Megjithë popullaritetin e temës së menaxhimit të dokumenteve elektronike, në bankat ruse dhe në sektorin financiar në përgjithësi, shumica e çdo transaksioni kryhet në mënyrën e vjetër, në letër. Dhe çështja këtu nuk është aq shumë konservatorizmi i bankave dhe klientëve të tyre, por mungesa e softuerit adekuat në treg.
Sa më kompleks të jetë transaksioni, aq më pak ka gjasa që ai të kryhet brenda kornizës së EDI. Për shembull, një transaksion leasing është kompleks në atë që përfshin të paktën tre palë - bankën, qiramarrësin dhe furnizuesin. Shpesh atyre u shtohen një garant dhe një pengdhënës. Ne vendosëm që transaksione të tilla mund të dixhitalizohen plotësisht, për të cilin krijuam sistemin E-Leasing - shërbimi i parë në Rusi që ofron plotësisht EDI në skenarë të tillë. Si rezultat, në fillim të korrikut 2019, 37% e totalit të transaksioneve të lizingut kalojnë përmes E-Leasing. Më poshtë do të analizojmë E-Leasing nga pikëpamja e funksionalitetit dhe zbatimit teknik.
Ne filluam zhvillimin e sistemit në fillim të vitit 2017. Pjesa më e vështirë ishte fillimi: formulimi i kërkesave për produktin, transformimi i ideve në specifikime teknike specifike. Tjetra është kërkimi i një kontraktori. Përgatitja e specifikimeve teknike, konsultimet - e gjithë kjo zgjati rreth katër muaj. Katër muaj më vonë, në nëntor 2017, u publikua versioni i parë i sistemit, i cili është mjaft i shpejtë për një projekt kaq ambicioz. Versioni i parë i E-Leasing kishte funksionet e kërkesës dhe nënshkrimit të dokumenteve - jo vetëm ato kryesore, por edhe marrëveshjen e garancisë dhe marrëveshje të tjera shtesë që mund të kërkohen në procesin e punës sipas një marrëveshjeje leasing. Në mars 2018 shtuam mundësinë për të kërkuar dokumente si pjesë e monitorimit dhe në korrik të po këtij viti shtuam mundësinë e dërgimit të faturave elektronike.
Si funksionon E-Leasing?
Ne filluam zhvillimin e sistemit në fillim të vitit 2017. E gjithë rruga nga formulimi i kërkesave për produktin deri te zgjedhja e një kontraktori dhe lëshimi i lëshimit të parë zgjati më pak se një vit - ne u diplomuam në nëntor.
Kërkesat për një paketë dokumentesh nga palët bëhen nga sistemi ynë i biznesit bazuar në bazën e të dhënave Corus SQL dhe Microsoft Dynamics NAV 2009. Të gjitha dokumentet që pjesëmarrësit dhanë si pjesë e transaksionit dërgohen gjithashtu atje për ruajtje. Frontend është një portal E-Leasing që lejon furnitorët dhe klientët të kërkojnë, shkarkojnë, printojnë dokumente dhe t'i nënshkruajnë ato duke përdorur ECES (nënshkrimi elektronik i kualifikuar i përmirësuar).
Tani le të shohim funksionimin e sistemit në më shumë detaje sipas diagramit të mësipërm.
Një kërkesë krijohet nga entiteti "Karta e palës" ose "Projekti". Kur dërgohet një kërkesë, të dhënat krijohen në tabelën e kërkesave. Ai përmban një përshkrim të kërkesës dhe parametrave. Objekti i njësisë së kodit është përgjegjës për gjenerimin e kërkesës. Një hyrje në tabelë krijohet me statusin Gati, që do të thotë se kërkesa është gati për t'u dërguar. Tabela e kërkesës përmban një përshkrim të trupit të kërkesës. Të gjitha dokumentet e kërkuara gjenden në tabelën e dokumenteve. Kur kërkoni një dokument, fusha "Statusi EDS" vendoset në "Kërkohet".
Një punë në serverin CORUS që funksionon në agjentin SQL monitoron regjistrimet me statuse gati në tabelën e pyetjeve. Kur gjendet një regjistrim i tillë, detyra dërgon një kërkesë në portalin E-Leasing. Nëse dërgimi ishte i suksesshëm, hyrja shënohet në tabelë me statusin e përgjigjes, nëse jo, me statusin e gabimit. Rezultati i përgjigjes regjistrohet në tabela të ndryshme: kodi i përgjigjes nga serveri dhe përshkrimi i gabimit, nëse kërkesa nuk mund të dërgohej, në një tabelë; regjistrime që përshkruajnë trupin e përgjigjes - në një tjetër, dhe në të tretën - regjistrime me skedarë të marrë si rezultat i kërkesës, me vlerën Krijo në fushën e statusit dhe vlerën Kontrollo në fushën e statusit të skanimit. Për më tepër, detyra monitoron ngjarjet nga portali E-Leasing dhe gjeneron pyetje në tabelat e pyetjeve, të cilat i përpunon vetë.
Një punë tjetër monitoron hyrjet në tabelën e dokumenteve të marra me vlerën Krijo në fushën Status dhe vlerën e verifikuar në fushën Scan Status. Detyra kryhet një herë në 10 minuta. Antivirusi është përgjegjës për fushën e statusit të skanimit dhe nëse skanimi ishte i suksesshëm, vlera e Verifikuar regjistrohet. Ky funksion ka të bëjë me shërbimin e sigurisë së informacionit. Objekti i njësisë së kodit është përgjegjës për përpunimin e të dhënave. Nëse hyrja në tabelën e dokumenteve të pranuara është përpunuar me sukses, atëherë në fushën Status shënohet me vlerën Sukses dhe dokumenti i kërkuar në fushën “Statusi EDS” në tabelën e dokumentit merr statusin “Marrë”. Nëse nuk ishte e mundur të përpunohej një hyrje në tabelën e dokumenteve të pranuara, ajo shënohet në fushën Status me vlerën Fail dhe një përshkrim i gabimit shkruhet në fushën "Teksti i gabimit". Asgjë nuk ndryshon në tabelën e dokumenteve.
Detyra e tretë monitoron të gjitha regjistrimet në tabelën e dokumenteve që kanë një status që nuk është bosh ose "Pranuar". Detyra kryhet një herë në ditë në orën 23:30 dhe kujton të gjithë dokumentacionin kontraktor që nuk është nënshkruar gjatë ditës aktuale. Detyra gjeneron një kërkesë për të fshirë dokumentacionin kontraktual në tabelat e kërkesave dhe përgjigjeve dhe ndryshon fushën "Status" në vlerën "Të tërhequr" në tabelën e dokumentit.
E-Leasing nga ana e përdoruesit
Për përdoruesin, gjithçka fillon me marrjen e një ftese për t'u bashkuar me EDF nga menaxheri ynë i klientit. Klienti merr një letër dhe kalon një procedurë të thjeshtë regjistrimi. Vështirësitë mund të lindin vetëm nëse vendi i punës i përdoruesit nuk është gati të punojë me nënshkrime elektronike. Një pjesë e konsiderueshme e thirrjeve për mbështetjen teknike janë të lidhura me këtë. Sistemi i lejon palës tjetër të lejojë akses në llogarinë e tij personale punonjësve të tij - për shembull, kontabilistët të punojnë me fatura, etj.
Regjistrim
Skema e mëtejshme e punës është gjithashtu sa më e thjeshtë për secilën nga palët. Kërkimi i dokumenteve për një transaksion, si dhe nënshkrimi i dokumentacionit kontraktual, kryhet nëpërmjet vendosjes së detyrave në sistemin tonë të brendshëm.
Kërkesa për dosje
Pas dërgimit të klientit çdo kërkesë apo dokument për nënshkrim, në adresën e tij të emailit dërgohet një njoftim se aktiviteti përkatës është krijuar në llogarinë e tij personale. Nga ndërfaqja e tij, klienti ngarkon një paketë dokumentesh në sistem, vendos një nënshkrim elektronik dhe ne mund të shqyrtojmë transaksionin. Pas kësaj, dokumentacioni kontraktual nënshkruhet përgjatë rrugës "Furnizuesi - Klient - Leasing Sberbank".
Marrëveshja aktuale
Menaxhimi elektronik i dokumenteve në rastin tonë nuk nënkupton domosdoshmërisht ndonjë veprim nga klienti nga fillimi në fund. Ju mund të lidheni me sistemin në çdo fazë të transaksionit. Për shembull, një klient dha një dosje në letër, dhe më pas vendosi të nënshkruajë një marrëveshje në EDI - ky skenar është mjaft i mundshëm për t'u zbatuar. Në të njëjtën mënyrë, klientët që kanë një marrëveshje të vlefshme qiraje me Sberbank Leasing mund të lidhen me E-Leasing për të marrë faturat në mënyrë elektronike.
Pasi kemi llogaritur efektin ekonomik të përdorimit të E-Leasing, ne i kemi ofruar klientëve një zbritje shtesë për përdorimin e shërbimit. Doli që në fund nuk kishte nevojë të shkonin te klienti dhe furnizuesi për të nënshkruar, si dhe kontrata të printuara dhe të kapura. zvogëlon koston e transaksionit (krijimi dhe mbështetja) me 18%.
Si do të zhvillohet projekti
Për momentin, E-Leasing po funksionon në mënyrë të qëndrueshme, edhe pse jo pa të meta. Mekanizmi për dërgimin e faturave elektronike për punonjësit tanë nuk është ende mjaftueshëm miqësor. Problemi shpjegohet me faktin se kjo procedurë në vetvete është mjaft komplekse, pasi një operator EDF është vazhdimisht i përfshirë në të. Ai lëshon një faturë ku thuhet se ka lëshuar një faturë dhe menaxheri e nënshkruan këtë faturë. Më pas përdoruesi në anën tjetër (klienti) nënshkruan njoftimin dhe faturat, të cilat përsëri kalojnë përmes operatorit elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Në versionet e ardhshme ne do të përpiqemi ta bëjmë këtë proces më të përshtatshëm. “Zona e zhvillimit” përfshin edhe funksionalitetin për të kërkuar dokumente monitorimi, i cili është mjaft i rëndësishëm për klientët e mëdhenj.
Në gjashtë muajt e ardhshëm, ne planifikojmë ta zhvendosim sistemin në një platformë të re, e cila do të na lejojë të optimizojmë punën me menaxhimin elektronik të dokumenteve, ta bëjmë ndërfaqen më të kuptueshme dhe miqësore për përdoruesit dhe të zgjerojmë funksionalitetin e llogarisë personale. Dhe gjithashtu shtoni funksione të reja - nga gjenerimi i një kërkese deri te shikimi i dokumenteve për të gjitha transaksionet që klienti ka kryer përmes E-Leasing. Shpresojmë që sistemi, të cilit klientët, furnitorët dhe garantuesit tashmë po i bashkohen aktivisht, do të bëhet edhe më i përshtatshëm për të gjithë.
Burimi: www.habr.com