Bashkëpunimi është një pikë e ndjeshme për mjetet tradicionale të zyrës. Kur dhjetë njerëz punojnë në një skedë njëkohësisht, më shumë kohë dhe përpjekje shpenzohen për të gjetur ndryshimet dhe autorët e tyre se sa për redaktim. Kjo komplikohet nga shumë aplikacione që nuk janë gjithmonë të përputhshme. Një nga mënyrat për të zgjidhur këtë problem është kalimi në paketa zyre në cloud. Nuk ka shumë prej tyre, dhe ne do të tregojmë se si arritëm të tejkalojmë konservatizmin e stafit të Forex Club dhe si e pasëm kompaninë e shpërndarë me një qind zyrash në G Suite brenda disa muajve.
Pse u vendosëm për kalimin
Forex Club përmendet zakonisht në kontekstin e tregtisë online me kursin e valutave. Por kjo kompani punon me disa lloje të instrumenteve valutore në vende të ndryshme në botë. Për këtë arsye, ajo ka një infrastrukturë IT shumë komplekse me një platformë të vetme për klientët.
Në momentin e njohjes sonë, back-office i kompanisë po përdorte disa platforma dhe aplikacione të ndryshme. Mjeti kryesor i punës për shumicën e punonjësve ishte paketa zyrtare Microsoft dhe posta në Zimbra. Nën këtë strukturë ngrihej një stratifikim i ruajtjeve të tjera, backup-ëve, antivirusit, numër gjeneratish, dhe integrimeve të shumta, si dhe menaxhimi i licencave të Microsoft dhe Zimbra me audite periodike.
Departamenti IT i Forex Club ishte i ngarkuar për mbajtjen e kësaj sistemi. Infrastrukturë komplekse kërkonte qira të një numri të madh serverësh, plane DRP për rastet e ndërprerjes së këtyre serverëve ose dështimit të lidhjes me internetin, backup-ëve. Për të siguruar një funksionim pa probleme, me kalimin e kohës u krijua një departament special administratorësh, i cili kishte gjithashtu detyrën e auditimeve të licencave.
Për shkak të shumtisë së programeve të ndryshme, u shfaqën probleme edhe për punonjësit e zakonshëm të Forex Club. Pa mjete për ndjekjen e versioneve të dokumenteve, ishte e vështirë të gjehej autori i disa ndryshimeve dhe versioni përfundimtar i tekstit ose tabelës.
Duke synuar të reduktojë shpenzimet për mbajtjen, Forex Club kërkonte një mënyrë për të zgjidhur të njëjtat detyra më thjesht. Nga kjo filloi bashkëpunimi ynë.
Kërkimi për një alternativë
Për të realizuar një bashkëpunim të plotë, ishte e nevojshme të ndryshonte vetë qasja — të largohej nga magazinat lokale në re. Forex Club filloi të kërkojë një zgjidhje të përbashkët cloud për të gjitha aplikacionet zyrtare. Kandidatët ishin dy: Office 365 dhe G Suite.
Prioritet ishte Office 365, pasi Forex Club kishte blerë shumë licenca Microsoft. Megjithatë, Office 365 kalon vetëm një pjesë të funksioneve të paketës zyrtare në re. Përdoruesit akoma duhet të shkarkojnë aplikacionin nga zyra e tyre personale dhe ta përdorin atë për të punuar me dokumentet sipas skemës së vjetër: të dërgojnë dhe ruajnë kopje me indekse versionesh.
G Suite nga Google Cloud ka më shumë funksione për bashkëpunim, për më tepër ky zgjidhje është më e lirë. Në rastin e produkteve Microsoft do të duhej të përdorej Marrëveshja Enterprise, dhe ky është një nivel tjetër shpenzimesh (madje duke marrë parasysh software-in e blerë). Ndërsa implementimi i G Suite me ndihmën tonë kaloi përmes programit Google, i cili kompensoi shpenzimet për klientët e mëdhenj për kalimin në shërbimet e kompanisë.
Në G Suite ishte planifikuar të kalonin shumicën e shërbimeve që përdorin punonjësit:
- Kalendari dhe posta elektronike (Gmail dhe Google Calendar);
- Shënimet (Google Keep);
- Biseda dhe konferencat online (Chat, Hangouts);
- Paketa zyrtare dhe gjeneratori i sondazheve (Google Docs, Google Forms);
- Magazina e përbashkët (GDrive).
Të kalojmë negativitetin
Implementimi i çdo instrumenti, edhe atij më të përshtatshëm, gjithmonë përballet me negativitetin e përdoruesve përfundimtarë. Arsyeja kryesore është konservatizmi, pasi njerëzit nuk duan të ndryshojnë asgjë dhe të përshtaten me qasje të reja në punë. Situatën e komplikoi perceptimi specifik i pranisë në web si një shëtitje e thjeshtë nëpër site (por jo punë në këto site), që është e zakonshme mes punonjësve që nuk janë nga IT. Ata thjesht nuk e kuptonin se si mund të punonin me këtë.
Nga ana e Forex Club, për realizimin e projektit përgjegjës ishte Dmitrij Ostroverkov. Ai kontrollonte fazat e implementimit, mblidhte komente të përdoruesve dhe vendoste prioritete për detyrat. Përgatitja e përbashkët, anketat e punonjësve, shpjegimi i rregullave të kompanisë na ndihmoi të fillonim më lehtë.
Detyra kryesore e Softline në këtë projekt ishte të trajnonte përdoruesit dhe administratorët e sistemeve dhe të ofronte mbështetje teknike në fazën fillestare. Ne shpjeguam se si produkti duhet të funksiononte përmes një serie trajnimesh. Në total, ne mbajtëm 15 trajnime nga 4 orë. Trajnimi i parë — para pilotimit — ishte për administratorët e sistemeve, të cilët përgatitën terrenin për transformimin. Trajnimet e mëpasshme ishin për punonjësit e zakonshëm.
Në kuadër të programit kryesor të trajnimit, ne u përqendruam në përfitimet që kompensuan vështirësitë e përdoruesve të fundit në adaptimin me instrumentin e ri. Dhe në fund të çdo trajnimi, punonjësit kishin mundësinë të afrohen me pyetje, gjë që hiqte çdo pasiguri në fillim të punës.
Megjithëse Forex Club zhvillon seminare trajnimi për klientët e saj, kompania nuk mundi të fillojë trajnimin për G Suite me forcat e veta për shkak të mungesës së mësuesve me kompetencat e nevojshme. Për të vlerësuar ndikimin e trajnimeve tona, Forex Club zhvilloi anketa për dëgjuesit para dhe pas trajnimeve. Anketa e parë tregonte kryesisht një perceptim negativ për ndryshimet e ardhshme. Anketa e dytë — përkundrazi, një rritje pozitive. Njerëzit filluan të kuptojnë se kjo është e aplikueshme në punën e tyre.
Zyra pilot
Projekti filloi në fund të vitit 2017, kur dhjetë administratorë sistemesh kaluan në G Suite. Këta njerëz duhej të ishin pionierët që identifikonin përfitimet dhe disavantazhet e zgjidhjes dhe dhe përgatitnin terrenin për transformim. Ne morëm parasysh komentet dhe rekomandimet e tyre dhe në janar 2018 zgjodhëm një degë me përmasë të mesme me një administrator lokal sistemesh për kalimin e parë provues të punonjësve jo nga IT.
Kalimi u bë njëherësh. Po, është e vështirë për njerëzit të kalojnë në instrumente të reja, prandaj kur është e mundur që të zgjidhet midis një zgjidhjeje në re dhe një aplikacioni desktop, përdoruesit do të priren më shumë drejt desktopit të njohur dhe do të vonojnë planet globale për përmirësim. Kështu që, pas përfundimit të trajnimit për zyrën pilot, ne shpejt kaluam të gjithë në G Suite. Dy javët e para kishte një farë rezistence, por ajo u zgjidh nga administrator i lokal, i cili shpjegonte dhe tregonte për secilën nga pikat e vështira.
Pas zyrës pilot, ne kaluam plotësisht të gjithë departamentin IT të Forex Club në G Suite.
Po ndryshojmë rrjetin e degëve
Pas analizës së eksperiencës së projektit pilot, ne së bashku me departamentin IT të Forex Club zhvilluam një plan për kalimin e pjesës tjetër të kompanisë. Fillimisht ishte planifikuar që procesi të kalonte në dy faza. Në fazën e parë dëshironim të trajnonim vetëm punonjësit më të besueshëm të produktit Forex Club, të cilët do të promovonin projektin në zyrat e tyre - do të ndihmonin kolegët të kalonin në platformën e re në kuadër të fazës së dytë. Për të zgjedhur "evangelistët" në kompani, kemi realizuar një anketë, rezultatet e të cilës e kaluan çdo pritshmëri: u përgjigj rreth gjysmës së të gjithë Forex Club. Atëherë ne vendosëm të mos e tërhiqnim procesin dhe e anashkalum fazën e "implementimit përmes punonjësve".
Ashtu si në projektin pilot, fillimisht migruam zyrat kryesore, ku ka një administrator lokal të sistemit - ai ndihmonte në përballimin e vështirësive që shfaqeshin. Në çdo zyrë kalimit në mjete të reja i paraprirë trajnimi. Trajnimi duhej të planifikohej sipas një orari fleksibël, që merrte parasysh zona të ndryshme kohore dhe oraret e punës. Për shembull, për zyra në Kazakistan dhe në Kinë trajnimet duhej të fillonin në orën 5 të mëngjesit sipas kohës së Moskës (p.s. në Kinë G Suite funksionon shkëlqyer, pavarësisht gjithçkaje).
Pas zyrave kryesore, rrjeti filial kaloi në G Suite - rreth 100 pika. Karakteristika e fazës së fundit të projektit ishte se në këto filiale pune shumica e punonjësve janë shitës që punojnë shumë me tabela elektronike. Për ta ne zhvilluam dy javë trajtimesh për të ndihmuar në migrimin e të dhënave.
Paralelisht, specialistët tanë punonin "në prapavijë" për të mbështetur Forex Club vetë, pasi menjëherë pas kalimit në G Suite numri i kërkesave në mbështetje teknike, siç pritej, u rrit. Pika më e lartë e kërkesave përkohej me kalimin e rrjetit filial, por gradualisht numri i kërkesave filloi të zvogëlohej. Kërkesat për produktet zyrtare dhe postën e elektroni, menaxhimin e licensave të programëve, punën me serverët dhe pajisjet rrjetërore, si dhe për kanalet rezervë të komunikimit. Pra, implementimi reduktoi ngarkesën në linjën e parë të mbështetjes dhe back-office.
Në total, kalimi i zyrave kërkoi rreth dy muaj: në shkurt 2018 përfunduan punimet në njësitë kryesore, ndërsa në mars - për të gjithë rrjetin filial.
Vështirësitë
Një problem i rëndësishëm u bë shpejtësia e migrimit të postës elektronike. Për të transferuar një mesazh nga Zimbra në Gmail duke përdorur IMAP Sync, nevojitej 1 sekondë. Në njëqind zyra të Forex Club punojnë rreth 700 punonjës, dhe secili prej tyre ka mijëra mesazhe (në total ata shërbejnë më shumë se 2 milion klientë). Pra, për të përshpejtuar migrimin, ne përdorëm G Suite Migration Tool, me të procesi i kopjimit të mesazheve shkoi më shpejt.
Nuk ishte e nevojshme të migroheshin të dhënat nga kalendarët dhe detyrat. Edhe pse në infrastrukturën e vjetër kishte ndonjë zgjidhje, ato nuk ishin përdorur plotësisht nga punonjësit. Për shembull, kalendarët korporativë ishin realizuar në formë portali në Bitrix, gjë që ishte e pakëndshme, prandaj punonjësit kishin mjetet e tyre, dhe transferimi i të dhënave u zhvillua nga vetë punonjësit.
Po ashtu, në kompetencën e përdoruesve ishte transferimi i dokumenteve operative (bëhet fjalë vetëm për të dhënat e punës aktuale - për bazën e njohurive të kompanisë përdoret një zgjidhje tjetër). Këtu nuk kishte pyetje. Thjesht në një moment u vendos një kufi administrativ - përgjegjësia për informacionin, e ruajtur lokal, kaloi te vetë përdoruesit, ndërsa për ruajtjen dhe sigurinë e të dhënave në Google Drive tashmë kujdesej departamenti IT.
Fatkeqësisht, për të gjitha proceset e punës nuk arritëm të gjenim analoge në G Suite. Për shembull, kuti përbashkëta postë, të cilat punonjësit e Forex Club ishin mësuar t'i përdorin, në Gmail nuk kanë filtra, prandaj gjetja e një mesazhi të caktuar është e vështirë. Një problem i ngjashëm ishte me autorizimin SSO në Google Chat, por ky problem u zgjidh përmes një kërkese në mbështetje të Google.
Problemet kryesore për përdoruesit ishin të lidhura me faktin se shërbimet Google ende nuk kanë disa funksione të konkurentëve, për shembull, Skype ose Office 365. Hangouts lejon vetëm thirrje, në Google Chat mungon citimi, dhe në Google Sheets - mbështetje për makro të Microsoft Excel.
Përveç kësaj, produktet Microsoft dhe Google Cloud i qasen ndryshe mjeteve për redaktimin e tabelave. Skedarët Word, që përmbajnë tabela, herë pas herë hapeshin në Google Docs me formatimin e gabuar.
Me që po përshtatemi me infrastrukturën e re, disa vështirësi arritëm t'i zgjidhim përmes qasjeve alternative. P.sh., në vend të makrosave në tabelat elektronike, përdoren skriptet, të cilat iu dukën punonjësve të Forex Club edhe më të lehta. Nuk arritëm të gjejmë një zëvendësim për departamentin financiar të Forex Club, i cili merret me raportet 1C (me skripte, formatim të ndërlikuar). Prandaj, ai kaloi në Google Sheet vetëm për pjesën e bashkëpunimit. Për dokumentat e tjerë vazhdohet të përdoret paketa zyrtare (Excel).
Në total, Forex Club la rreth 10% të licencave të Microsoft Office. Për projekte të tilla, kjo është një praktikë normale: një pjesë e vogël e punonjësve përdorin funksionet e avancuara të paketimeve zyrtare, kështu që pjesa tjetër lehtësisht pranon zëvendësimin.
Duhet të theksohet se nuk u bënë transformime të mëdha në pjesën tjetër të infrastrukturës. Forex Club nuk i tha lamtumirë Jira dhe Confluence, edhe pse implementoi Google Keep për detyrat operative. Për integrimin e Jira dhe Confluence me G Suite, ne vendosëm plugins që lejojnë transferimin e shpejtë të të dhënave. U ruajt sistemi i monitorimit, si dhe një sërë mjetesh të tjera: Trello, Teamup, CRM, Metricas, AWS etj. Natyrisht, në filialet mbetën administratorët sistemorë.
Eksperimenti me Chromebook
Në kërkim të një mënyre për të reduktuar shpenzimet, Forex Club shqyrtoi mundësinë për të kaluar të gjithë në vende të lëvizshme pune me bazë Chromebook. Vetë pajisja është shumë e lirë, dhe me përdorimin e shërbimeve në re, mund të krijohet shpejt një vend pune.
Ne testuam vendet e lëvizshme të punës me një grup të vogël përdoruesish nga 25 persona në departamentin e shitjeve. Punonjësit e këtij departamenti nuk kishin detyra që do të pengonin punën vetëm përmes webit, kështu që për ta migrimi duhej ta kalonte pa u vënë re. Por pas testit rezultoi se pajisja e lirë Chromebook nuk kishte fuqinë e duhur për të funksionuar të gjitha aplikacionet korporative të Forex Club. Modelet më të shtrenjta, që do të ishin të përshtatshme për parametrat teknikë, rezultuan të ishin në të njëjtin çmim me laptopët klasikë me bazë Windows. Në fund, u vendos të hiqet dorë nga projekti.
Çfarë ka ndryshuar me ardhjen e G Suite
Pavarësisht të gjitha paragjykimeve dhe dyshimeve, vetëm pas 3 muajsh nga trajnimi, në anketat e realizuara 80% e punonjësve theksuan se G Suite në të vërtetë ua lehtësoi punën me dokumentet. Pas kalimit, mobiliteti i punonjësve u rrit, të cilët filluan të punojnë më shumë nga pajisjet e tyre të mbajtura.
Statistikat e përdorimit të pajisjeve mobile sipas të dhënave të Forex Club.
Google Forms ka fituar popullaritet të madh. Brenda departamenteve, ato lejojnë zhvillimin e anketave shpejt, për të cilat më parë ishte e nevojshme të përdorej posta, duke mbledhur rezultatet manualisht. Më shumë pyetje dhe ankesat shkaktuan kalimi në Google Chat dhe Hangouts Meet, pasi ato në përgjithësi kanë më pak funksionalitete, por përdorimi i tyre lehtësoi heqjen e shumë mesazhereve brenda kompanisë.
Përmbledhjen e projektit e formuloi Dmitri Ostroverhov, me të cilin kemi punuar: "Projekti reduktoi shpenzimet e Forex Club për infrastrukturën IT dhe e thjeshtoi mbështetje. Një grup i gjerë detyrash për shërbimin e proceseve është zhdukur, pasi këto çështje zgjidhen nga ana e Google. Tani të gjitha shërbimet mund të konfigurohen në distancë, mbahen nga disa administratorë të Google, dhe departamenti IT ka fituar kohë dhe burime për gjëra të tjera."
Burimi: habr.com
