Bashkëpunimi është një pikë e lënduar e mjeteve tradicionale të zyrës. Kur dhjetë persona punojnë në një skedar në të njëjtën kohë, më shumë kohë dhe përpjekje shpenzohen jo për redaktim, por për kërkimin e ndryshimeve dhe autorëve të tyre. Kjo është e komplikuar nga shumë aplikacione që nuk janë gjithmonë të pajtueshme. Një mënyrë për të zgjidhur këtë problem është kalimi në suitat e zyrës cloud. Nuk ka aq shumë prej tyre, dhe ne do t'ju tregojmë se si e kapërcyem konservatorizmin e punonjësve të Forex Club dhe ishim në gjendje të transferonim një kompani të shpërndarë me qindra zyra në G Suite në vetëm disa muaj.
Pse vendosët të lëvizni
Forex Club zakonisht mbahet mend në kontekstin e tregtimit në internet të kurseve të këmbimit valutor. Por kjo kompani punon me disa lloje instrumentesh valutore në vende të ndryshme të botës. Për shkak të kësaj, ajo ka një infrastrukturë shumë komplekse IT me platformën e saj për klientët.
Në kohën e njohjes sonë, back-office e kompanisë përdorte disa platforma dhe aplikacione të ndryshme. Mjeti kryesor i punës për shumicën e punonjësve ishte paketa e Microsoft Office dhe posta në Zimbra. Mbi të gjitha, ekzistonte një superstrukturë ruajtjeje shtesë, kopje rezervë, antivirus, lidhës dhe integrime të shumta, si dhe menaxhim i licencave të Microsoft dhe Zimbra me auditime periodike.
Ishte e kushtueshme për departamentin e IT të Forex Club të mirëmbante këtë sistem. Infrastruktura komplekse kërkonte dhënien me qira të një numri të madh serverësh, plane DRP në rast se këta serverë do të prisheshin ose lidhja e internetit dështonte, dhe kopje rezervë. Për të siguruar funksionimin pa probleme me kalimin e kohës, u krijua një departament i posaçëm administratorësh, të cilët kishin ende detyrën e kontrollit të licencave.
Për shkak të bollëkut të programeve të ndryshme, lindën probleme për punonjësit e zakonshëm të Forex Club. Pa mjetet e gjurmimit të versioneve, ishte e vështirë të gjeje autorin e disa korrigjimeve dhe versionin përfundimtar të tekstit ose tabelës.
Në përpjekje për të reduktuar kostot e mirëmbajtjes, Forex Club po kërkonte një mënyrë për të zgjidhur të njëjtat probleme më lehtë. Këtu filloi ndërveprimi ynë.
Gjetja e një alternative
Për të zbatuar bashkëpunimin e plotë, ishte e nevojshme të ndryshohej vetë qasja - të largohej nga ruajtja lokale në re. Forex Club filloi të kërkojë një zgjidhje të përbashkët cloud për të gjitha aplikacionet e zyrës. Ishin dy kandidatë: Office 365 dhe G Suite.
Office 365 ishte një prioritet, pasi shumë licenca të Microsoft u blenë nga Forex Club. Por Office 365 sjell vetëm disa nga veçoritë e paketës së zyrës në cloud. Përdoruesit ende duhet të shkarkojnë aplikacionin nga llogaria e tyre personale dhe ta përdorin atë për të punuar me dokumente sipas skemës së vjetër: dërgoni dhe ruani kopjet me indekset e versioneve.
G Suite nga Google Cloud ka më shumë veçori bashkëpunimi dhe është më i lirë. Në rastin e produkteve të Microsoft-it, do t'ju duhet të përdorni një Marrëveshje Ndërmarrjeje, dhe ky është një nivel krejtësisht i ndryshëm shpenzimesh (edhe me softuerin e blerë). Dhe zbatimi i G Suite me ndihmën tonë u krye nën programin Google, i cili kompensoi klientët e mëdhenj për kostot e kalimit në shërbimet e kompanisë.
Ishte planifikuar që shumica e shërbimeve të përdorura nga punonjësit të transferoheshin në G Suite:
- Kalendari dhe emaili (Gmail dhe Google Calendar);
- Shënime (Google Keep);
- Chat dhe konferenca online (Chat, Hangouts);
- Kompleti i zyrës dhe gjeneratori i anketave (Google Docs, Google Forms);
- Hapësirë ruajtëse e përbashkët (GDrive).
Tejkalimi i negativitetit
Zbatimi i çdo mjeti, edhe ai më i përshtatshëm, gjithmonë përballet me përdoruesit e fundit negativë. Arsyeja kryesore është konservatorizmi, pasi njerëzit nuk duan të ndryshojnë asgjë dhe të mësohen me qasje të reja për të punuar. Situata e ndërlikuar është perceptimi specifik i pranisë së internetit si thjesht shfletim i faqeve (por jo duke punuar në ato sajte) që është i zakonshëm midis punonjësve jo-IT. Ata thjesht nuk e kuptonin se si të punonin me të.
Dmitry Ostroverkhov ishte përgjegjës për zbatimin e projektit nga ana e Forex CLub. Ai kontrolloi fazat e zbatimit, mblodhi reagimet e përdoruesve dhe prioritizoi detyrat. Trajnimet e përbashkëta, intervistat me punonjësit, shpjegimet e rregullave të kompanisë na e bënë më të lehtë fillimin.
Detyra kryesore e Softline në këtë projekt ishte trajnimi i përdoruesve dhe administratorëve të sistemit dhe ofrimi i mbështetjes teknike në fazën e parë. Ne shpjeguam se si produkti duhet të funksionojë përmes një sërë sesionesh trajnimi. Në total kemi realizuar 15 trajnime për 4 orë. E para është përballë pilotit, për administratorët e sistemit që shtruan skenën e transformimit. Dhe ato të radhës janë për punonjësit e zakonshëm.
Si pjesë e programit kryesor të trajnimit, ne u fokusuam në përfitimet që kompensuan përdoruesit përfundimtarë për vështirësinë për t'u mësuar me mjetin e ri. Dhe në fund të çdo trajnimi, punonjësit mund të bënin pyetjet e tyre, të cilat larguan grackat në fillim të punës.
Edhe pse Forex Club zhvillon seminare trajnimi për klientët e vet, kompania nuk mundi të nisë trajnimin e G Suite vetë për shkak të mungesës së mësuesve me kompetencat e nevojshme. Për të vlerësuar ndikimin e trajnimeve tona, Forex Club kreu sondazhe të studentëve para trajnimit dhe disa kohë pas tij. Sondazhi i parë tregoi një perceptim kryesisht negativ për ndryshimet e ardhshme. E dyta - përkundrazi, rritja e pozitive. Njerëzit filluan të kuptojnë se kjo vlen për punën e tyre.
Zyra Pilot
Projekti filloi në fund të vitit 2017, kur dhjetë administratorë të sistemit kaluan në G Suite. Këta njerëz duhej të bëheshin pionierë që identifikuan të mirat dhe të këqijat e zgjidhjes dhe vendosën terrenin për transformim. Ne morëm parasysh komentet dhe rekomandimet e tyre dhe në janar 2018 zgjodhëm një degë të mesme me një administrator të sistemit lokal për tranzicionin e parë provë të punonjësve jo-IT.
Tranzicioni u bë në të njëjtën kohë. Po, është e vështirë për njerëzit që të kalojnë në mjete të reja, kështu që me zgjedhjen midis një zgjidhjeje cloud dhe një aplikacioni desktop, përdoruesit do të anojnë drejt një desktopi më të njohur dhe do të ngadalësojnë planet globale të përmirësimit. Kështu që pas përfundimit të trajnimit për zyrën e pilotit, ne i zhvendosëm shpejt të gjithë në G Suite. Në dy javët e para ka pasur ende njëfarë rezistence, e ka përballuar administratori lokal i sistemit, i cili shpjegoi dhe tregoi të gjitha momentet e vështira.
Pas zyrës pilot, ne transferuam plotësisht të gjithë departamentin e IT të Forex Club në G Suite.
Ndryshimi i rrjetit të degëve
Pas analizimit të përvojës së projektit pilot, së bashku me departamentin e IT të Forex Club, ne zhvilluam një plan për tranzicionin e pjesës tjetër të kompanisë. Fillimisht ishte planifikuar që procesi të zhvillohej në dy faza. Në fazën e parë, ne donim të trajnonim vetëm punonjësit më besnikë të Forex Club, të cilët do të promovojnë projektin në zyrat e tyre dhe do të ndihmojnë kolegët e tyre të kalojnë në platformën e re brenda fazës së dytë. Për të zgjedhur "ungjillistët" në kompani, ne kryem një sondazh, rezultatet e të cilit tejkaluan të gjitha pritjet: rreth gjysma e të gjithë Forex Club u përgjigj. Më pas vendosëm të mos e zgjasnim procesin dhe anashkaluam fazën e “zbatimit përmes punonjësve”.
Ashtu si në projektin pilot, fillimisht u migruan zyrat qendrore, ku ka një administrator të sistemit lokal - ai ndihmoi për të përballuar vështirësitë që u shfaqën. Në çdo zyrë, kalimi në mjete të reja u parapri nga trajnimi. Trajnimi duhej të planifikohej sipas një orari fleksibël që merrte parasysh zona të ndryshme kohore dhe orare pune. Për shembull, për zyrat në Kazakistan dhe Kinë, trajnimet duhej të fillonin në orën 5 të mëngjesit me kohën e Moskës (nga rruga, G Suite funksionon mirë në Kinë, pa marrë parasysh çfarë).
Pas zyrave qendrore, rrjeti i degëve u zhvendos në G Suite - rreth 100 pika. E veçanta e fazës së fundit të projektit ishte se në këto degë janë kryesisht shitës të cilët punojnë shumë me tabela. Për ta, ne zhvilluam trajnime për dy javë për të ndihmuar në transferimin e të dhënave.
Në të njëjtën kohë, specialistët tanë punuan "në pjesën e pasme" të mbështetjes për vetë Forex Club, pasi menjëherë pas kalimit në G Suite, numri i thirrjeve për mbështetjen teknike u rrit siç pritej. Kulmi i aplikimeve ra në tranzicionin e rrjetit të degëve, por gradualisht numri i aplikimeve filloi të zvogëlohej. U reduktuan veçanërisht aplikimet për produktet e zyrës dhe e-mail, menaxhimin e licencave të softuerit, serverët dhe pajisjet e rrjetit, si dhe për kanalet e komunikimit rezervë. Kjo do të thotë, zbatimi zvogëloi ngarkesën në linjën e parë të mbështetjes dhe back-office.
Në total, transferimi i zyrave u deshën rreth dy muaj: në shkurt 2018 përfundoi puna në zyrat qendrore dhe në mars në të gjithë rrjetin e degëve.
Grackë
Problemi më i madh ishte shpejtësia e migrimit të postës elektronike. U desh 1 sekondë për të transferuar një email nga Zimbra në Gmail duke përdorur IMAP Sync. Rreth 700 punonjës punojnë në njëqind zyra të Forex Club, dhe secila prej tyre ka mijëra letra (në total ata u shërbejnë më shumë se 2 milionë klientëve). Pra, për të përshpejtuar migrimin, ne përdorëm G Suite Migration Tool, me të cilin procesi i kopjimit të emaileve shkoi më shpejt.
Të dhënat nga kalendarët dhe detyrat nuk kishin nevojë të migroheshin. Edhe pse kishte disa zgjidhje në infrastrukturën e vjetër, ato nuk u përdorën plotësisht nga punonjësit. Për shembull, kalendarët e korporatave u zbatuan si një portal në Bitrix, gjë që është e papërshtatshme, kështu që punonjësit kishin mjetet e tyre, dhe punonjësit ishin të angazhuar në transferimin e të dhënave vetë.
Gjithashtu, përdoruesit ishin të ngarkuar me transferimin e dokumenteve operative (po flasim vetëm për të dhënat mbi punën aktuale - një zgjidhje tjetër përdoret për bazën e njohurive të kompanisë). Këtu nuk kishte pyetje. Vetëm në një moment, u tërhoq një vijë administrative - përgjegjësia për informacionin e ruajtur në vend u transferua te vetë përdoruesit, ndërsa departamenti i TI-së tashmë po monitoronte sigurinë dhe sigurinë e të dhënave në Google Drive.
Fatkeqësisht, jo të gjitha rrjedhat e punës përputheshin në G Suite. Për shembull, kutitë postare të përgjithshme që punonjësit e Forex Club janë mësuar të përdorin nuk kanë filtra në Gmail, kështu që është e vështirë të gjesh një letër specifike. Kishte një vështirësi të ngjashme me autorizimin e SSO në Google Chat, por ky problem u zgjidh përmes një kërkese për mbështetjen e Google.
Problemet kryesore për përdoruesit lidheshin me faktin se shërbimet e Google nuk kanë ende disa nga funksionet e konkurrentëve, për shembull, i njëjti Skype ose Office 365. Hangouts ju lejon vetëm të telefononi, Google Chat i mungon citimi dhe Google Sheets i mungon mbështetje për makro Microsoft Excel.
Përveç kësaj, produktet e Microsoft dhe Google Cloud u qasen mjeteve të redaktimit të tabelave në mënyra të ndryshme. Skedarët Word që përmbajnë tabela hapen ndonjëherë në Google Docs me formatim të pasaktë.
Ndërsa ata u mësuan me infrastrukturën e re, disa nga vështirësitë u zgjidhën përmes qasjeve alternative. Për shembull, në vend të makrove në spreadsheets, përdoren skriptet, të cilat dukeshin edhe më të përshtatshme për punonjësit e Forex Club. Nuk ishte e mundur të gjendej një analog vetëm për departamentin financiar të Forex Club, i cili merret me raportet 1C (me skripta, formatim kompleks). Ndaj kaloi në Google Sheet vetëm në pjesën e bashkëpunimit. Për dokumente të tjera, paketa e zyrës (Excel) përdoret ende.
Në total, Forex Club la rreth 10% të licencave të Microsoft Office. Për projekte të tilla, kjo është praktikë normale: një pakicë punonjësish përdorin veçoritë e avancuara të suitave të zyrës, kështu që pjesa tjetër pranon lehtësisht një zëvendësim.
Duhet theksuar se në pjesën tjetër të infrastrukturës nuk janë kryer transformime në shkallë të gjerë. Forex Club nuk ka braktisur Jira dhe Confluence, megjithëse ka zbatuar Google Keep për detyra operative. Për të integruar Jira dhe Confluence me G Suite, ne kemi vendosur shtojca për transferimin e shpejtë të të dhënave. Është ruajtur sistemi i monitorimit, si dhe shumë mjete shtesë: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, etj. Natyrisht, administratorët e sistemit mbetën në degë.
Eksperimenti i Chromebook
Duke kërkuar një mënyrë për të ulur kostot, Forex Club parashikoi zhvendosjen e të gjithëve në hapësirat e punës mobile të bazuara në Chromebook. Vetë pajisja është jashtëzakonisht e lirë, dhe duke përdorur shërbimet cloud ishte e mundur që të vendosej shpejt një vend pune në të.
Ne testuam stacione pune celulare në një grup të vogël prej 25 përdoruesish në departamentin e shitjeve. Punonjësit e këtij departamenti nuk kishin detyra që do të pengonin punën vetëm përmes ueb-it, ndaj për ta ky migrim duhej të kishte kaluar pa u vënë re. Por sipas rezultateve të testit, rezultoi se pajisja e një Chromebook të lirë nuk mjafton për funksionimin e saktë të të gjitha aplikacioneve të korporatës Forex Club. Dhe modelet më të shtrenjta që do të përshtateshin për sa i përket parametrave teknikë rezultuan të ishin proporcionale në kosto me laptopët klasikë të bazuar në Windows. Në fund, projekti u braktis.
Çfarë ka ndryshuar me ardhjen e G Suite
Ndryshe nga të gjitha paragjykimet dhe mosbesimi, tashmë 3 muaj pas trajnimeve, 80% e punonjësve në sondazhe vunë re se G Suite me të vërtetë ua lehtësoi punën me dokumente. Pas tranzicionit, lëvizshmëria e punonjësve u rrit, të cilët filluan të punojnë më shumë me pajisjet e veshura:
Statistikat e përdorimit të pajisjeve celulare sipas Forex Club
Format e Google janë bërë shumë të njohura. Brenda departamenteve, ato ju lejojnë të kryeni shpejt anketa që më parë duhej të përdornin postën, duke mbledhur rezultatet me dorë. Shumica e pyetjeve dhe ankesave u shkaktuan nga kalimi në Google Chat dhe Hangouts Meet, pasi ato në përgjithësi kanë më pak funksione, por përdorimi i tyre bëri të mundur braktisjen e shumë lajmëtarëve të çastit brenda kompanisë.
Rezultatet e projektit u formuluan nga Dmitry Ostroverkhov, me të cilin punuam: “Projekti uli kostot e infrastrukturës së IT të Forex Club dhe thjeshtoi mbështetjen e tij. Një shtresë e tërë e detyrave të mirëmbajtjes së procesit është zhdukur, pasi këto çështje zgjidhen në anën e Google. Tani të gjitha shërbimet mund të konfigurohen nga distanca, ato mbështeten nga disa administratorë të Google dhe departamenti i IT ka liruar kohë dhe burime për gjëra të tjera.”
Burimi: www.habr.com