Habr, përshëndetje! Unë quhem Oleg dhe jam përgjegjës për shërbimin IT në grupin e kompanive ABBYY. Më shumë se një muaj më parë, punonjësit e ABBYY në të gjithë botën filluan të punojnë dhe të jetojnë vetëm nga shtëpia. Asnjë më shumë hapësira të hapura dhe udhëtime. A ka ndryshuar puna ime? Jo. Megjithatë, në fakt po, por ajo u ndryshua 2-3 vjet më parë. Tani ne përkrahim teknikisht punën e zyrave në 13 vende ashtu si më parë. Tani thjesht e bëjmë nga shtëpia – në kuzhinë, në divan ose në ballkon, ndërsa në zyrë ka vetëm një person në turn. Ngjashëm, ja edhe ai:
Sot do t'ju flas për sfidat që po zgjidh shërbimi IT i ABBYY, si na ndihmojnë ata që janë në zyrë, pse MS Teams dhe Zoom janë gjithçka për ne tani, dhe për shumë më tepër. Mirësevini poshtë.
Kohë më parë, para karantinës…
5-7 vjet më parë, ABBYY ishte një kompani që fokusohej në zhvillimin e infrastrukturës së brendshme. Ne përdorim pak produkte cloud – përpiqeshim të instaloja aplikacione brenda, dhe prandaj aksesimi i tyre nga jashtë ishte i ndërlikuar. Por koha po ndryshonte…
Produktet cloud po zhvilloheshin shumë më shpejt, ato ofronin më shumë fleksibilitet dhe ndryshueshmëri në funksionalitet. Tani, të gjesh analoge me mundësi on-premise shpesh është thjesht e pamundur.
Punonjësit kishin nevojë për mobilitet. Shitësit dhe marketerët janë vazhdimisht në udhëtime, udhëtojnë në të gjithë botën, shkojnë në takime – ata kanë nevojë për akses në sistemet e kompanisë në çdo kohë dhe në çdo vend.
Ka ndryshuar gjithashtu brezi i njerëzve. Punonjësit e rinj preferojnë të punojnë në kafenetë, në zyrat e ndara ose nga shtëpia. Mobiliteti është i rëndësishëm për ta. Prandaj, ne teknikisht krijuam një ambient pune që është i ngjashëm me atë që ekziston në jetën e përditshme. Kolegët ndihen shumë më komod kur nuk duhet të kalojnë nga zyra në një vend tjetër për të punuar.
Tani zyraat ndërkombëtare të ABBYY janë të hapura në 13 vende nga SHBA deri në Australi. Dhe është shumë më e lehtë të kesh një infrastrukturë të përbashkët cloud, sesa të jesh "i lidhur" me një lokacion të caktuar nga shërbime të brendshme.
Disa vjet më parë rishikojmë strategjinë tonë dhe filluam ta përdorim aktivisht aplikacionet cloud për punë. Për shembull, na pëlqen shumë paketa Office 365 – MS Teams, OneDrive, SharePoint dhe të tjera.
Kjo nuk do të thotë se të gjithë punonjësit varen nga zgjidhjet cloud. Në ABBYY ekziston një infrastrukturë e pasur e brendshme, për shembull, zhvilluesit përdorin burimet lokale për trajnimin e sistemeve të neuroneve. Do të thosha se ne përdorim produktet cloud dhe infrastrukturën tonë të brendshme në një raport 50 me 50.
Për popullaritetin e RDP
Ne gjithmonë kemi lejuar që të punohet me rrjetin e brendshëm nga larg, dhe secili ka zgjedhur mënyrën më të përshtatshme. Ata që janë më shpesh në zyrë preferojnë RDP (desktop të largët). Për zakonisht, çdo njeri ka pajisjet e tij në shtëpi: ato nuk janë gjithmonë të fuqishme dhe të gjithë familja mund t'i përdorë. Ndërsa në zyrë – një kompjuter modern, i cili është i konfiguruar dhe i lidhur me gjithçka. Prandaj, nga shtëpia është më e lehtë të lidhen me RDP dhe të punojnë, pa i kushtuar vëmendje asaj që kanë në kompjuterin e tyre personal.
Për zyrën që ndodhet në Moskë (këtu janë qendra R&D, zyra të ABBYY në Rusi dhe ABBYY Emerging Markets), zakonisht na mjaftonin dy portat e desktopëve të largët (RD Gateway) për lidhjen e largët, ato e menaxhonin. Por tani kjo mënyrë lidhjeje është bërë shumë e popullarizuar. Për të balancuar ngarkesën, shërbimi IT shpërndau dy porta të tjera të shtesë. Kjo është ndoshta ndryshimi i vetëm që kemi bërë në infrastrukturë që nga marsi.
Këtu dhe më tej do të jap statistika për zyrën e Moskës të ABBYY, pasi këtu punojnë më shumë se 800 njerëz dhe të dhënat janë më indikative.
VPN
Ka kolegë që janë mësuar të punojnë me VPN. Tani shumë prej tyre e dërguan pajisjen korporative në shtëpi. Kryesisht morën me vete laptopë dhe monitorë. Kur punoni vazhdimisht në mënyrë të largët, një monitor tjetër i madh është shumë më i përshtatshëm. Ne nuk blenë pajisje shtesë për punonjësit.
Personeli në zyrë
Edhe në karantinë është e pamundur të kalosh krejtësisht pa njerëz në zyrë. Ne emëruam dy administratorë në zyrë – Yura dhe Stas. Secili nga ata punon një javë në zyrë, një javë nga shtëpia. Grafiku i djemve është i zakonshëm – nga ora 10 deri në 19.
Ata ndihmojnë në zgjidhjen e problemeve teknike me të cilat përballet ekipi. Ne kemi shumë pajisje, dhe ndonjëherë ajo prishet. Më shpesh ndodh që ndonjë kompjuter mbetet i bllokuar. Dy herë në javë ndodhin defekte në hard disk, ndonjë gjë digjet, nevojitet të ndërroni ose riparoni.
Ka qenë disa raste ku ka pasur ndërprerje të energjisë elektrike, do të thotë se dikush duhet të rindezë kompjuterët, sepse punonjësit nuk mund ta bëjnë këtë nga distanca. Në përgjithësi, 90% e kohës së tyre zë mbajtja e pajisjeve zyrtare në gjendje funksionale.
Ka disa detyra që nuk janë tipike, të cilat rojet filluan t’i kryejnë gjatë karantinës.
- Të raportosh letër në printerë dhe të nxjerrësh dokumentet e printuara. Kjo është e nevojshme për punonjësit që përpunojnë dokumentet hyrëse dhe i nxjerrin ato nga kompjuterët e tyre në shtëpi në printerin e punës. Kur të kthehen në zyrë, ata do të marrin menjëherë të gjitha dokumentet, në vend që të printojnë 100500 faqe. Sigurisht, mund ta bënim edhe më vonë, por ne po i ndihmojmë kolegët që të mos e ndryshojnë procesin e zakonshëm – tani ka kaq shumë të panjohura.
- Ne paketuam dhe dërguam skanerët dhe printerët te kolegët që i duhen për punë. Një nga punonjësit, që ka ikur në një vikend të qetë, u ndihmua për të lidhur kabllon për të pasur një internet të qëndrueshëm.
Për më tepër, aplikacioni mobil ABBYY FineScanner AI ndihmon gjithashtu në skanimin e dokumenteve, si dhe në njohjen e teksteve në to, vënien e nënshkrimeve, konvertimin e skedarëve në 12 formate të njohura dhe shumë të tjera. Deri në 31 korrik, ne qasje premium në ABBYY FineScanner AI.
Dhe në fundjavë?
Nuk ka punonjës në zyrë gjatë fundjavës. Ne u munguam me administratën tonë, e cila jeton në Otradnoe (ku ndodhet zyra jonë), që në rast nevoje, ai do të vijë dhe do të ndihmojë. Dhe ndihma e tij ishte e nevojshme: kishte disa raste të ndërprerjes së energjisë elektrike gjatë fundjavës, duhet të rikthehej funksionimi i pajisjeve.
Kalimet
Për të gjithë punonjësit që duhet të shkojnë në zyrë gjatë karantinës, ne kemi përgatitur kalime në mos.ru që në mars. Tani, nëse nevojitet në punë, punonjësi përgatit gjithashtu një kalim me QR kod. Por mundësia për të shkuar në zyrë nuk do të thotë se kolegët shkojnë atje çdo ditë. Zakonisht, në ndërtesë ka vetëm një roje. Të tjerëve u lejohet të vijnë vetëm në rast nevoje urgjente.
Në zyrat në vende të tjera
Situata në zyrat e tjera të ABBYY është gjithashtu e ngjashme – ato janë mbyllur dhe punonjësit punojnë nga shtëpia duke përdorur të njëjtat mjete. Për shembull, në zyrën amerikane nuk ka as rojen. Administratori i sistemit lokal, para karantinës, mori disa pajisje nga depoja dhe, kur del një punonjës i ri, thjesht dërgon një laptop të konfiguruar me postë.
Si të mbetemi në kontakt
Aktualisht, ngarkesa në kanalet e komunikimit ka rënë edhe krahasuar me atë kohë kur njerëzit punonin në zyrë. Trafiku kryesor – shkarkimi i skedarëve dhe shikimi i videove – tani është në ofruesit e internetit në shtëpi. Zgjerimi i kanaleve nuk është e nevojshme, edhe pse ne e kishim planifikuar këtë vit.
Gjatë karantinës, ne së pari shqyrtuam me kujdes rregullat për rikthimin e komunikimit – shtuam disa teste për monitorim, përpunuam skemën e kalimit në kanale rezervë, shqyrtuam rregullat për balancimin e ngarkesës.
Si siguruam sigurinë në distancë?
Pa dyshim, e rëndësishme më e madhe ishte sigurimi i sigurisë. Por ne ishim përgatitur edhe për këtë. Një vit më parë, implementuam autenticitetin e dyfishtë. Mendoj se kjo është një nga gjërat themelore, kur njerëzit punojnë shumë jashtë ambientit korporativ. Dhe kjo është një gjë që nuk e vendos dot shpejt. Tani qasja në çdo burim korporativ kërkon dyfaktorin. Nëse dikush planifikon të kalojë në punë nga distanca, atëherë kjo është e domosdoshme për sigurinë e informacionit.
Ne shohim se si janë aktivizuar mashtruesit, që përpiqen të marrin kredencialet. Kryesisht, shfaqen sulme phishing. Edhe pse posta është e mbrojtur, nuk mund të parandalosh plotësisht phishing-un teknikisht. E rëndësishme është që vetë punonjësit të kuptojnë se nuk duhet të klikojnë në lidhje të dyshimta, të hapin skedarë nga mesazhe që nuk i prisnin. Për këtë qëllim, ne organizuam një webinar për punonjësit dhe i kujtuam atyre si të veprojnë në këto situata. Aktualisht është një moment shumë i përshtatshëm për webinarë të tillë, sepse njerëzit, ndodhen në një situatë të panjohur, janë të përqendruar, më të hapur për informacionin dhe e perceptojnë atë më mirë.
Ne gjithashtu fokusuam vëmendjen në rregullat e thjeshta për punën nga shtëpia, për shembull, mbi nevojën për të fikur sesionin e punës, për të bllokuar kompjuterin kur largohemi, për të ndarë llogaritë: ti punon me një, fëmija luan me një tjetër. Kjo është shumë e rëndësishme, sepse fëmija sheh se si babai ose nëna shkruan në tastierë, dhe edhe ai dëshiron ta bëjë atë. Ai do të vijë dhe do të shkruajë, por çfarë do të shkruajë dhe në cilin program do të fshijë ose zëvendësojë të dhënat, ne nuk e dimë.
Kemi gjithashtu kërkuar nga kolegët të kontrollonin se si ishte konfigurimi i internetit në shtëpi, cili ishte fjalëkalimi dhe nëse ekzistonte ndonjë. Sigurisht, bëmë një rezervë: nëse një person nuk kupton se çfarë të bëjë, është më mirë të mos e bëjë fare. Të qëndrosh në kontakt është shumë më e rëndësishme. Kërkuam nga punonjësit të kontrollonin edhe routerat Wi-Fi në shtëpi. Disa madje u rekomandua të blejnë diçka tjetër, pasi kishin pajisje kaq të vjetra që nuk lejonin të punonin me shpejtësitë aktuale të ofruesve.
Për aplikacionet më të njohura për punë në distancë
Ju ndoshta e keni kuptuar tashmë se këto janë mjete për komunikim. Duke qenë se ne përdorim Office 365, punonjësit komunikojnë përmes messenger-it Teams si me njëri-tjetrin ashtu edhe me persona jashtë. Ai është treguar shumë efikas.
Numri i mesazheve grupore të dërguara në Teams nga punonjësit e të gjitha zyrave është rritur:
- Nga 21 shkurt deri më 20 mars ne dërguam >689 mijë mesazhe.
- Nga 21 mars deri më 19 prill ne dërguam >1 milion mesazhe.
Numri i thirrjeve (një me një) gjithashtu është rritur:
- Nga 21 shkurt deri më 20 mars ishin 11.5 mijë.
- Nga 21 mars deri më 19 prill – >16 mijë.
Përveç Teams, ne përdorim edhe Zoom, pasi cilësia e audios dhe videos në këtë shërbim është një nga më të mirat në treg. Gjithashtu, Zoom ofron mundësinë për të "telefonuar" në konferencë dhe për t'u lidhur me telefon.
Para 15 mars numri i takimeve në Zoom pothuajse nuk kalonte 100 në ditë, dhe në gjysmën e dytë të muajit filluam ta përdorim më aktivisht këtë shërbim në ABBYY:
Në prill, pothuajse çdo ditë pune kishte 100 ose më shumë takime në Zoom:
Aktualisht, ka shumë mesazhe në internet për pasigurinë e Zoom. Nuk është aspak e çuditshme që një nga mjetet më të njohura ka kaq shumë vëmendje tani. Ne jemi në kontakt me përfaqësuesit tanë nga kompania Zoom dhe shohim se sa seriozisht e dëshiron kompania këtë situatë. Ne gjithashtu kemi marrë disa masa. Më e thjeshta dhe më efektivja prej tyre është ndalimi i ruajtjes së regjistrimeve të takimeve në ruajtjen në re.
Siguria në internet është, në radhë të parë, vigjilenca e vetë punonjësit. Ne besojmë se Zoom do t'ia dalë, dhe kjo situatë do ta bëjë këtë shërbim edhe më të fortë.
Në grafik është e dukshme se nga gjysma e dytë e marsit, numri i pjesëmarrësve në takimet në Zoom filloi të rritet. Po ashtu edhe numri i minutave.
Në prill, tendenca vazhdoi, gjithnjë e më shumë punonjës po lidhen me webinarët dhe takimet në Zoom.
Për ne, Zoom dhe Teams janë shërbime që i përgjigjen njëra-tjetrës. Por ekzistenca e dy mjeteve për komunikim është ndoshta e domosdoshme tani, pasi ngarkesa në telekomunikacione është e madhe. Ka ndodhur që një nga shërbimet filloi të jape probleme në momentin më të papërshtatshëm, atëherë punonjësit shpejt lidhen në shërbimin tjetër dhe vazhdojnë punën.
Përveç kësaj, këto janë mjete për komunikim. Tashmë është e rëndësishme për njerëzit të qëndrojnë në kontakt. Shumica e thirrjeve në ABBYY bëhen me kamerat e ndezura. Kur punoja në zyrë, duket se nuk e ndizja kamerën. Tani, në çfarëdo forme të jesh, gjithmonë e ndiz një. Pothuajse gjithmonë.
Në vend të përfundimit
Përgatitja teknike e kompanisë për punën në distancë nuk është diçka që mund të bëhet brenda disa ditësh. Kjo është diçka që duhet përgatitur më parë. Ne kemi filluar prej kohësh kalimin në shërbime në re, sepse deshëm ta ndihmojmë punonjësit tanë të ishin më mobil. Por, siç u zbulua, kjo mobilitet është e dobishme edhe në situatën kur shpallet karantina.
Ndoshta tani e kemi shlyer të gjitha koston e punës tonë për kalimin dhe ndryshimin e infrastrukturës nga një sistem të brendshëm në një më të jashtëm, sepse njerëzit morën pajisjet e tyre, e lanë zyrat, shpërndanë në shtëpi dhe vilat… dhe asgjë nuk ndryshoi.
Faleminderit për fotografitë për postimin tonë administratorit tonë të sistemit, Jurës Anikejev.
Burimi: habr.com
