Gjatë zbatimit të sistemeve të gatshme ERP, 53% e kompanive sfida serioze që kërkojnë ndryshime në proceset e biznesit dhe qasjet organizative, dhe 44% e kompanive përballen me probleme të rëndësishme teknike. Në një seri artikujsh, ne do të shpjegojmë se çfarë është një sistem ERP, si është i dobishëm, si të përcaktohet nevoja për zbatimin e tij, çfarë duhet të dini kur zgjidhni një ofrues platforme dhe si ta zbatoni atë.
Koncepti i një sistemi ERP vjen nga SHBA dhe fjalë për fjalë përkthehet si planifikimi i burimeve të ndërmarrjes - Planifikimi i burimeve të ndërmarrjes. Akademikisht, duket kështu: “ERP është një strategji organizative për integrimin e prodhimit dhe operacioneve, menaxhimin e punës, menaxhimin financiar dhe menaxhimin e aseteve, e fokusuar në balancimin dhe optimizimin e vazhdueshëm të burimeve të ndërmarrjes nëpërmjet një pakete softuerike të specializuar dhe të integruar të aplikacioneve që ofron një model të përbashkët të dhënash dhe procese për të gjitha fushat e veprimtarisë."
Çdo furnizues mund të kuptojë sistemin që ka zhvilluar në mënyrën e vet, bazuar në fokusin dhe detyrat që do të zgjidhë. Për shembull, një sistem ERP është më i përshtatshëm për shitje me pakicë, por jo i përshtatshëm për një rafineri nafte. Për më tepër, çdo kompani dhe punonjës i saj që përdor platformën e imagjinon ndryshe, bazuar në pjesën me të cilën bien në kontakt në punën e tyre.
Në thelbin e tij, ERP është një sistem informacioni për menaxhimin e të gjitha proceseve të biznesit dhe burimeve të kompanisë bazuar në një bazë të dhënash të vetme.
Pse keni nevojë për një sistem ERP?
Si çdo sistem informacioni, ERP punon me të dhëna. Çdo punonjës dhe departament vazhdimisht krijon qindra megabajt informacion. Në një organizatë të vogël, menaxheri ka akses të drejtpërdrejtë në të gjithë informacionin dhe kohën për të monitoruar proceset. Nëse një vëllim i madh të dhënash krijohet brenda kornizës së një ose dy proceseve të biznesit, atëherë menaxheri duhet vetëm t'i dixhitalizojë ato me zgjidhje të synuara të IT. Në mënyrë tipike, një organizatë blen softuer kontabël dhe, për shembull, CRM.
Ndërsa kompania rritet, ato procese individuale që më parë kërkonin kohë minimale për t'u menaxhuar, shndërrohen në vëllime të mëdha informacioni. Në lidhje me proceset e tjera të biznesit, flukset e ndryshme të informacionit kërkojnë një staf të madh administrativ për t'i kombinuar dhe analizuar ato. Prandaj, një sistem ERP nuk kërkohet nga bizneset e vogla, por të mesme dhe të mëdha.
Si të kuptoni se një kompani ka nevojë për një sistem ERP
Një histori tipike për klientët tanë shkon kështu. Në një moment, bëhet e qartë se të gjitha proceset kryesore janë të automatizuara dhe efikasiteti i punës nuk rritet.
Rezulton se çdo proces ndodhet në sistemin e tij të veçantë të informacionit. Për t'i lidhur ato, punonjësit futin manualisht të dhënat në secilin sistem dhe më pas menaxhmenti mbledh manualisht të dhënat e dyfishta për të analizuar aktivitetet e të gjithë kompanisë. Në parim, mekanika e tillë e punës është produktive deri në një pikë të caktuar. Gjëja kryesore është të përcaktohet momenti i arritjes së efikasitetit maksimal përpara se të ndodhë, dhe jo kur është e nevojshme të ndryshohen mekanizmat e proceseve në modalitetin e emergjencës.
Asnjë nga sistemet e informacionit nuk do të raportojë kurrë se ka ardhur momenti kur kompania është rritur në nivelin ku nevojitet një sistem ERP. Përvoja botërore tregon 4 shenja kryesore që do t'ju lejojnë ta kuptoni këtë:
Nuk ka të dhëna të mjaftueshme për të marrë një vendim të informuar të menaxhimit.
Çdo vendim në biznes ka pasoja që përfundimisht rezultojnë në humbje financiare ose, anasjelltas, në të ardhura. Cilësia e një vendimi varet nga informacioni në të cilin ai bazohet. Nëse të dhënat janë të vjetruara, të paplota ose të pasakta, vendimi do të jetë i pasaktë ose i pabalancuar.
Arsyet kryesore të mospërputhjes së informacionit:
-
informacioni kritik shpërndahet midis punonjësve dhe departamenteve individuale;
-
nuk ka rregullore për mbledhjen e të dhënave;
-
Informacioni mblidhet nga punonjës me role të ndryshme dhe në kohë të ndryshme.
Me një platformë ERP që i përshtatet proceseve të biznesit tuaj, ju mund të centralizoni të gjitha të dhënat tuaja. Të gjitha informacionet krijohen nga çdo punonjës dhe departament në një sistem të vetëm në kohë reale. Kjo do të thotë që të dhënat që mund t'ju duhen juve dhe kujtdo tjetër në kompani janë gjithmonë sa më të sakta dhe të përditësuara që të jetë e mundur.
Mungesa e integrimit midis sistemeve të TI-së çon në dështime operacionale dhe pengon rritjen e kompanisë.
Çdo sistem IT ka kërkesat e veta për formatin e të dhënave, të ndërtuara në kohë të ndryshme dhe duke përdorur teknologji, parime dhe gjuhë programimi të ndryshme. Kjo reflektohet në punën e punonjësve, të cilët ndërveprojnë sikur në gjuhë të ndryshme dhe në shpejtësinë e ndërveprimit.
Një sistem ERP kombinon funksione individuale në një hapësirë të integruar dhe të lehtë për t'u kuptuar. Sistemi ERP vepron si një përkthyes, duke folur shumë gjuhë programimi për të siguruar bashkëpunim dhe qëndrueshmëri.
Klientët tuaj janë të pakënaqur me shërbimin.
Nëse klientët ankohen ose largohen, duhet të mendoni për efikasitetin. Kjo është për shkak të kërkesës që tejkalon ofertën, dërgesave të vonuara, shërbimit të ngadaltë ose thjesht një ndjenje të përgjithshme se biznesi nuk ka burime ose kohë për t'u kujdesur për çdo klient.
Kur një biznes është rritur në një madhësi të mesme ose të madhe, ERP i kthen klientët e pakënaqur në besnikë. Klientët fillojnë të ndiejnë përmirësimin e shërbimit dhe të përjetojnë ndryshimet së bashku me kompaninë.
Po përdorni sisteme të vjetruara.
Sipas Raporti i Trendeve të Mbrojtjes së të Dhënave Veeam 2020, pengesa kryesore për transformimin e biznesit dixhital janë teknologjitë e vjetruara. Nëse një kompani është ende duke punuar me sisteme të hyrjes manuale ose dokumente letre, atëherë në periudhën pas pandemisë ajo patjetër do të lihet pas.
Përveç kësaj, sistemet e IT të një kompanie mund të jenë mjaft moderne, por të shpërbëra. Në këtë rast, çdo departament krijon bunkerin e tij të informacionit, të dhënat nga i cili dalin në doza ose të gabuara. Nëse integrimi i sistemeve individuale është jashtëzakonisht i kushtueshëm ose i pamundur, atëherë është e nevojshme që ato të ndryshohen në një sistem të vetëm ERP.
Çfarë përfitimesh ofron një sistem ERP për një biznes?
Një sistem ERP është një produkt që një kompani e blen me shpenzimet e veta. Zbatimi i tij shihet si një investim që duhet të sjellë fitim. Asnjë prodhues i sistemit ERP nuk garanton se do të sjellë rritje të të ardhurave për kompaninë. Dhe kjo vlen jo vetëm për sistemet ERP, por edhe për çdo zgjidhje IT. Sidoqoftë, të gjitha avantazhet e zbatimit indirekt ndikojnë në fitimet:
Kursime në sistemet e IT
Në vend që të shpenzoni burime në disa sisteme të ndryshme, secila prej të cilave kërkon mbështetje të specializuar, infrastrukturë, licenca dhe trajnime të punonjësve, ju mund t'i përqendroni të gjitha kostot në një platformë ERP. Ai përbëhet nga module që zëvendësojnë sistemet e ndryshme me pjesë të integruara.
Nëse një sistem ERP zhvillohet nga e para për të përmbushur nevojat e një kompanie specifike, ai mund të përfshijë sisteme dhe shërbime të palëve të treta që do të jenë të përshtatshme për partnerët e biznesit, furnitorët, klientët dhe palët e tjera për të punuar.
Transparencë e plotë
ERP i siguron menaxhmentit akses të plotë në çdo proces biznesi të çdo departamenti 24/7. Për shembull, mund të gjurmoni inventarin në baza ditore, duke përfshirë dërgesat e planifikuara dhe dërgesat në tranzit. Pasja e një pasqyre të plotë të niveleve të inventarit ju lejon të kontrolloni më saktë kapitalin qarkullues.
Raporte të automatizuara dhe planifikim të fuqishëm
ERP krijon një sistem të vetëm, të unifikuar raportimi për të gjitha proceset. Ai gjeneron automatikisht raporte dhe analiza të dobishme në çdo kohë. Me të, menaxhmenti nuk do të duhet të mbledhë manualisht fletëllogaritëse dhe letra.
Kështu, platforma liron kohë për planifikim strategjik, analizë më të mirë dhe krahasim të performancës së departamentit. Një sistem ERP ndihmon për të gjetur tendencat në analitikë që nuk ishin vënë re më parë dhe as që kishin mundësi të viheshin re.
Rritja e efikasitetit
ERP në vetvete nuk është një ilaç. Është e rëndësishme jo vetëm të pajtohen me specifikat e biznesit, por edhe ta zbatojnë saktë atë. Sipas Me 315 ofrues të sistemeve ERP jashtë raftit, pjesa e implementimeve që ishin vetëm pjesërisht të suksesshme u vlerësua në mes 25 dhe 41 përqind, në varësi të industrisë. ERP e duhur redukton ndjeshëm kohën dhe përpjekjen e shpenzuar për punën rutinë.
Shërbimi ndaj klientit
Shërbimi ndaj klientit është një pjesë kyçe e biznesit. Një sistem ERP zhvendos fokusin e punonjësve nga mbajtja e regjistrave të klientëve në ndërtimin dhe ruajtjen e marrëdhënieve me klientët.
Statistikat tregojnë se 84 për qind e klientëve në kompani nëse nuk marrin përgjigje të mjaftueshme për pyetjet. ERP i siguron punonjësit të gjithë informacionin e nevojshëm dhe historinë e klientit që në momentin e kontaktit. Me të, punonjësit nuk merren me burokracinë, por me tërheqjen dhe mbajtjen e klientëve. Klientët i ndjejnë përfitimet e zbatimit të tij, edhe pa ditur për ndryshimet në kompani.
Mbrojtja e të dhënave
Vështirë se ekziston një sistem informacioni që mund të sigurojë një garanci absolute të sigurisë së të dhënave. Të dhënat personale të klientëve dhe punonjësve, emailet, pronësia intelektuale, të dhënat financiare, faturat, kontratat - sa më shumë sisteme që përpunojnë këtë informacion, aq më e vështirë është gjurmimi i rreziqeve. Sistemi ERP prezanton standarde uniforme për aksesin, hyrjen dhe daljen e të dhënave dhe ruajtjen e centralizuar të informacionit.
Sidoqoftë, sa më e madhe të jetë pjesa e tregut e një sistemi ERP të gatshëm, aq më shpesh ai është subjekt i sulmeve të hakerëve. Do të ishte e preferueshme të zhvilloni sistemin tuaj ERP, në bazën e kodit të të cilit vetëm ju do të keni akses. Nëse sistemi ERP i kompanisë suaj është zhvilluar nga e para, hakerët nuk do të jenë në gjendje të gjejnë kopje të sistemit për ta testuar fillimisht për dobësi.
Produktiviteti i bashkëpunimit
Shpesh interesi për bashkëpunim ndërmjet departamenteve ose punonjësve zbehet sepse transferimi i të dhënave kërkon shumë operacione rutinë ose për shkak të klimës psikologjike në kompani. Një sistem i unifikuar automatizon aksesin në informacion, eliminon përvojën negative të faktorit njerëzor dhe përshpejton komunikimin brenda kompanisë.
Proceset e unifikuara të biznesit
Sistemet ERP të para-ndërtuara janë zhvilluar në përputhje me praktikat më të mira të industrisë. Kjo i lejon bizneset të standardizojnë proceset e tyre.
Megjithatë, në realitet, një ndërmarrje duhet të bëjë një zgjedhje të vështirë: ose kërkon një kohë të gjatë dhe të kushtueshme për të ngritur dhe modifikuar sistemin ERP për të përmbushur standardet e ndërmarrjes, ose është e dhimbshme të personalizojë proceset e saj të biznesit sipas standardet e sistemit ERP.
Ekziston një mënyrë e tretë - të zhvilloni fillimisht sistemin për proceset tuaja të biznesit.
Shkallëzueshmëria
Pavarësisht nëse po zgjeroni bazën tuaj të klientëve, po zgjeroheni në tregje të reja, po prezantoni procese, departamente ose produkte të reja, ose ndryshe po zgjeroni biznesin tuaj, me shitësin e duhur, platforma juaj ERP mund të përshtatet me ndryshimin.
Meqenëse sistemi ERP është duke u implementuar në të gjitha proceset e kompanisë, lista e përfitimeve mund të rritet në varësi të specifikave. Ka dhjetëra e qindra zgjidhje të gatshme të zhvilluara në treg që i detyrojnë blerësit në kuadrin e abonimeve, shpejtësisë së përditësimeve dhe mbështetjes, funksionalitetit të mbyllur dhe arkitekturës - brenda kornizës së një furnizuesi të vetëm. Vetëm zhvillimi i sistemit tuaj ERP ofron mundësi maksimale pa asnjë kufizim.
Lexoni artikujt e mëposhtëm për të mësuar se si të zgjidhni një prodhues të sistemit ERP, çfarë pyetjesh të bëni në mënyrë që të mos humbni para dhe çfarë të merrni parasysh kur planifikoni zbatimin.
Burimi: www.habr.com