Gjatë zbatimit të sistemeve ERP të gatshme, 53% e kompanive vështirësi të rëndësishme, të cilat kërkojnë ndryshime në proceset e biznesit dhe qasjet organizative, dhe 44% e kompanive përballen me probleme teknike të rëndësishme. Në një seri artikujsh, ne shpjegojmë hapat që duhen ndjekur për të kuptuar se çfarë është një sistem ERP, cilat janë përfitimet e tij, si të përcaktoni nevojën për implementim, çfarë duhet të dini kur zgjidhni ofruesin e platformës dhe si ta implementoni atë.
Koncepti i sistemeve ERP e ka origjinën në SHBA dhe përkthehet doskë si Planifikimi i Burimeve të Ndërmarrjes — Enterprise Resource Planning. Në mënyrë akademike, kjo shpjegohet kështu: 'ERP është një strategji organizative për integrimin e prodhimit dhe operacioneve, menaxhimin e burimeve njerëzore, menaxhimin financiar dhe menaxhimin e aseteve, e orientuar drejt balancimit dhe optimizimit të vazhdueshëm të burimeve të ndërmarrjes përmes një pakete të specializuar të integruar të softuerit aplikativ (SO), që ofron një model të përbashkët të të dhënave dhe proceseve për të gjitha fushat e aktivitetit.'
Çdo furnizues mund të kuptojë sistemin e zhvilluar ndryshe, sipas orientimit të tij dhe problemeve që zgjidh. Për shembull, një sistem ERP do të përshtatet më mirë për shitjet me pakicë, por nuk do të jetë i përshtatshëm për një fabrikë nafte. Më tepër, çdo kompani dhe punonjësi i saj që përdor platformën, e paraqet atë në mënyrën e tij, sipas pjesës me të cilën ata kontaktojnë në punë.
Në thelb, ERP është një sistem informacioni për menaxhimin e të gjithë proceseve biznesore dhe burimeve të kompanisë mbi bazën e një baze të dhënash të unifikuar.
Për çfarë është e nevojshme një sistem ERP
Siç ndodh me çdo sistem informacioni, ERP punon me të dhëna. Çdo punonjës dhe departament krijojnë vazhdimisht qindra megabajt informacioni. Në një organizatë të vogël, drejtori ka qasje të drejtpërdrejtë në të gjitha informacionet dhe kohën për të ndjekur proceset. Nëse një sasi e madhe të dhënash krijohet brenda një ose dy proceseve biznesore, atëherë drejtori mjafton të digitalizojë ato me zgjidhje IT të caktuara. Si rregull, organizata blen programe për llogaritë dhe, për shembull, CRM.
Me rritjen e kompanisë, disa procese të veçanta, menaxhimi i të cilave më parë merrte minimum kohë, transformohen në sasi të mëdha informacioni. Në lidhje me proceset e tjera biznesore, rrjedhat informative të ndara kërkojnë një administratë të madhe për t'i bashkuar dhe analizuar ato. Prandaj, një sistem ERP kërkohet jo vetëm nga biznese të vogla, por edhe nga ato të mesme dhe të mëdha.
Si të kuptoni që një kompanie i nevojitet një sistem ERP
Histori e zakonshme e klientëve tanë duket si më poshtë. Në një moment, bëhet e qartë se të gjitha proceset kryesore janë automatizuar, por efikasiteti i punës nuk po rritet.
Këtu zbulohet se çdo proces ndodhet në sistemin e tij informativ të veçantë. Për t'i lidhur ato, punonjësit futin manualisht të dhënat në çdo sistem, dhe pastaj menaxhmenti grumbullon manualisht të dhënat e dyfishuara për të analizuar aktivitetin e gjithë kompanisë. Në parim, një mekanizëm i tillë pune është produktiv deri në një farë momenti. E rëndësishme është të përcaktoni momentin e arritjes së efikasitetit maksimal përpara se ai të ndodhë, e jo atëherë kur duhen ndryshuar mekanizmat në situatën e emergjencës.
Asnjëra nga sistemet informative nuk do të tregojë se ka ardhur koha kur kompania ka arritur nivelin ku nevojitet një sistem ERP. Eksperienca globale tregon 4 shenja kryesore që do ta lejojnë këtë të kuptohet:
Të dhënat për marrjen e një vendimi menaxherial të peshës po bëhen të pamjaftueshme.
Çdo vendim në biznes ka pasoja, të cilat në fund të fundit shndërrohen në humbje financiare ose, përkundrazi, në të ardhura. Cilësia e vendimit varet nga informacioni mbi të cilin bazohet. Nëse të dhënat janë të vjetruara, të paplota ose të pasakta, vendimi do të jetë i gabuar ose i pambështetur.
Arsyet kryesore për kontradiktat në informacion:
informacione kritike janë të shpërndara nëpër punonjës dhe departamente të veçanta;
nuk ka rregulla për mbledhjen e të dhënave;
mbledhjen e informacionit e bëjnë punonjës me role të ndryshme dhe në kohë të ndryshme.
Kur keni një platformë ERP që i përshtatet proceseve tuaja të biznesit, mund të centralizoni të gjitha të dhënat. Të gjitha informacionet krijohen nga çdo punonjës dhe departament në një sistem të vetëm në kohë reale. Kjo do të thotë se të dhënat që mund t'ju nevojiten juve dhe dikujt tjetër në kompani janë gjithmonë sa më të sakta dhe të azhurnuara.
Pamjaftueshmëria e integrimit ndërmjet sistemeve IT shkakton probleme në funksionim dhe pengon rritjen e kompanisë.
Çdo sistem IT ka kërkesat e tij për formatin e të dhënave, është ndërtuar në kohë të ndryshme dhe mbi teknologji, parime dhe gjuhë programuese të ndryshme. Kjo ndikon në punën e punonjësve, të cilët ndërveprojnë sikur të flasin në gjuhë të ndryshme, dhe në shpejtësinë e ndërveprimit.
Sistemi ERP bashkon funksione të veçanta në një hapësirë të integruar dhe kuptimplote. Sistemi ERP funksionon si një përkthyes që flet në disa gjuhë programuese për të siguruar bashkëpunimin dhe koherencën.
Klientët tuaj janë të pakënaqur me shërbimin.
Nëse klientët ankohen ose largohen, është e rëndësishme të mendohet për efikasitetin. Kjo lidhet me kërkesën që kalon ofertën, vonesat në furnizim, shërbimin e ngadaltë, ose thjesht ndjenjën e përgjithshme se biznisi nuk ka burimet ose kohën për t'u kujdesur për çdo klient.
Kur një biznes rritet në nivelin e mesëm ose të madh, ERP e kthen klientët e pakënaqur në besnikë. Klientët fillojnë të ndiejnë përmirësimin e shërbimit dhe përjetojnë ndryshimet së bashku me kompaninë.
Po përdorni sisteme të vjetra.
Sipas Raporti Veeam 2020 për Tendencat e Mbrojtjes së Të Dhënave tregon se barrierë kryesore për transformimin digjital të biznesit janë teknologjitë e vjetra. Nëse kompania ende punon me sisteme manuale ose dokumente të shkruara, atëherë në periudhën pas pandemike do të mbetet mbrapa.
Për më tepër, sistemet IT në kompani mund të jenë mjaft moderne, por të integruara keq. Në këtë rast, çdo departament krijon bunkerë informacionesh, nga të cilat të dhënat dalin në mënyrë të kufizuar ose të pasaktë. Nëse integrimi i sistemeve të veçanta është tepër i shtrenjtë ose i pamundur, atëherë është e nevojshme t'i zëvendësoni ato me një sistem unik ERP.
Çfarë përfitimesh i sjell sistemi ERP biznesit
Sistemi ERP është një produkt që kompania e blen me shpenzimet e saj. Zbatimi i tij merret parasysh si një investim që duhet të sjellë fitim. Asnjë prodhues i sistemit ERP nuk garanton se ai do të sjellë rritje të të ardhurave për kompaninë. Kjo nuk i përket vetëm sistemeve ERP, por gjithashtu çdo zgjidhjeje IT. Megjithatë, të gjitha përfitimet e zbatimit ndikojnë në mënyrë indirekte në fitim:
Kursimi në sistemet IT
Në vend që të shpenzojnë burime për disa sisteme të ndara, secila prej të cilave ka nevojë për mbështetje të specializuar, infrastrukturë, licenca, dhe trajnim të punonjësve, mund të përqendrojnë të gjithë shpenzimet në një platformë ERP. Ajo përbëhet nga module që zëvendësojnë sistemet e ndara me pjesë të integruara.
Nëse sistemi ERP zhvillohet nga zero sipas kërkesave të kompanisë specifike, mund të përfshijë sisteme dhe shërbime të treta, me të cilat do të ishte e përshtatshme të punonin partnerët e biznesit, furnizuesit, klientët dhe palët e tjera të përfshira.
Transparencë e plotë
ERP ofron drejtuesve qasje të plotë në çdo proces biznesi të çdo dege 24/7. Për shembull, mund të ndjekim çdo ditë库存，përfshirë dërgesat e planifikuara dhe ato që janë në rrugë. Me një pamje të plotë të sasisë së inventarit, mund të kontrollojmë më saktë kapitalin e punës.
Automatizimi i raporteve dhe planifikimi i fortë
ERP krijon një sistem të vetëm unitar raportimi për të gjitha proceset. Ajo automatikisht gjeneron raporte dhe analiza të dobishme në çdo kohë. Me të, drejtuesit nuk do të duhet të grumbullojnë manualisht tabela elektronike dhe letra.
Kështu, platforma çliron kohë për planifikim strategjik, analiza më cilësore dhe krahasimin e treguesve të departamenteve. Sistemi ERP ndihmon në identifikimin e tendencave në analiza që më parë nuk ishin vërejtur dhe as nuk kishte një shans të vëreshin.
Rritja e efikasitetit
ERP-në vetë nuk është një ilaç magjik. Është e rëndësishme jo vetëm të përputhen me karakteristikat e biznesit, por edhe të zbatimi i duhur. Sipas 315 furnizues të sistemeve ERP të gatshme, përqindja e zbatimeve të cilat kanë qenë vetëm pjesërisht të suksesshme, vlerësohet nga 25 deri në 41 për qind në varësi të industrisë. Një ERP e përshtatshme ndihmon ndjeshëm në uljen e kostove të kohës dhe përpjekjeve për punë rutinë.
Shërbimi ndaj klientit
Shërbimi ndaj klientit është një pjesë kyçe e biznesit. Sistemi ERP e kalon fokusin e punonjësve nga mbajtja e regjistrave të klientëve në ndërtimin dhe mbajtjen e marrëdhënieve me klientët.
Siç tregon statistika, 84 për qind e klientëve në kompani nëse nuk marrin mjaft përgjigje për kërkesat. ERP i jep punonjësve të gjitha informacionet e nevojshme dhe historikun e klientit pikërisht në momentin e kontaktit. Me të, punonjësit angazhohen jo me burokraci, por me tërheqjen dhe mbajtjen e klientëve. Klientët ndjejnë përfitimet e zbatimit të saj, edhe pa e ditur për ndryshimet në kompani.
Mbrojtja e të dhënave
Rrallë do të gjeni një sistem informacioni që mund të ofrojë garanci absolute për sigurinë e të dhënave. Të dhënat personale të klientëve dhe punonjësve, email-et, pronësia intelektuale, të dhënat financiare, faturat, kontratat – sa më shumë sisteme të trajtojnë këto informacione, aq më e vështirë është të gjurmohet rreziku. Sistemi ERP fut standarde të bashkuara për aksesin, hyrjen dhe daljen e të dhënave dhe ruajtjen e centralizuar të informacionit.
Megjithatë, sa më i madh të jetë tregu i sistemit ERP të gatshëm, aq më shpesh ajo nënshtruohet sulmeve të hakerëve. Do të ishte më e preferueshme të zhvillohej një sistem ERP i vetë, për të cilin kodi burimor do të ishte vetëm nga ju. Nëse sistemi ERP për kompaninë tuaj është zhvilluar nga fillimi, hakerët nuk do të mund të gjejnë kopje të sistemit për ta kontrolluar paraprakisht për dobësi.
Produktiviteti i bashkëpunimit
Interesi për bashkëpunim midis departamentesh ose punonjësish shpesh zbehet, pasi transferimi i të dhënave kërkon shumë operacione rutinore ose për shkak të klimës psiko-sociale në kompani. Një sistem i integruar automatizon aksesin në informacion, eliminon përvojat negative të faktorëve njerëzorë dhe përshpejton komunikimin brenda kompanisë.
Procese të Bashkuara të Biznesit
Sistemet ERP të gatshme zhvillohen sipas praktikave më të mira të industrisë. Kjo u lejon bizneseve të standardizojnë proceset e tyre.
Megjithatë, në praktikë, një kompani duhet të bëjë një zgjedhje të vështirë: ose të rregulloje dhe adaptoje sistemin ERP sipas standardeve të saj, ose me dhimbje të rregullojë proceset e saj të biznesit sipas standardeve të sistemit ERP.
Ekziston një rrugë e tretë – të zhvillohet fillimisht një sistem sipas proceseve të biznesit të saj.
Shkallëzueshmëria
Pavarësisht nëse po zgjeroni bazën tuaj të klientëve, po hyni në tregje të reja, po implementoni procese, departamente ose produkte të reja, ose në ndonjë mënyrë tjetër po shkallëzoni biznesin tuaj, me zgjedhjen e duhur të ofruesit, platforma ERP përshtatet me ndryshimet.
Duke ERP-sistemi implementohet në të gjitha proceset e kompanisë, lista e përfitimeve mund të rritet në varësi të specifikave. Në treg janë zhvilluar dhjetëra dhe qindra zgjidhje të gatshme, që kufizojnë blerësit në marrëveshjet e abonimit, shpejtësinë e përditësimeve dhe mbështetjes, funksionalitetin dhe arkitekturën e mbyllur - në kufijtë e një ofruesi. Vetëm zhvillimi i një ERP-sistemi të veçantë ofron mundësi maksimale pa asnjë kufizim.
Për atë se si të zgjidhni një prodhues ERP-sistemi, çfarë pyetjesh t'i bëni atij për të mos humbur para dhe çfarë duhet të merret parasysh gjatë planifikimit të implementimit, lexoni në artikujt e ardhshëm.
Burimi: habr.com
