Përshëndetje të gjithëve!
Emri im është Masha, punoj si inxhiniere e sigurimit të cilësisë në grupin e kompanive Tinkoff. Puna në QA përfshin shumë komunikime me njerëz të ndryshëm nga ekipe të ndryshme, dhe për më tepër, unë kam qenë menaxhere dhe lektore e programeve edukative, prandaj harta ime e komunikimeve ishte jashtëzakonisht e gjerë. Dhe në një moment, shpërtheva: kuptova se nuk mund të vazhdoja më, nuk mund, nuk mund të mbushja tonelata të tmerrshme tabelash dhe dokumentesh të palexueshme.
Sigurisht që secili prej jush tani e ka parafytyruar atë që po flas, dhe u ndjeu i ftohtë nga djersitja: lista të emrave pa rend alfabetik, tabela me qindra kolona me formatim të shtrembëruar, tabela me mijëra rreshta, për të cilat duhej të fshija gishti mbi rolin e miut për të parë titujt, tonelata faqesh me udhëzime të pa numëruara, qindra letra të shkëmbyera me të dhëna që duhen analizuar, sistematizuar dhe paketuar në tabela të njëjta të pa lexueshme.
Pasi unë pak sa u qetësova, vendosa të shkruaj këtë artikull. Do të flas për mënyrën sesi mund të kryhet dokumentacioni jo produktiv në një mënyrë të shkëlqyer (nganjëherë edhe të rehatshme). Shpresoj që artikulli të përhapej në rrjet dhe niveli i kaosit në departamentet përkatëse të ulte paksa, duke bërë që njerëzit (dhe unë përfshirë) të jenë pak më të lumtur.
Mjetet
Dokumentacioni produktiv shpesh ruhet afër kodit, dhe kjo është e mirë. Ndërsa dokumentacioni jo produktiv shpesh ruhet kudo. Shpesh njerëzit përpiqen të transferojnë informacionin nga vende të ndryshme në Confluence, dhe ne nuk jemi përjashtim. Prandaj, gjithë tregimi më pas do të jetë për të.
Në të vërtetë, Confluence është një motor wiki i avancuar. Ai lejon punën me të dhëna në forma të ndryshme vizualizimi: tekst i formatizuar, tabela, dhe diagrame të ndryshme. Kjo është një mjet shumë interesant dhe i fuqishëm, por nëse nuk e njohësh si ta përgatisësh, do të përfundosh me një grumbull dokumentesh të palexueshme. Do t'ju mësoj si ta përgatisni!
Makrot
Pjesa më e madhe e magjisë së Confluence-it bazohet në makros. Ekzistojnë shumë makros, dhe ato mund të kombinohen me njëra-tjetrën. Disa janë me pagesë dhe disa të tjera janë falas, më poshtë do të japim disa shembuj makros me lidhje në dokumentacionin për ta.
Interfaci për punën me makros është sa më i thjeshtë që të jetë e mundur. Për të shtuar një makro, thjesht klikoni në plus dhe zgjidhni elementin e dëshiruar nga lista.
Nëse makro është e pavarur, domethënë nuk kërkon që të shtoni diçka tjetër brenda saj, ajo duket si një bllok.
Nëse makroja kërkon që diçka të vendoset brenda saj për të funksionuar, ajo duket si një kornizë.
Në këtë mënyrë, mund të vendosni sa më shumë të doni brenda një kornize, për sa kohë që ka logjikë në piramidën tuaj.
Ădo makro ka njĂ« parashikim tĂ« mĂ«parshĂ«m: atje mund tĂ« shihni menjĂ«herĂ« nĂ«se keni plotĂ«suar dhe konfiguruar makron siç duhet.
Shabllonat
Përveç makros, ka një mjet praktik për plotësimin paraprak të përmbajtjes - ky është shablloni.
Shabllonat mund të përdoren kur krijoni çdo faqe: thjesht klikoni në tre pikë të afërta me butonin "Krijo" dhe zgjidhni shabllonin e dëshiruar.
Atëherë, në faqen e krijuar do të shtohet gjithë përmbajtja që ndodhet në shabllon.
Kushdo që dëshiron mund të krijojë faqe nga një shabllon, por për të krijuar ose redaktuar vetë shabllonet, nevojiten të drejtat përkatëse. Më shumë informacione rreth mënyrës se si duhet përgatitur faqja, mund të shtohen në shabllon.
Magjia e tabelave
Si teknik, e dua me pasion tabelat dhe mund ta inkorporoj pothuajse çdo informacion në to (edhe pse ndonjëherë kjo nuk është e efektshme). Tabelat vetë janë të qarta, të strukturuara, të shkallëzueshme dhe magjike!
Por edhe një qenësinë po aq të mrekullueshme si tabela mund ta shkatërrosh. Megjithatë, mund të përdoret me sukses dhe madje të përmirësohet. Më poshtë do të flasim për këtë.
Filtrimi (plugin pagese)
Ădo tabelĂ« e madhe dhe e palexueshme mund tĂ« bĂ«het pak mĂ« pak e madhe dhe pak mĂ« e lexueshme me ndihmĂ«n e filtrimit. PĂ«r kĂ«tĂ«, mund tĂ« pĂ«rdoret njĂ« makro me pagesĂ«. .
Brenda këtij makro duhet të futet tabela (madje edhe tavolinat më të shëmtuara, e rëndësishme është ta fusësh tërësisht). Në makro mund të zgjidhen kolonat për filtrimin nga lista e rënies, filtrin tekstual, filtrin numerik dhe filtrin për datat.
Imagjinoni se tĂ« gjitha informacionet rreth kandidatĂ«ve pĂ«r tĂ« gjitha pozitat e punĂ«s regjistrohen nĂ« njĂ« listĂ« tabelare. Natyrisht, pa renditje â njerĂ«zit nuk vijnĂ« pĂ«r intervista nĂ« rend alfabetik. Dhe ju duhet tĂ« kuptoni nĂ«se keni bĂ«rĂ« intervista me njĂ« kandidat tĂ« caktuar mĂ« parĂ«. Thjesht duhet ta fusni kĂ«tĂ« kaos nĂ« makron e filtrit, tĂ« shtoni filterin tekstual sipas mbiemrit â dhe voilĂ , informacioni Ă«shtĂ« nĂ« ekranin tuaj.
Duhet theksuar se filtrimi i tabelave të mëdha mund të ndikojë në funksionimin e sistemit dhe kohën e ngarkimit të faqeve, prandaj futja e një tabele të madhe në filtrin është një shgjatësi e përkohshme, më mirë të ndërtohet një proces në të cilin njerëzit nuk duhet të krijojnë tabela të mëdha e të palexueshme (një shembull të procesit do të gjeni në fund të artikullit).
Renditja (plugin i paguar)
me ndihmën e makros magjike igjithashtu mund të caktoni renditjen e parazgjedhur sipas çdo kolone dhe të numëroni rreshtat. Ose të klikoni në çdo kolonë të tabelës, të futur në makron e filtrit, dhe do të ndodhi renditja sipas kësaj kolone.
Për shembull, keni të njëjtën tabelë me aplikantët dhe duhet të llogaritni sa intervista janë mbajtur në një muaj të caktuar, - renditni sipas datës dhe gëzohuni.
Tabela përmbledhëse (plugin me pagesë)
Tani do të kalojmë në një rast më interesant. Imagjinoni se tabela juaj është masive dhe duhet të llogarisni diçka mbi të. Sigurisht, mund ta kopjoni në Excel, të llogarisni atë që nevojitet dhe të ngarkoni të dhënat prapa në Confluence. Por ka një mënyrë më të lehtë: të aplikoni një herë makron dhe të merrni të njëjtin rezultat, por gjithashtu të përmirësuar.
Për shembull: keni një tabelë që përmban të dhënat e të gjithë punonjësve - ku ndodhen dhe cilat pozita kanë. Për të llogaritur sa persona ka në çdo qytet, duhet të zgjidhni në makron «Tabela përmbledhëse» rreshtin sipas të cilit aggregohen të dhënat (vendndodhja) dhe tipin e operacionit (shumëzimi).
Natyrisht, mund të grupoheni sipas disa karakteristikave njëherësh, të gjitha mundësitë mund të shikohen .
Diagramet (plugin me pagesë)
Si kur e thashë më parë, jo të gjithë i duan tabelat aq shumë sa unë. Fatkeqësisht, menaxherët në shumicën e rasteve as që nuk i duan ato. Por të gjithë e duan shumë grafikët me ngjyra të ndezura.
Krijuesit e Confluence, sigurisht, e dinin kĂ«tĂ« (sigurisht qĂ« edhe ata kanĂ« shefa qĂ« i pĂ«lqejnĂ« raportet dhe grafikĂ«t, çfarĂ« do pa ta). Prandaj, mund tĂ« pĂ«rdorni makron magjike . NĂ« kĂ«tĂ« makro duhet tĂ« vendosni tabelĂ«n pĂ«rmbledhĂ«se nga pika e mĂ«parshme, dhe voilĂ â tĂ« dhĂ«nat tuaja gri e tĂ« mĂ«rzitshme janĂ« vizualizuar bukur.
Natyrisht, edhe në këtë makro ka cilësime. Lidhjen për dokumentacionin e çdo makro mund ta gjeni në modalitetin e redaktimit të kësaj makro.
Thjeshtësia e agregimit
Informacioni nga pikët e mëparshme, me siguri nuk ishte një zbulim për ju. Por tani ju me siguri dini si të përdorni makrot, dhe unë mund të kaloj në një pjesë më interesante të artikullit.
Etiketat
ĂshtĂ« e keqe kur njerĂ«zit ruajnĂ« informacionin nĂ« njĂ« artikull tĂ« papĂ«rstrukturuar ose njĂ« tabelĂ« tĂ« madhe. Edhe mĂ« keq Ă«shtĂ« kur pjesĂ«t e kĂ«tij informacioni jo vetĂ«m qĂ« janĂ« tĂ« palexueshme, por edhe tĂ« shpĂ«rndara nĂ« hapĂ«sirat e Confluence. FatmirĂ«sisht, ekziston mundĂ«sia pĂ«r tĂ« mbledhur informacionin e shpĂ«rndara nĂ« njĂ« vend. PĂ«r kĂ«tĂ«, duhet tĂ« pĂ«rdorni (tĂ« njohura pĂ«r tĂ« gjithĂ« nga etiketat nĂ« rrjetet sociale).
Në çdo faqe mund të shtoni cilindo numër etiketash. Nëse klikoni mbi një etiketë, do të kaloni në faqen e agregimit, ku ka lidhje për të gjitha materialet me këtë etiketë, si dhe me një grup etiketash të lidhura. Etiketat e lidhura janë ato që shpesh shfaqen në të njëjtën faqe.
Pronat e faqeve
NĂ« faqe mund tĂ« shtoni njĂ« makros tjetĂ«r tĂ«rheqĂ«s pĂ«r strukturimin e informacionit â . Brenda saj duhet tĂ« futni njĂ« tabelĂ« me dy kolona, kolona e parĂ« do tĂ« jetĂ« çelĂ«si, ndĂ«rsa e dyta â vlera e pronĂ«s. Gjithashtu, makroja mund tĂ« fshihet nga faqja, nĂ« mĂ«nyrĂ« qĂ« tĂ« mos pengojĂ« leximin e pĂ«rmbajtjes, por nĂ« tĂ« njĂ«jtĂ«n kohĂ« faqja do tĂ« jetĂ« e shĂ«nuar me çelĂ«sat e nevojshĂ«m.
Kushtojini ID-n â Ă«shtĂ« e lehtĂ« tĂ« caktosh atĂ« pĂ«r tĂ« lidhur grupe tĂ« ndryshme pronash me faqe tĂ« ndryshme (ose madje grupe tĂ« ndryshme pronash nĂ« njĂ« faqe).
Raportet
Mund të krijoni raporte përmes etiketave. Për shembull, makrosi kumbullon të gjitha faqet me një grup të caktuar etiketash.
Por një raport më interesant është makrosi . Ai gjithashtu mbledh të gjitha faqet me një grup të caktuar etiketash, por nuk thjesht liston ato, përkundrazi ndan një tabelë (e kapni lidhjen me fillimin e artikullit?), ku kolonat janë çelësat e pronave të faqes.
KĂ«shtu formohet njĂ« tabelĂ« pĂ«rmbledhĂ«se mbi informacionin nga burime tĂ« ndryshme. ĂshtĂ« e kĂ«ndshme qĂ« ajo ka funksione tĂ« pĂ«rshtatshme: dizajn adaptiv, renditje sipas çdo kolone. Gjithashtu, njĂ« tabelĂ« raporti e tillĂ« mund tĂ« konfigurohet brenda makros.
Gjatë konfigurotjes, mund të hiqni disa kolona nga raporti, të caktoni një gjendje të paracaktuar ose numrin e shfaqjeve të regjistrimeve. Dhe gjithashtu mund të caktoni ID-në e pronës së faqes për të parë vetëm informacionin e nevojshëm.
PĂ«r shembull, ju keni shumĂ« faqe pĂ«r punonjĂ«sit, dhe kĂ«to faqe kanĂ« njĂ« grup pronash pĂ«r çdo person: çfarĂ« niveli Ă«shtĂ«, ku ndodhet, kur ka ardhur nĂ« ekip dhe kĂ«shtu me radhĂ«. KĂ«to prona janĂ« tĂ« shĂ«nuara ID = employee_inf. Dhe ka njĂ« grup tĂ« dytĂ« pronash nĂ« tĂ« njĂ«jtĂ«n faqe, ku Ă«shtĂ« mbledhur informacioni pĂ«r personin si pjesĂ« e ekipit: çfarĂ« roli ka ky person, nĂ« cilin ekip ndodhet dhe kĂ«shtu me radhĂ«. KĂ«to prona janĂ« tĂ« shĂ«nuara ID = team_inf. AtĂ«herĂ« kur krijoni raportin, mund tĂ« nxirrni vetĂ«m informacionin pĂ«r njĂ« ID ose menjĂ«herĂ« pĂ«r dy â siç ju pĂ«rshtatet mĂ« sĂ« miri.
PĂ«rparĂ«sia e kĂ«tij qasjes Ă«shtĂ« se secili mund tĂ« mbledhĂ« tabelĂ«n e informacionit qĂ« i nevojitet, e cila nuk do tĂ« pĂ«rsĂ«ritet dhe do tĂ« pĂ«rditĂ«sohet kur tĂ« pĂ«rditĂ«sohet faqeja kryesore. PĂ«r shembull: njĂ« menaxher ekipi nuk i intereson se kur janĂ« angazhuar zhvilluesit e tij, por Ă«shtĂ« e rĂ«ndĂ«sishme se çfarĂ« roli ka secili prej tyre nĂ« ekip. Menaxheri i ekipit do tĂ« krijojĂ« raportin pĂ«r ekipin. NdĂ«rsa njĂ« kontabilist nuk e intereson se kush luan çfarĂ« roli, por pozitat janĂ« tĂ« rĂ«ndĂ«sishme â ai do tĂ« krijojĂ« raportin pĂ«r pozitat. NĂ« kĂ«tĂ« mĂ«nyrĂ«, burimi i informacionit nuk do tĂ« pĂ«rsĂ«ritet apo transferohet.
Procesi përfundimtar
Udhëzimi
Pra ndaj, ne mund të strukturojmë bukur dhe të agregojmë informacionin në Confluence duke përdorur makrot. Por në mënyrë ideale, duhet të sigurojmë që informacioni i ri të ishte strukturuar menjëherë dhe të kalonte në të gjitha mekanizmat e agregimit që përdoren tashmë.
Këtu do të ndiqet lidhja e makrove dhe shablloneve. Për të bërë që njerëzit të krijojnë faqe të reja në formatin e duhur, mund të përdorni makron "Krijo nga shablloni". Kjo shton një buton në faqe, duke klikuar mbi të, krijohet një faqe e re nga shablloni i dëshiruar. Kështu, ju i detyroni njerëzit të punojnë menjëherë në formatin e nevojshëm.
Në shabllonin nga i cili lejoni të krijoni një faqe, duhet të keni parasysh të shtoni etiketat, makron "Pronat e faqes" dhe tabelën e pronave që ju duhen. Gjithashtu, rekomandoj të shtoni udhëzime për mënyrën se si duhet të mbushen faqet dhe vlerat e pronave.
Atëherë procesi përfundimtar do të duket si vijon:
- Ju krijoni një shabllon për informacionin e një tipi të caktuar.
- Në këtë shabllon shtoni etiketat dhe pronat e faqes në makro.
- Në çdo vend të përshtatshëm krijoni një faqe rrënjore me një buton, me klikimin e të cilit krijohet një faqe fëmijë nga një model.
- Lejoni përdoruesit të hyjnë në faqen rrënjore, të cilët potencialisht do të gjenerojnë informacionin e nevojshëm (sipër modelit të nevojshëm, duke klikuar në buton).
- Mblidhni një raport për vetitë e faqes përmes etiketave që keni specifikuar në model.
- Shijoni: keni të gjithë informacionin e nevojshëm në një format të përshtatshëm.
Pengesa
Si inxhinier cilësie, mund të them me besim se nuk ka asgjë të përsosur në botë. Edhe tabelat hyjnore nuk janë të përsosura. Dhe në procesin e përmendur më lart ka pengesa.
- Nëse vendosni të ndryshoni emrat ose përbërjen e vetive të faqes, do t'ju duhet të përditësoni të gjitha objektet e krijuara tashmë, në mënyrë që të dhënat e tyre të rikuperohen saktësisht në raportin përmbledhës. Kjo është e pikëllueshme, por, nga ana tjetër, e detyron të mendoni me detaje për "arkitekturën" e setit tuaj të informacionit, që është një detyrë shumë interesante.
- Do t'ju duhet të shkruani një numër të konsiderueshëm udhëzimesh për mënyrën e plotësimit të tabelave informacionit dhe përdorimin e etiketimeve. Por, nga ana tjetër, mund ta ndani këtë artikull me të gjitha personat e nevojshëm.
Shembulli i ruajtjes së dokumentacionit jo produktiv
Përmes procesit të përshkruar më sipër, mund të organizoni ruajtjen e nearly çdo informacioni. Bukuria e këtij qasje është se është universale: kur përdoruesit e bëjnë të zakonshëm, ata ndalen së gjeneruari kaos. Gjithashtu, një avantazh i madh (por jo falas) është mundësia për të mbledhur statistikë të ndryshme në kohë reale dhe për të ndërtuar grafika të bukura në bazë të saj.
Do t'ju jap një shembull të procesit tonë të mbajtjes së informacionit për ekipin.
Për çdo person në ekip, ne vendosëm të krijojmë një kartelë për punëtorët. Prandaj, kemi një model, sipas të cilit secili person i ri krijon këtë kartelë dhe mban aty të gjitha informacionet personale.
Siç e shihni, kemi një tabelë të zgjeruar të pronave dhe menjëherë ka udhëzime se si të menaxhohet kjo faqe. Pjesa e etiketimeve vendoset nga vetë punonjësit sipas udhëzimeve, dhe në modelin ka vetëm bazat: etiketa e kartelës employee-card, etiketa e drejtimit direction-involve dhe etiketa e ekipit team-qa.
Si rezultat, pasi çdo person krijoi kartelën e tij, krijohet një tabelë e plotë me informacionin mbi punonjësit. Ky informacion mund të përdoret në pika të ndryshme. Menaxherët e burimeve mund të bëjnë tabela të përbashkëta, ndërsa liderët e ekipit - tabela ekipesh, duke shtuar në përzgjedhje etiketa të ekipit.
Me etiketa mund të shihni përmbledhje të ndryshme, për shembull për qa-upgrade-plan do të shfaqen të gjitha detyrat për zhvillimin e QA. Ndërkohë, çdo person në kartelën e tij të punonjësit mban një histori të rëndësishme dhe planin e tij të zhvillimit - krijon një faqe të brendshme nga një model plani zhvillimi.
PĂ«rfundimi
Shkruani çdo dokumentacion në mënyrë që të mos keni turp për të, dhe përdoruesit të mos vuajnë!
Shpresoj shumë që artikulli të jetë i dobishëm dhe se në të gjithë dokumentacionet e botës do të vendoset rendi.
Burimi: habr.com
