Sot, realiteti është se për shkak të karantinës dhe koronavirusit, shumë kompani duhet të mendojnë se si të ofrojnë punë në distancë për punonjësit e tyre. Pothuajse çdo ditë shfaqen artikuj që zbulojnë aspekte teknike dhe psikologjike të problemit të kalimit në punë në distancë. Në të njëjtën kohë, tashmë është grumbulluar një përvojë e madhe në një punë të tillë, për shembull, nga përkthyes të pavarur ose ato kompani IT që kanë punuar me punonjës dhe klientë që jetojnë në të gjithë botën për një kohë të gjatë.
Kalimi i një kompanie të madhe IT në punë në distancë mund të mos jetë një detyrë e lehtë. Megjithatë, në shumë raste mund t'ia dalësh me mjete dhe teknika të njohura. Në këtë artikull do të shikojmë përvojën tonë të punës në distancë nga ana teknike. Shpresojmë që ky informacion të ndihmojë kompanitë të përshtaten me kushtet e reja. Do të isha mirënjohës për çdo koment, sugjerim dhe shtesë.
Qasje në distancë në burimet e kompanisë
Nëse një kompani IT punon në një zyrë, atëherë, si rregull, ka njësi të sistemit, laptopë, serverë, printera dhe skanerë, si dhe telefona. E gjithë kjo është e lidhur me internetin përmes një ruteri. Në vitet e para të ekzistencës së saj, kompania jonë vendosi pajisje të tilla në zyrë.
Tani imagjinoni që ju duhet të dërgoni shpejt të gjithë punonjësit tuaj në shtëpi brenda 1-2 ditëve, dhe në mënyrë që puna në projekte të mos ndalet. Çfarë duhet bërë në këtë rast?
Gjithçka është e qartë me laptopët - punonjësit thjesht mund t'i marrin me vete. Njësitë e sistemit dhe monitorët janë më të vështirë për t'u transportuar, por kjo ende mund të bëhet.
Por çfarë të bëjmë me serverët, printerët dhe telefonat?
Zgjidhja e problemit të aksesit të serverëve në zyrë
Kur punonjësit lëvizin në shtëpi, por serverët mbeten në zyrë dhe ka dikë që të kujdeset për ta, atëherë gjithçka që mbetet është të zgjidhet çështja e organizimit të aksesit të sigurt në distancë për punonjësit në serverët e kompanisë suaj. Kjo është një punë për një administrator të sistemit.
Nëse Microsoft Windows Server është i instaluar në serverët e zyrës (siç kemi pasur në vitet e para të punës), atëherë sapo administratori të konfigurojë hyrjen në terminal përmes protokollit RDP, punonjësit do të mund të punojnë me serverin nga shtëpia. Është e mundur që do t'ju duhet të blini licenca shtesë për hyrjen në terminal. Në çdo rast, punonjësit do të kenë nevojë për një kompjuter me Microsoft Windows në shtëpi.
Serverët që përdorin Linux OS do të jenë të aksesueshëm nga shtëpia dhe pa blerë asnjë licencë. Administratorit të kompanisë suaj do t'i duhet vetëm të konfigurojë aksesin nëpërmjet protokolleve të tilla si SSH, POP3, IMAP dhe SMTP.
Nëse kjo nuk është bërë tashmë, atëherë për të mbrojtur serverët nga aksesi i paautorizuar, ka kuptim që administratori të paktën të instalojë një mur zjarri (firewall) në serverët e zyrës, si dhe të vendosë akses në distancë për punonjësit tuaj duke përdorur VPN. Ne përdorim softuerin OpenVPN, i disponueshëm për pothuajse çdo platformë dhe sistem operativ.
Por çfarë të bëni nëse zyra është plotësisht e mbyllur me të gjithë serverët e fikur? Kanë mbetur katër opsione:
- Nëse është e mundur, kaloni plotësisht në teknologjitë cloud - përdorni një sistem CRM cloud, ruani dokumentet e përbashkëta në Google Docs, etj.;
- transportoni serverët në shtëpinë e administratorit të sistemit (ai do të jetë i lumtur ...);
- transportoni serverët në një qendër të dhënash që do të pranojë t'i pranojë ato;
- merrni me qira kapacitetin e serverit në një qendër të dhënash ose në cloud
Opsioni i parë është i mirë sepse nuk keni nevojë të transferoni ose instaloni ndonjë server. Rezultatet e kalimit në teknologjitë cloud do të vazhdojnë të jenë të dobishme për ju; ato do t'ju lejojnë të kurseni para dhe përpjekje për mbështetjen dhe mirëmbajtjen.
Opsioni i dytë krijon probleme në shtëpi për administratorin e sistemit, pasi serveri do të jetë rreth orës dhe mjaft i zhurmshëm. Po sikur një kompani të mos ketë një server në zyrën e saj, por një raft të tërë?
Transportimi i serverëve në një qendër të dhënash nuk është gjithashtu i lehtë. Si rregull, vetëm serverët e përshtatshëm për instalimin e rafteve mund të vendosen në një qendër të dhënash. Në të njëjtën kohë, zyrat shpesh përdorin serverë Big Tower apo edhe kompjuterë të zakonshëm desktop. Do të jetë e vështirë për ju të gjeni një qendër të dhënash që pranon të presë pajisje të tilla (edhe pse qendra të tilla të dhënash ekzistojnë; për shembull, ne i mbajmë ato në qendrën e të dhënave PlanetaHost). Ju, sigurisht, mund të merrni me qira numrin e kërkuar të rafteve dhe të montoni pajisjet tuaja atje.
Një problem tjetër me zhvendosjen e serverëve në një qendër të dhënash është se me shumë mundësi do t'ju duhet të ndryshoni adresat IP të serverëve. Kjo, nga ana tjetër, mund të kërkojë rikonfigurimin e softuerit të serverit ose bërjen e ndryshimeve në çdo licencë softueri nëse ato janë të lidhura me adresat IP.
Mundësia e marrjes me qira të kapacitetit të serverit në një qendër të dhënash është më e thjeshtë për sa i përket mos transportimit të serverëve askund. Por administratori i sistemit tuaj do të duhet të riinstalojë të gjithë softuerin dhe të kopjojë të dhënat e nevojshme nga serverët e instaluar në zyrë.
Nëse teknologjitë e zyrës suaj bazohen në përdorimin e Microsoft Windows OS, mund të merrni me qira një server Microsoft Windows me numrin e kërkuar të licencave të terminalit në qendrën e të dhënave. Merrni një licencë të tillë për secilin nga punonjësit tuaj që punon me serverin nga distanca.
Marrja me qira e serverëve fizikë mund të jetë 2-3 herë më e lirë se marrja me qira e serverëve virtualë në cloud. Por nëse keni nevojë për shumë pak energji, dhe jo një server të tërë, atëherë opsioni i cloud mund të jetë më i lirë.
Rritja e çmimit të burimeve cloud është pasojë e rezervimit të burimeve harduerike në cloud. Si rezultat, cloud mund të funksionojë më me besueshmëri sesa një server fizik i marrë me qira. Por këtu ju tashmë duhet të vlerësoni rreziqet dhe të numëroni paratë.
Sa i përket kompanisë sonë, e cila është e angazhuar në krijimin e dyqaneve në internet, të gjitha burimet e nevojshme janë vendosur prej kohësh në qendrat e të dhënave dhe janë të arritshme nga distanca. Këta janë serverë fizikë në pronësi dhe me qira që përdoren për pritjen e dyqaneve, si dhe makina virtuale për zhvilluesit e programeve kompjuterike, dizajnerët e paraqitjes dhe testuesit.
Transferimi i stacioneve të punës nga zyra në shtëpi
Siç kemi thënë tashmë, punonjësit thjesht mund të marrin me vete kompjuterët e tyre të punës - laptopë ose njësi të sistemit me monitorë. Nëse është e nevojshme, mund të blini laptopë të rinj për punonjësit dhe t'i dërgoni në shtëpinë tuaj. Sigurisht, do t'ju duhet të instaloni softuerin e nevojshëm në kompjuterë të rinj, gjë që do të çojë në kohë shtesë.
Nëse punonjësit kanë tashmë kompjuterë shtëpiak me Microsoft Windows, ata mund t'i përdorin ato si terminale të serverit të Microsoft Windows ose për të hyrë në serverë që përdorin Linux. Do të jetë e mjaftueshme për të konfiguruar aksesin VPN.
Punonjësit tanë punojnë si në Windows ashtu edhe në Linux. Ne kemi shumë pak serverë Microsoft Windows, kështu që nuk ka nevojë të blini licenca terminale për këtë OS. Sa i përket aksesit në burimet e vendosura në qendrat e të dhënave, ai organizohet duke përdorur një VPN dhe kufizohet gjithashtu nga muret e zjarrit të instaluar në secilin server.
Mos harroni t'u siguroni punonjësve që punojnë nga shtëpia kufje (kufje me mikrofon) dhe një videokamerë. Kjo do t'ju lejojë të komunikoni nga distanca me efikasitet të madh, pothuajse si në zyrë.
Shumë njerëz përpiqen të kontrollojnë se çfarë bëjnë punonjësit në shtëpi gjatë orarit të punës duke instaluar monitorë të ndryshëm të specializuar në kompjuterët e tyre. Ne kurrë nuk e kemi bërë këtë, kemi kontrolluar vetëm rezultatet e punës. Si rregull, kjo është mjaft e mjaftueshme.
Çfarë të bëni me printerin dhe skanerin
Zhvilluesit e softuerit të faqeve të internetit rrallë kanë nevojë për printera dhe skanerë. Sidoqoftë, nëse një pajisje e tillë është e nevojshme për punonjësit, do të lindë një problem kur kaloni në punë në distancë.
Në mënyrë tipike, një zyrë ka të instaluar një MFP në rrjet, i cili është i shpejtë, i madh dhe i rëndë. Po, mund të dërgohet në shtëpinë e punonjësit që duhet të printojë dhe skanojë më shpesh. Nëse, sigurisht, ky punonjës ka mundësinë ta presë atë.
Por nëse shumë nga punonjësit tuaj skanojnë dhe printojnë shpesh dokumente, do t'ju duhet të blini një MFP dhe ta instaloni në shtëpinë e tyre ose të ndryshoni proceset e biznesit të kompanisë.
Si një alternativë për transportin dhe blerjen e MFP-ve të reja, ka një kalim të përshpejtuar drejt menaxhimit elektronik të dokumenteve kudo që është e mundur.
Puna me dokumente letre dhe elektronike
Është më mirë nëse, përpara se të kaloni në punë në distancë, arrini të transferoni të gjithë rrjedhën e dokumenteve në formë elektronike. Për shembull, ne përdorim DIADOK për të shkëmbyer dokumente kontabël dhe për të paguar faturat përmes bankës së klientit.
Gjatë zbatimit të një sistemi të tillë, do të jetë e nevojshme që të gjithë punonjësit e përfshirë në menaxhimin e dokumenteve elektronike (për shembull, kontabilistët) të pajisen me çelësa me një nënshkrim elektronik të kualifikuar të përmirësuar. Mund të duhet pak kohë për të marrë zinxhirë të tillë çelësash, kështu që është më mirë ta konsideroni këtë çështje paraprakisht.
Në DIADOK (si në shërbime të ngjashme) mund të konfiguroni roaming me operatorë të tjerë të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Kjo do të kërkohet nëse palët përdorin sisteme të menaxhimit të dokumenteve të ndryshme nga tuajat.
Nëse ju ose disa nga palët tuaja punoni me dokumente në mënyrën e vjetër, do t'ju duhet të dërgoni dhe merrni letra të rregullta letre duke vizituar një zyrë postare ose duke telefonuar korrierët. Në rast karantine, operacione të tilla do të duhet të reduktohen në minimum.
Çfarë duhet bërë me telefoninë
Në vitet e para të funksionimit, kompania jonë përdorte telefona fiks dhe celular. Megjithatë, shumë shpejt e kuptuam se me një numër të madh punonjësish dhe klientësh, kishim nevojë për një zgjidhje më adekuate.
Opsioni më i përshtatshëm për ne ishte PBX virtual nga MangoTelecom. Me ndihmën e tij, ne hoqëm lidhjen me numrat e telefonit të qytetit (dhe për rrjedhojë vendndodhjen fizike të zyrës). Ne morëm gjithashtu mundësinë për të integruar PBX me CRM-në tonë, për të regjistruar bisedat e mbështetjes së klientit me klientët, për të vendosur përcjelljen e thirrjeve, etj.
Më pas, mund të instaloni aplikacionin virtual PBX në smartphone, laptop ose kompjuter desktop. Kjo do t'ju lejojë të telefononi numrat rusë ose të merrni thirrje me tarifa të brendshme, madje edhe nga jashtë.
Kështu, një PBX virtual ju lejon të bëni lëvizjen e punonjësve nga zyra në shtëpi pothuajse të padukshme nga pikëpamja e vazhdimësisë së biznesit.
Nëse përdorni një PBX zyre dhe mbyllja e tij është e pashmangshme kur lëvizni, mendoni të kaloni në një PBX virtual. Kontrolloni me ofruesin tuaj të telefonit për të parë nëse është e mundur të aktivizoni përcjelljen e thirrjeve nga numrat PBX fiks në numrat PBX virtualë në hyrje. Në këtë rast, kur kaloni në një PBX virtual, nuk do të humbni thirrjet hyrëse.
Sa i përket thirrjeve midis punonjësve, kur punoni me një PBX virtual, thirrje të tilla, si rregull, nuk tarifohen.
Përzgjedhja dhe trajnimi në distancë i punonjësve
Gjatë rimbushjes së stafit tonë, në vitet e para të funksionimit të kompanisë sonë, ne gjithmonë ftuam kandidatë në zyrë, bënim intervista klasike dhe jepnim detyra. Më pas, kemi ofruar trajnime individuale për të sapoardhurit në zyrë.
Megjithatë, me kalimin e kohës, ne kaluam plotësisht në rekrutimin në distancë.
Përzgjedhja parësore mund të kryhet duke përdorur teste të bashkangjitura me vendin vakant në faqen e internetit të HH ose çdo shërbim tjetër rekrutimi. Duhet thënë se këto teste kur hartohen saktë, mund të filtrojnë një numër të konsiderueshëm kandidatësh që nuk plotësojnë kërkesat.
Dhe pastaj gjithçka është e thjeshtë - ne përdorim Skype. Duke përdorur Skype dhe gjithmonë me videokamerën të ndezur, mund të zhvilloni një intervistë jo më pak efektive sesa nëse kandidati do të ishte ulur pranë jush në tryezë.
Ndërsa ka disavantazhe të caktuara, Skype gjithashtu ka avantazhe shumë të rëndësishme ndaj sistemeve të ngjashme. Para së gjithash, përmes Skype mund të organizoni një demonstrim të desktopit të kompjuterit tuaj, dhe kjo është shumë e nevojshme kur mësoni dhe diskutoni çështjet e punës. Më pas, Skype është falas, i disponueshëm në të gjitha platformat kryesore dhe i lehtë për t'u instaluar në kompjuterin ose telefonin tuaj inteligjent.
Nëse keni nevojë të organizoni një takim ose trajnim për disa punonjës, atëherë thjesht krijoni një grup në Skype. Duke ndarë desktopin e tyre, një prezantues ose mësues mund t'u sigurojë pjesëmarrësve të takimit të gjitha materialet e nevojshme. Në dritaren e bisedës, mund të publikoni lidhje, mesazhe me tekst, të shkëmbeni skedarë ose të zhvilloni dialog.
Përveç orëve në Skype, ne përgatisim filma edukativë (duke përdorur programin Camtasia Studio, por ju mund të përdorni atë që jeni mësuar). Nëse këta filma janë vetëm për përdorim të brendshëm, atëherë ne i postojmë në serverët tanë, dhe nëse për të gjithë, atëherë në YouTube.
Në shumicën e rasteve, ky kombinim i filmave edukativë, klasa në grupe Skype me dialog dhe demonstrime në desktop, si dhe komunikim individual midis mësuesit dhe studentëve na lejon të zhvillojmë trajnime plotësisht nga distanca.
Po, ka shërbime të dizajnuara për të demonstruar një desktop për një grup përdoruesish, për të zhvilluar webinare, madje edhe platforma trajnimi (përfshirë ato falas). Por për gjithë këtë ju duhet të paguani ose me para ose kohë të shpenzuar për të mësuar se si të punoni me platformën. Platformat falas mund të bëhen përfundimisht të paguara. Në të njëjtën kohë, aftësitë e Skype do të jenë të mjaftueshme në shumë raste.
Bashkëpunimi në projekte
Kur punojmë së bashku në projekte, ne mbajmë takime ditore dhe javore, përdorim programim në çift dhe rishikime të kodeve. Grupet Skype janë krijuar për takime dhe rishikim të kodit, dhe demonstrimet në desktop përdoren nëse është e nevojshme. Sa i përket kodit, ai ruhet në serverin tonë GitLab, i cili ndodhet në qendrën e të dhënave.
Ne organizojmë punë të përbashkët në dokumente duke përdorur Google Docs.
Përveç gjithë kësaj, ne kemi një bazë njohurish të brendshme të Klondike, të integruar me sistemin e përpunimit të aplikacioneve dhe planifikimit të burimeve (CRM dhe ERP-ja jonë). Ne kemi krijuar dhe përmirësuar këto mjete, të vendosura në serverë në qendrën e të dhënave, gjatë viteve. Ato na lejojnë të përpunojmë në mënyrë efikase kërkesa të shumta nga klientët tanë, të caktojmë ekzekutues, të zhvillojmë diskutime mbi aplikacionet, të regjistrojmë orët e punës dhe të bëjmë shumë më tepër.
Me shumë mundësi, kompania juaj tashmë përdor diçka të ngjashme, dhe kur kaloni në punë në distancë për punonjësit, do të jetë e mjaftueshme për të siguruar qasje në distancë në burimet e duhura.
Mbështetje e përdoruesit në distancë
Përdoruesit tanë janë pronarë dhe menaxherë të dyqaneve në internet që veprojnë në pothuajse të gjitha rajonet e Rusisë. Sigurisht, ne u ofrojmë atyre mbështetje nga distanca.
Ekipi ynë mbështetës punon përmes një sistemi biletash, u përgjigjet pyetjeve me email dhe telefon dhe bisedon përmes faqes administrative të dyqanit online dhe faqes së internetit të kompanisë sonë.
Në fazën e diskutimit të detyrave, ne përdorim çdo lajmëtar të çastit në dispozicion të klientit, për shembull, Telegram, WhatsApp, Skype.
Ndonjëherë lind nevoja për të parë se çfarë po bën klienti në kompjuterin e tij. Kjo mund të bëhet përmes Skype në modalitetin demo të desktopit.
Nëse është e nevojshme, mund të punoni në distancë në kompjuterin e përdoruesit duke përdorur mjete të tilla si TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, etj. Për të përdorur këto mjete, klienti do të duhet të instalojë softuerin e duhur në kompjuterin e tij.
Konfigurimi i aksesit VPN
Ne kemi serverë OpenVPN të instaluar në makina virtuale të vendosura në qendra të ndryshme të të dhënave (duke përdorur Debian 10 OS). Klienti OpenVPN është i instaluar në kompjuterët e punës të punonjësve tanë në Debian, Ubuntu, MacOS dhe Microsoft Windows.
Në internet mund të gjeni shumë udhëzime për instalimin e serverit dhe klientit OpenVPN. Ju gjithashtu mund të përdorni timin .
Duhet thënë se procedura manuale për krijimin e çelësave për punonjësit është shumë e lodhshme. Për të siguruar që lidhja e një përdoruesi të ri nuk zgjat më shumë se dhjetë sekonda, ne përdorim një skript të ngjashëm me atë më poshtë nën spoiler.
Skript për krijimin e çelësave
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Kur lëshohet, këtij skripti i kalon ID-ja e përdoruesit (duke përdorur shkronja latine) si parametër.
Skripti kërkon fjalëkalimin e Autoritetit të Certifikatës, i cili krijohet kur instaloni serverin OpenVPN. Më pas, ky skript krijon një direktori me të gjitha certifikatat e nevojshme dhe skedarët e konfigurimit për klientët OpenVPN, si dhe një skedar dokumentacioni për instalimin e klientit OpenVPN.
Kur krijoni skedarë konfigurimi dhe dokumentacioni, change_me zëvendësohet nga ID-ja e përdoruesit.
Tjetra, drejtoria me të gjithë skedarët e nevojshëm paketohet dhe dërgohet te administratori (adresa tregohet drejtpërdrejt në skenar). E tëra që mbetet është t'i përcillni përdoruesit në adresën e tij të postës elektronike arkivin që rezulton.
Shpresojmë se do të mund ta përdorni në mënyrë të dobishme periudhën e izolimit të detyruar në shtëpi. Pasi të keni zotëruar teknikat e punës pa zyrë, mund të vazhdoni të përdorni në mënyrë aktive punën e punonjësve të largët.
Fat të mirë me lëvizjen dhe punën tuaj të frytshme nga shtëpia!
Burimi: www.habr.com