Kur implementimin e sistemeve ERP të gatshme, 53% e kompanive me vështirësi të konsiderueshme, të cilat kërkojnë ndryshimin e proceseve të biznesit dhe qasjeve organizative, dhe 44% e kompanive përballen me probleme teknike të rëndësishme. Në një seri artikujsh, ne shpjegojmë se çfarë është një sistem ERP, cilat janë përfitimet e tij, si të përcaktojmë nevojën për implementimin e tij, çfarë duhet të dimë kur zgjedhim një ofrues platforme dhe si ta implementojmë atë.
Koncepti i sistemit ERP erdhi nga SHBA dhe përkthehet doslovno si planifikimi i burimeve të ndërmarrjes — Enterprise Resource Planning. Akademikisht, kjo duket kështu: "ERP është një strategji organizative për integrimin e prodhimit dhe operacioneve, menaxhimin e burimeve njerëzore, menaxhimin financiar dhe menaxhimin e aseteve, e cila fokusohet në balancimin dhe optimizimin e vazhdueshëm të burimeve të ndërmarrjes përmes një pakoje të specializuar të integruar të softuerit aplikativ që siguron një model të përgjithshëm të të dhënave dhe proceseve për të gjitha fushat e veprimtarisë".
Çdo ofrues mund ta interpretojë sistemin e zhvilluar sipas mënyrës së tij, duke u mbështetur në drejtimin dhe problemet që zgjidh. Për shembull, një sistem ERP mund të jetë më i përshtatshëm për shitjet me pakicë, por jo për një ndërmarrje të rafinimit të naftës. Më shumë, çdo kompani dhe punonjësi i saj që përdor platformën, e përfaqëson atë në mënyrën e tij, duke u bazuar në atë pjesë me të cilën ata lidhen në punë.
Në thelb, ERP është një sistem informatik për menaxhimin e të gjitha proceseve të biznesit dhe burimeve të kompanisë mbi të dhëna të njëjta.
Përse është e nevojshme një sistem ERP
Siç ndodh me çdo sistem informatik, ERP punon me të dhëna. Çdo punonjës dhe departament në mënyrë të vazhdueshme krijon qindra megabajt informacioni. Në një organizatë të vogël, drejtori ka qasje direkte në të gjitha informacionet dhe kohë për të ndjekur proceset. Nëse një sasi e madhe të dhënash krijohet brenda një apo dy proceseve të biznesit, drejtorit mjafton të digitalizojë ato me zgjidhje të pikës për IT. Si rregull, organizata blen softuer për kontabilitetin dhe, për shembull, CRM.
Me rritjen e kompanisë, disa procese të veçanta, menaxhimi i të cilave më parë merrte minimal kohë, transformohen në volume të mëdha informacioni. Në lidhje me proceset e tjera biznesore, rrjedhat informative të ndara kërkojnë një staf administrativ të madh për t'u bashkuar dhe për t'u analizuar. Prandaj, një sistem ERP nuk i nevojitet vetëm bizneseve të vogla, por edhe atyre të mesme dhe të mëdha.
Si të kuptoni që një kompani ka nevojë për një sistem ERP
Historia e zakonshme e klientëve tanë duket kështu: në një moment bëhet e qartë se të gjitha proceset kryesore janë automatizuar, por efikasiteti i punës nuk po rritet.
Kërkohet se çdo proces është në një sistem informativ të veçantë. Për të lidhur ato, punonjësit futin dorazi të dhënat në çdo sistem, dhe pastaj drejtuesit mblidhen për të analizuar aktivitetin e gjithë kompanisë me të dhëna të dyfishta. Në parim, një mekanizëm i tillë pune është produktiv deri në një moment të caktuar. E rëndësishme është të përcaktoni momentin e arritjes së efikasitetit maksimal para se të ndodhë, dhe jo kur është e nevojshme të ndryshoni mekanizmat e proceseve në një situatë emergjente.
Asnjë nga sistemet informative nuk do të raportojë kurrë se ka ardhur momenti kur kompania ka arritur në atë nivel që i nevojitet një sistem ERP. Eksperienca globale tregon katër shenja kryesore që do të lejojnë ta kuptoni këtë:
Të dhënat për të marrë një vendim të mençur menaxherial po bëhen të pamjaftueshme.
Çdo vendim në biznes ka pasoja që përfundimisht shndërrohen në humbje financiare ose, përkundrazi, në të ardhura. Cilësia e vendimit varet nga informacioni mbi të cilin bazohet. Nëse të dhënat janë të vjetra, të paplota ose të pasakta, vendimi do të jetë i gabuar ose jo i ekuilibruar.
Arsyet kryesore të kontradiktave në informacion janë:
Informacioni kritik është i shpërndarë midis punonjësve dhe departamenteve të ndryshme;
nuk ka rregulla për mbledhjen e të dhënave;
mbledhja e informacionit kryhet nga punonjës me role të ndryshme dhe në kohë të ndryshme.
Nëse keni një platformë ERP që i përshtatet proceseve tuaja të biznesit, mund të centralizoni të dhënat tuaja. Të gjithë informacioni krijohet nga çdo punonjës dhe departament në një sistem të vetëm në kohë reale. Kjo do të thotë se të dhënat, të cilat mund t'ju nevojiten juve dhe çdo kënd tjetër në kompaninë, janë gjithmonë sa më të sakta dhe të përditësuara.
Mungesa e integrimit midis sistemeve IT çon në devijime në funksionim dhe pengon rritjen e kompanisë.
Çdo sistem IT ka kërkesat e tij për formatin e të dhënave, është ndërtuar në kohë të ndryshme dhe me teknologji, principe dhe gjuhë programimi të ndryshme. Kjo ndikon në punën e punonjësve, të cilët ndërveprojnë sikur të ishin në gjuhë të ndryshme, dhe në shpejtësinë e bashkëpunimit.
Sistemi ERP bashkon funksionet e veçanta në një hapësirë të integruar dhe të kuptueshme. Sistemi ERP funksionon si një përkthyes që flet disa gjuhë programimi, për të siguruar bashkëpunim dhe koherencë.
Klientët tuaj janë të pakënaqur me shërbimin.
Nëse klientët ankohen ose largohen, është një shenjë për t'u menduar mbi efikasitetin. Kjo lidhet me kërkesën që tejkalon ofrimin, me vonesat në dorëzime, shërbimin e ngadalshëm ose thjesht me ndjenjën e përgjithshme që biznesi nuk ka burime apo kohë për të kujdesur për çdo klient.
Kur biznesi rritet në nivelin e mesëm apo të madh, ERP e shndërron klientët e pakënaqur në të besuar. Klientët fillojnë të ndiejnë përmirësimin e shërbimeve dhe përjetojnë ndryshimet së bashku me kompaninë.
Po përdorni sisteme të vjetra.
Sipas Raporti mbi Tendencat e Mbrojtjes së të Dhënave Veeam 2020 tregon se barrierë kryesore e transformimit digjital të biznesit janë teknologjitë e vjetra. Nëse një kompani ende punon me sisteme të hyrjes manuale ose dokumente me shtyp, në periudhën pas pandemisë do të jetë me siguri pasive.
Për më tepër, sistemet IT brenda kompanisë mund të jenë mjaft moderne, por të dezintegruara. Në këtë rast, çdo departament krijon bunkerin e tij informativ, nga i cili të dhënat dalin në mënyrë të dozimeve të limituar ose të pasakta. Nëse integrimi i sistemeve individuale është shumë i shtrenjtë ose i pamundur, duhet t'i zëvendësoni ato me një sistem ERP të vetëm.
Cilat janë përfitimet që ofron sistemi ERP për biznesin
Një sistem ERP është një produkt që kompania e blen me shpenzimet e saj. Zbatimi i saj konsiderohet si një investim që duhet të sjellë fitim. Asnjë prodhues i sistemit ERP nuk garanton që ai do të sjellë rritje të të ardhurave për kompaninë. Kjo vlen jo vetëm për sistemet ERP, por edhe për çdo zgjidhje IT. Megjithatë, të gjitha përfitimet e implementimit ndikojnë në fitim në mënyrë indirekte:
Kursimi në sistemet IT
Në vend që të shpenzoni burime në disa sisteme të ndara, secili prej të cilave kërkon mbështetje të specializuar, infrastrukturë, licencat, trajnim për punonjësit, është e mundur të përqendrohen të gjitha shpenzimet në një platformë ERP. Ajo përbëhet nga module që zëvendësojnë sistemet e ndara me pjesë të integruara.
Nëse sistemi ERP zhvillohet nga fillimi sipas kërkesave të një kompanie specifike, është e mundur të përfshihen sisteme dhe shërbime të jashtme, me të cilat do të ishte e lehtë të punoni për partnerët e biznesit, furnizuesit, klientët dhe palët e tjera kontraktore.
Transparenca e plotë
ERP ofron udhëheqësve akses të plotë në çdo proces biznesi të çdo departamenti 24/7. Për shembull, mund të monitoroni çdo ditë inventarin, duke përfshirë dërgesat e planifikuara dhe ato që janë në rrugë. Duke pasur një pamje të plotë të sasisë së inventarit, është e mundur të kontrolloni më saktë kapitalin qarkullues.
Automatizimi i raporteve dhe planifikimi efektiv
ERP krijon një sistem të unifikuar raportimi për të gjitha proceset. Ajo automatikisht gjeneron raporte të dobishme dhe analiza në çdo kohë. Me këtë, udhëheqësit nuk do të kenë nevojë të mbledhin manualisht tabela elektronike dhe letra.
Në këtë mënyrë, platforma çliron kohë për planifikim strategjik, analizë më cilësore dhe krahasim të treguesve të departamenteve. Sistemi ERP ndihmon në identifikimin e trendeve në analizë që dikur nuk ishin vërejtur dhe as nuk kishin pasur mundësinë të vërehen.
Rritja e efikasitetit
ERP vetë nuk është një panace. Është e rëndësishme jo vetëm të përputhet me karakteristikat e biznesit, por edhe zbatimi i duhur. Sipas 315 furnizuesve të sistemeve ERP, pjesa e implementimeve, suksesi i të cilave ka qenë vetëm pjesor, vlerësohet të jetë midis 25 dhe 41 përqind në varësi të industrisë. Një ERP e përshtatshme zvogëlon ndjeshëm shpenzimet e kohës dhe përpjekjeve për rutinën.
Shërbimi ndaj klientëve
Shërbimi ndaj klientëve është një pjesë kyçe e biznesit. Sistemi ERP e zhvendos fokusin e punonjësve nga mbajtja e regjistrave të klientëve në ndërtimin dhe ruajtjen e marrëdhënieve me klientët.
Sipas statistikave, 84 përqind e klientëve me kompaninë nëse nuk marrin mjaft përgjigje për kërkesat. ERP ofron punonjësve të gjitha informacionet e nevojshme dhe historinë e klientit në momentin e kontaktit. Me të, punonjësit përfshihen jo në burokraci, por në tërheqjen dhe mbajtjen e klientëve. Klientët ndihen të miratuar nga implementimi i saj, edhe pa e ditur për ndryshimet në kompani.
Mbrojtja e të dhënave
Nuk ka asnjë sistem informativ që mund të ofrojë garanci absolute për sigurinë e të dhënave. Të dhënat personale të klientëve dhe punonjësve, emailet, pronësia intelektuale, të dhënat financiare, faturat, kontratat – sa më shumë sisteme të përpunojnë këtë informacion, aq më e vështirë bëhet të gjurmosh rreziqet. Sistemi ERP fut standarde të njëjta për aksesin, futjen dhe daljen e të dhënave dhe ruajtjen e centralizuar të informacionit.
Megjithatë, sa më i madh të jetë tregu i sistemeve ERP të gatshme, aq më shpesh ato i nënshtrohen sulmeve nga hakerët. Preferohet zhvillimi i një sistemi ERP të vetin, accesimi i kodit të të cilit do ishte vetëm për ju. Nëse sistemi ERP për kompaninë tuaj është zhvilluar nga zero, hakerët nuk do të jenë në gjendje të gjejnë kopje të sistemit për ta testuar paraprakisht për dobësitë.
Produktiviteti i bashkëpunimit
Shpesh interesi për bashkëpunimin midis departamenteve ose punonjësve shkëputet, pasi transferi i të dhënave kërkon shumë operacione rutinë ose për shkak të klimës psikologjike në kompani. Një sistem i vetëm automatizon aksesin në informacion, eliminon përvojën negative të faktorit njerëzor dhe përshpejton komunikimin brenda kompanisë.
Proceset e biznesit të njëjta
Sistemet ERP të gatshme zhvillohen sipas praktikave më të mira të industrisë. Kjo u lejon bizneseve të standardizojnë proceset e tyre.
Megjithatë, në praktikë, një ndërmarrje e gjen veten para një zgjedhjeje të vështirë: ose të konfigurojë dhe modifikojë sistemin ERP në standardet e saj, që do të kërkojë shumë kohë dhe kosto, ose të adaptojë me dhimbje proceset e saj të biznesit në standardet e sistemit ERP.
Ka është një mënyrë tjetër – të zhvillosh një sistem fillimisht për proceset e tua të biznesit.
Shkallëzueshmëria
Pavarësisht nëse po zgjeroni bazën tuaj të klientëve, po hyni në tregje të reja, po implementoni procese të reja, departamente ose produkte, ose për ndonjë mënyrë tjetër po e масштабoni biznesin tuaj, me zgjidhjen e duhur të ofruesit, platforma ERP përshtatet me ndryshimet.
Duke qenë se sistemi ERP implementohet në të gjitha proceset e kompanisë, lista e përfitimeve mund të rritet në varësi të specifikave. Në treg janë zhvilluar dhjetëra dhe qindra zgjidhje të gatshme, të cilat e detyrojnë blerësin në kornizën e abonimeve, shpejtësinë e përditësimeve dhe mbështetjes, funksionalitetit të mbyllur dhe arkitekturës – brenda një ofruesi. Vetëm zhvillimi i një sistemi ERP të vetin ofron mundësi maksimale pa asnjë kufizim.
Për mënyrën se si të zgjidhni prodhuesin e sistemeve ERP, cilat pyetje t'i bëni atij për të mos humbur para, dhe çfarë duhet të keni parasysh gjatë planifikimit të implementimit, lexoni në artikujt e mëposhtëm.
Burimi: habr.com
