Përshëndetje të gjithëve!
Emri im është Masha, punoj si inxhinier i sigurimit të cilësisë në grupin e kompanive Tinkoff. Puna e sigurimit të cilësisë përfshin shumë komunikim me njerëz të ndryshëm nga ekipe të ndryshme, dhe unë kam qenë gjithashtu menaxher dhe ligjërues i programeve arsimore, kështu që harta ime e komunikimit ishte sa më e gjerë. Dhe në një moment shpërtheva: kuptova që nuk mundem, nuk mundem, nuk mund të plotësoj tonelata djallëzore tabelash dhe dokumentesh të palexueshme.
Me siguri secila prej jush e ka imagjinuar tani atë për të cilën po flas dhe ju ka shpërthyer një djersë e ftohtë: lista me mbiemra pa renditje alfabetike, tabela me qindra kolona me planimetri të shtrembër, tabela me mijëra rreshta në të cilat duhet të fshini gishtin. në timonin e miut për të parë kokën, mijëra faqe udhëzimesh të panumërta, qindra letra dërguar njëra-tjetrës me të dhëna që duhen analizuar dhe sistemuar dhe futur në tabela po aq të palexueshme.
Dhe kështu, kur u ftova pak, vendosa të shkruaj këtë artikull. Unë do të flas për mënyrën se si ju mund të mbani normalisht (madje ndonjëherë në mënyrë të përshtatshme) një shumëllojshmëri të dokumentacionit jo produkti. Shpresoj që artikulli të përhapet në internet dhe niveli i ferrit në departamentet ngjitur me zhvillimin do të ulet të paktën pak, dhe njerëzit (përfshirë veten time) do të bëhen pak më të lumtur.
Mjete
Dokumentacioni i produktit shpesh mbahet pranë kodit, gjë që është një gjë e mirë. Dhe dokumentacioni jo-produkt zakonisht ruhet kudo. Njerëzit shpesh përpiqen të zhvendosin informacionin nga vende të ndryshme në Confluence, dhe ne nuk bëjmë përjashtim. Pra, pjesa tjetër e tregimit është për të.
Në përgjithësi, Confluence është një motor i avancuar wiki. Kjo ju lejon të punoni me të dhëna në lloje të ndryshme të ekranit: tekst me formatim, tabela, grafikët e ndryshëm. Ky është një mjet shumë interesant dhe i fuqishëm, por nëse nuk dini si ta përgatisni, atëherë do të përfundoni me një hale tjetër dokumentesh të palexueshme. Unë do t'ju mësoj se si të gatuani!
Makrot
Pothuajse e gjithë magjia e Confluence vjen nga makrot. Ka shumë makro, dhe ato mund të kombinohen me njëra-tjetrën. Ato mund të paguhen ose pa pagesë; më poshtë do të ketë shembuj të ndryshëm të makrove me lidhje me dokumentacionin për to.
Ndërfaqja për të punuar me makro është aq e thjeshtë sa të jetë e mundur. Për të shtuar një makro, duhet të klikoni në plus dhe të zgjidhni elementin e dëshiruar nga lista.
Nëse një makro është e pavarur, d.m.th., nuk kërkon të futni asgjë tjetër brenda vetes, duket si një bllok.
Nëse një makro kërkon që diçka të vendoset brenda saj që të funksionojë, duket si një kornizë.
Në të njëjtën kohë, brenda një kornize mund të vendosni sa më shumë të tjerë që dëshironi, për sa kohë që ka logjikë në piramidën tuaj.
Çdo makro ka një pamje paraprake: ajo menjëherë tregon nëse e keni plotësuar dhe konfiguruar saktë makron.
Shabllone
Përveç makrove, ekziston një mjet i përshtatshëm për mbushjen paraprake të përmbajtjes - një shabllon.
Modelet mund të përdoren kur krijoni ndonjë faqe: thjesht klikoni në tre pikat pranë butonit "Krijo" dhe zgjidhni shabllonin e dëshiruar.
Pastaj e gjithë përmbajtja që është në shabllon do të shtohet në faqen e krijuar.
Çdokush mund të krijojë faqe nga shabllonet, por vetëm ata që kanë të drejtën për të krijuar ose modifikuar vetë shabllonet mund ta bëjnë këtë. Mund të shtoni udhëzime shtesë në shabllon se si duhet të mirëmbahet faqja.
Magjia e tavolinave
Në fakt, si teknik, më pëlqejnë shumë tabelat dhe mund të mbështjell pothuajse çdo informacion në to (megjithëse kjo nuk është gjithmonë efektive). Tabelat në vetvete janë të qarta, të strukturuara, të shkallëzueshme, magjike!
Por edhe një entitet kaq i mrekullueshëm si tavolina mund të shkatërrohet. Dhe mund ta përdorni me sukses dhe madje ta përmirësoni. Më shumë për këtë më poshtë.
Filtrim (shtojcë shtesë me pagesë)
Çdo tabelë e madhe dhe e palexueshme mund të bëhet pak më e madhe dhe pak më e lexueshme duke përdorur filtrimin. Ju mund të përdorni një makro të paguar për këtë .
Duhet të vendosni një tabelë brenda kësaj makro (edhe më e shëmtuara është e mundur, gjëja kryesore është ta shtyni atë në tërësinë e saj). Në makro, mund të zgjidhni kolonat për filtrin rënës, filtrin e tekstit, filtrin numerik dhe filtrin e datës.
Vetëm imagjinoni që të gjitha informacionet për kandidatët për të gjitha vendet e lira të jenë të regjistruara në një listë tabelare. Natyrisht, i pazgjedhur - njerëzit vijnë në intervista jo sipas rendit alfabetik. Dhe ju duhet të kuptoni nëse keni intervistuar një aplikant specifik më parë. Thjesht duhet ta vendosni këtë ferr në një makro filtri, të shtoni një filtër teksti sipas mbiemrit - dhe voila, informacioni është në ekranin tuaj.
Vlen të përmendet se filtrimi i tabelave të mëdha mund të ndikojë në performancën e sistemit dhe kohën e ngarkimit të faqeve, kështu që vendosja e një tabele të madhe në një filtër është një patericë e përkohshme; është më mirë të ndërtohet një proces në të cilin njerëzit nuk duhet të krijojnë tabela të mëdha dhe të palexueshme (një shembulli i procesit do të jetë në fund të artikullit).
Renditja (shtojca me pagesë)
Duke përdorur një makro magjike Ju gjithashtu mund të vendosni renditjen e paracaktuar në çdo kolonë dhe të numëroni rreshtat. Ose klikoni në çdo kolonë të tabelës të futur në makro filtri dhe renditja do të ndodhë sipas asaj kolone.
Për shembull, ju keni të njëjtën tabelë me aplikantët dhe duhet të vlerësoni se sa intervista janë kryer në një muaj të caktuar - renditni sipas datës dhe jini të lumtur.
Tabelat kryesore (shtojcë shtesë me pagesë)
Tani le të kalojmë në një rast më interesant. Imagjinoni që tabela juaj është e madhe dhe duhet të llogaritni diçka prej saj. Sigurisht, mund ta kopjoni në Excel, të llogarisni atë që ju nevojitet dhe t'i ngarkoni të dhënat përsëri në Confluence. Mund të përdorni makro një herë? dhe merrni të njëjtin rezultat, vetëm të përditësuar.
Për shembull: ju keni një tabelë që mbledh të dhëna nga të gjithë punonjësit - ku ndodhen gjeografikisht dhe çfarë pozicionesh zënë. Për të llogaritur sa njerëz janë në secilin qytet, duhet të zgjidhni rreshtin në makronë PivotTable që grumbullon të dhënat (vendndodhja) dhe llojin e funksionimit (shtesë).
Natyrisht, ju mund të gruponi sipas disa kritereve në të njëjtën kohë, të gjitha mundësitë mund të shihen .
Grafikët (shtojcë shtesë me pagesë)
Siç thashë, jo të gjithë i pëlqejnë tavolinat aq shumë sa unë. Fatkeqësisht, shumica e menaxherëve nuk i pëlqejnë fare. Por të gjithë me të vërtetë i duan diagramet me ngjyra të ndezura.
Krijuesit e Confluence sigurisht e dinin për këtë (ata ndoshta kanë edhe shefa që i duan raportet dhe diagramet, ku do të ishin pa të). Prandaj, mund të përdorni makro magjike . Në këtë makro ju duhet të vendosni tabelën kryesore nga paragrafi i mëparshëm dhe voila - të dhënat tuaja të mërzitshme gri vizualizohen bukur.
Natyrisht, kjo makro gjithashtu ka cilësime. Një lidhje me dokumentacionin për çdo makro mund të gjendet në modalitetin e redaktimit të asaj makro.
Grumbullim i lehtë
Informacioni nga paragrafët e mëparshëm ndoshta nuk ishte një zbulim për ju. Por tani ju patjetër e dini se si të përdorni makro, dhe unë mund të kaloj në pjesën më interesante të artikullit.
Tags
Është keq kur njerëzit ruajnë informacione në një artikull të pastrukturuar ose në një tabelë të madhe. Është edhe më keq kur pjesë të këtij informacioni jo vetëm që janë të formatuara në mënyrë të palexueshme, por edhe të shpërndara nëpër Confluence. Për fat të mirë, është e mundur të mblidhen informacione të shpërndara në një vend. Për ta bërë këtë ju duhet të përdorni (etiketa të njohura për të gjithë nga rrjetet sociale).
Ju mund të shtoni çdo numër etiketash në çdo faqe. Klikimi mbi një etiketë do t'ju çojë në një faqe grumbullimi me lidhje me të gjithë përmbajtjen me atë etiketë, si dhe një grup etiketash të lidhura. Etiketat e lidhura janë ato që shfaqen shpesh në të njëjtën faqe.
Karakteristikat e faqes
Mund të shtoni një makro tjetër interesante në faqe për të strukturuar informacionin - . Brenda saj duhet të paraqisni një tabelë me dy kolona, e para do të jetë çelësi dhe e dyta do të jetë vlera e pronës. Për më tepër, makro mund të fshihet nga faqja në mënyrë që të mos ndërhyjë në leximin e përmbajtjes, por faqja do të shënohet akoma me çelësat e nevojshëm.
Kushtojini vëmendje ID-së - është e përshtatshme ta vendosni atë që të caktojë grupe të ndryshme pronash në faqe të ndryshme (ose edhe grupe të ndryshme pronash në një faqe).
raportet
Ju mund të mbledhni raporte duke përdorur etiketa. Për shembull, makro mbledh të gjitha faqet me një grup specifik etiketash.
Por një raport më interesant është makro . Ai gjithashtu mbledh të gjitha faqet me një grup të caktuar etiketash, por jo vetëm që shfaq një listë të tyre, por krijon një tabelë (a e kapni lidhjen me fillimin e artikullit?), në të cilën kolonat janë faqja çelësat e pronës.
Rezultati është një tabelë përmbledhëse e informacionit nga burime të ndryshme. Është mirë që ka funksione të përshtatshme: paraqitje adaptive, renditje sipas çdo kolone. Gjithashtu, një tabelë e tillë raportimi mund të konfigurohet brenda një makro.
Kur konfiguroni, mund të hiqni disa kolona nga raporti, të vendosni një gjendje të paracaktuar ose numrin e regjistrimeve të shfaqura. Ju gjithashtu mund të vendosni ID-në e veçorisë së faqes për të parë vetëm informacionin që ju nevojitet.
Për shembull, ju keni shumë faqe punonjësish, këto faqe kanë një grup karakteristikash për personin: në çfarë niveli është, ku është, kur u bashkua me ekipin, etj. Këto veti janë të shënuara ID = punonjës_inf. Dhe ka një grup të dytë pronash në të njëjtën faqe, i cili përmban informacione për personin si pjesë e ekipit: çfarë roli luan personi, në cilin ekip është, etj. Këto veti janë të shënuara ID = ekipi_inf. Pastaj, kur përpiloni një raport, mund të shfaqni vetëm informacione për një ID ose dy njëherësh - cilado që është më e përshtatshme.
E bukura e kësaj qasjeje është se të gjithë mund të mbledhin tabelën e informacionit që i nevojitet, e cila nuk do të kopjojë asgjë dhe do të përditësohet kur azhurnohet faqja kryesore. Për shembull: nuk ka rëndësi për drejtuesin e ekipit kur zhvilluesit e tij zënë një punë, por është e rëndësishme se çfarë roli luan secili prej tyre në ekip. Drejtuesi i ekipit do të mbledhë një raport mbi ekipin. Dhe kontabilistit në përgjithësi nuk i intereson kush luan çfarë roli, por pozicionet janë të rëndësishme - ai do të përpilojë një raport për pozicionet. Në këtë rast, burimi i informacionit nuk do të kopjohet ose transferohet.
Procesi përfundimtar
Udhëzim
Pra, ne mund të strukturojmë bukur dhe të grumbullojmë në mënyrë efektive informacionin në Confluence duke përdorur makrot si shembull. Por në mënyrë ideale, duhet të siguroheni që informacioni i ri të strukturohet menjëherë dhe të përfshihet në të gjithë mekanizmat e grumbullimit tashmë në përdorim.
Këtu do të vijnë në shpëtim një grup makrosh dhe shabllonesh. Për t'i detyruar njerëzit të krijojnë faqe të reja në formatin e dëshiruar, mund të përdorni makro "Krijo nga shabllon". Ai shton një buton në faqe, kur klikohet, krijohet një faqe e re nga shablloni që ju nevojitet. Në këtë mënyrë i detyroni njerëzit të punojnë menjëherë në formatin që ju nevojitet.
Në shabllonin nga i cili krijoni një faqe, duhet të shtoni paraprakisht etiketat, një makro "Karakteristikat e faqes" dhe një tabelë të vetive që ju nevojiten. Unë gjithashtu rekomandoj të shtoni udhëzime se cilat vlera duhet të plotësohen në faqe dhe vlerat e pronave.
Pastaj procesi përfundimtar do të duket si ky:
- Ju krijoni një shabllon për një lloj informacioni specifik.
- Në këtë shabllon ju shtoni etiketa dhe vetitë e faqes në një makro.
- Në çdo vend të përshtatshëm, krijoni një faqe rrënjësore me një buton, duke klikuar mbi të cilin krijon një faqe fëmijësh nga shablloni.
- Ju i lejoni përdoruesit të shkojnë në faqen kryesore, të cilët potencialisht do të gjenerojnë informacionin e nevojshëm (sipas shabllonit të kërkuar, duke klikuar mbi një buton).
- Ju mbledhni një raport mbi vetitë e faqes duke përdorur etiketat që keni specifikuar në shabllon.
- Gëzohuni: i keni të gjitha informacionet e nevojshme në një format të përshtatshëm.
Grackë
Si një inxhinier cilësor, mund të them me siguri se asgjë nuk është e përsosur në botë. Edhe tryezat hyjnore janë të papërsosura. Dhe ka kurthe në procesin e mësipërm.
- Nëse vendosni të ndryshoni emrat ose përbërjen e vetive të faqes, do t'ju duhet të përditësoni të gjitha objektet e krijuara tashmë në mënyrë që të dhënat e tyre të përfshihen saktë në raportin përmbledhës. Kjo është e trishtueshme, por, nga ana tjetër, të detyron të mendosh në detaje për "arkitekturën" e grupit të informacionit, që është një detyrë shumë interesante.
- Ju do të duhet të shkruani një sasi të mjaftueshme udhëzimesh se si të plotësoni tabelat e informacionit dhe të përdorni etiketat. Por nga ana tjetër, ju thjesht mund të goditni të gjithë njerëzit e duhur me këtë artikull.
Shembull i ruajtjes së dokumentacionit jo produkti
Nëpërmjet procesit të përshkruar më sipër, ju mund të organizoni ruajtjen e pothuajse çdo informacioni. E bukura e qasjes është se ajo është universale: sapo përdoruesit të mësohen me të, ata ndalojnë së krijuari rrëmujë. Një tjetër plus i madh (por jo falas) është aftësia për të mbledhur statistika të ndryshme në fluturim dhe për të nxjerrë diagrame të bukura bazuar në to.
Më lejoni t'ju jap një shembull të procesit tonë për ruajtjen e informacionit për një ekip.
Ne vendosëm të krijonim një kartë punonjësi për çdo person në ekip. Prandaj, ne kemi një shabllon sipas të cilit çdo person i ri krijon këtë kartë për vete dhe ruan të gjitha informacionet personale në të.
Siç mund ta shihni, ne kemi një tabelë të detajuar të pronave dhe menjëherë kemi udhëzime se si ta mirëmbajmë saktësisht këtë faqe. Disa nga etiketat shtohen nga vetë punonjësit sipas udhëzimeve; shablloni përmban vetëm ato kryesore: etiketën e kartës punonjës-kartë, etiketa e drejtimit drejtim-përfshi dhe etiketa e ekipit ekipi-qa.
Si rezultat, pasi të gjithë të kenë krijuar një kartë për veten e tyre, merret një tabelë e plotë me informacione për punonjësit. Ky informacion mund të përdoret në pika të ndryshme. Menaxherët e burimeve mund të mbledhin tabela të përgjithshme për veten e tyre, dhe drejtuesit e ekipeve mund të krijojnë tabela ekipore duke shtuar një etiketë ekipi në përzgjedhje.
Ju mund të shihni përmbledhje të ndryshme sipas etiketave, për shembull qa-përmirësim-plan Të gjitha detyrat e zhvillimit të QA do të shfaqen. Në të njëjtën kohë, çdo person ruan një histori të rëndësishme dhe planin e tij të zhvillimit në kartën e punonjësve - krijon një faqe të mbivendosur nga shablloni i planeve të zhvillimit.
Përfundim
Ruajeni çdo dokumentacion në atë mënyrë që të mos ketë turp në të dhe të mos shkaktojë dhimbje torturuese për përdoruesit!
Unë me të vërtetë shpresoj që artikulli të jetë i dobishëm dhe të vijë rregulli në të gjithë dokumentacionin në botë.
Burimi: www.habr.com