Bëjeni përsëri "udalenka" të shkëlqyeshme: si ta transferoni të gjithë kompaninë në punë në distancë në 4 faza

Ndërsa koronavirusi po përfshin planetin, tualeti po udhëheq bursën dhe vende të tëra po karantinohen, gjithnjë e më shumë kompani detyrohen të transferojnë punonjësit në punë në distancë. Ne në RUVDS nuk bëmë përjashtim dhe vendosëm të ndajmë me Habr përvojën tonë në organizimin e rrjedhës së punës në distancë në të gjithë kompaninë. Vlen të përmendet menjëherë se artikulli nuk do të përmbajë këshillat e kapitenit si "nëse jeni në shtëpi, vishni pantallonat", vetëm realitet i ashpër dhe udhëzime për veprim.

Për të shmangur dhimbjen torturuese si rezultat i transferimit të punonjësve në punë në distancë, ne e ndamë të gjithë procesin në faza të vogla.

Faza 1: Ndani kompaninë në grupe/drejtime

Meqenëse kemi një kompani të vogël (deri në 20 persona), është më e lehtë për ne në këtë drejtim, sepse nuk ka një numër të madh departamentesh, divizionesh dhe njësi më të vogla të ndarjes së njerëzve. Në total, RUVDS mund të dallojë 5 grupe/drejtime të kushtëzuara:

• Mbeshtetje teknike;
• administratorët e sistemit;
• Zhvilluesit;
• Shërbimi financiar (kontabiliteti, pagesat dhe qarkullimi i dokumenteve);
• Shërbimi i menaxhimit dhe marketingut.

Në rastin tonë, ndarja është e kushtëzuar, sepse strukturisht grupe të ndryshme njerëzish, si në rastin tonë menaxhimi dhe marketingu, kanë nevojë për të drejta të ngjashme aksesi. Ne simpatizojmë ata që kanë jo 5, por shumë më tepër grupe, secila prej të cilave kërkon nivelin e vet të aksesit.

Faza 2: Përcaktoni nevojat e punës së grupeve/drejtimeve dhe vendosni aksesin

• Për të ruajtur efikasitetin e tyre, djemtë nga mbështetja teknike - të cilën ne e kemi gjatë gjithë kohës - kanë nevojë për qasje në sistemin tonë të brendshëm të biletave (OTRS) dhe aftësinë për t'iu përgjigjur menjëherë klientëve, që do të thotë se ata duhet të përcjellin thirrjet nga puna te numrat celularë të punonjësve. . Në një mënyrë të mirë, vendndodhja e TP nuk ka fare rëndësi, për sa kohë që mbështetja është kompetente dhe e shpejtë.
  Kështu që ju mund të lidheni me sistemin e biletave nga kudo, ai bazohet në një nga serverët virtualë dhe kopjohet në një qendër tjetër të dhënash; nuk ka asgjë në zyrë. Nëse një server bie, i dyti ngrihet brenda një minute; punëtorët as nuk e vërejnë gjithmonë se ka ndodhur një zëvendësim.
• Administratorët e sistemit punojnë drejtpërdrejt me serverë që nuk janë të lidhur me zyrën, kështu që për ta kalimi në punën nga shtëpia është më pa dhimbje. Për më tepër, të gjithë serverët tanë janë të pajisur me një ndërfaqe të veçantë menaxhimi, shumë më funksionale se KVM klasike. Ndërfaqja jonë lejon administratorët të punojnë me serverin edhe nga Antarktida (kjo ishte përvoja kohët e fundit).
• Zhvilluesit kanë qenë gjithmonë në gjendje të punojnë në distancë dhe transferimi i tyre në punë nga shtëpia nuk do të ndikojë aspak në produktivitetin.
• Pagesat, kontabiliteti dhe rrjedha e dokumenteve janë ndoshta më konfuzet përsa i përket transferimit të tyre nga distanca, por edhe këtu ka një sërë zgjidhjesh për të cilat ne përdorim serverët tanë virtualë.
  Kështu, pagesat që kërkojnë verifikim nga individët kontrollohen në makinat virtuale të shërbimit të vendosura në dy nga qendrat tona të të dhënave. Pagesat e marra nga persona juridikë që kërkojnë lidhje me një bankë klienti mblidhen dhe përpunohen sërish në një makinë virtuale të vendosur në një nga qendrat e të dhënave. Kontrollet përpunohen online dhe nuk varen nga zyra jonë apo edhe qendra e të dhënave, dhe kthimet bëhen manualisht dhe përsëri në një nga serverët virtualë.

  Bazat e të dhënave të kontabilitetit janë të vendosura në një server në qendrën tonë të të dhënave në Korolev në territorin e uzinës së mbrojtjes Composite - në një ish-strehë bombash - dhe për besueshmërinë janë të dyfishuara në qendrën e të dhënave M9 (një objekt me rëndësi strategjike për të gjithë Rusinë ). Në një kohë të caktuar, ndodh kopjimi, i cili lejon, në rast të humbjes së një prej serverëve, të vazhdojë me shpejtësi punën e departamentit të kontabilitetit me kosto minimale.

• Ne gjithashtu automatizuam rrjedhën e dokumenteve - në Llogarinë Personale, klienti mund të shkarkojë vetë deklaratën e kontratës dhe pajtimit me vula, kjo zakonisht është e mjaftueshme për individët. Por shumica e klientëve tanë janë persona juridikë që kanë nevojë për dokumente origjinale. Në këtë rast, departamenti i kontabilitetit printon gjithçka që ju nevojitet në shtëpi dhe e dërgon me postë ose korrier kudo. E gjithë korrespondenca në hyrje mblidhet nga siguria dhe dërgohet me shërbim korrier për nënshkrim në departamentin e kontabilitetit, dhe më pas dokumentet kthehen në zyrën e dërguesit. Epo, një person nga menaxhmenti vjen në zyrë nja dy herë në javë, për çdo rast. Megjithatë, ku përfshihen dokumente në letër, një vizitë në zyrë është absolutisht e pamundur.
• Mënyra më e lehtë për të bërë punë në distancë është për departamentet e menaxhimit dhe marketingut që punojnë nga laptopët, ku thjesht duhet të lëshoni një certifikatë për të hyrë në burimet e kompanisë dhe keni mbaruar.

Faza 3: Sigurohuni ndaj rreziqeve, informacionit dhe hekurit

Një nga vështirësitë kryesore kur punoni në distancë është rrjedhja e të dhënave, për këtë arsye bëhet një dhimbje për shumë profesionistë të sigurisë. Ne zbatojmë të njëjtat rregulla nga distanca si në zyrë - qasja në burime të ndjeshme sigurohet përmes vërtetimit me dy faktorë duke përdorur një certifikatë dhe hyrje/fjalëkalim. Në këtë mënyrë ju mund t'i mohoni menjëherë aksesin një punonjësi të caktuar duke revokuar certifikatën e tij.

Siç thonë ata, është më mirë të jesh i sigurt sesa të vjen keq, kështu që ne përdorëm periudha të tilla të vështira si një arsye për një test të paplanifikuar të forcës së "hardware" të infrastrukturës. Tre shërbime janë përgjegjëse për disponueshmërinë e tij në DC: inxhinierë në detyrë që janë në postet e tyre gjatë gjithë kohës, mbështetja teknike dhe administratorët e sistemit.

Të gjitha nyjet kryesore të qendrave tona të të dhënave janë të rezervuara sipas skemës N+1 në përputhje me standardet jo më të ulëta se Tier III, duke përfshirë pajisjet e telekomunikacionit dhe furnizimin me energji elektrike. Edhe pse diçka më serioze se një karantinë e përgjithshme duhet të ndodhë për të kufizuar furnizimin me energji elektrike, ne megjithatë kemi kryer ushtrime për të kaluar energjinë në qendrat e të dhënave te gjeneratorët me naftë. Marrëveshjet për furnizimin me karburant për ta do të lejojnë qendrën e të dhënave kryesore RUCLOUD të funksionojë në mënyrë autonome gjatë një shkëputjeje afatgjatë nga rrjeti i energjisë. Në të njëjtën kohë, ne kryem një auditim të të gjitha kompleteve të riparimit, në rast të problemeve me dërgimin e komponentëve të rinj. 

Duke qenë se pandemia e koronavirusit njihet tashmë si forcë madhore, e cila bën të mundur mospërmbushjen e detyrimeve, ne kontrolluam se cila nga palët mund të përfitonte nga kjo dhe të dështonte në një moment të vështirë.

Bazuar në përvojën e Kinës dhe Italisë, mund të themi se edhe përhapja e përhapur e sëmundjes nuk prek drejtpërdrejt ofruesit e internetit, veçanërisht pasi çdo qendër e të dhënave ka të paktën 2 kanale të pavarura komunikimi që dublikojnë njëri-tjetrin.

Faza 4: Përcaktoni rregullat për të punuar në distancë

Rregullat lejojnë që ekipi të mos pushojë dhe të kalojë në punë në distancë pa humbur cilësinë e punës. Ne kemi bërë një listë të vogël për veten tonë:

• Respektimi i orarit të punës, edhe duke marrë parasysh faktin që puna është e përqendruar në rezultat, jo në proces. Kjo është veçanërisht e rëndësishme për mbështetjen teknike, e cila duhet të jetë e disponueshme gjatë gjithë kohës. Orari i punës është konstanta brenda së cilës të gjithë mund të komunikojnë me njëri-tjetrin.
• Përcaktoni vendin kryesor të komunikimit (bisedë ekipore) për të gjitha çështjet e rëndësishme. Tradicionalisht, kjo është puna Slack. Për ata që pëlqejnë Slack, por nuk u pëlqen të dhurojnë për të, provoni Mattermost me burim të hapur.
• Përdorni video thirrje për detyra dhe diskutime komplekse (Zoom nuk ka konkurrencë). Gjithçka për të cilën është rënë dakord gjatë telefonatës me video duhet të regjistrohet dhe të postohet në bisedën e përgjithshme të ekipit, ose në bisedën, anëtarët e së cilës kanë të bëjnë me detajet e telefonatës suaj. Ky fiksim lejon që i gjithë ekipi të jetë në një fushë të vetme informacioni.
• Në kushtet e punës afatgjatë në distancë, është e nevojshme të zhvillohen takime të rregullta ekipore dhe video-takime një-në-një. Për shembull, dy herë në javë, me një pasqyrë të statusit të detyrave tuaja. Kjo është përsëri e nevojshme në mënyrë që të ketë një kuptim se kush po bën çfarë.

Lista është sa më e unifikuar, por ju mund ta merrni si bazë dhe të bëni rregullime dhe shtesa bazuar në specifikat e punës tuaj.

Si përfundim, do të doja të theksoja se tendenca për punën në distancë nuk është stanjacion, por më tepër një evolucion në të cilin mbijetojnë vetëm ata që përshtaten në mënyrë aktive ndaj ndryshimeve mjedisore. Prandaj, ata që mësojnë të punojnë pa kontroll të vazhdueshëm në zyrë, do të fokusohen në rezultatin, dhe jo në kohën e kaluar, do të përfitojnë vetëm nga situata aktuale.

Çfarë hapash po ndërmerren për të kaluar në punë në distancë në ekipin ose kompaninë tuaj? Ndoshta kemi diçka për të mësuar nga njëri-tjetri.

Burimi: www.habr.com