Bashkëpunimi është pika e dobët e mjeteve tradicionale të zyrës. Kur dhjetë persona punojnë njëherësh mbi një skedar, më shumë kohë dhe energji shpenzohet për të gjetur ndryshimet dhe autorët e tyre sesa për redaktimin vetë. Kjo komplikohet nga aplikacione të shumta, të cilat nuk janë gjithmonë të përshtatshme me njëra-tjetrën. Një mënyrë për të zgjidhur këtë problem është kalimi në paketa zyre në re. Nuk ka shumë prej tyre, dhe ne do të tregojmë se si e kaluam konservatorizmin e punonjësve të Forex Club dhe si arritëm të migrojmë një kompani të shpërndarë me njëqind zyra në G Suite brenda disa muajve.
Pse u vendosëm të kalojmë
Forex Club zakonisht kujtohet në kontekstin e tregtisë online të normave të këmbimit. Por kjo kompani punon me disa lloje mjetesh valutore në vende të ndryshme të botës. Për këtë arsye, ajo ka një infrastrukturë IT shumë komplekse me një platformë të saj për klientët.
Në momentin e takimit tonë, back-office i kompanisë përdorte disa platforma dhe aplikacione të ndryshme. Mjeti kryesor i punës për shumicën e punonjësve ishte paketa zyre Microsoft dhe posta në Zimbra. Mbi të gjitha, qëndronte një mbështetje e shtesave, ruajtjeve, kopjeve rezervë, antivirusit, lidhjeve të shumta dhe integrimeve, si dhe menaxhimi i licencave nga Microsoft dhe Zimbra me audite periodike.
Departamenti IT i Forex Club kishte kosto të larta për të mbështetur këtë sistem. Infrastrukturë komplekse kërkonte qira të një numri të madh servera, plane DRP për rastin e ndërprerjes së këtyre serverëve ose dështimit të lidhjes me internetin, kopje rezervë. Për të siguruar funksionimin pa ndërprerje, me kalimin e kohës, u formua një departament i veçantë administratorësh, të cilët gjithashtu kishin për detyrë auditet e licencave.
Për shkak të shumtisë së aplikacioneve të ndryshme, hasnin probleme edhe punonjësit e zakonshëm të Forex Club. Pa mjete për ndjekjen e versioneve të dokumenteve, ishte e vështirë të gjendej autori i disa rregullimeve dhe versioni përfundimtar i tekstit ose tabelës.
Duke kërkuar të zvogëlojnë shpenzimet për mirëmbajtje, Forex Club po kërkonte një mënyrë për të zgjidhur të njëjtat probleme më thjeshtë. Kështu filloi ndërveprimi ynë.
Kërkimi për një alternativë
Për të realizuar një bashkëpunim të plotë, ishte e nevojshme të ndryshonim qasjen vetë - të largohemi nga ruajtjet lokale në re. Forex Club filloi të kërkonte një zgjidhje të përbashkët cloud për të gjitha aplikacionet e zyrës. Dy kandidatë ishin: Office 365 dhe G Suite.
Prioritet kishte Office 365, pasi Forex Club kishte blerë shumë licenca Microsoft. Por Office 365 kalon vetëm një pjesë të funksioneve të paketës zyre në re. Përdoruesit ende duhet të shkarkonin aplikacionin nga kabineti i tyre personal dhe ta përdornin për të punuar me dokumentet sipas skemës së vjetër: të dërgonin dhe ripërshtisnin kopje me indekse versioni.
G Suite nga Google Cloud ka më shumë funksione për bashkëpunim, për më tepër, kjo zgjidhje është më e lirë. Në rastin e produkteve Microsoft do të duhej të përdorej Marrëveshja Enterprise, dhe kjo është një nivel krejtësisht tjetër shpenzimesh (madje me përllogaritjen e softuerit të blerë). Implementimi i G Suite me ndihmën tonë kaloi nëpërmjet programit të Google, i cili kompensoi shpenzimet për klientët e mëdhenj për kalimin në shërbimet e kompanisë.
Synoheshin të kaloheshin në G Suite shumica e shërbimeve që përdoreshin nga punonjësit:
- Kalendari dhe e-maili (Gmail dhe Google Calendar);
- Shënimet (Google Keep);
- Bisedat dhe konferencat online (Chat, Hangouts);
- Paketa zyre dhe gjeneratori i anketave (Google Docs, Google Forms);
- Ruajtja e përbashkët (GDrive).
Të tejkalosh negativitetin
Implementimi i çdo mjeti, madje edhe atij më të volitshëm, gjithmonë përballohet me negativitetin e përdoruesve fundorë. Shkaku kryesor është konservatorizmi, pasi njerëzit nuk duan të ndryshojnë gjërat dhe të përshtaten me qasje të reja në punë. Situatën e komplikohej nga perceptimi specifik i pranisë në web si një kalim i thjeshtë nga faqja në faqe (por jo punë në këto faqe), i përhapur ndër punonjësit që nuk janë nga IT. Ata thjesht nuk e kuptonin se si mund të punohej me këtë.
Nga ana e Forex Club, projekti u përgjigj nga Dmitri Ostráverhov. Ai kontrollonte fazat e implementimit, mbledhte komente nga përdoruesit dhe vendoste prioritetet për detyrat. Përgatitja e përbashkët, anketat e punonjësve, shpjegimi i rregullave të kompanisë na lejuan të fillojmë më lehtë.
Detyra kryesore e Softline në këtë projekt ishte trajnimi i përdoruesve dhe administratorëve sistemikë dhe mbështetje teknike në fazën e parë. Ne shpjeguam se si duhet të funksiononte produkti, përmes një serie trajtimesh. Në total, ne kemi mbajtur 15 trajtime nga 4 orë. E para - para pilotit - për administratorët e sistemit, të cilët përgatitën terrenin për transformimin. Dhe të tjerat - tashmë për punonjësit e zakonshëm.
Në kuadër të programit kryesor të trajnimit, ne përqendruam vëmendjen tek përfitimet që kompensuan vështirësitë e përdoruesve për t'u adaptuar me mjetin e ri. Dhe në fund të çdo trajnimi, pjesëmarrësit mund të afrohen me pyetjet e tyre, duke eliminuar kështu pengesat në fillim të punës.
Megjithëse Forex Club organizon seminare trajnimi për klientët e vet, ndihma për G Suite nuk mund të publikohej nga vetë kompanisë për shkak të mungesës së mësuesve me kompetencat e nevojshme. Për të vlerësuar ndikimin e trajnimeve tona, Forex Club realizoi anketime të dëgjuesve para dhe pas trajnimeve. Anketa e parë tregonte kryesisht një perceptim negativ për ndryshimet e ardhshme. Anketa e dytë, nga ana tjetër, tregonte një rritje të pozitivitetit. Njerëzit filluan të kuptojnë se kjo ishte e aplikueshme për punën e tyre.
Zyra pilot
Projekti filloi në fund të vitit 2017, kur dhjetë administratorë sistemesh kaluan në G Suite. Këta njerëz duhej të bëheshin pionierë, të cilët zbulonin përfitimet dhe pengesat e zgjidhjes dhe përgatitnin terrenin për transformim. Ne morëm parasysh komentet dhe rekomandimet e tyre dhe në janar 2018 zgjodhëm një degë me përmasat mesatare dhe një administrator lokal të sistemit për kalimin e parë të punonjësve jashtë IT.
Kalimi u realizua njëherësh. Po, është e vështirë për njerëzit të kalojnë në mjete të reja, prandaj, kur është e mundur të zgjidhet mes një zgjidhjeje në cloud dhe një aplikacioni desktop, përdoruesit do të preferonin desktopin e njohur dhe do të ngadalësonin planet globale për përditësim. Pra, pas përfundimit të trajnimit për zyrën pilot, ne shpejt kaluam të gjithë në G Suite. Dy javët e para pati disa rezistencë, por me të u mor një administrator lokal i sistemit, i cili shpjegonte dhe tregonte të gjitha aspektet e komplikuara.
Pas zyrës pilot, kaluam plotësisht në G Suite të gjithë departamentin IT të Forex Club.
Po ndryshojmë rrjetin e degëve
Pas analizimit të përvojës së projektit pilot, së bashku me departamentin IT të Forex Club, zhvilluam një plan kalimi për pjesën tjetër të kompanisë. Fillimisht ishte parashikuar që procesi të kalonte në dy faza. Në fazën e parë, do të dëshironim të trajnonim vetëm punonjësit më besnikë të produktit të Forex Club, të cilët do të promovonin projektin në zyrat e tyre — do të ndihmonin kolegët e tyre të kalonin në platformën e re në kuadër të fazës së dytë. Për të zgjedhur "evangelistët" në kompani, ne realizuam një anketim, rezultatet e të cilit tejkaluan pritshmëritë: rreth gjysmës së të gjithë Forex Club iu përgjigj. Atëherë vendosëm të mos e zgjatim procesin dhe anashkaluan fazën e "implementimit përmes punonjësve".
Ashtu si në projektin pilot, fillimisht migruam zyrat kryesore, ku kishte një administrator lokal të sistemit — ai ndihmonte në përballimin e vështirësive që shfaqeshin. Çdo zyre para kalimit në mjete të reja kishte trajnime. Trajnimi u planifikua sipas një orari fleksibël, që merrte parasysh zona të ndryshme kohore dhe oraret e punës. Për shembull, për zyrat në Kazakistan dhe Kinë, trajnimet filluan në orën 5 të mëngjesit sipas orës Moskë (për më tepër, në Kinë G Suite funksionon shumë mirë, pavarësisht gjithçkaje).
Pas zyrave kryesore, rrjeti i degëve kaloi në G Suite — rreth 100 pika. Veçoria e fazës së fundit të projektit ishte se në këto degë punonin kryesisht puna e shitjes, e cila kishte shumë të bëjë me tabelat elektronike. Për ta, ne organizuam trajtime dy javore, që ndihmonin në transferimin e të dhënave.
Në mënyrë paralel, specialistët tanë punonin "në prapavijë" për mbështetje të Forex Club, pasi menjëherë pas kalimit në G Suite, numri i kërkesave për mbështetje teknike pritej të rritej. Piku i kërkesave ra në kalimin e rrjetit të degëve, por gradualisht numri i kërkesave filloi të zvogëlohej. Veçanërisht u reduktuan kërkesat për produktet zyrtare dhe emailin, menaxhimin e licencave të softuerit, punën me serverëve dhe pajisjet rrjet, si dhe për kanalet rezervë të komunikimit. Pra, implementimi reduktoi ngarkesën në linjën e parë të mbështetjes dhe back-office.
Kishim nevojë për rreth dy muaj për të bërë kalimin e zyrave: në shkurt 2018 përfunduan punimet në njësi kryesore, ndërsa në mars — në të gjithë rrjetin e degëve.
Pengesa
Një problem i madh ishte shpejtësia e migrimit të email-it. Për të transferuar një email nga Zimbra në Gmail duke përdorur IMAP Sync nevojitej 1 sekondë. Në një qendër prej 100 zyrash të Forex Club punojnë rreth 700 punonjës, dhe secili prej tyre ka mijëra emaile (në total ata shërbejnë më shumë se 2 milion klientë). Pra, për të përshpejtuar migrimin, ne përdorëm G Suite Migration Tool, me të cilin procesi i kopjimit të përmbajtjes shkoi më shpejt.
Të dhënat nga kalendarët dhe detyrat nuk u kërkuan për t'u transferuar. Megjithëse në infrastrukturën e vjetër kishte disa zgjidhje, ato nuk u përdorën plotësisht nga punonjësit. Për shembull, kalendarët korporatë ishin realizuar si një portal në Bitrix, që ishte i pakëndshëm, kështu që punonjësit kishin mjetet e tyre personale dhe transferimi i të dhënave u bë nga vetë ata.
Gjithashtu, në menaxhimin e përdoruesve ishte transferimi i dokumenteve operative (këtu flasim vetëm për të dhënat e punës aktuale — për bazën e njohurive të kompanisë përdoret një zgjidhje tjetër). Këtu nuk kishte asnjë problem. Thjesht në një moment u vendos një vijë administrative — përgjegjësia për informacionin e ruajtur lokalisht kaloi te vetë përdoruesit, ndërsa IT-ja mbante gjithashtu përgjegjësinë për ruajtjen dhe sigurinë e të dhënave në Google Drive.
Fatkeqësisht, nuk arritëm të gjejmë ekuivalente për të gjitha proceset e punës në G Suite. Për shembull, kutitë e përbashkëta postare, të cilat punonjësit e Forex Club ishin mësuar t'i përdorin, nuk kanë filtra në Gmail, kështu që gjetja e një e-maili të caktuar është e vështirë. Një vështirësi e ngjashme ishte me autorizimin SSO në Google Chat, por këtë problem arritëm ta zgjidhim përmes një kërkese në mbështetje të Google.
Problemet kryesore për përdoruesit ishin se shërbimet e Google aktualisht nuk kanë një pjesë të funksioneve të konkurentëve, si Skype ose Office 365. Hangouts lejon vetëm thirrje, në Google Chat mungon citimi, dhe në Google Sheets — mbështetje për makrot e Microsoft Excel.
Përveç kësaj, produktet Microsoft dhe Google Cloud kanë qasje të ndryshme ndaj mjeteve për redaktimin e tabelave. Dosjet Word, të cilat përmbajnë tabela, ndonjëherë hapeshin në Google Docs me formatim të gabuar.
Në përputhje me përshtatjen në infrastrukturën e re, disa nga vështirësitë u zgjidhën përmes qasjeve alternative. Për shembull, në vend të makrove në tabelat elektronike përdoren skriptet, të cilat u dukeshin punonjësve të Forex Club madje më të përshtatshme. Nuk arritëm të gjejmë një ekuivalent veçanërisht për departamentin financiar të Forex Club, i cili merret me raportet e 1C (me skriptet, formatimin e komplikuar). Prandaj, ata kaluan në Google Sheets vetëm për pjesën e punës në grup. Për dokumentet e tjera ende përdoret paketa zyrtare (Excel).
Në total, Forex Club la rreth 10% të licencave të Microsoft Office. Për projekte të tilla kjo është një praktikë normale: një pjesë më e vogël e punonjësve përdor funksione të avancuara të paketave zyrtare, kështu që të tjerët lehtësisht pranojnë zëvendësimin.
Duhet theksuar se nuk janë bërë reforma të mëdha në pjesën tjetër të infrastrukturës. Forex Club nuk e hoqi mirëmbajtjen nga Jira dhe Confluence, megjithëse zbatimi i Google Keep për detyrat operacionale është bërë. Për integrimin e Jira dhe Confluence me G Suite, ne zhvilluam pluginet që lejojnë transferimin e shpejtë të të dhënave. U ruajt sistemi i monitorimit, si dhe një numër të madh mjeteve shtesë: Trello, Teamup, CRM, Metrix, AWS, etj. Natyrisht, në filialet mbetën sistem administratorët.
Eksperimenti me Chromebook
Në kërkim të një mënyre për të ulur shpenzimet, Forex Club kishte parashikuar të transferonte të gjithë në vende pune mobile të bazuara në Chromebook. Vetë pajisja është shumë e lirë, dhe duke përdorur shërbime cloud, mund të vendoset shpejt një vend pune.
Ne testuam vendet e punës mobile në një grup të vogël përdoruesish prej 25 personash në departamentin e shitjeve. Punonjësit e këtij departamenti nuk kishin detyra që pengonin punën vetëm përmes uebit, kështu që për ta kjo migrim duhej të kalonte pa u vënë re. Por përfundimisht, rezultoi se pajisjet e lira Chromebook nuk kishin mjaftueshëm fuqi për të funksionuar siç duhet të gjitha aplikacionet korporate të Forex Club. Dhe modelet më të shtrenjta, të cilat do të ishin të përshtatshme për parametrat teknikë, rezultuan të ishin të krahasueshme në çmim me laptopët klasikë të bazuar në Windows. Në fund u vendos të hiqet dorë nga projekti.
Çfarë ka ndryshuar me ardhjen e G Suite
Përkundër të gjitha paragjykimeve dhe mosbesimeve, vetëm pas 3 muajve pas trajnimeve, në anketa 80% e punonjësve theksuan se G Suite vërtet lehtësuan punën e tyre me dokumentet. Pas kalimit u rrit lëvizshmëria e punonjësve, të cilët filluan të punojnë më shumë me pajisje të lëvizshme:
Statistika për përdorimin e pajisjeve mobile sipas të dhënave të Forex Club
Google Forms fitoi popullaritet të madh. Brenda departamenteve ato lejojnë të bëhen shpejt ankesa, për të cilat më parë duhej të përdorej postë, duke mbledhur rezultatet manualisht. Më shumë pyetje dhe ankesat u shkaktuan nga kalimi në Google Chat dhe Hangouts Meet, sepse ato në përgjithësi kanë më pak funksione, por përdorimi i tyre lehtësoi heqjen e shumë mesazhshikuesve brenda kompanisë.
Përmbledhjen e projektit e formuloi Dmitri Ostroverhov, me të cilin ne punuam: «Projekti e ulën shpenzimin e Forex Club për infrastrukturën IT dhe e thjeshtësoi mbështetje. Një pjesë e madhe e detyrave për menaxhimin e proceseve u zhduk, pasi këto çështje zgjidhen në anën e Google. Tani të gjithë shërbimet mund të konfigurohen në distancë, mbështeten nga një çift administratorësh të Google, dhe departamenti IT ka çliruar kohë dhe burime për punë të tjera.»
Burimi: habr.com
