Ne kemi shkruar disa herë se si teknologjitë tona ndihmojnë dhe madje edhe përpunon informacionin nga çdo lloj dokumenti dhe fut të dhënat në sistemet e kontabilitetit. Sot do t'ju tregojmë se si e zbatuam в - furnizuesi më i madh i ngrohjes dhe ujit të nxehtë në Moskë.
Imagjinoni veten në vendin e një llogaritari të zakonshëm. Ne e kuptojmë se kjo nuk është e lehtë, por provoni gjithsesi. Çdo ditë ju merrni një numër të madh të faturave, faturave, certifikatave, etj. Dhe veçanërisht shumë - në ditët para raportimit. Të gjitha detajet dhe shumat duhet të kontrollohen shpejt dhe me kujdes, të rishkruhen dhe të futen në sistemin e kontabilitetit, të kryhen manualisht transaksionet dhe të dërgohen dokumentet në arkiv, në mënyrë që ato të mund të dorëzohen menjëherë për verifikim tek auditorët e brendshëm, shërbimi tatimor, tarifa. autoritetet rregullatore dhe të tjera. E veshtire? Por kjo është një praktikë e gjatë biznesi që ekziston në shumë kompani. Së bashku me MOEK, ne e kemi thjeshtuar këtë punë të mundimshme dhe e kemi bërë më të përshtatshme. Nëse jeni të interesuar se si ishte, mirë se vini në mace.
Fotoja tregon Moskën CHPP-21, prodhuesi më i madh në Evropë i energjisë termike. Nxehtësia e gjeneruar në këtë stacion furnizohet nga MOEK për 3 milionë banorë të veriut të Moskës. .
MOEK ka një duzinë e gjysmë degë në Moskë. Ata shërbejnë 15 km rrjete ngrohjeje, 811 stacione termike dhe kaldaja, 94 pika ngrohjeje dhe 10 stacione pompimi, si dhe ndërtojnë dhe instalojnë sisteme të reja të furnizimit me ngrohje. Kompania blen një sërë pajisjesh dhe shërbimesh për aktivitetet e biznesit: . Përgatitja e dokumenteve në çdo departament që fillon blerjen kryhet nga punonjës të veçantë - mbikëqyrës të kontratave.
Si funksionojnë kontratat në një kompani të madhe? Kur kuratorët hyjnë në një marrëveshje, ata marrin shumë dokumente të rëndësishme në letër nga palët e tyre: shënimet e dorëzimit, certifikatat e ofrimit të shërbimit, faturat, certifikatat, etj. Në mënyrë tipike, kuratori skanon letrat e biznesit dhe më pas ia bashkëngjit skanimet porosisë në burimin e ndërmarrjes sistem menaxhimi. Kontrolluesi financiar kontrollon manualisht të gjitha të dhënat. Pas kësaj, kuratori i çon dokumentet origjinale në departamentin e kontabilitetit. Ose korrieri e bën këtë, dhe më pas lëvizja e dokumenteve mund të zgjasë më shumë - nga disa orë në disa ditë.
Dhe gjithçka do të ishte mirë, por, si në shumë kompani të tjera:
- Dokumentet mund të mbërrijnë në departamentin e kontabilitetit disa ditë përpara se të dorëzohet raportimi. Pastaj kontabilistët duhet të kalojnë ditë dhe netë në vendin e tyre të punës. Ju duhet të kontrolloni manualisht nëse të gjitha faturat, faturat, etj. janë plotësuar saktë.Më pas, nëse gjithçka është e saktë, punonjësi rishtyp të dhënat në sistemin e kontabilitetit dhe bën postime. Në të njëjtën kohë, 90% e kohës së kontabilistit shpenzohet duke ribotuar të dhënat - detaje, shuma, data, numra artikujsh, etj. Për shkak të kësaj, ekziston rreziku për të bërë gabime.
- Dokumentet mund të vijnë me gabime. Dhe ndonjëherë mungojnë disa fatura ose certifikata. Ndonjëherë kjo bëhet e qartë në ditët e fundit përpara se të dorëzohet raportimi. Për shkak të kësaj, koha e miratimit të dokumentit mund të vonohet.
- Pas kryerjes së regjistrimeve, kontabilistët ruajnë faturat, faturat dhe aktet në arkiva të veçanta letre dhe elektronike. Pse është e vështirë kjo? Për shembull, MOEK punon sipas tarifave, dhe për këtë arsye është i detyruar të raportojë rregullisht kostot e tij tek autoritetet ekzekutive. Dhe kur kontrolli tjetër shtetëror ose tatimor vjen në departamentin e kontabilitetit, punonjësit duhet të kërkojnë dokumente për një kohë të gjatë.
Kështu dukej departamenti i kontabilitetit të MOEK:
MOEK ishte i pari në industrinë e energjisë që vendosi të rindërtojë dhe thjeshtojë këtë skemë në mënyrë që të mbyllë shpejt transaksionet dhe të dorëzojë raporte, të vlerësojë më mirë ndryshimet e tregut në prokurim dhe të planifikojë strategjinë e tij financiare. Nuk ishte e lehtë të ndryshonte vetë sistemin e vjetër të punës së departamentit të kontabilitetit, kështu që kompania vendosi ta transformojë atë së bashku me partnerin e saj - ABBYY.
E thënë më shpejt se e bërë
Një ekip specialistësh të ABBYY ka zbatuar një platformë universale për përpunimin inteligjent të informacionit në MOEK dhe konfiguruar:
- përshkrime fleksibël (modele për nxjerrjen e të dhënave) për përpunimin e dokumenteve. Ne folëm në detaje se çfarë është dhe për çfarë nevojitet në Habré и . Duke përdorur zgjidhjen, MOEK përpunon më shumë se 30 lloje dokumentesh (për shembull, një certifikatë të pajisjeve të instaluara ose një certifikatë tarifash agjencie) dhe nxjerr prej tyre mbi 50 atribute (numri i dokumentit, shuma totale përfshirë TVSH-në, emrin e blerësit, shitësit, kontraktori, sasia e mallit, etj.);
- një lidhës për kryerjen e kontrolleve dhe ngarkimin e të dhënave, i cili lidhte ABBYY FlexiCapture, SAP dhe OpenText. Falë lidhësit, u bë i mundur kontrollimi automatik i të dhënave nga porosia dhe kontrata duke përdorur drejtori të ndryshme. Për këtë do të flasim më poshtë;
- eksportimi i dokumenteve në një arkiv elektronik bazuar në OpenText. Tani të gjitha skanimet e dokumenteve ruhen në një vend;
- draft regjistrimet e kontabilitetit në SAP ERP me lidhje me imazhet e skanuara të dokumenteve.
Më pas, punonjësit e ABBYY dhe MOEK zhvilluan një formular kërkimi në mënyrë që kontabilisti të mund, brenda pak sekondash, të gjente llogari të rëndësishme sipas çdo atributi në arkivin elektronik dhe t'i dorëzonte ato për inspektime tatimore.
Kërkimi është i mundur duke përdorur 26 kritere të ndryshme (fotografia mund të klikohet):
Pasi MOEK testoi me sukses të gjithë sistemin, ai u vu në funksion. I gjithë projekti, duke përfshirë miratimet, sqarimet dhe përmirësimet, u përfundua në 10 muaj.
Skema e punës pas zbatimit të ABBYY FlexiCapture:
A ndiheni sikur asgjë nuk ka ndryshuar? Po, procesi i biznesit mbetet i njëjtë, vetëm se shumica e funksioneve tani kryhen nga makina.
Lidhja elektrike, u krye!
Si janë gjërat tani? Le të themi se kuratori i kontratës mori një sërë dokumentesh parësore për një transaksion për furnizimin e pompave për termocentralet, ose, për shembull, ndërtimin e rrjeteve të ngrohjes. Specialisti nuk ka më nevojë të kontrollojë vetë plotësinë dhe përmbajtjen e dokumenteve, të telefonojë një korrier dhe të dërgojë dokumentet origjinale në departamentin e kontabilitetit. Kuratori thjesht skanon grupin e nënshkruar të dokumenteve parësore dhe më pas teknologjia merr përsipër.
Duke përdorur një sistem skanimi në rrjet, një punonjës dërgon skanime në formatin TIFF ose PDF në dosjen ose emailin e tij të nxehtë. Më pas ai hap stacionin e hyrjes në internet ABBYY FlexiCapture dhe zgjedh llojin e dokumentit të caktuar për t'u përpunuar. Për shembull, “blerja e punëve/shërbimeve me tarifa agjencie”, “marrja e burimeve materiale dhe teknike (MTR)” ose “kontabiliteti i pasurisë”.
Lloji i grupit përcakton numrin dhe llojet e dokumenteve dhe të dhënave të kërkuara që sistemi duhet të klasifikojë, njohë dhe verifikojë.
Kuratori ngarkon skanime për njohje. Sistemi kontrollon automatikisht praninë e të gjitha dokumenteve, përmbajtjen e çdo letre dhe serveri njeh detajet - datën e kontratës, shumën, adresën, numrin e identifikimit tatimor, pikën e kontrollit dhe të dhëna të tjera. Nga rruga, MOEK është kompania e parë energjetike në Rusi që përdor këtë qasje.
Nëse kuratori nuk i ka ngarkuar të gjitha dokumentet ose ndonjë faturë nuk përmban të gjitha të dhënat, sistemi e vëren këtë dhe i kërkon menjëherë punonjësit të korrigjojë gabimin:
Sistemi ankohet dhe kërkon të shtojë dokumentet që mungojnë (në tekstin e mëtejmë, pamjet e ekranit mund të klikohen):
Sistemi vuri re se dokumenti ka skaduar:
Kështu, punonjësi nuk ka më nevojë të përcaktojë nëse dokumenti është hartuar saktë. Nëse gjithçka është e saktë, atëherë shumica e kontrolleve të të dhënave ndodhin automatikisht në stacionin e hyrjes në ueb. Mjafton të futni numrin e porosisë të specifikuar në SAP ERP. Pas kësaj, të dhënat e njohura krahasohen me informacionin e përpunuar në SAP: NIPT dhe KPP të palës tjetër, numrat dhe shumat e kontratave, TVSH-në, nomenklaturën e produkteve ose shërbimeve. Përpunimi dhe kontrollimi i një dokumenti zgjat vetëm disa minuta.
Duke përdorur detajet - INN dhe KPP - mund të zgjidhni kompaninë e dëshiruar nga drejtoria:
Nëse ka një gabim në faturë ose faturë, nuk do të lejojë që dokumenti të eksportohet në arkiv. Për shembull, nëse një dokument është përpiluar gabimisht ose një nga karakteret njihet gabimisht, sistemi do ta tregojë këtë dhe do t'i kërkojë punonjësit të korrigjojë të gjitha pasaktësitë. Ja një shembull:
Sistemi zbuloi se Vasilek CJSC nuk është përfshirë në listën e furnizuesve të MOEK.
Kjo i lejon punonjësit të gjurmojnë gabimet përpara se dokumenti të arrijë në departamentin e kontabilitetit.
Nëse të gjitha kontrollet janë përfunduar me sukses, atëherë me një klikim një kopje e skanuar e dokumentit dërgohet në arkivin elektronik OpenText dhe një lidhje dhe një kartë me meta të dhënat e saj shfaqen në SAP. Një kontabilist ose kurator mund të shikojë gjithmonë në arkivin elektronik një listë dokumentesh për porosinë e kërkuar dhe informacione se kush i ka përpunuar dokumentet, në çfarë afati kohor dhe me çfarë rezultati.
Pyotr Petrovich shikoi në arkivin elektronik, ...
...për të parë se kush ka ngarkuar dokumentet për porosinë nr. 1111.
Pas ngarkimit të të dhënave dhe skanimeve nga ABBYY FlexiCapture në SAP, shfaqet një draft transaksion me të dhëna të para-mbushura dhe lidhje me imazhet e skanuara të dokumenteve.
Draft instalime elektrike:
Pastaj llogaritari merr një njoftim me email me një lidhje me draftin e përfunduar dhe skanon. Specialisti nuk ka më nevojë të luftojë me letër. Gjithçka që ai duhet të bëjë është të kontrollojë skanimet për shumën totale të transaksionit, praninë e një vule dhe nënshkrimi dhe të bëjë transaksionin. Kontabilisti tani shpenzon më pak se një minutë për të.
Rezultatet e projektit
- Duke përdorur teknologjitë ABBYY, MOEK ka thjeshtuar dhe përshpejtuar jo vetëm kontabilitetin, por edhe kontrollin financiar. Për të bërë një postim, punonjësit nuk kanë më nevojë të presin korrierin me dokumentet origjinale - gjithçka që duhet të bëjnë është të marrin një skanim me të dhëna tashmë të verifikuara nga arkivi elektronik me një klikim. Vërtetë, një dokument letre është ende i nevojshëm. Por tani ajo mund të dërgohet në departamentin e kontabilitetit më vonë. Kur të mbërrijë atje, punonjësi do të kontrollojë kutinë "Origjinali i marrë" në sistemin e kontabilitetit.
- Punonjësit marrin menjëherë të gjitha të dhënat e nevojshme për transaksionin nga skanimet, bëjnë transaksione në kohë dhe përgatitin të gjitha dokumentet për raportim paraprakisht. Tani ata nuk kanë frikë as nga inspektimet e brendshme dhe as të jashtme.
- Kontabilistët kryejnë transaksione financiare 3 herë më shpejt, dhe MOEK mbyll periudhën e raportimit 10 ditë më parë.
- Të gjitha degët e MOEK ruajnë dokumentet e kontabilitetit në një arkiv të vetëm elektronik. Falë kësaj, ju mund të gjeni çdo faturë, kontratë ose akt përfundimi, si dhe çdo atribut prej tyre (shumat, TVSH, diapazoni i produktit ose shërbimit) 4 herë më shpejt se më parë.
- Zgjidhja përpunon më shumë se 2,6 milionë faqe dokumente në vit.
Në vend të një përfundimi
MOEK përdor prej 2 vitesh dhe gjatë kësaj kohe kam mbledhur statistika. Doli se kontabilistët bëjnë 95% të hyrjeve pa bërë ndryshime në drafte. Kjo do të thotë që postime të tilla mund të anashkalohen plotësisht automatikisht në të ardhmen. Kështu ndodhi që ky produkt ishte në fakt hapi i parë i kompanisë drejt futjes së elementeve të "inteligjencës artificiale" në proceset e biznesit të kompanisë: MOEK po zhvillon një program përkatës.
Kompani të tjera ruse po automatizojnë gjithashtu punën e kontabilitetit: duke e bërë atë më të thjeshtë dhe më të përshtatshëm. Për shembull, duke përdorur teknologjitë ABBYY, shërbimi i kontrollit financiar "» Merr informacione të rëndësishme biznesi 2 herë më shpejt dhe shpenzon 20% më pak kohë duke kërkuar faturat dhe shënimet e nevojshme të dorëzimit. Teknologjitë inteligjente të përpunimit të informacionit ndihmojnë punonjësit e departamentit të kontabilitetit të ndërmarrjes "» gjeni menjëherë dokumentet e nevojshme financiare gjatë kontrolleve tatimore masive. Në vitin 2019, specialistët e kompanisë planifikojnë të përpunojnë rreth 10 milionë faqe dokumente.
Dëshironi të dini më shumë rreth projektit MOEK dhe ABBYY? Më 3 Prill në orën 11:00, Zëvendës Shefi i Qendrës së Teknologjisë së Informacionit të MOEK, Vladimir Feoktistov do të flasë për detajet e rastit pa pagesë. . Bashkohuni nëse doni të bëni pyetje.
Elizaveta Titarenko,
Redaktori i blogut të korporatës ABBYY
Burimi: www.habr.com