Si të punoni së bashku ndërsa punoni të ndarë

Mediat janë të mbushura me lajme për situatën epidemiologjike dhe rekomandime për izolim.

Por nuk ka rekomandime të thjeshta në lidhje me biznesin. Menaxherët e kompanive u përballën me një sfidë të re - si të transferonin punonjësit nga distanca me humbje minimale në produktivitet dhe të strukturonin punën e tyre në mënyrë që gjithçka të ishte "si më parë".

Ajo që funksionoi në zyrë shpesh nuk funksionon nga distanca. Si munden ekipet e shpërndara të mbajnë bashkëpunim dhe komunikim efektiv brenda dhe jashtë ekipit?

Disponueshmëria e komunikimeve celulare, Interneti i shpejtë, aplikacionet e përshtatshme dhe teknologjitë e tjera moderne, në përgjithësi, ndihmojnë për të kapërcyer shumë pengesa dhe për të ndërtuar një punë produktive me partnerët ose kolegët.

Por ne duhet të përgatitemi.

Gjithçka do të shkojë sipas planit. Nëse ai është

Puna në distancë kërkon ndërtim të veçantë të proceseve dhe komunikimeve të brendshme. Dhe faza përgatitore mund të eliminojë shumë pyetje dhe probleme përpara se të lindin.

Si në zyrë ashtu edhe në kushte pune në distancë, gjithçka është e ndërtuar mbi katër shtylla:

• Планирование
• Organizatë
• Kontrolluar
• motivimi

Para së gjithash, ju dhe ekipi juaj duhet të vendosni qëllimet e duhura, të rindërtoni sistemin e raportimit dhe të kombinoni saktë komunikimet asinkrone dhe sinkrone brenda ekipit. Komunikimi asinkron përfshin letra, biseda, raportime të përditësuara dhe çdo opsion komunikimi që nuk kërkon përgjigje të menjëhershme. Komunikimi sinkron është komunikim në kohë reale me reagime të shpejta.

Është shumë e rëndësishme të mbani mend se kur punoni në distancë, planifikimi kërkon rregullsi. Është e nevojshme të ruhet një ekuilibër i punës me detyrat strategjike dhe operacionale, duke vendosur ritmin e punës për detyrat prioritare javore apo edhe ditore. Planifikimi i duhur dhe vendosja e qëllimeve do ta bëjnë punën më të qartë dhe do të ndihmojë në shmangien e djegies së punonjësve. Ata nuk do të ndihen të izoluar nga procesi.

Video konferenca: mjeti numër një

Izolimi i punonjësve në distancë është më shumë informues sesa social. Nuk u mungon aq shumë qëndrimi pranë dikujt (edhe pse ndryshon) ata më së shumti shqetësohen për mungesën e aksesit të shpejtë në informacion dhe komunikimin me kolegët. Ata nuk kanë mundësinë t'i bëjnë një kolegut një pyetje dhe të marrin një përgjigje të menjëhershme, të festojnë një fitore të vogël ose të diskutojnë, të bëjnë stuhi mendimesh ose thjesht të bisedojnë për planet për fundjavën.

Ky deficit kompensohet pjesërisht nga shërbimet e videokonferencave.

Videokonferencat i mundësojnë një ose më shumë njerëzve të kenë një bisedë në kohë reale, qoftë përmes telefonit ose përmes platformave të videokonferencave në internet. Thirrjet janë një kanal komunikimi sinkron, por mund të përdoren gjithashtu kur vetëm një person flet me një grup - për shembull, për të kryer webinare. Shembuj të shërbimeve të tilla: OVKS nga MegaFon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Përfitimet:

1. Thirrjet video përcjellin intonacionin, emocionet, sinjalet e fytyrës dhe të tjera verbale të bashkëbiseduesit, duke ndihmuar kështu në sqarimin dhe kuptimin e disponimit të tij.
2. Informacioni shtesë i bën mesazhet më të qarta, shton përmbajtje emocionale dhe ndihmon në ndërtimin e lidhjes dhe besimit.

Disavantazhet:

1. Koordinimi me kalimin e kohës. Thirrjet mund të ndodhin vetëm në kohë reale, duke e bërë të vështirë komunikimin për një ekip të shpërndarë në zona të ndryshme kohore.
2. Ecuria e komunikimit nuk është e dokumentuar në asnjë mënyrë. Sfidat nuk lënë rezultat të shkruar.
3. Interpretimi. Cilësia e komunikimit nuk është optimale për të gjithë (sidomos për ata që janë të izoluar në vend). Fjalët nuk perceptohen gjithmonë si duhet.

Kur të përdorni videokonferencat?

• Takime të rregullta, një me një dhe në grup
• Takimet e ekipit
• Planifikimi dhe stuhia e ideve (më së miri me video)
• Zgjidhja e keqkuptimeve ose ballafaqimi me situata të përshkallëzuara ose emocionale nga kanale të tjera (si emaili, biseda)

Nëse mendoni se puna juaj ekipore në distancë nuk është mjaft produktive, mos humbni kohë - përpiquni të ndryshoni situatën.

1. Prezantoni kontrollet e përditshme me ekipin.
2. Ndiqni rreptësisht kohën dhe qëllimet e takimit, shkruani ato në ftesë dhe kujtojini që në fillim.
3. Bej detyrat. Përgatituni për takimin dhe shkruani në letër cilat ide ju sollën në këtë takim, çfarë pritshmërish keni nga pjesëmarrësit dhe çfarë kanë ata nga ju?
4. Kërkojuni pjesëmarrësve të ndajnë rolet (duke mbajtur shënime, duke paraqitur informacione, duke vepruar si moderator i takimit).
5. Mos mbani takime për një ekip të madh (më shumë se 8 persona).
6. Mos harroni të sinkronizoni takimet tuaja me zonën kohore të pjesëmarrësve.

Kur të gjithë janë bashkë: si të organizoni takime të përgjithshme të kompanisë

Takimet e të gjithë punonjësve të kompanisë janë bërë një mënyrë popullore për të shkëmbyer informacione.

Ka disa këshilla se si t'i organizoni më mirë ato:

1. Koha. Për kompanitë në Rusi, është mirë që takime të tilla të zhvillohen në orën 11-12 pasdite. Mundohuni të zgjidhni një kohë që është e përshtatshme për sa më shumë punonjës. Sigurohuni që të regjistroni takimin. Në shumë platforma, duke përfshirë MegaFon, kjo mund të bëhet me një klik dhe më pas të ngarkohet në formatin mp4.
2. Transmetim i drejtpërdrejtë. Kjo mund të mos jetë e nevojshme për kompanitë e vogla, por për ato të mëdha me një rrjet të shpërndarë degësh, ka kuptim të zhvillohen transmetime të drejtpërdrejta.
3. Pyetje dhe pergjigje. Ju mund t'u kërkoni njerëzve të bëjnë pyetje që i shqetësojnë paraprakisht, pastaj mund të përgatisni informacione që janë të rëndësishme për audiencën.
4. Mos harroni për humorin. Ky nuk është një formacion në shkollë, por një mundësi për të ofruar një lidhje personale dhe për të ndihmuar në ndërtimin e besimit midis ekipeve të shpërndara.

Stuhi mendimesh: Eliminoni konfuzionin

Kur bëhet fjalë për stuhi mendimesh, është e rëndësishme që ekipet e shpërndara të përdorin një mjet të përbashkët dixhital. Kjo ju lejon të grumbulloni, gruponi dhe kategorizoni ide gjatë stuhisë së ideve.

Këtu janë disa këshilla të rëndësishme për t'ju ndihmuar të luftoni në mënyrë efektive:

1. Ekipi në distancë mund të zgjedhë një mjet bashkëpunues të menaxhimit të projektit që mbështet funksionalitetin e kanban-board me të cilin shumë ekipe janë tashmë të njohur, si Trello.
2. Një alternativë mund të jetë ajo e ofruar nga platforma. Webinars Mjeti është një tabelë vizatimi që të gjithë mund ta shohin dhe mund të modifikohet nga secili prej pjesëmarrësve.
3. Përdorni opsionin e votimit për të vlerësuar se cila ide është më interesante për t'u zbatuar. Të gjitha statistikat mund të shkarkohen më vonë në formatin csv ose xlsx.

   
   
   

4. Përvoja tregon se është më mirë të paralajmërohen punonjësit për sulmin paraprakisht, në mënyrë që ata të kenë kohë të mendojnë për idetë. Kur grupi mblidhet, pjesëmarrësit nuk do të vijnë më duarbosh.

Komunikimet sinkrone, si thirrjet video, kur përdoren në mënyrë korrekte, mund të jenë një mjet i shkëlqyeshëm për kryerjen e punës në grup, gjurmimin e rezultateve të saj dhe ofrimin e mbështetjes emocionale për të gjithë anëtarët e ekipit. Dhe kur kombinohen me mjete asinkrone, ato ndihmojnë pjesëmarrësit e shpërndarë në proces të jenë po aq (dhe ndonjëherë më produktivë) sesa kolegët e tyre në zyrë.

Burimi: www.habr.com