Habra, përshëndetje! Më quajnë Oleg dhe unë përgjigjem për shërbimin IT në grupin e kompanive ABBYY. Më shumë se një muaj më parë, punonjësit e ABBYY në mbarë botën filluan të punojnë dhe jetojnë vetëm nga shtëpia. Asnjë më shumë hapësira të hapura dhe udhëtime. A ka ndryshuar puna ime? Jo. Megjithatë, në fakt po, por ajo ka ndryshuar para 2-3 vitesh. Tani ne teknologjikisht sigurojmë funksionimin e zyrave në 13 vende ashtu si më parë. Thjesht tani e bëjmë këtë nga shtëpia – në kuzhinë, në divan ose në ballkon, ndërsa në zyrë është vetëm një roje. Po, ja ai:
Sot do t'ju tregoj për detyrat që na duhet të zgjidhim tani në shërbimin IT të ABBYY, si na shpëtojnë ndihmësit në zyra, pse MS Teams dhe Zoom tani janë gjithçka tonë, dhe shumë gjëra të tjera. Mirë se vini nën të!
Para kohësh, para karantinës...
5-7 vjet më parë, ABBYY ishte një kompani që fokusoheshin në zhvillimin e infrastrukturës së brendshme. Ne përdorëm pak produkte cloud - përpiqeshim të zhvillonim aplikacione brenda nesh, dhe për këtë arsyje, qasje në to nga jashtë ishte e vështirë. Por koha ndryshonte...
Produktet cloud u zhvilluan shumë më shpejt, ato ofronin më shumë fleksibilitet dhe larmi në funksionalitet. Tani është shpesh thjesht e pamundur të gjejmë analoge me mundësi on-premise.
Punonjësit kishin nevojë për mobilitet. Shitësit dhe marketerët ishin vazhdimisht në udhëtime, udhëtonin në të gjithë botën, shkonin në takime – atyre u nevojitej akses në sistemet korporative në çdo kohë dhe kudo.
Ka ndryshuar edhe brezi i njerëzve. Punonjësit e rinj preferojnë të punojnë në coworking, kafene, nga shtëpia. Ata i kushtojnë rëndësi mobilitetit. Prandaj, ne teknologjikisht krijonim një ambient pune të ngjashëm me atë që ekziston në jetën e përditshme. Koleget bëhet shumë më komode kur nuk duhet të kalojnë mes zyrës dhe vendit tjetër ku mund të punojnë.
Tani zyrat ndërkombëtare të ABBYY janë të hapura në 13 vende nga SHBA deri në Australinë. Dhe është shumë më e lehtë të kesh një infrastrukturë të përbashkët cloud, sesa të jesh "i lidhur" me një lokacion të caktuar nga shërbimet e brendshme.
Disa vjet më parë ne rishikuam strategjinë tonë dhe filluam të përdornim aktivisht aplikacione cloud për punë. Për shembull, na pëlqen shumë paketa Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint dhe të tjera.
Kjo nuk do të thotë se të gjithë punonjësit varen nga zgjidhjet në cloud. Në ABBYY kemi një infrastrukturë të pasur të brendshme, për shembull, zhvilluesit përdorin kapacitetet lokale për të trajnuar rrjetet neutrale. Do të thoja se ne përdorim produkte cloud dhe infrastrukturën tonë të brendshme afërsisht 50 me 50.
Në lidhje me popullaritetin e RDP
Ne gjithmonë kemi lejuar që të punojmë me rrjetin e brendshëm në mënyrë të largët, dhe secili ka zgjedhur mënyrën e tij të përshtatshme. Ata që janë shpesh në zyrë, preferojnë RDP (desktopin e largët). Si rregull, në shtëpi secili ka teknikën e tij: ajo nuk është gjithmonë e fuqishme, dhe mund ta përdorë e gjithë familja. Ndërsa në punë – një kompjuter modern, i cili është i konfiguruar dhe i lidhur me gjithçka. Prandaj, është më e lehtë të lidhemi me RDP nga shtëpia dhe të punojmë, pa e vënë re se çfarë ke në kompjuterin tënd personal.
Për zyrën që ndodhet në Moskë (këtu janë R&D qendra, zyrat ABBYY në Rusi dhe ABBYY Tregjet në Zhvillim), zakonisht na kanë mjaftuar dy portat e largëta të punës (RD Gateway) për lidhjet e largëta, ato kanë funksionuar. Por tani ky mënyrë lidhjeje është bërë shumë popullore. Për të balancuar ngarkesën, shërbimi IT ka zgjeruar dy porte të tjera të shtesë. Kjo është ndoshta ndryshimi i vetëm i infrastrukturës që kemi bërë nga marsi.
Këtu dhe më pas do të jap statistikën për zyrën e ABBYY në Moskë, pasi këtu punojnë mbi 800 njerëz dhe të dhënat janë më indikative.
VPN
Ka kolegë që janë mësuar të punojnë me VPN. Tani shumë kanë çuar teknikën korporative në shtëpi. Kryesisht kanë marrë me vete laptopët dhe monitorët. Kur punon vazhdimisht në distancë, një monitor i madh tjetër – është shumë më i rehatshëm. Ne nuk kemi blerë pajisje shtesë për punonjësit.
Njësitë e kujdesit
Madje edhe në karantinë është e pamundur të kalosh plotësisht pa njerëz në zyrë. Ne kemi emëruar dy administratorë të përkohshëm – Yura dhe Stas. Secili prej tyre punon një javë në zyrë, një javë nga shtëpia. Grafiku i djemve është i zakonshëm – nga 10 deri në 19.
Ata ndihmojnë në zgjidhjen e problemeve teknike me të cilat përballen punonjësit. Ne kemi shumë teknologji dhe ndonjëherë prishen. Më shpesh ndonjë kompjuter ngec. Disa herë në javë diskët e fortë prishen, diçka digjet, duhet të ndërroni/reparoni.
Ka qenë disa raste të ndërprerjes së energjisë elektrike, dhe domethënë, dikush duhet të riaktivizojë kompjuterët, sepse punonjësit nuk mund ta bëjnë atë nga larg. Në përgjithësi, 90% të kohës së tyre e zë mbështetje e pajisjeve të zyrës për t'u mbajtur në gjendje funksionimi.
Ka disa detyra të pazakonta që rojet filluan t'i kryejnë gjatë karantinës.
- Të raportosh dokumentet në printerë dhe të nxjerrësh dokumentet e printuara. Kjo është e nevojshme për punonjësit që përpunojnë dokumentet e ardhura dhe i printojnë ato nga kompjuterët e tyre shtëpiakë në printerat e punës. Kur të kthehen në zyrë, ata do të marrin të gjitha dokumentet menjëherë, duke mos e pasur nevojën për të printuar 100500 faqe. Sigurisht, mund të bëhej edhe më vonë, por ne ndihmojmë kolegët që të mos ndryshojnë proceset e tyre të zakonshme – tani ka shumë gjëra të pazakonta.
- Ne paketuam dhe dërguam skanerët dhe printerët te kolegët që i nevojiten për punë. Një prej punonjësve, i cili është veçuar në chalet, u ndihmua për të lidhur kabllin për të pasur internet stabil.
Sidoqoftë, aplikacioni mobil ABBYY FineScanner AI gjithashtu ndihmon në skanimin e dokumenteve, si dhe në njohjen e teksteve, vendosjen e firmave, konvertimin e skedarëve në 12 formate të njohura dhe shumë më tepër. Deri më 31 korrik përfshirë ne qasje premium në ABBYY FineScanner AI.
Dhe për fundjavë?
Në fundjavë nuk ka punonjës në zyrë. Ne u dakorduam me administratorin tonë të sistemit, i cili jeton në Otradnoe (ku ndodhet zyra jonë), që në rast se ndodh ndonjë gjë, ai do të vijë dhe të ndihmojë. Dhe ndihma e tij u nevojit: kishte disa raste të ndërprerjeve të energjisë elektrike gjatë fundjavës, ishte e nevojshme të rikuperohej funksionimi i pajisjeve.
Karti
Të gjithë punonjësit që duhet të vijë në zyrë gjatë karantinës, ne i kemi përgatitur kartat e kalimit në mos.ru që në mars. Tani, nëse është e nevojshme të shkojnë në punë, punonjësi shpërndan gjithashtu një kartë kalimi me kod QR. Por mundësia për të shkuar në zyrë nuk do të thotë se kolegët shkojnë atje çdo ditë. Zakonisht, në ndërtesë ka vetëm një roje. Të tjerët lejohen të vijnë vetëm në rast nevoje të jashtëzakonshme.
Në zyrat në vende të tjera
Situata në zyrat e tjera të ABBYY është e ngjashme - ato janë të mbyllura dhe punonjësit punojnë nga shtëpia duke përdorur të njëjtat mjete. Për shembull, në zyrën amerikane nuk ka as roje. Administrator lokal i sistemit, që para karantinës mori një pjesë të pajisjeve nga depoja, kur del një punonjës i ri, thjesht dërgon një laptop të konfiguruar me postë.
Si të qëndroni të lidhur
Aktualisht, ngarkesa në kanalet e komunikimit ka rënë madje krahasuar me kohën kur njerëzit punonin në zyrë. Trafiku kryesor - shkarkimi i skedarëve dhe shikimi i videove - tani është në ofruesit e shërbimeve në shtëpi. Zgjerimi i kanaleve nuk ishte i nevojshëm, ndonëse e kishim planifikuar këtë vit.
Gjatë karantinës, ne e shqyrtuam fillimisht me kujdes rregulloret për rikthimin në komunikim - shtuam disa teste për monitorim, punuam në skemën e kalimit në kanale rezervë, dhe shqyrtuam rregullat për balancimin e ngarkesës.
Si e siguruam sigurinë në punën nga distanca?
Sigurisht, e rëndësishme ishte sigurimi i sigurisë. Por ne gjithashtu ishim të përgatitur për këtë. Një vit më parë zbatova autentifikimin me dy faktorë. Mendoj se kjo është një nga gjërat e domosdoshme kur njerëzit punojnë jashtë mjedisit korporativ. Dhe është një gjë që nuk mund ta vendosësh shpejt. Aktualisht, aksesin në çdo burim korporativ e kërkon dy faktorin. Nëse ndokush planifikon të kalojë në një mënyrë pune nga distanca, kjo është must-have nga pikëpamja e sigurisë së informacionit.
Ne shohim se si kanë aktivizuar mashtruesit që përpiqen të fitojnë kredencialet. Kryesisht, këto janë sulme phishing. Edhe pse posta është e mbrojtur, teknikisht nuk mund të parandalosh plotësisht phishingun. E rëndësishme është që vetë punonjësit të kuptojnë se nuk duhet të klikojnë në lidhje të dyshimta, të hapin skedarë nga mesazhe që nuk i prisnin. Për këtë, ne organizuam një webinar për punonjësit dhe ua rikujtuam se si të veprojnë në këto situata. Aktualisht është një kohë shumë e përshtatshme për webinarë të tillë, sepse njerëzit, duke u gjetur në një situatë të pazakontë, janë të përqendruar, më të hapur ndaj informacionit dhe e përjetojnë më mirë.
Ne kemi vënë re gjithashtu rregulla të thjeshta për punën nga shtëpia, siç është nevoja për të fikur sesionin e punës, të bllokoni kompjuterin kur dilni, dhe të ndani llogaritë: ju punoni nën një llogari, ndësa fëmija luan nën një tjetër. Kjo është shumë e rëndësishme, sepse fëmija sheh si shkruan babai ose nëna në tastierë dhe ai ose ajo do të dëshirojë ta bëjë këtë gjithashtu. Ai do të vijë dhe do të godasë, por ne nuk e dimë se çfarë do të ndodhë me atë që shkruan dhe në cilin program do të fshijë ose zëvendësojë të dhënat.
Ne gjithashtu i kërkuam kolegëve tanë të kontrollonin se si ishte konfigurimi i internetit të tyre në shtëpi, cili ishte fjalëkalimi dhe nëse ekzistonte ndonjë. Sigurisht, ne bëmë një sqarim: nëse personi nuk e kupton se çfarë të bëjë, atëherë është më mirë të mos e bëjë. Të qëndrosh në kontakt është shumë më e rëndësishme. I kërkuam punonjësve të kontrollonin gjithashtu routerat e tyre Wi-Fi në shtëpi. Disa u rekomanduan madje të blinin diçka tjetër, sepse ata kishin pajisje aq të vjetra që nuk e lejonin punën me shbrirat aktuale të ofruesve.
Për aplikacionet më të njohura në punën nga distanca
Padyshim që ju tashmë e keni kuptuar se këto janë mjete për komunikim. Duke qenë se ne përdorim Office 365, punonjësit komunikojnë përmes mesazherit Teams si me njëri-tjetrin, ashtu dhe me persona të jashtëm. Ai ka treguar rezultate shumë të mira.
Numri i mesazheve grupore të dërguara në Teams nga punonjësit e të gjitha zyrave është rritur:
- Nga 21 shkurt deri më 20 mars kemi dërguar >689 mijë mesazhe.
- Nga 21 mars deri më 19 prill kemi dërguar >1 milion mesazhe.
Ka rritur gjithashtu numri i thirrjeve (një për një):
- Nga 21 shkurt deri më 20 mars ka pasur 11,5 mijë thirrje.
- Nga 21 mars deri më 19 prill – >16 mijë.
Përveç Teams, ne gjithashtu përdorim Zoom, sepse cilësia e audios dhe videos në këtë shërbim është një nga më të mirat në treg. Përveç kësaj, Zoom ofron mundësinë për të ‘telefonuar’ një konferencë dhe të lidheni përmes telefonit.
Derisa deri më 15 mars numri i takimeve në Zoom nuk kalonte pothuajse 100 në ditë, në gjysmën e dytë të muajit filluam të përdorim më aktivisht këtë shërbim në ABBYY:
Në april, pothuajse çdo ditë pune kishte më shumë se 100 takime në Zoom:
Aktualisht në internet ka shumë mesazhe rreth pasigurisë së Zoom. Nuk është çudi që një mjet kaq popullor tani po merr kaq shumë vëmendje. Ne jemi në kontakt me përfaqësuesit tanë nga kompania Zoom dhe shohim se si kompania e merr seriozisht çdo gjetje. Ne gjithashtu kemi marrë disa masa. E thjeshta dhe e efektshmja prej tyre është ndalimi i ruajtjes së regjistrimeve të takimeve në ruajtje cloud.
Siguria në internet – kjo është, përpara gjithçkaje, vëmendja e vetë punonjësit. Ne besojmë se Zoom do t'i dalë në krye, dhe kjo situatë do ta forcojë vetëm këtë shërbim.
Në grafik shihet se që nga gjysma e dytë e marsit, numri i pjesëmarrësve në takimet në Zoom filloi të rritet. Ashtu si dhe numri i minutave.
Në prill, tendencia vazhdoi, gjithnjë e më shumë punonjës u bashkuan në webinaret dhe takimet në Zoom.
Për ne, Zoom dhe Teams janë shërbime që e dublonin njëri-tjetrin. Por pranimi i dy mjeteve për komunikim është, ndoshta, tani e domosdoshme, pasi ngarkesa në telekomunikacione është shumë e madhe. Kemi pasur raste kur një nga shërbimet filloi të ndiejë probleme në momentin më të papërshtatshëm, atëherë punonjësit shpejt komunikonin në shërbimin tjetër dhe vazhdonin punën.
Për më tepër, këto janë mjete për komunikim. Tashmë është e rëndësishme për njerëzit të qëndrojnë në kontakt. Shumica e telefonatave në ABBYY bëhen me kamerat e aktivizuara. Kur punoja në zyrë, duket se nuk e aktivizoja kamerën. Tani, në çfarëdo forme që të jesh, gjithmonë e aktivizon. Pothuajse gjithmonë.
Në përfundim
Kënaqësia teknike e kompanisë për punën në distancë nuk është diçka që mund të bëhet për disa ditë. Është më mirë të përgatiteni përpara. Ne kemi filluar prej kohësh kalimin në shërbime cloud, sepse doja të ndihmoja punonjësit tanë të ishin më të lëvizshëm. Por, siç u zbulua, kjo lëvizshmëri është e dobishme edhe në situata kur shpallet karantina.
Ndoshta tani kemi mbuluar të gjitha shpenzimet tona për kalimin dhe ndryshimin e infrastrukturës nga ajo e brendshme në një më të jashtme, sepse njerëzit morën pajisjet e tyre, u larguan nga zyrat, u shpërndanë në shtëpi dhe vilat… dhe asgjë nuk ndryshoi.
Falenderime për fotografitë e postit administratorit tonë të sistemit, Yura Anikeev.
Burimi: habr.com
