Historia e emailit shkon pas disa dekadash. Gjatë kësaj kohe, ky standard i komunikimit të korporatave jo vetëm që nuk është vjetëruar, por po bëhet gjithnjë e më i popullarizuar çdo vit për shkak të futjes së sistemeve të bashkëpunimit në ndërmarrje të ndryshme, të cilat, si rregull, bazohen në mënyrë specifike në postën elektronike. Megjithatë, për shkak të mungesës së efikasitetit të postës elektronike, gjithnjë e më shumë përdorues po e braktisin atë në favor të bisedave me tekst, thirrjeve zanore dhe video, dhe video-konferencave. Metoda të tilla të komunikimit të korporatës ndihmojnë punonjësit të kursejnë shumë kohë dhe, si rezultat, të jenë më efikas dhe të sjellin më shumë para për kompaninë.
Sidoqoftë, përdorimi i bisedave dhe komunikimeve video për të zgjidhur çështjet e punës shpesh çon në shfaqjen e kërcënimeve të reja për sigurinë e informacionit të një ndërmarrje. Fakti është se në mungesë të një zgjidhjeje të përshtatshme korporative, punonjësit mund të fillojnë në mënyrë të pavarur të korrespondojnë dhe të komunikojnë në shërbimet publike, gjë që mund të çojë në rrjedhje të informacionit të rëndësishëm. Nga ana tjetër, menaxhmenti i ndërmarrjes nuk është gjithmonë i gatshëm të ndajë fonde për zbatimin e platformave të korporatave për video-konferenca dhe biseda, pasi shumë janë të bindur se ata shpërqendrojnë punonjësit nga puna më shumë sesa rrisin efikasitetin e tyre. Një rrugëdalje nga kjo situatë mund të jetë vendosja e bisedave të korporatave dhe video-konferencave bazuar në sistemet ekzistuese të informacionit. Ata që përdorin Zimbra Collaboration Suite me Burim të Hapur Edition si një platformë bashkëpunimi mund të zgjidhin çështjen e krijimit të bisedave të korporatave dhe video-konferencave me Zextras Team, një zgjidhje që shton shumë veçori të reja në lidhje me komunikimin online të korporatës në Zimbra OSE.
Ekipi i Zextras vjen në dy botime: Zextras Team Basic dhe Zextras Team Pro, dhe ndryshojnë në grupin e funksioneve të ofruara. Opsioni i parë i dorëzimit është plotësisht falas dhe ju lejon të organizoni biseda me tekst si në formatet e bisedave një-në-një ashtu edhe në grup, si dhe biseda video dhe thirrje audio një-në-një bazuar në Zimbra OSE. Në këtë rast, të gjitha këto funksione do të jenë të disponueshme drejtpërdrejt nga klienti i internetit Zimbra OSE. Përveç kësaj, përdoruesit e Zextras Team Basic mund të përdorin aplikacionin celular, i disponueshëm në platformat iOS dhe Android. Këto aplikacione ju lejojnë të përdorni biseda private dhe me tekst, dhe në të ardhmen do t'ju lejojnë të bëni thirrje video. Le të vërejmë menjëherë se për bisedat me video dhe thirrjet audio, përdoruesit e Zextras Team do të kenë nevojë për një uebkamerë dhe/ose mikrofon që funksionon siç duhet.
Por Zextras Team Pro ofron funksionalitet shumë më të pasur. Përveç aftësive të listuara tashmë, përdoruesit e Zextras Team do të kenë mundësinë të krijojnë video-konferenca për një numër të madh punonjësish. Kjo ju lejon të mbani takime midis punonjësve që ndodhen gjeografikisht në vende të ndryshme dhe në këtë mënyrë të kurseni kohën që ishte shpenzuar më parë për mbledhjen e pjesëmarrësve të takimit në një dhomë, dhe ta shpenzoni atë për një studim më të thelluar të çështjeve ose në zgjidhjen e detyrave specifike të punës.
Zextras Team Pro ju lejon gjithashtu të krijoni hapësira virtuale dhe takime virtuale për punonjësit. Hapësira mund të përmbajë disa dhoma takimesh njëherësh, në të cilat pjesëmarrës të ndryshëm në hapësirë mund të diskutojnë tema të përbashkëta. Për shembull, merrni parasysh një ndërmarrje që ka një departament shitjesh prej 16 personash. Nga këta, 5 punonjës punojnë në shitjet b2c, 5 punonjës kryejnë shitje b2b dhe 5 punonjës të tjerë punojnë në b2g. I gjithë departamenti drejtohet nga shefi i departamentit të shitjeve.
Meqenëse të gjithë punonjësit punojnë në të njëjtin departament, do të ishte e mençur të krijohej një hapësirë e përbashkët për ta për të diskutuar të gjitha temat që shqetësojnë çdo punonjës shitje. Në të njëjtën kohë, shpesh lindin tema që kanë të bëjnë vetëm me një departament që punon, për shembull, me b2b. Sigurisht, punonjësit e departamentit të shitjeve që punojnë në fusha të tjera nuk kanë nevojë të marrin pjesë në diskutime për tema të tilla, por drejtuesi i departamentit duhet të marrë pjesë në diskutimet e secilit departament. Kjo është arsyeja pse është e mundur të ndahen takime virtuale të veçanta për çdo drejtim brenda hapësirës së caktuar për nevojat e departamentit të shitjeve, në mënyrë që në secilën prej tyre punonjësit të komunikojnë me njëri-tjetrin dhe me drejtuesin e departamentit. Në të njëjtën kohë, vetë menaxheri do t'i ketë të tre takimet virtuale të mbledhura në mënyrë të përshtatshme në një hapësirë të veçantë. Dhe nëse mendoni se i gjithë komunikimi zhvillohet në serverët e kompanisë dhe të dhënat nuk transferohen askund prej tyre, atëherë biseda të tilla mund të quhen mjaft të sigurta për sa i përket sigurisë së informacionit. Përtej departamentit të shitjeve, koncepti i hapësirave dhe sallave të takimeve virtuale mund të zbatohet për të gjithë ndërmarrjen.
Përveç takimeve me video, përdoruesve u ofrohen edhe thirrjet audio. Përveç faktit që ata ngarkojnë kanalet e komunikimit shumë më pak, shumë punonjës shpesh thjesht kanë siklet të komunikojnë në format video dhe shpesh mbulojnë edhe kamerën e internetit në laptopët e tyre.
Përveç bisedave video dhe thirrjeve audio me punonjësit, Ekipi i Zextras ju lejon të krijoni video biseda dhe thirrje audio me çdo përdorues që nuk është punonjës i ndërmarrjes duke gjeneruar dhe dërguar atij një lidhje të veçantë për t'u bashkuar në takim. Meqenëse Ekipi Zextras kërkon vetëm një shfletues modern, duke përdorur këtë funksion gjithmonë mund të komunikoni shpejt me një klient ose palë në rastet kur korrespodenca e rregullt do të kërkonte shumë kohë. Përveç kësaj, Ekipi Zextras mbështet ndarjen e skedarëve, të cilat punonjësit mund t'i dërgojnë njëri-tjetrit drejtpërdrejt gjatë një videotelefonate ose bisede me tekst.
Është e pamundur të mos përmendet aplikacioni special për celular Zextras Team, i cili lejon punonjësit të marrin pjesë në bisedat e korporatave ndërsa nuk janë në vendin e tyre të punës. Aplikacioni është i disponueshëm për platformat iOS dhe Android dhe aktualisht i lejon përdoruesit të:
- Kryeni korrespondencë duke marrë dhe dërguar mesazhe në smartphone tuaj
- Krijoni, fshini dhe bashkohuni në biseda private
- Krijoni, fshini dhe bashkohuni me bisedat në grup
- Bashkojuni hapësirave dhe bisedave virtuale, si dhe krijoni dhe fshini ato
- Ftoni përdoruesit në hapësira dhe biseda virtuale, ose anasjelltas, hiqni ato nga atje
- Merrni njoftime shtytëse dhe krijoni një lidhje të sigurt me serverin e korporatës.
Në të ardhmen, aplikacioni do të shtojë aftësi për komunikim privat me video, si dhe për video konferenca dhe një funksion të ndarjes së skedarëve.
Një veçori tjetër interesante e Zextras Team është aftësia për të transmetuar përmbajtjen e ekranit të kompjuterit në kohë reale, si dhe transferimin e kontrollit të tij te një përdorues tjetër. Kjo veçori mund të jetë shumë e dobishme kur zhvilloni uebinarë trajnimi, gjatë të cilëve është e nevojshme të familjarizohen punonjësit me ndërfaqen e re. Kjo veçori mund të ndihmojë gjithashtu një departament të IT-së të ndërmarrjes të ndihmojë punonjësit të zgjidhin problemet me kompjuterët e tyre pa praninë fizike të një personi të IT-së.
Kështu, Ekipi Zextras është një zgjidhje e plotë për organizimin e komunikimit të përshtatshëm online ndërmjet punonjësve si brenda rrjetit të brendshëm të ndërmarrjes ashtu edhe më gjerë. Për shkak të faktit se Zextras Backup është i aftë të rezervojë plotësisht të gjitha informacionet që krijohen në Ekipin Zextras, informacioni nga atje nuk do të humbet askund, dhe në varësi të ashpërsisë së politikave të sigurisë, administratori i sistemit do të jetë në gjendje të konfigurojë në mënyrë të pavarur të ndryshme kufizime për përdoruesit.
Për të gjitha pyetjet në lidhje me Zextras Suite, mund të kontaktoni Përfaqësuesen e Zextras Ekaterina Triandafilidi me e-mail [email mbrojtur]
Burimi: www.habr.com