës.
Kalimi nga Notes në Exchange dhe Office 365 kërkon planifikimin e migrimit të kutive postare dhe aplikacioneve në të njëjtën kohë. Duhet të ruhet funksionaliteti aktual i aplikacioneve Notes për të gjithë përdoruesit, pa marrë parasysh platformën e tyre të tanishme të postës. Ndërsa përdoruesit kalojnë në Exchange dhe Office 365, ata duhet të kenë akses dhe të përdorin aplikacionet Notes si pjesë e proceseve të ekzistuese. Kjo mundësi duhet të ruhet derisa aplikacionet Notes të transferohen në SharePoint ose një platformë tjetër.
Përveç bashkëjetesës së aplikacioneve, ndërveprimi midis përdoruesve në platforma të ndryshme duhet të realizohet para fillimit të migrimit. Kjo përfshin rrugëtimin automatik dhe përditësimin e katalogëve, statuset Free/Busy dhe kalendarët për të gjithë përdoruesit pa marrë parasysh platformën e tyre aktuale.
Më në fund, duhet të merret parasysh bashkëpunimi jo vetëm i shërbimit të postës elektronike, por edhe i kalendarëve dhe burimeve të përbashkëta, siç janë sallat e konferencave. Përdoruesit duhet të kenë mundësinë të ngarkojnë informacione mbi programin e takimeve. Kjo përfshin takime të njëhershme dhe të përsëritura. Nëse takimet janë planifikuar para migrimit ose krijohen gjatë migrimit, saktësia e të dhënave të kalendarit duhet të sigurohet gjatë gjithë projektit. Duhet të garantohet që përdoruesit mund, për shembull, të ndryshojnë dhomën e negociatave për takimin e afërt nga takimet e përsëritura ose të anulojnë një takim pa shkaktuar konflikte dhe konfuzion në takimet e mëvonshme.
Hapi 3: Planifikimi i saktësisë optimale të migrimit
Planifikimi i kalimit nga Notes në Exchange ose Office 365 kërkon kuptimin e një sërë ndryshimesh specifike midis platformave.
Adresat e postës elektronike
Të dhënat e Notes zakonisht përmbajnë adresa proprietar, të cilat shfaqen në disa vende: në kokat e mesazheve, janë të përfshira në arkiva, kontakte personale dhe lista të shpërndara. Si pjesë e procesit të migrimit, këto adresa proprietar duhet të azhurnohen në adresa SMTP për të siguruar funksionalitetin e plotë në mjedisin e Exchange. Shumë organizata gjithashtu preferojnë të azhurnojnë domenin SMTP ose standardin e adresimit gjatë migrimit. Nëse kjo i përket organizatës suaj, është e rëndësishme të kuptoni se disa zgjidhje migrimi automatizojnë azhurnimin e instancave të adresave historike SMTP për çdo përdorues.
Struktura e dosjeve
Në shumë organizata, përdoruesit përdorin kuti postare dhe arkiva të tyre, kështu që është e rëndësishme të ruhet këto të dhëna. Mundësia për përdoruesit që të shohin strukturën e tyre të plotë të dosjeve gjithashtu ndikon në përvojën e përdoruesit si rezultat i migrimit. Është e rëndësishme të zgjidhen zgjidhje dhe procese kaluese që mbështesin integritetin e dosjeve dhe të dhënave strukturore.
Replikat lokale dhe arkivat
Për të kontrolluar kostot e ruajtjes dhe për të menaxhuar më mirë rritjen e volumit të të dhënave, shumë organizata vendosin kuota për kutitë postare. Një pasojë e paqëllimshme e kësaj politike shpesh është rritja e numrit dhe madhësisë së arkivave. Këto burime shtesë të dhënash duhet të vlerësohen dhe çështja e migrimit të tyre duhet shqyrtuar gjatë planifikimit të migrimit. Mund të ofrohet një komponent vetë-shërbimi për përdoruesit, i cili u jep mundësinë të transferojnë vetëm të dhëna të rëndësishme. Për optimizimin e ruajtjes në Exchange, rekomandojmë një produkt tjetër nga Quest — , i cili ka, në veçanti, funksionalitet të dobishëm për deduplication të skedarëve të ngulitur, analog me DAOS në Notes.
ACL dhe delegimi
Listat e lejuara për kontrollin e aksesit (ACL) dhe delegimi janë elemente kyçe për operimin në një mjedis Notes, gjithashtu janë thelbësore për mbrojtjen e integritetit. Si rezultat, është e rëndësishme të konvertohen me saktësi të drejtat dhe privilegjet e lidhura në të drejtat ekuivalente në Exchange Server dhe Office 365. Idealisht, kjo duhet të bëhet automatikisht, e cila do të përshpejtojë procesin dhe do të eliminojë gabimin njerëzor. Për të mbështetur efikasitetin e mbrojtjes së aktiveve informative të organizatës, ACL dhe konverzioni i delegimit duhet të kryhen njëkohësisht me të dhënat postare. Disa organizata përpiqen të caktojnë të drejtat ekuivalente manualisht ose me ndihmën e skripteve, pas përfundimit të transferimit të të dhënave. Megjithatë, ky qasje mund të ndikojë negativisht në performancën dhe të sjellë hapësira në sigurinë e të dhënave të organizatës.
Përmbajtja e brendshme e Notes
Aktive Mail. Një tjetër problem i zakonshëm, kur migrimi nga IBM Notes përballet me shumë tekst të formatuar. Exchange dhe Office 365 nuk mbështesin tavolinat e integruara me tabs, butona, format e ruajtura dhe përmbajtje tjetër pronar nga Notes. Si rezultat, do t'ju duhet ose të përgatiteni për humbjen e kësaj funksionaliteti ose të investoni në një zgjidhje migrimi që është në gjendje të konvertojë këto elemente në një format që mund të migrohen. Të themi qartë, zgjidhjet nga Quest nuk e konvertojnë këtë ashtu dhe mund vetëm të transferojnë këto mesazhe si bashkëngjitur, në mënyrë që përdoruesi t'i hapë ato më vonë përmes klientit Notes.
Grupet dhe libra adresash personale
Shumë organizata përdorin gjerësisht lista publike të shpërndarjes për komunikimin e brendshëm dhe
të jashtëm. Për më tepër, përdoruesit e Notes shpesh e konsiderojnë të rëndësishme të mbajnë kontaktet e biznesit në librat e adresave personale. Këto burime të dhënash janë të rëndësishme për operacionet e biznesit dhe duhet të konvertohen efektivisht gjatë kalimit në platformën Microsoft. Si rezultat, është e rëndësishme të përgatiten automatikisht grupet për migrimin në Active Directory dhe të konvertohen efektivisht të gjitha adresat personale, madje ato që ruhen në vendet e punës të përdoruesve.
Ndërveprimi me aplikacionet Notes
Pikat e integrimit midis aplikacioneve dhe shërbimit të postës, si proceset e miratimit, kanë rëndësi të madhe në planifikimin dhe përgatitjen e kalimit. IBM Notes ka një integrim më të ngushtë midis postës elektronike dhe aplikacioneve se sa platforma të tjera. Këto integrime mund të përfshijnë gjithçka, nga doclink të thjeshta deri te proceset e biznesit.
Burimet dhe bazat e të dhënave të postës
Shumë organizata përdorin baza të dhënash për rezervimin e burimeve, baza të dhënash të postës dhe bazat e tjera të përbashkëta në Notes. Si rezultat, këto baza të dhënash luajnë një rol të rëndësishëm në funksionimin e organizatës. Për të garantuar vazhdimësinë e biznesit dhe produktivitetin e punonjësve, është shumë e rëndësishme të merret parasysh qasja dhe afatet për:
- Krijimin e kutive të postës për burimet në mjedisin e synuar;
- Transferimin e të dhënave nga baza e të dhënave për rezervimin në Exchange;
- Sigurimin që përdoruesit e të dy sistemeve të mund të bashkëpunojnë dhe të përdorin burime në Notes dhe Exchange.
Hapi 4: sigurimi i efikasitetit maksimal të migrimit
Përveç sigurimit të saktësisë së të dhënave, është gjithashtu e rëndësishme të sigurohet migrimi më efikas, duke marrë parasysh kërkesat e organizatës. Efikasiteti i migrimit varet drejtpërdrejt jo vetëm nga kostot e drejtpërdrejta, por edhe nga shkalla e ndikimit në biznes.
Arhitektura e zgjidhjes së migrimit
Një nga faktorët më të rëndësishëm që ndikon në efikasitetin është arkitektura e zgjidhjes së migrimit. Është shumë e rëndësishme të zgjidhni një zgjidhje me arkitekturë многo-thread që lejon një server migrimi të transferojë disa përdorues në të njëjtën kohë. Arkitektura многo-thread ul kërkesat për pajisje për migrimin dhe rrit sh brjtësinë e migrimit, duke ulur ndjeshëm koston totale të projektit. Mos u mashtroni nga zgjidhjet e migrimit që pretendojnë se janë многo-thread, por në të vërtetë kryejnë migrimin e vetëm një përdoruesi në një kohë dhe kërkojnë shtimin e stacioneve të punës për të transferuar më shumë përdorues në të njëjtën kohë. Në përputhje me konfigurimin dhe ambientin, zgjidhjet e vërteta многo-thread janë nga 30 deri në 5000 përqind më efikase kur bëhet fjalë për transferimin e të dhënave në Exchange dhe Office 365.
Procesi i migrimit
Migrimi përfshin shumë hapa, dhe proceset duhet të ndodhin në kohën e duhur për të siguruar një kalim të qetë. Për të minimizuar ndërprerjet në biznes dhe për të maksimizuar përfitimet e kalimit, të gjithë proceset duhet të integrohen dhe kontrollohen nga një aplikacion i vetëm, i cili mund të kryejë në kohë çdo hap të migrimit.
Fleksibiliteti dhe vetë-shërbimi
Disa përdorues dhe departamente do të kenë nevojë për devijime nga procedura standarde e migrimit. Për shembull, departamenti ligjor mund të ketë kërkesa të ndryshme për ruajtje, ose drejtuesit mund të kërkojnë të transferojnë të gjithë kutitë e postës dhe të gjitha arkivat. Prandaj, është e rëndësishme të zgjidhni një zgjidhje fleksible për migrimin, e cila i lejon ekipit të migrimit të adaptohet lehtësisht ndaj këtyre kërkesave. Një nga metodat më efektive për të siguruar një fleksibilitet të tillë është përdorimi i mundësive të vetë-shërbimit për një pjesë të përdoruesve. Për shembull, disa përdorues mund të lejohen të transferojnë të dhëna shtesë nga skederet e tyre të postës kryesore ose të dhëna lokale, për t'i konvertuar më pas ato në arkiv personal në server.
Hapi 5: nisja e migrimit provues
Pasi të përfundojë vlerësimi i migrimit paraprak, përmirësimi i strategjisë së bashkëjetesës dhe përcaktimi i planeve për optimizim, është shumë e rëndësishme të merrni konfirmime të saktësisë së strategjisë përmes një ose disa migrimeve pilot.
Qëllimi i migracionit pilot është të kontrollojë procedurat e zhvilluar dhe të zbulojë problemet që mund të ndodhin pas fillimit të migracionit të plotë, duke ofruar mundësinë për t'i zgjidhur ato përpara se të fillojë migracioni në prodhim. Nga ky proces, pritet dhe madje duhen mirëpritur problemet gjatë migracionit pilot.
Përcaktimi i gamës së migracionit pilot
Migracioni pilot duhet të jetë mjaft i madh për të mbledhur një mostër përfaqësuese të të dhënave dhe për të qenë në gjendje të përgjigjet ndaj pyetjeve përkatëse që mund të shfaqen gjatë migracionit në prodhim. Nëse po transferoni disa mijëra kuti postare, mostra duhet të jetë e mjaftueshme. Për migrimet shumë të mëdha, përqindja mund të jetë më e vogël.
Zgjedhja e të dhënave dhe sistemeve
Gjatë migracionit pilot, është e rëndësishme të përdoren të dhëna reale dhe sisteme në prodhim. Kjo është shumë e rëndësishme për disa arsye:
- Ju nevojitet të kuptoni se si do të sillet ambienti i prodhimit. Një ambient i krijuar sintetik nuk do të jetë përfaqësues për ambientin në prodhim.
- Mund të merrni të dhëna shtesë mbi mesazhet e enkriptuara, frekuencën e tipave të mesazheve që nuk janë në Exchange dhe kërkesat për ruajtje bazuar në mostra të dhënash.
Vendosja e pritshmërive
Proçesi i migracionit pilot gjithashtu ofron një mundësi të shkëlqyer për të verifikuar kriteret e suksesit të përcaktuara për projektin dhe për të calibruar pritshmëritë për migrimin e mbetur. Nëse kërkohen rregullime, ato duhet të jenë të dokumentuara dhe të marrë në konsideratë gjatë migrimit në prodhim.
Hapi 6: Planifikimi i kohës së migrimit për të minimizuar ndikimin në organizatë
Grupimi i përdoruesve
Për të minimizuar ndikimin te përdoruesit dhe organizata në përgjithësi, duhet të transferoni së bashku përdoruesit që punojnë në mënyrë të përbashkët. Faktorët kryesorë që duhen marrë parasysh gjatë krijimit të këtyre grupeve përfshijnë delegimin. Kërkoni zgjidhje që janë në gjendje të rekomandojnë koleksionet për migrim bazuar në informacion mbi lidhjet e përdoruesve në ambientin burimor.
Të dhënat për kohën e migrimit
Pas përfundimit të migrimit të grupeve, sigurohuni që të specifikoni në programin e kohës kur do të ndodhin
ndikimi te këta përdorues është minimal. Kjo mund të nënkuptojë planifikimin e një dritare migrimi në një orar të caktuar, për të shmangur migrimin gjatë orëve të punës, në fund të muajit ose gjatë dritareve të mirëmbajtjes teknike. Për shembull, ekipet e shitjeve nuk duhet të migrojnë afër fundit të tremujorit, ndërsa departamentet e kontabilitetit dhe juridik do të kenë sigurisht kufizime për afatet e tyre të migrimit.
Hapi 7: nisja e migrimit dhe ndjekja e progresit të tij
Pas konfirmimit të qasjeve pilot për transferin e të dhënave, migrimet e luftës duhet të bëhen ngjarje rutinore. Do të ketë sigurisht disa rregullime gjatë gjithë procesit për të marrë në konsideratë nevojat e grupeve të caktuara. Një monitorim i kujdesshëm do të jetë ende e nevojshme për të siguruar që të gjitha rrethanat e papritura janë marrë parasysh gjatë planifikimit dhe fazës pilot. Megjithatë, procesi duhet të bëhet gjithnjë e më i automatizuar. Ekzekutimi i orarit të migrimeve të luftës është i rëndësishëm për t'u dokumentuar dhe raportuar mbi progresin në të gjithë organizatën, për të siguruar që pritshmëria është e justifikuar. Monitorimi dhe feedback-u mbeten aspekte kyçe të një migrimi të suksesshëm gjatë gjithë procesit.
Përfundim
Ne kemi folur për gjërat që duhen marrë parasysh gjatë migrimit të shërbimit të postës. Nëse jeni në procesin e zgjedhjes së një zgjidhjeje për migrim apo keni filluar të mendoni për këtë, është e rëndësishme të merrni parasysh gjithçka. Ne punojmë me zgjidhje migrimi nga Quest dhe jemi të gatshëm t'i rekomandojmë ato si më efektivët për uljen e numrit të veprimeve manuale dhe rritjen e sasisë së të dhënave të transferuara si rezultat i migrimit.
Nëse dëshironi të mësoni më shumë rreth qasjeve efektive për migrimin, lëreni një kërkesë në në faqen tonë ose thjesht telefononi, dhe gjithashtu mund të shqyrtoni materiale shtesë përmes lidhjeve më poshtë:
Burimi: habr.com
